新員工入職培訓(xùn)行政管理制度概要課件

1、行政管理制度一、基礎(chǔ)性禮儀二、公司管理紅線三、授權(quán)體系四、基本管理制度一、基礎(chǔ)性禮儀1 適用人員 所有公司員工2 形象管理禮儀-服裝與舉止2.1力求端莊、保守、簡潔，大方，雅致。流行而不失保守，辦公場所永遠不是一個時尚的舞臺。 2.1.1 頭發(fā)保持清潔。 2.1.2 指甲不能太長。女員工可使用淡色指甲油 2.1.3 除特意蓄須外，胡子不能太長。 2.1.4 口腔保持清潔，上班前、拜訪客戶前不能喝酒或吃有異味的食品。 2.1.5 女員工化妝不宜濃妝艷抹，不宜用氣味濃烈的香水。2.2 工作場所的服裝應(yīng)清潔、方便。 2.3 在工作場所員工應(yīng)保持優(yōu)雅的舉止和姿態(tài) 2.3.1出入房間的禮貌：進入房間，要

2、輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進。進門后，回手關(guān)門不能大力、粗暴。 2.3.2遞交文件時，要正面、文字朝向?qū)Ψ剑贿f交剪刀等利器，應(yīng)把刀尖朝向自己。 2.3.3 同事間見面及見到上級、客人時，應(yīng)主動打招呼或問好。3 電話禮儀3.1 打電話禮儀 3.1.1 講話應(yīng)簡潔、明了、清晰、柔和。 3.1.2 遵循“通話三分鐘”原則，三言兩語盡快把事情說完。在通話時，若電話中途中斷，按禮節(jié)應(yīng)由打電話者再撥一次。撥通以后，須稍作解釋，以免對方以為是打電話者不高興掛斷。 3.1.3 通話結(jié)束前，應(yīng)道“再見”。按照慣例，電話應(yīng)由撥電話者掛斷。掛斷電話時，應(yīng)輕放話筒。避免沒有結(jié)束語而掛斷電話等不禮貌行為。3.2 接電話禮儀

3、3.2.1 電話鈴聲響起三聲之內(nèi)，應(yīng)立即接起電話。 3.2.2 接電話時所講的第一句話應(yīng)是問候語+公司名稱：“你好！重慶萬泰建設(shè)XX部門 3.2.3 接電話時不允許出現(xiàn)“喂，喂” 等非禮貌用語 3.2.4 通話中不得對著話筒打哈欠、吃東西，也不要同時與他人閑聊。結(jié)束通話時，應(yīng)認真道別。而且要對方先放下電話。避免沒有結(jié)束語而掛斷電話等不禮貌行為。3.2.5 接電話時，被找的人如果就在身邊，應(yīng)告訴打電話者：“請稍等”，然后立即轉(zhuǎn)交電話。倘若被找的人外出或在洗手間，應(yīng)回答“他暫時不在，如果需要轉(zhuǎn)告請留下您的電話“類似話語。 3.2.6 接聽電話應(yīng)認真聽取，必要時應(yīng)記錄以免遺忘對方告知事項，對于重要內(nèi)

4、容在通話完畢時應(yīng)重復(fù)一遍。3.2.7 如果對于對方問詢的事宜不能及時回復(fù)時,應(yīng)告知對方回復(fù)時間。對于承諾的事項，無論結(jié)果是否完成，都應(yīng)在承諾時間內(nèi)給予對方回復(fù)。4 工作中的禮節(jié)和道德 4.1 不要將你的工作和個人生活混在一起。如果你必須在工作中處理私人事情，要留到中午吃飯時，不要在你工作時安排朋友到你的辦公地來拜訪你。 4.2 不要濫用你有權(quán)利使用的東西。 例如：傳真機、打印紙和其他辦公用品只是辦公用的。你的費用帳戶只是用于辦公費用，不是用于家庭和個人支出。 4.3 不要把各種情緒及粗俗話語帶到辦公室里。4.5 不要抱怨、發(fā)牢騷或講那些不該講的話 個人隱私；傳播流言蜚語 格調(diào)不高雅的事情；低級

5、庸俗的話題 非議領(lǐng)導(dǎo)、同事甚至同行；涉及到公司未來前景 涉及到公司商業(yè)機密；攻擊別人的缺陷4.6 不要將辦公桌和選樣區(qū)搞得亂糟糟。每天下班前將能做的事情整理好。4.7 愛護公共設(shè)施4.8 適時調(diào)整你的手機鈴聲，辦公區(qū)域內(nèi)適當調(diào)低，培訓(xùn)/會議中則請取消鈴聲6.辦公室迎來送往禮儀6.1 引領(lǐng)客人：職業(yè)性，專業(yè)性 走在客人的左前上方 主人一方應(yīng)提前伸手表示歡迎6.2 遞名片正面朝向客人，接名片雙手接并念一下對方的職位以表示尊重。6.3乘坐轎車： 上下車順序-尊者先上后下 分清主賓位-專人開車，后排右坐為上坐，左坐為二號坐，中間為三號坐，副駕駛四號坐。左后坐也被稱為尊坐。 主人駕駛： 副駕駛為尊位，中

6、途下車，副駕駛不能空。6.4吉普車： 副駕駛?cè)魏螘r候都是尊位。 邀請女性時應(yīng)提前告知女性，否則女性穿裙 裝會非常不方便。6.5商務(wù)車： 第三排最右邊為尊位。 女性上車時應(yīng)雙腿并攏一起上。二、公司管理紅線嚴禁做出“吃、拿、卡、要”等有損個人及公司形象的行為。嚴禁收受相關(guān)單位或個人的紅包或饋贈物品等。嚴禁職員在外兼任任何獲取薪金的工作。嚴禁任何人、任何部門未經(jīng)授權(quán)或允許代表公司接受采訪或調(diào)查。嚴禁在公司經(jīng)濟行為上弄虛作假、徇私舞弊。紅線范圍：腐敗、索賄、徇私舞弊、損公濟私例：萬科渝園熊昌銀，東原D7的祝真華三三原則三允許：1、允許員工犯兩次同樣的錯。但不允許犯三次錯誤。2、允許員工因為個人能力、經(jīng)

7、驗不足、改革創(chuàng)新而犯錯。3、允許因為工程質(zhì)量問題犯錯。但必須第一時間上報。三不允許：1、責(zé)任心缺乏，失職，獨職而犯錯。2、違反管理制度。3、涉及經(jīng)濟問題，零容忍。例：龍湖江體倪柯、棕櫚泉李文靜事件三、授權(quán)體系 作用：明確各部門及各管理層分工及權(quán)責(zé)。四、行政基本管理制度1.“VI視覺識別系統(tǒng)” 萬泰專門有一套“VI視覺識別系統(tǒng)”，各項目部場容場貌、公司所有文件、墻壁等（示例）2.公司物資損壞、丟失賠償處理辦法 由于不負責(zé)任、玩忽職守、違章操作、違反相關(guān)管理制度等，造成物資損壞或丟失者，視其情節(jié)輕重和損失大小給予經(jīng)濟賠償。物資損壞的處理辦法 2.1.由于以下原因造成物資損壞而未造成人員傷亡的，應(yīng)全

8、額承擔物資修理費或新購相同物資的全額費用。2.1.1不聽從負責(zé)人的指導(dǎo)，不遵守操作規(guī)程或不按要求進行工作的；2.1.2未經(jīng)批準，擅自移動、使用、拆卸或外借者；2.1.3故意損壞或在工作場所嬉戲打鬧造成損失的；2.1.4未妥善保管物資保修資料，致使物資在保修期內(nèi)無法免費維修的。22 有下列情況之一者可免于處理：（1）物資本身缺陷或使用時間超過生命周期；（2）經(jīng)過批準，試行新的操作或檢修，并采取預(yù)防措施仍不能避免的損壞；（3）由于不可抗力造成的意外損壞（不可抗力指：當事人不能預(yù)見和人力所不能抗御的強制力量，如臺風(fēng)、洪水、地震或戰(zhàn)爭等）；（4）工作中損壞的低值易耗品。2.3物資丟失的處理辦法 1.出

9、現(xiàn)下列情況應(yīng)按丟失物資原價進行全額賠償 （1）違反規(guī)章制度，擅自取用或未經(jīng)允許而把物資設(shè)備帶出工作場所丟失的； （2）物資保管人員無法提供物資交接記錄或相應(yīng)證明的。 2.丟失物資不屬于本條1款所列情況的，應(yīng)酌情減賠即賠償物資價值的30。 3.有下列情況之一者可免于賠償處理： （1）物資保管工作中的正常盤虧； （2）按規(guī)定采取了安全防范措施而被盜，經(jīng)行政部查證，其所在部門領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)部門證明屬實的。3.印章管理制度3.1刻制印章的有關(guān)規(guī)定 3.1.1 公司各類印章的刻制均由行政部印章管理員負責(zé)辦理，任何部門、個人不得私自刻制公司各類印章。 3.1.2按相關(guān)要求刻制印章。 “公章、合同章、財務(wù)章、發(fā)

10、票章、法人代表印鑒”須到公安機關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)后，在公安機關(guān)指定的專營單位制作。3.2加蓋印章的有關(guān)規(guī)定加蓋印章，必須按審批流程完善手續(xù)。辦理手續(xù)： （1）使用人將已經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準的“印章蓋印申請表”連同需蓋章的文件一并交予行政部印章管理員蓋章、登記。 （2）印章使用審批程序參照2011年9月公布的“公司新授權(quán)體系”執(zhí)行，并隨其調(diào)整而調(diào)整 （3）已通過OA流程審批的文書即可蓋章，不再另行簽批。4.便攜式電腦配置及管理規(guī)定 申請條件 因長期的工作需要，臺式電腦無法滿足其需求時，使用者可自愿申請配置便攜式電腦。 申請范圍 1、預(yù)算部：預(yù)算員崗位及以上人員； 2、項目部：項目經(jīng)理、副經(jīng)理、技術(shù)崗位

11、； 3、品質(zhì)保障部：主辦級及以上人員； 4、招標合同部：招標主管； 5、四級及以上員工；使用規(guī)定 必須用于本公司日常辦公，否則公司有權(quán)收回，并對相關(guān)責(zé)任人做出相應(yīng)處理。 配置原則及辦法 1、配置標準 （1）公司統(tǒng)一配置（品牌、規(guī)格、顏色等均統(tǒng)一） （2）價格：5000元及以內(nèi) 2、出資比例 初次配置，采取公司與個人按1：1比例共同出資的方式購買，公司最高出資限額2500元，超出費用全部由個人承擔。所有權(quán)的歸屬 在本公司使用滿三年，所有權(quán)自動轉(zhuǎn)移給使用者。若使用者未滿三年離職（包括主動離職和被動離職者），按以下辦法處理： 電腦不得退還公司，使用者需退還公司墊付的費用，計算公式為：承擔費用=電腦全

12、價x50%x（36-已使用月數(shù)）/36其他規(guī)定（1）配置便攜式電腦后，公司不再為其配備臺式電腦。（2）使用滿三年后，如因無法滿足工作需求，可再次提出重新配置的申請，經(jīng)相關(guān)人員鑒定報領(lǐng)導(dǎo)審批批準后予以配置（配置方案同此）。保管責(zé)任 1、使用者承擔電腦的保管責(zé)任及日常維護工作。 2、發(fā)生丟失或損壞，致使電腦無法使用，其責(zé)任全部由使用者承擔。 電腦的升級、維修情況處理 1、升級 個人便攜式電腦升級，費用全部由個人承擔。 2、維修（1）凡在保修期及保修范圍內(nèi)的損壞，使用者可通過“OA辦公設(shè)備維護申請”流程要求維修，由行政人力資源部統(tǒng)一辦理。（2）凡是超過保修期或保修范圍以外的損壞，其維修費用全部由個人

13、承擔。5.職員自有車輛油費補貼制度5.1總則5.1.1本制度所述自有車輛是指：在崗職員因公長期使用的私有小型機動車（不包括摩托車）。5.1.2本制度補貼標準的主要依據(jù)是：崗位人員所處的工作環(huán)境、工作性質(zhì)及車輛使用頻率。5.2主管部門及職責(zé) 車輛油費補貼的主管部門為：人力資源部。 一旦發(fā)現(xiàn)有虛報或不符合本制度規(guī)定的行為，人力資源部有權(quán)終止其車貼享有待遇。5.3享有對象及條件5.3.1已經(jīng)轉(zhuǎn)正的、技能等級在“三級合格級”及以上的全職在崗職員（不含輔助職工）。5.3.2車輛每月至少有25天的工作時間必須?？吭诠ぷ鞯攸c，因公外出時，不能再申請公司公務(wù)用車。5.4油費補貼標準5.4.1總經(jīng)理：4500元

14、/月5.4.2生產(chǎn)副總、事業(yè)部總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理、技術(shù)中心總經(jīng)理：4500元/月5.4.3財務(wù)總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、造價采購副總：2200元/月 5.4.4公司職能部門負責(zé)人：（1）物資部經(jīng)理：3500元/月（2）品質(zhì)保障部經(jīng)理：3500元/月（3）安管辦負責(zé)人：3500元/月（4）預(yù)算部經(jīng)理：2500元/月（5）上述部門副職及其余職能部門經(jīng)理（含副職）：1200元/月（6）所有職能部門主管級人員：600元/月5.4.5項目部在崗人員（以所處工作地點為準）： （1）項目經(jīng)理（含副職）2500元/月 （2）技術(shù)負責(zé)人：1800元/月 （3）成本經(jīng)理：1800元/月 （4）安裝副經(jīng)理：1500元/

15、月 （5）主辦級人員：800元/月5.4.6特殊崗位或特殊用車： 由用車本人發(fā)起申請，公司將根據(jù)實際情況單獨核批標準。注：以上職務(wù)條件，以公司正式任命文件和技能等級評估結(jié)果為準。5.5油貼申辦程序及生效日期5.5.1申辦程序申請人在OA系統(tǒng)中發(fā)起“職員自由車輛油費補貼申請流程”5.5.2生效日期油貼申請批準后，自申請次月起生效。6.萬泰職工互助基金計劃6.1互助基金的組成6.1.1由公司一次性捐贈20萬元人民幣設(shè)立本基金。6.1.2公司職員（不含輔助用工和兼職人員）每月一次性從工資中扣發(fā)10元作為保障基金。6.2互助基金享受的范圍 本人及其本人的生身父母、子女因患重大疾病或遇重大災(zāi)害事故 。目前已幫助張楷、周再余、何勇波、譚榮、王安君、王一脂7名員工共計9萬元。7.出差管理制度7.1出差管理流程 出差前由出差申請人通過OA“出差審批”流程，填寫相關(guān)出差信息，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（1）三級及以下人員短途出差不外宿的，可由部門負責(zé)人批準后實施，報行政部備案。（2）四級及以下人員出差不超過7天的，可由分管副總批準后實施，報行政部備案。（3）其它類型的出差需報總經(jīng)理批準后方可實施。7.2出差費用標準 出差費用包括：交通費、住宿費