檔案檢索利用與編研基礎(chǔ)知識(shí)

1、第九章 檔案檢索、利用與編研 第一節(jié) 檔案檢索 第二節(jié) 檔案利用 第三節(jié) 檔案編研 第一節(jié) 檔案檢索一、檔案檢索的內(nèi)容 二、檔案檢索語言的作用、分類 三、檔案著錄與標(biāo)引的含義、內(nèi)容四、標(biāo)引檔案 五、常用的檔案檢索工具介紹六、檢索檔案檔案檢索的概念 檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存貯和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。它具有狹義和廣義兩種含義。狹義的檔案檢索只限于查找所需檔案信息的具體過程。廣義的檔案檢索工作包括檔案存貯和檔案查找兩個(gè)具體過程。 檢索語言也稱為標(biāo)引語言，是在文獻(xiàn)標(biāo)引和檢索過程中所使用的一種人工語言，它是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)立的一種專門語言。檢索語言是檔案標(biāo)引和檢索的工具，是將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為

2、檢索標(biāo)識(shí)的依據(jù)。檢索語言概況檔案檢索語言的作用 （一）對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容及某些外表特征給予準(zhǔn)確標(biāo)引。 （二）能集中和揭示內(nèi)容相同及相關(guān)的文獻(xiàn)信息。 （三）對(duì)大量文獻(xiàn)信息加以系統(tǒng)化或組織化。 （四）溝通信息存貯和檢出的兩個(gè)過程。 檔案檢索語言的分類 分類語言：其特點(diǎn)是以字母、數(shù)字等分類號(hào)來表達(dá)各種概念，將各種概念按學(xué)科性質(zhì)進(jìn)行分類和系統(tǒng)排列。 主題詞語言 ：其特點(diǎn)是直接以代表文獻(xiàn)內(nèi)容特征和科學(xué)概念作為檢索標(biāo)識(shí),并按其外部形式(字順)組織起來的一種檢索語言。 代碼語言：其特點(diǎn)是就事物某一方面特征，用某種代碼系統(tǒng)來加以標(biāo)引和排列。 檔案檢索語言的特性 單義性簡潔性規(guī)范性專門性檔案著錄與標(biāo)引的含義 檔案著錄是

3、檔案館（室）編制檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和外部特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。 檔案標(biāo)引是對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語言的過程，即對(duì)主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識(shí)的過程。 檔案著錄與標(biāo)引的作用著錄與標(biāo)引是建立檔案檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。檔案經(jīng)過著錄標(biāo)引才能形成條目和組織檢索工具，把具有檢索意義的檔案信息存貯起來，為建立檔案檢索系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。其次，任何檢索工具要有效地發(fā)揮存貯和查找功能，都必須依賴于著錄項(xiàng)目的完備和標(biāo)引的準(zhǔn)確與深度。檔案著錄標(biāo)引的質(zhì)量對(duì)檔案檢索工具的質(zhì)量和效率有著決定性影響。檔案著錄規(guī)則主要內(nèi)容 1著錄項(xiàng)目 2標(biāo)識(shí)符號(hào) 3著錄格式 4著錄級(jí)別 5著錄用文字和著錄

4、信息來源 1、主題分析2、概念轉(zhuǎn)換3、標(biāo)引結(jié)果審核標(biāo)引檔案的步驟 檔案檢索工具是記錄、報(bào)道、查找檔案材料的工具。記錄是指登錄檔案的外形和內(nèi)容特征。報(bào)道是指介紹本館（室）保存有什么樣的檔案材料能供利用者選擇和使用。查找是指根據(jù)著錄項(xiàng)目提供的檢索途徑，把利用者所需的檔案材料迅速、準(zhǔn)確地提供出來。檔案檢索工具含義 檔案檢索工具的種類 1、按編制方法分為目錄、索引、指南 2、按載體形式分為卡片式檢索工具、書本式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式檢索工具 3、按功能分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具、報(bào)道性檢索工具、歸檔文件目錄 歸檔文件目錄是以件為單位，系統(tǒng)登錄歸檔文件的題名及其他特征并固定其排列順序的

5、檢索工具。歸檔文件目錄登錄的內(nèi)容一般包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。 案卷目錄 案卷目錄是在檔案實(shí)體整理過程中，對(duì)案卷進(jìn)行排列與編號(hào)以后，將案卷號(hào)、案卷題名及其他特征進(jìn)行系統(tǒng)登記的檢索工具。其中，案卷目錄表是案卷目錄的主體，案卷目錄表的基本項(xiàng)目包括：案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、案卷起止日期、頁數(shù)、保管期限和備注等。 全引目錄 全引目錄也稱“卷內(nèi)文件目錄匯編（集）”，它是將全宗或全宗內(nèi)的某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二而一，匯編而成的一種目錄，它是一種文件級(jí)檢索工具，它是完全利用原案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，前面為案卷目錄，后面為該案卷目錄所包含的卷內(nèi)文件目錄，在案卷目錄的備注欄內(nèi)，

6、列出其卷內(nèi)文件目錄的所在頁號(hào)，在卷內(nèi)文件目錄的備注欄內(nèi)填上案卷號(hào)。主題目錄 主題目錄是以若干能表達(dá)案卷或文件中心內(nèi)容的主題詞作為檢索標(biāo)識(shí)，將檔案著錄成卡片條目，按主題詞的字順序排列組織而成。主題詞是經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理，能表達(dá)各種概念的詞或詞組。 分類目錄 分類目錄打破全宗及其原有整理系統(tǒng)，按照檔案內(nèi)容性質(zhì)，采用等級(jí)體系的分類法組織而成，通常依據(jù)統(tǒng)一制定的檢索分類大綱進(jìn)行分類排列。 專題目錄 專題目錄是指超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，集中組合而成的檢索工具。其針對(duì)性強(qiáng)，便于迅速查找專門需求的檔案材料。編制程序大致為：選題、選材、制卡，按問題、部門、時(shí)間

7、、地域或其他特征設(shè)置類別體系，各類和類內(nèi)再依照一定順序系統(tǒng)排列。 文號(hào)目錄 文號(hào)目錄是按年、按作者、按文號(hào)編制的檢索工具。它按文號(hào)查找文件，只要利用者提出文號(hào)，就可以迅速檢索文件。文號(hào)目錄的編制方法比較簡單，是比較適用的一種檢索工具。文號(hào)目錄的著錄項(xiàng)目有：作者、文號(hào)、文件形成時(shí)間、文件標(biāo)題、檔號(hào)等。 全宗指南 全宗指南是對(duì)一個(gè)全宗的檔案的形成歷史、內(nèi)容范圍、成分、數(shù)量等各個(gè)方面以敘述方式所作的全面介紹。全宗指南由立檔單位和全宗歷史概況、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹、輔助工具三部分組成。檔案館指南 檔案館指南是對(duì)一個(gè)檔案館的概況及其全部館藏以敘述方式所作的概略介紹，它是檔案館對(duì)其收藏和服務(wù)情況進(jìn)行宣

8、傳和報(bào)道的重要工具。詳細(xì)的檔案館指南包括序言、檔案館概況、館藏檔案情況介紹、館藏資料介紹、索引、附錄等組成部分。檢索檔案的步驟與方法 1分析利用需求，明確檢索范圍。2確定檢索途徑，選擇檢索工具。3 把握檢索方法，提供檔案材料。第二節(jié) 檔案利用一、檔案利用工作的含義與作用二、檔案利用者對(duì)檔案信息的需求的含義與類型三、檔案利用的方式和途徑四、開放檔案的含義及進(jìn)行檔案開放的意義五、對(duì)檔案利用者提供檔案利用檔案利用的含義 檔案利用就是以館、室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹、報(bào)道館、室藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式、

9、方法為利用者提供檔案信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。 對(duì)檔案利用工作的作用 檔案利用是檔案工作的中心任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會(huì)服務(wù)的直接手段。開展檔案利用工作對(duì)檔案工作的發(fā)展具有重大乃至決定性影響。檔案利用工作兼承著檔案工作的內(nèi)外關(guān)系，在檔案工作中占有突出地位。 檔案利用者對(duì)檔案信息需求的含義 檔案利用者對(duì)檔案信息需求就是檔案利用者對(duì)檔案信息內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量和形式的需要和具體要求。 檔案信息需求的類型1.按利用者所需檔案信息的內(nèi)容、性質(zhì)不同，檔案信息對(duì)利用者所起的作用也不同，利用者的檔案信息需求可分為查證性需求、資料性需求和情報(bào)性需求。2.按利用者所需檔案信息的目的不同，利用者的檔案信息需求可劃分為現(xiàn)實(shí)需

10、求、學(xué)術(shù)需求和文化需求。3.按利用者需求對(duì)檔案信息的依賴程度，利用者的檔案信息需求可劃分為硬性需求和彈性需求。4.按利用者所需檔案信息的隱顯程度不同，利用者的檔案信息需求可分為實(shí)際的需求、認(rèn)識(shí)到的需求和表達(dá)出的需求。5.按利用者所需檔案信息持續(xù)時(shí)間的長短不同，利用者的檔案信息需求可劃分為長期需求、短期需求和瞬時(shí)需求。檔案利用者對(duì)檔案材料利用的形式 1以檔案原件的形式提供利用 2以檔案復(fù)制品（件）的形式提供利用 3以綜合檔案內(nèi)容編寫書面材料的形式提供利用 檔案利用者對(duì)檔案信息利用的方式 1閱覽室閱覽 2外借 3制發(fā)復(fù)制本 4檔案展覽 5制發(fā)檔案證明 6檔案咨詢 開放檔案含義 開放檔案，就是將一般

11、可以公開的和保密期滿的檔案解除“封閉”，向社會(huì)開放，只要履行一定的手續(xù)即可通過一定方式進(jìn)行利用。 開放檔案的意義 第一，開放檔案有利于“開發(fā)信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)”，是加快我國政治民主化進(jìn)程的一個(gè)重要步驟。 第二，開放檔案是實(shí)現(xiàn)檔案館由封閉型、半封閉型向開放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的重大措施。 第三，開放檔案對(duì)檔案館工作的發(fā)展將產(chǎn)生巨大而深遠(yuǎn)的影響。 第四，開放檔案對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌將發(fā)揮重大作用。 開放檔案的要求與措施 第一，要繼續(xù)解放思想，正確認(rèn)識(shí)和處理開放與保密的關(guān)系。 第二，建立、健全必要的開放檔案的規(guī)章制度。 第三，要積極扎實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造條件。 第四，加強(qiáng)檔案的編

12、研工作，方便廣大利用者。 對(duì)檔案利用者提供檔案利用的步驟一、明確檔案利用者的檔案信息需求二、確定檔案利用者對(duì)檔案材料利用的形式與方式三、提供所需檔案資料四、進(jìn)行檔案利用情況登記第三節(jié) 檔案編研 一、檔案編研工作的內(nèi)容與作用 二、檔案編研工作的原則 三、常見檔案參考資料的種類及編寫 四、檔案參考資料的編寫步驟檔案編研工作的主要內(nèi)容 第一，公布檔案、編纂檔案史料和匯編現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案文集。 第二，編寫各種檔案參考資料。 第三，以館藏檔案為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門文章和著作。 檔案編研工作的作用 第一，檔案編研工作是較高層次和具有較高效能的檔案提供利用方式。 第二，開展檔案編研工作是提高檔

13、案館、室工作水平的重要途徑。 第三，開展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件和長遠(yuǎn)流傳檔案史料的有力借施。 檔案編研工作的原則 1存真性原則 2實(shí)用性原則 3可行性原則大事記的編寫 第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)。 第二，大事突出，要事不漏，小事不要。 第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要。 組織沿革的編寫組織沿革是系統(tǒng)地記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的檔案參考資料。組織沿革主要包括如下內(nèi)容：地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)或機(jī)關(guān)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷的時(shí)間、原因，機(jī)關(guān)名稱的變更，辦公地點(diǎn)的遷移；機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系以及領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及變化情況，職權(quán)范圍，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的姓名、任職情況；機(jī)關(guān)及內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的人員編制的擴(kuò)大或縮小情況。 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的編寫 編寫統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，最重要