檔案檢索利用與編研基礎(chǔ)知識

1、第九章 檔案檢索、利用與編研 第一節(jié) 檔案檢索 第二節(jié) 檔案利用 第三節(jié) 檔案編研 第一節(jié) 檔案檢索一、檔案檢索的內(nèi)容 二、檔案檢索語言的作用、分類 三、檔案著錄與標(biāo)引的含義、內(nèi)容四、標(biāo)引檔案 五、常用的檔案檢索工具介紹六、檢索檔案檔案檢索的概念 檔案檢索是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存貯和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。它具有狹義和廣義兩種含義。狹義的檔案檢索只限于查找所需檔案信息的具體過程。廣義的檔案檢索工作包括檔案存貯和檔案查找兩個具體過程。 檢索語言也稱為標(biāo)引語言，是在文獻(xiàn)標(biāo)引和檢索過程中所使用的一種人工語言，它是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)立的一種專門語言。檢索語言是檔案標(biāo)引和檢索的工具，是將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為

2、檢索標(biāo)識的依據(jù)。檢索語言概況檔案檢索語言的作用 （一）對文獻(xiàn)內(nèi)容及某些外表特征給予準(zhǔn)確標(biāo)引。 （二）能集中和揭示內(nèi)容相同及相關(guān)的文獻(xiàn)信息。 （三）對大量文獻(xiàn)信息加以系統(tǒng)化或組織化。 （四）溝通信息存貯和檢出的兩個過程。 檔案檢索語言的分類 分類語言：其特點是以字母、數(shù)字等分類號來表達(dá)各種概念，將各種概念按學(xué)科性質(zhì)進(jìn)行分類和系統(tǒng)排列。 主題詞語言 ：其特點是直接以代表文獻(xiàn)內(nèi)容特征和科學(xué)概念作為檢索標(biāo)識,并按其外部形式(字順)組織起來的一種檢索語言。 代碼語言：其特點是就事物某一方面特征，用某種代碼系統(tǒng)來加以標(biāo)引和排列。 檔案檢索語言的特性 單義性簡潔性規(guī)范性專門性檔案著錄與標(biāo)引的含義 檔案著錄是

3、檔案館（室）編制檢索工具時對檔案的內(nèi)容和外部特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。 檔案標(biāo)引是對文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語言的過程，即對主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識的過程。 檔案著錄與標(biāo)引的作用著錄與標(biāo)引是建立檔案檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。檔案經(jīng)過著錄標(biāo)引才能形成條目和組織檢索工具，把具有檢索意義的檔案信息存貯起來，為建立檔案檢索系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。其次，任何檢索工具要有效地發(fā)揮存貯和查找功能，都必須依賴于著錄項目的完備和標(biāo)引的準(zhǔn)確與深度。檔案著錄標(biāo)引的質(zhì)量對檔案檢索工具的質(zhì)量和效率有著決定性影響。檔案著錄規(guī)則主要內(nèi)容 1著錄項目 2標(biāo)識符號 3著錄格式 4著錄級別 5著錄用文字和著錄

4、信息來源 1、主題分析2、概念轉(zhuǎn)換3、標(biāo)引結(jié)果審核標(biāo)引檔案的步驟 檔案檢索工具是記錄、報道、查找檔案材料的工具。記錄是指登錄檔案的外形和內(nèi)容特征。報道是指介紹本館（室）保存有什么樣的檔案材料能供利用者選擇和使用。查找是指根據(jù)著錄項目提供的檢索途徑，把利用者所需的檔案材料迅速、準(zhǔn)確地提供出來。檔案檢索工具含義 檔案檢索工具的種類 1、按編制方法分為目錄、索引、指南 2、按載體形式分為卡片式檢索工具、書本式檢索工具、縮微式檢索工具、機讀式檢索工具 3、按功能分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具、報道性檢索工具、歸檔文件目錄 歸檔文件目錄是以件為單位，系統(tǒng)登錄歸檔文件的題名及其他特征并固定其排列順序的

5、檢索工具。歸檔文件目錄登錄的內(nèi)容一般包括：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 案卷目錄 案卷目錄是在檔案實體整理過程中，對案卷進(jìn)行排列與編號以后，將案卷號、案卷題名及其他特征進(jìn)行系統(tǒng)登記的檢索工具。其中，案卷目錄表是案卷目錄的主體，案卷目錄表的基本項目包括：案卷號、案卷標(biāo)題、案卷起止日期、頁數(shù)、保管期限和備注等。 全引目錄 全引目錄也稱“卷內(nèi)文件目錄匯編（集）”，它是將全宗或全宗內(nèi)的某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二而一，匯編而成的一種目錄，它是一種文件級檢索工具，它是完全利用原案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，前面為案卷目錄，后面為該案卷目錄所包含的卷內(nèi)文件目錄，在案卷目錄的備注欄內(nèi)，

6、列出其卷內(nèi)文件目錄的所在頁號，在卷內(nèi)文件目錄的備注欄內(nèi)填上案卷號。主題目錄 主題目錄是以若干能表達(dá)案卷或文件中心內(nèi)容的主題詞作為檢索標(biāo)識，將檔案著錄成卡片條目，按主題詞的字順序排列組織而成。主題詞是經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理，能表達(dá)各種概念的詞或詞組。 分類目錄 分類目錄打破全宗及其原有整理系統(tǒng)，按照檔案內(nèi)容性質(zhì)，采用等級體系的分類法組織而成，通常依據(jù)統(tǒng)一制定的檢索分類大綱進(jìn)行分類排列。 專題目錄 專題目錄是指超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，集中組合而成的檢索工具。其針對性強，便于迅速查找專門需求的檔案材料。編制程序大致為：選題、選材、制卡，按問題、部門、時間

7、、地域或其他特征設(shè)置類別體系，各類和類內(nèi)再依照一定順序系統(tǒng)排列。 文號目錄 文號目錄是按年、按作者、按文號編制的檢索工具。它按文號查找文件，只要利用者提出文號，就可以迅速檢索文件。文號目錄的編制方法比較簡單，是比較適用的一種檢索工具。文號目錄的著錄項目有：作者、文號、文件形成時間、文件標(biāo)題、檔號等。 全宗指南 全宗指南是對一個全宗的檔案的形成歷史、內(nèi)容范圍、成分、數(shù)量等各個方面以敘述方式所作的全面介紹。全宗指南由立檔單位和全宗歷史概況、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹、輔助工具三部分組成。檔案館指南 檔案館指南是對一個檔案館的概況及其全部館藏以敘述方式所作的概略介紹，它是檔案館對其收藏和服務(wù)情況進(jìn)行宣

8、傳和報道的重要工具。詳細(xì)的檔案館指南包括序言、檔案館概況、館藏檔案情況介紹、館藏資料介紹、索引、附錄等組成部分。檢索檔案的步驟與方法 1分析利用需求，明確檢索范圍。2確定檢索途徑，選擇檢索工具。3 把握檢索方法，提供檔案材料。第二節(jié) 檔案利用一、檔案利用工作的含義與作用二、檔案利用者對檔案信息的需求的含義與類型三、檔案利用的方式和途徑四、開放檔案的含義及進(jìn)行檔案開放的意義五、對檔案利用者提供檔案利用檔案利用的含義 檔案利用就是以館、室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項檔案業(yè)務(wù)工作。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹、報道館、室藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式、

9、方法為利用者提供檔案信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。 對檔案利用工作的作用 檔案利用是檔案工作的中心任務(wù)，是實現(xiàn)檔案工作為社會服務(wù)的直接手段。開展檔案利用工作對檔案工作的發(fā)展具有重大乃至決定性影響。檔案利用工作兼承著檔案工作的內(nèi)外關(guān)系，在檔案工作中占有突出地位。 檔案利用者對檔案信息需求的含義 檔案利用者對檔案信息需求就是檔案利用者對檔案信息內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量和形式的需要和具體要求。 檔案信息需求的類型1.按利用者所需檔案信息的內(nèi)容、性質(zhì)不同，檔案信息對利用者所起的作用也不同，利用者的檔案信息需求可分為查證性需求、資料性需求和情報性需求。2.按利用者所需檔案信息的目的不同，利用者的檔案信息需求可劃分為現(xiàn)實需

10、求、學(xué)術(shù)需求和文化需求。3.按利用者需求對檔案信息的依賴程度，利用者的檔案信息需求可劃分為硬性需求和彈性需求。4.按利用者所需檔案信息的隱顯程度不同，利用者的檔案信息需求可分為實際的需求、認(rèn)識到的需求和表達(dá)出的需求。5.按利用者所需檔案信息持續(xù)時間的長短不同，利用者的檔案信息需求可劃分為長期需求、短期需求和瞬時需求。檔案利用者對檔案材料利用的形式 1以檔案原件的形式提供利用 2以檔案復(fù)制品（件）的形式提供利用 3以綜合檔案內(nèi)容編寫書面材料的形式提供利用 檔案利用者對檔案信息利用的方式 1閱覽室閱覽 2外借 3制發(fā)復(fù)制本 4檔案展覽 5制發(fā)檔案證明 6檔案咨詢 開放檔案含義 開放檔案，就是將一般

11、可以公開的和保密期滿的檔案解除“封閉”，向社會開放，只要履行一定的手續(xù)即可通過一定方式進(jìn)行利用。 開放檔案的意義 第一，開放檔案有利于“開發(fā)信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)”，是加快我國政治民主化進(jìn)程的一個重要步驟。 第二，開放檔案是實現(xiàn)檔案館由封閉型、半封閉型向開放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的重大措施。 第三，開放檔案對檔案館工作的發(fā)展將產(chǎn)生巨大而深遠(yuǎn)的影響。 第四，開放檔案對促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實面貌將發(fā)揮重大作用。 開放檔案的要求與措施 第一，要繼續(xù)解放思想，正確認(rèn)識和處理開放與保密的關(guān)系。 第二，建立、健全必要的開放檔案的規(guī)章制度。 第三，要積極扎實地做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造條件。 第四，加強檔案的編

12、研工作，方便廣大利用者。 對檔案利用者提供檔案利用的步驟一、明確檔案利用者的檔案信息需求二、確定檔案利用者對檔案材料利用的形式與方式三、提供所需檔案資料四、進(jìn)行檔案利用情況登記第三節(jié) 檔案編研 一、檔案編研工作的內(nèi)容與作用 二、檔案編研工作的原則 三、常見檔案參考資料的種類及編寫 四、檔案參考資料的編寫步驟檔案編研工作的主要內(nèi)容 第一，公布檔案、編纂檔案史料和匯編現(xiàn)行機關(guān)檔案文集。 第二，編寫各種檔案參考資料。 第三，以館藏檔案為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門文章和著作。 檔案編研工作的作用 第一，檔案編研工作是較高層次和具有較高效能的檔案提供利用方式。 第二，開展檔案編研工作是提高檔

13、案館、室工作水平的重要途徑。 第三，開展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件和長遠(yuǎn)流傳檔案史料的有力借施。 檔案編研工作的原則 1存真性原則 2實用性原則 3可行性原則大事記的編寫 第一，觀點正確，用材真實。 第二，大事突出，要事不漏，小事不要。 第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要。 組織沿革的編寫組織沿革是系統(tǒng)地記載一個機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革情況的檔案參考資料。組織沿革主要包括如下內(nèi)容：地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)或機關(guān)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；機關(guān)成立、合并、撤銷的時間、原因，機關(guān)名稱的變更，辦公地點的遷移；機關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系以及領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置及變化情況，職權(quán)范圍，機構(gòu)負(fù)責(zé)人的姓名、任職情況；機關(guān)及內(nèi)部組織機構(gòu)的人員編制的擴大或縮小情況。 統(tǒng)計數(shù)字匯集的編寫 編寫統(tǒng)計數(shù)字匯集，最重要