實物檔案管理講義(3)(ppt版)

1、實 物 檔 案 管 理 2021年檔案(dng n)業(yè)務培訓第一頁，共二十九頁。1一、實物檔案(dng n)及其作用實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，反映本單位歷史真實面貌的特定物品。一般包括獎狀、獎杯、獎旗、印章、名人字畫、對外交流中收受的禮品即公務活動紀念品及單位開展中有紀念意義的物品等。實物檔案具有形體直觀(zhgun)、形狀多樣性，它直接反映了單位的開展和各方面工作取得的業(yè)績，不但具有較高的查考利用價值，而且具有良好的社會教育功能，是文書檔案的重要補充，按照國家有關(guān)規(guī)定，必須實行集中統(tǒng)一管理。第二頁，共二十九頁。2二、實物檔案(dng n)的收集歸檔范圍及保管期限1、榮譽類獎品實物檔案：本

2、單位在重大政治、經(jīng)濟、科學文化、科研、教學、外事、體育等活動中獲得的市級以上含市級頒發(fā)的獎杯、獎狀、獎章、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、榮耀冊等。2、印章檔案：印章檔案是指國家機關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史(lsh)研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。機構(gòu)變更或撤消、合并失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機關(guān)審批后制作的印章。第三頁，共二十九頁。33、名人字畫實物檔案：上級領(lǐng)導及社會知名人士為本單位的題詞、作畫。4、單位開展中有紀念意義的物品：企業(yè)(qy)生產(chǎn)

3、的產(chǎn)品實物或單位成立以來的牌、匾、用具等。5、對外交往中收受的禮品實物檔案按其珍貴程度，保管期限定為永久或定期第四頁，共二十九頁。4三、實物檔案的歸檔(gudng)要求：1.榮譽類獎品實物檔案一般應同時有批準單位(dnwi)要求填報的表格、批復等文字材料，此類材料按黨政文書材料歸檔。實物上未標明獲獎名稱的，應附說明，內(nèi)容包括獲獎單位(dnwi)、獲獎時間、獲獎名稱及頒獎單位(dnwi)。第五頁，共二十九頁。52.印章檔案的歸檔要求各單位(dnwi)在啟用新印章的同時，應向本單位(dnwi)檔案室或有關(guān)部門移交停止使用的印章；檔案室及有關(guān)部門應及時向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時移交印

4、章檔案；各類機構(gòu)、社會組織的印章由各級綜合檔案館進行收集、整理、保管。社會名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級綜合檔案館進行征集、整理、保管，也可存放、代管；不屬于歸檔范圍的印章可由各級綜合檔案館按規(guī)定存放、代管。第六頁，共二十九頁。63.字畫和禮品歸檔時應附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、收受時間、地點(ddin)、事由、贈送人、接收人。清單一式兩份。4.如發(fā)現(xiàn)認為有保存價值的、能反映單位開展歷程的物品，經(jīng)檔案室認定后，即可歸檔。第七頁，共二十九頁。7四、實物檔案(dng n)歸檔時間和移交手續(xù)1.榮譽類實物(shw)檔案一般于次年六月底前向檔案室移交。印章、字畫、禮品可隨時向檔案室移交。2

5、.移交前，立卷部門要填寫移交目錄一式兩份，交接雙方各存一份備查。3.如歸檔單位因特殊原因不能交付實物的，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后應先將實物登記編號前方可在本部門暫存。第八頁，共二十九頁。8五、實物檔案(dng n)的分類整理與案卷排列一榮譽、字畫、禮品、物品等實物檔案的整理分類整理：實物檔案，按屬類分開整理，案卷排列按形成的時間先后進行排列，每個屬類歷年編一個大流水號。例如(lr)：1、榮譽類，98年獎旗6面，獎杯兩個，獎牌三塊，按形成的時間先后每件編一個流水號，99年又按時間續(xù)編。標簽填寫：榮譽類實物檔案每件要貼上標簽，標簽上要注明檔號分類號-案卷號，比方Sw1-2, 一級類目 實物 載體:獎杯 件

6、號第2件第九頁，共二十九頁。9編制分類目錄：目錄一式二份，不同(b tn)屬類的案卷目錄分開訂裝，在目錄夾封面寫上實物檔案。實 物 檔 案 分 類 目 錄榮譽(rngy)類 檔號 獲獎單位 授予部門 榮譽稱號 獲獎實物 種 類 獲獎時間保管期限 sw1-1 XX市檔案局XX市政府 雙文明先進單位獎牌 20120118 永久 第十頁，共二十九頁。10實 物 檔 案 分 類 目 錄禮品(lpn)類 檔號禮品名稱贈送單位時間保管期限Sw7-1第十一頁，共二十九頁。11實 物 檔 案 分 類 目 錄字畫(zhu)類 檔號 責任者 題 名（字畫名稱） 時間字畫規(guī)格保管期限Sw9-1第十二頁，共二十九頁。

7、12(二)印章檔案的整理 1、整理原那么：遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保 管價值，便于保管利用。 2、質(zhì)量要求： 收集的印章應確保(qubo)齊全、完整、真實。 整理印章檔案使用的材料應符合長久保管檔案的需 要。這就要求清洗不同材質(zhì)印章要選用適宜的清洗 劑，標簽、紙張、裝具應是無酸的中性材料，書寫 墨水應是不溶性和不退色的等等。第十三頁，共二十九頁。133、整理步驟：共分九步。第一步：清洗編號。第二步：制作卡片。根據(jù)?檔案著錄規(guī)那么?的要求，卡片尺寸(ch cun)一般為12.5cm7.5cm。按照一印一卡的方式，將印章逐一在著錄卡片上的左邊區(qū)域蓋制印模，在蓋有印模的卡片右上區(qū)域的第一排編

8、制與其印章相同的臨時流水編號，第二排預留作為編制的正式檔號。例如：第十四頁，共二十九頁。14 蓋制印模區(qū) 臨時編號： 檔號： 考證內(nèi)容： 第十五頁，共二十九頁。15第三步：鑒定考證。1、鑒定、考證印章的構(gòu)成要素：通過查考印章啟用(qyng)和機構(gòu)變更等文書檔案及相關(guān)資料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規(guī)格式樣和印文，對印章的文字和圖案內(nèi)容、使用時間及真?zhèn)吻闆r進行考證?？甲C結(jié)果可直接記錄在卡片右上區(qū)域的第三排，文字內(nèi)容較多，正面書寫不下時，可在卡片的反面接著書寫。2、劃分印章的保管期限：印章檔案的保管期限分為永久代號YJ和定期15年，代號DQ兩種。對外行文使用的機構(gòu)和組織法人及其辦事機構(gòu)辦公

9、室印章的保管期限為永久；反映本地各個歷史時期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。其他內(nèi)設機構(gòu)和業(yè)務工作印章的保管期限為15年。嚴重破損和一般事務性工作收發(fā)文等使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍。第十六頁，共二十九頁。16第四步：分類排序。使用蓋有印模的卡片進行分類和排序。1、分類：各單位印章檔案在整理過程中，實用印章一般可根據(jù)印章檔案的年度、保管期限進行分類。 藝術(shù)印章可按作者進行分類。2、排序：印章檔案按保管期限分類號枚號順序逐盒組織排列。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次機構(gòu)或人名字順形成(xngchng)時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按

10、整理批次作者人名字順形成時間順序組織排序。第十七頁，共二十九頁。17第五步：分揀裝盒。按照卡片分類排序的結(jié)果，對應臨時標簽流水號揀取印章，將相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序逐一裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。印章檔案盒是特制有內(nèi)襯活動式隔條的翻蓋檔案盒，間隔為可調(diào)節(jié)式，每盒最多能裝24枚，盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。印章裝盒后要編制備考表。其中“本盒印章情況說明應填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說明的情況。填好后將印章檔案備考表平放在盒內(nèi)的印章上面。此外還要在印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊上如實填寫“保管期限、“分類號、“起止枚

11、號等工程(gngchng)。檔案盒上架適宜平置疊放，不能豎放。鋼印等特大型印章，可不裝盒，直接排列上架。第十八頁，共二十九頁。18第六步：制作印模。1、使用材料：宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機等。2、制作要求：蓋制印模使用的印章、工具和材料應保持清潔；印泥臺和攪拌印泥的工具應使用非金屬材料一般是塑料或有機玻璃或木質(zhì)；蓋制印模使用的宣紙最好是事先裁切成A4型紙張大小，應平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型。按照管理、利用印章檔案的需要，可同時(tngsh)蓋制假設干份印模，其中，按盒內(nèi)印章排放順序蓋制的印模單置于盒內(nèi)，其余可根據(jù)需要匯編

12、成冊； 蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀；對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復制和取樣，作為印模的有機組成局部，一同編輯；鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。第十九頁，共二十九頁。193、編輯印模：印章檔案印模可采用手工或計算機兩種方法進行編輯。手工編輯印模應先籌劃、編排后再蓋制；用計算機編輯印?？上仍谛埳仙w制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計算機編輯。通過掃描形成的數(shù)字化印模應妥善保管，防止外泄。放置(fngzh)在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張297mm210mm制作，印模在紙張上的排列方式應與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每

13、個印模的下方應標注與之相對應的印章檔案的檔號。印模單應平放在盒內(nèi)備考表的上面，即盒內(nèi)的最上面。用于對印章檔案進行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。4、蓋制印模后的印章應重新清洗，晾干后再裝盒。第二十頁，共二十九頁。20第七步：編制(binzh)檔號。印章檔案整理完畢后應編制(binzh)檔號，以固定排序位置。1、檔號結(jié)構(gòu)：Sw6-1一級類目(實物) (載體(zit):印章) 件號第1件第二十一頁，共二十九頁。21印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數(shù)字按流水方式編制枚號。3、制作檔號：去掉印章上的臨時標簽流水號

14、碼，在印章執(zhí)柄或無邊款的外側(cè)(wi c)處貼上寫有檔號的新標簽尺寸能書寫下檔號即可。另外，還要分別在盒內(nèi)印模和卡片上編制檔號。第二十二頁，共二十九頁。22第八步：編制(binzh)檢索工具。印章檔案應同時編制(binzh)手工和機檢兩種檢索工具。印章檔案保管目錄： 印 章 檔 案 保 管 目 錄 保管期限： 分類號枚號印文（邊款）使用起止時間印材備注Sw6-4第二十三頁，共二十九頁。23枚號：印章的排列順序號印文邊款：“印文填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙钐顚懹≌逻吙钪械奈淖謨?nèi)容，兩端應加注圓括號“。無邊款的印章只填“印文。例如：剿匪總兵關(guān)防1651年制使用起止時間：填寫印章啟用或制作和印章失

15、效的時間。各用8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，中間用連接號“連接。時間無法(wf)確定的，用空格“表示。印材：填寫印章的制作材料，這個前面已經(jīng)介紹過了。值得注意的是，當印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時，只填寫印面的制作材料。備注：注釋對印章需要說明的情況。如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見號等。第二十四頁，共二十九頁。24卡片和印模集：蓋制有印模的卡片和匯編成冊的印模集，經(jīng)標引檔號及相關(guān)檢索標識后，可組織成相應的印章檔案檢索工具。除了有與紙質(zhì)印章檔案保管目錄同版本的電子目錄外，還要配有經(jīng)過對印章檔案掃描、編輯后形成的電子印模圖形。第九步：編制整理說明。印章檔案整理完畢后，都應該編制整理說明。記載

16、(jzi)印章檔案的來源、數(shù)量；介紹印章的內(nèi)容、價值和完整情況；說明印章檔案整理的時間、方法。第二十五頁，共二十九頁。25六、實物檔案的保管1、實物檔案應按“分類號順序號上架排列，單獨存放。所用裝具不應對實物有任何不利影響。2、實物檔案的保管環(huán)境溫度為1424，相對濕度為4560，注意做好“九防等工作，確保印章檔案的完整(wnzhng)與平安。3、定期對實物檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題妥善處理。4、嚴格執(zhí)行實物檔案出入庫房登記制度，保證實物檔案不喪失。第二十六頁，共二十九頁。26七、實物檔案(dng n)的利用1、制定實物檔案利用審批制度，檔案工作人員不得違反規(guī)定擅自提供利用，保證實物檔案的利用平安。 2、為確保實物檔案的平安，實物檔案原那么上不予外借。3、任何單位和個人不得偽造、損毀、喪失、竊取或擅自使用實物檔案，違者將追究相應的法律責任。4、為便于查找利用，檔案管理部門除編制相應的檢索工具外，還應對實物采用拍照(pi zho)、存儲等數(shù)字化處理并進行編輯，快速提供利用。5、做好實物檔案的利用登記和利用效果登記。第二十七頁，共二十九頁。27