二、基本建設項目檔案建檔規(guī)范

1、.：.；二、根本建立工程檔案建檔規(guī)范1 總那么1.1 為加強中國科學院根本建立工程(以下簡稱工程)建檔任務，確保工程檔案的完好、準確、系統(tǒng)，發(fā)揚工程檔案在運轉、維修、管理和改擴建等任務中的作用，制定本規(guī)范。1.2 本規(guī)范提出了工程建檔任務的根本要求及管理職責，規(guī)定了工程文件歸檔范圍、搜集、整理及開工后檔案驗收，適用于中國科學院根本建立工程。1.3 工程建檔任務除執(zhí)行本規(guī)范外，應符合國家和政府部門的有關規(guī)范、規(guī)范、規(guī)定。2 規(guī)范性援用文件以下規(guī)范所包含的條文，經過在本規(guī)范中援用而構成為本規(guī)范的條文。GB/Tl l822-2000DA/T28-2002GB/T5032820013 術語3.1 根本

2、建立工程(construction project)經同意按照一個總體設計進展施工，經濟上實行一致核算，行政上具有獨立組織方式，實行一致管理的工程根本建立單位。它由一個或假設干個具有內在聯(lián)絡的工程所組成。3.1.1 大中型工程工程(Large and Medium-sized Project)建立投資規(guī)模在3000萬元以上(含3000萬元)的根本建立工程工程。3.2 單項工程(unit of project)具有獨立的設計文件，開工后可以獨立發(fā)揚消費才干或工程效益的工程，并構成建立工程工程的組成部分。3.3 單位工程(subunit of project)單項工程中可以獨立組織施工的工程，但開

3、工后不能獨立發(fā)揚消費才干或工程效益的工程。3.4 工程文件(records of project)根本建立工程在立項、審批、招招標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、開工驗收、工程驗收全過程中構成的文字、圖紙、圖表、聲像等方式的全部文件。3.5 工程前期文件(prophase records of project)工程建立前，在立項、審批、征地、工程咨詢效力、勘察和設計、招招標以及工程前期建立預備過程中構成的文件。3.6 監(jiān)理文件(project management document)監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中構成的文件。3.7 施工文件(constructing document)施工單位

4、在工程施工過程中構成的文件。3.8 開工圖(as-build drawing)工程開工后，真實反映工程施工結果的圖紙或圖樣。3.9 開工驗收文件(handing over document)建立工程工程開工投入運用前驗收活動中構成的文件。3.10 工程驗收文件(records of test on completion)指工程開工投入運用后試運轉中以及工程驗收時構成的文件。3.11 工程檔案(archives of project)指經過鑒定、整理并歸檔的工程文件。3.12 立卷(filing)按照一定的原那么和方法，將有保管價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。3.13 歸檔(puttin

5、g into record)文件構成單位完成其任務義務后，將構成的文件整理組卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構。4 根本原那么及管理職責4.1 工程建檔任務實行院檔案主管部門一致指點和建立單位分級管理相結合的原那么。4.2 院檔案主管部門職責4.2.1 擔任對院屬各建立單位工程建檔任務的監(jiān)視、協(xié)調及業(yè)務指點。4.2.2 在國家檔案行政管理部門指點下?lián)谓M織大中型工程工程開工的檔案驗收。4.3 建立單位職責4.3.1 負有對工程建檔任務的指點責任，將建檔任務納入指點議事日程、納入工程各管理環(huán)節(jié)、納入指點和任務人員崗位責任制。4.3.2 落實工程建檔任務經費，保證任務所需條件。4.3.3 建立健全工程建

6、檔任務相關制度并監(jiān)視執(zhí)行。4.3.4 配備符合工程建檔任務條件的人員，擔任協(xié)調、指點、督促本單位各任務部門做好工程文件的搜集、整理和歸檔任務。4.3.5 與參建單位簽署合同或協(xié)議時，擔任制定專門條款，明確參建單位移交檔案的套數、質量、時間及提交文件的整理、歸檔責任。4.3.6 擔任對參建單位建檔任務的督促、檢查和業(yè)務指點，審查各參建單位移交檔案的質量，確保接納的檔案完好、準確、系統(tǒng)。4.3.7 擔任搜集、整理與工程有關的引進技術或引進設備的技術文件。4.3.8 擔任在工程開工驗收前，接納、審查并匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位及本單位各任務部門移交的工程檔案。4.3.9 大、中型工程建立單位應

7、編制一套符合院檔案館進館要求的檔案移交院檔案館。4.4 勘察、設計單位職責應按有關合同、協(xié)議的規(guī)定將構成的屬于工程歸檔范圍內(附錄A)的勘察、設計文件經整理合格移交建立單位。4.5施工單位職責4.5.1 應按本規(guī)范及GB/T503282001的要求做好施工全過程中的工程文件的構成、積累、整理和歸檔等任務。4.5.2 應按合同或協(xié)議規(guī)定，將構成的屬于移交建立單位的全部施工過程文件，規(guī)范整理立卷后移交建立單位。4.5.3 指定專人擔任督促、指點和協(xié)助各任務部門、各分包單位施工文件的構成、積累、整理和歸檔等任務。分包單位須有專人擔任所承當工程的施工文件的搜集整理等任務，并對其完好性、真實性和準確性擔

8、任。4.5.4 施工單位應整理一套(原件)符合本規(guī)范的檔案移交建立單位。另編制一套與城建建立、規(guī)劃管理有關的檔案移交城建檔案館。4.6 監(jiān)理單位職責4.6.1 應按合同、協(xié)議要求，將全部監(jiān)理文件規(guī)范整理移交建立單位。4.6.2 擔任監(jiān)視和檢查監(jiān)理任務范圍內的勘察、設計、施工等單位工程文件構成、積累、整理和歸檔任務。審查勘察、設計、施工等單位向建立單位移交檔案情況，特別是開工圖制造質量；審查任務完成后，應對工程文件的真實性、準確性、完好性簽署意見。5工程文件的歸檔范圍和質量要求5.1 工程文件的歸檔范圍5.1.1 工程從立項、實施到開工交付運用全過程中構成的、具有保管價值的各種載體的文件，均應歸

9、檔保管。5.1.2 歸檔范圍及保管期限詳見(附錄A)。5.2 歸檔文件的質量要求5.2.1 文件應為原始件，不得擅自修正、剪貼或事后補制。5.2.2 永久或長期保管的工程文件應采用耐久性強的書寫資料。5.2.3文件必需紙質優(yōu)良、字跡工整、線條明晰、圖面整潔，利于長久保管。5.2.4 文件必需履行規(guī)定的簽字蓋章手續(xù)。文件圖紙等必需與實物、實況相一致。5.2.5 錄音、錄像文件應保證載體的有效性，電子文件應運用不可擦寫的電子介質存儲。5.2.6 歸檔的開工圖應逐張加蓋開工圖章，履行簽字手續(xù)。修正必需符合技術要求。有關的變卦通知單和洽商記錄均應歸人相關的案卷內。5.2.7 各項根本建立工程在開工時必

10、需按照GB/T503282001的要求，編制開工圖。6 工程文件的立卷與整理6.1 立卷原那么6.1.1 立卷應遵照工程文件自然構成規(guī)律和成套性特點，堅持卷內文件的有機聯(lián)絡，便于檔案的保管和利用。6.1.2 一個工程由多個單項工程或單位工程組成時，工程文件應按單項工程或單位工程的文件多少組成假設干案卷。6.2 立卷方法6.2.1 根據工程的性質、階段、程序、專業(yè)等編制工程檔案分類表，分類表的編制應便于文件資料的組卷和歸檔后的管理。6.2.2 工程文件可劃分為工程前期文件、施工文件、開工圖、監(jiān)理文件、開工驗收文件、財務管理文件、工程驗收文件、聲像及電子文件等。6.2.3 工程管理性文件按問題、保

11、管期限組卷。6.2.4 勘察、設計文件按專業(yè)組卷。6.2.5 施工文件按單項工程的專業(yè)、階段、工序組卷。如：土建工程，降水、護坡在前，驗槽、墊層在后；鋼筋工程、模板工程、混凝土工程的隱蔽及驗收記錄等文件可以分別按樓層、部位進展組卷。6.2.6 開工圖按專業(yè)組卷。6.2.7 監(jiān)理文件按問題或文種組卷。6.2.8 設備文件按專業(yè)系統(tǒng)、臺套等組卷。6.2.9 工程構成的會計檔案應按整理組卷。6.3 立卷要求6.3.1 案卷及卷內文件不應有重份，不同載體的文件應分別組卷。 6.3.2 不同保管期限的文件普通應分別組卷，如確實密不可分，保管期限短的服從保管期限長的。6.3.3 工程檔案保管期限分為永久、

12、長期、短期，其中長期保管的檔案其保管期限不得短于工程壽命。6.3.4 案卷密級分為、絕密三種。同一案卷內有不同密級的文件應以高密級為本卷密級。6.3.5 案卷整理不宜過厚，文字資料、圖紙裝盒普通不超越40ramo6.4 卷內文件陳列6.4.1 管理性文件按問題、時間或重要程度陳列。同一事項的請示和批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，譯文在前、原文在后的順序陳列。6.4.2 施工文件按施工階段、工序等進展陳列。6.4.3 開工圖按專業(yè)、圖號順序陳列。6.4.4 設備文件按根據性、開箱驗收、隨機資料、安裝調試及運轉維護等順

13、序陳列。6.4.5 既有文字資料又有圖紙的案卷，普通按文字資料在前、圖紙資料在后的順序陳列。6.5 案卷編目6.5.1 卷內文件頁號的編寫要求6.5.1.1 卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷頁號均以“I開場，各卷之間不延續(xù)編號。6.5.1.2 頁號編寫位置：單面書寫在文件右上角，雙面書寫的文件，正面在右上角，反面在左上角，折疊后的圖紙一概在右下角。6.5.1.3成套圖樣或印刷成冊的文件，自成一卷的，不用重新編號，可在卷內目錄中的備注中注明總頁數。6.5.1.4 卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。6.5.2卷內目錄的編制要求6.5.2.1 卷內目錄式樣應符合本規(guī)范附錄8的要求。6.5.2.2

14、 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“l(fā)依次標注。6.5.2.3 文件題名：填寫文件標題全稱(如無標題可根據內容自擬標題)。6.5.2.4 原文編號：填寫文件原有編號或圖號。6.5.2.5 編制單位：填寫文件的直接構成單位和個人(責任者)。有多個構成單位或責任者時，選擇兩個主要構成單位或責任者，其他用“等替代。6.5.2.6 編制日期：填寫文件構成日期。6.5.2.7 頁次：填寫文件在卷內所陳列的起始號。最后一份文件填寫起止號。6.5.2.8 備注：填寫需求闡明的問題。6.5.2.9 卷內目錄陳列在卷內文件之前。6.5.3 填寫卷內備考表6.5.3.1 卷內備考表的式樣應符合本規(guī)范附錄8的

15、要求。6.5.3.2 闡明：填寫卷內文件的件數、頁數(照片的張數)，注明與本卷有親密關系但不能保管在一同的文件或實物的互見號以及需求闡明本案卷組卷質量和其他情況。6.5.3.3 立卷人：擔任本卷立卷的責任者。6.5.3.4 審核人：本卷審定人。6.5.3.5 備考表陳列在卷內文件的尾頁之后。6.5.4 案卷封面的編制6.5.4。1 案卷封面的式樣應符合本規(guī)范附錄B的要求。6.5.4.2 案卷封面的內容包括：分類號、檔案館號、檔號、案卷題名、編制單位、技術主管、保管期限、起止日期、密級、歸檔日期。6.5.4.3分類號、檔案館號：分別填寫國家分類號和國家給定該檔案館的編號，由檔案館填寫。6.5.4

16、.4檔號：是根據建立單位提供的工程檔案分類表，填寫檔案的工程代號、本單位分類號和案卷流水號。由建立單位綜合檔案室一致填寫。6.5.4.5 案卷題名：填寫工程(單項或單位工程)稱號的全稱和卷內文件組合內容的稱號。應簡明、扼要，反映卷內文件內容。6.5.4.6 編制單位：填寫案卷內文件構成單位或主要責任者。工程管理性文件和開工驗收文件的編制單位普通為建立單位；勘察、設計文件的編制單位普通為工程的勘察、設計單位；監(jiān)理文件的編制單位普通為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位普通為施工單位。6.5.4.7 技術主管：填寫編制本案卷的主要技術擔任人。6.5.4.8 起止日期：填寫案卷內全部文件構成的起止日期。6.

17、5.4.9 保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。6.5.4.10 密級：填寫卷內文件最高密級。6.5.4.11 歸檔日期：填寫工程檔案正式移交(驗收合格并認可)建立單位綜合檔案室的日期。6.6 案卷裝訂6.6.1 案卷裝具普通采用卷夾、卷盒兩種方式。6.6.2 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種方式，文字資料必需裝訂，圖紙可不裝訂。既有文字資料又有圖紙的案卷應裝訂，同一工程內案卷裝訂規(guī)律應一致。 6.6.3 文字資料裝訂以左齊、底齊為準，左側20mm，采用三孔一線的裝訂方法。6.6.4 不裝訂的圖紙要按圖號順序陳列好，按照手風琴式和A4號圖幅(210mm297mm)折疊，標題欄在右下角顯露來，填寫圖紙

18、目錄一同裝盒。6.6.5 裝訂時應去掉金屬物，修補好破損的文件，裝訂線內有文字的文件要進展加邊處置。6.6.6 對不宜裝訂的特別重要的手稿、證件、聲像資料、電子文件，可用盒、卷、袋或像冊保管。聲像資料和電子文件等應附文字闡明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進展必要的標注。6.7 案卷陳列6.7.1 全部案卷根據工程檔案分類表結合重要程度、建立階段等進展系統(tǒng)陳列，固定案卷先后順序位置。6.7.2 為每一個案卷編寫檔號(檔號可用鉛筆暫時填寫，歸檔后由綜合檔案室正式填寫)。7 工程檔案的驗收7.1 驗收工程檔案的組織7.1.1 國家主管部門委托中國科學院驗收或中國科學院直接驗收的大中型工程，由

19、院檔案主管部門組織工程檔案的驗收。7.1.2 中國科學院委托分院或建立單位驗收的其他工程，院檔案主管部門擔任對工程檔案的驗收任務進展協(xié)調、監(jiān)視和指點。7.2 驗收組的組成7.2.1 院檔案主管部門組織的檔案驗收，驗收組由院檔案主管部門、工程所在地省市級檔案行政管理部門、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗收組的人數為不少于5人的單數，其中應有不少于3名副高級職稱以上的專業(yè)人員。7.2.2 院委托分院或建立單位驗收的工程檔案驗收組，由分院或建立單位檔案人員、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗收組的人數不少于3人，其中應有不少于1名副高級職稱以上的專業(yè)人員。7.2.3 檔案驗收組組長，由驗收組織單位人員

20、擔任。7.3 懇求檔案驗收應具備的條件7.3.1 建立單位已按照要求，接納了設計、施工、監(jiān)理等單位經規(guī)范整理后的案卷。7.3.2 建立單位于驗收前l(fā)個月按照本規(guī)范完成工程檔案的自查，并向驗收組織單位提交檔案自查報告。7.4 工程檔案自查內容4.1 工程檔案分類能否明晰合理。7.4.2 案卷總目錄能否包括各類檔案。7.4.3 工程各階段檔案歸檔率、完好率。7.4.4 工程檔案的組卷質量。7.5 檔案自查報告的撰寫7.5.1 工程建立及檔案管理概略。7.5.2 工程整套檔案(含聲像、會計)總數。7.5.3 保證工程檔案的完好、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施。7.5.4 工程文件構成、搜集、整理及歸檔情況。7.5.5 開工圖的編制情況及質量情況。7.5.6 工程檔案在工程建立、管理及試運轉中所起作用的實例。7.5.7 建檔中存在的問