現(xiàn)代檔案管理工作的幾點思考講義(47p)課件

1、現(xiàn)代檔案管理工作的幾點思考思考1幾個基本概念思考2電子文件長期保存挑戰(zhàn)及對策思考3集團式企業(yè)檔案管理的規(guī)范思考1幾個基本概念1 檔案（幾種學(xué)說，文件生命周期理論）2 電子文件及電子檔案（文件連續(xù)體理論）3 業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長期保存系統(tǒng)電子文件保存什么內(nèi)容？這些內(nèi)容又可分為哪些層次？如何應(yīng)對電子文件長期存取面臨的威脅？ 思考2電子文件長期存取電子文件長期存取面臨的威脅有哪些？面臨的威脅信息技術(shù)的進步存儲載體更新（3.5英寸軟盤、u盤、光盤）信息讀取設(shè)備更新（錄音機、MP3）DOS系統(tǒng)、windows系統(tǒng)、Unix系統(tǒng)當(dāng)前電子文件保存層次劃分：保存純粹的數(shù)據(jù)：維護原始位流的完整

2、及可讀取性，不考慮數(shù)字對象的外觀、感知及功能位流保存數(shù)據(jù)內(nèi)容保存完整知識保存服務(wù)保存保存數(shù)字對象 最基本內(nèi)容，如采用文本及圖像光柵方式保存 除保存內(nèi)容外，還保存與內(nèi)容存儲和使用相關(guān)的元數(shù)據(jù) 復(fù)原原始的系統(tǒng)的服務(wù)數(shù)據(jù)備份（多重備份、異地備份）保存數(shù)字對象外觀、語義（DAITSS項目）析取服務(wù)支撐運行環(huán)境（加利福尼亞圖書館服務(wù)保存研究）數(shù)據(jù)風(fēng)干（加利福尼亞圖書館數(shù)據(jù)風(fēng)干策略研究）電子文件保存層次電子文件長期保存技術(shù)策略層次其中保存內(nèi)容、保存功能、保存技術(shù)是該框架下的3個關(guān)鍵因素技術(shù)應(yīng)對：如何保證電子文件長期保存遷移仿真底層抽象格式風(fēng)干從復(fù)雜數(shù)字對象格式中提取有價值的,保存簡單且低技術(shù)含量、易于還原

3、及理解的數(shù)字對象格式的過程。優(yōu)勢：擺脫對于技術(shù)的過分依賴及附加保存數(shù)據(jù)的抽象模型，該模型包含數(shù)據(jù)的所有關(guān)鍵屬性按需遷移保持遷移工具更新而不對數(shù)據(jù)內(nèi)容變動。缺點：無法提供可信的還原機制以軟件模擬電子文件原始的操作環(huán)境UVC仿真平臺按需遷移（當(dāng)新的格式出現(xiàn)時，增加新的輸入模塊解讀，并可返回原格式）非技術(shù)應(yīng)對：以跨媒體開放文件格式來保證電子文件長期保存主要應(yīng)用于拒絕被修改和編輯的檔案管理領(lǐng)域和文件公開發(fā)布領(lǐng)域用于圖書館、檔案部門PDF/A ODF是辦公文檔開放格式，可對原始文件更新、排序、繪圖、索引 用于辦公室等開放領(lǐng)域傳統(tǒng)的RTF TXT HTML XML 格式易丟失文件的格式、版面、邏輯甚至內(nèi)容

4、，長期保存的版式電子文件格式要求必須格式開放透明，有公開發(fā)表的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，有與產(chǎn)品無關(guān)的技術(shù)專家組和標(biāo)準(zhǔn)化組支持該格式，可以免費獲得閱讀工具等 。電子文件長期存取推薦格式PDF/APDF/A 是一種ISO標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件格式版本，用于電子文檔的數(shù)字信息保存。它基于 Adobe 公司的 PDF 格式參考版本 1.4.ISO 19005-1:2005 中被定義為：Document Management Electronic document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) P

5、DF/A 實際上是專門針對電子文檔長期保存而開發(fā)的 PDF 的一個子集。開放標(biāo)準(zhǔn)：2007年12月，PDF被國際標(biāo)準(zhǔn)組織（ISO）批準(zhǔn)為ISO 32000國際標(biāo)準(zhǔn)。ISO 32000 開放標(biāo)準(zhǔn)可確保保存的 PDF 文件的完整性和壽命。可信 PDF已經(jīng)成為眾多政府和行業(yè)協(xié)會規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，包括聯(lián)合國教科文組織和美國、德國、英國、巴西等國政府在內(nèi)的2400多個政府機構(gòu)已將PDF作為電子文件交流的標(biāo)準(zhǔn)格式。多平臺兼容 WindowsMac OS 和包括 Android、iPhone 和 iPad 的iOS系統(tǒng)等跨平臺使用。PDF格式與平臺、字體的無關(guān)性，減少了文件數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，也利于文件的長期保存、讀

6、取和便于資源共享。豐富的文件完整性PDF/A 保留所有源文件信息，即使將文本、繪圖、視頻、音頻、3D 地圖、彩色圖形、照片和業(yè)務(wù)邏輯合并在單個文件或 PDF/A 包中。可搜索可使用光學(xué)字符識別 (OCR) 技術(shù)搜索文本和元數(shù)據(jù)（包括已轉(zhuǎn)換的掃描文本）。廣泛采用：全球有數(shù)千家供應(yīng)商提供基于 PDF /A的解決方案、增效工具和其他工具，以及專門針對 PDF/A 的培訓(xùn)和咨詢。安全可靠：PDFA支持數(shù)字簽名和驗簽。通過對PDF文檔進行數(shù)字簽名以及加蓋時間戳，可以保證文檔的真實性、完整性和有效性。思考3-集團式企業(yè)檔案管理1 集團式企業(yè)檔案管理中常見問題2 企業(yè)檔案管理模式3 集團式企業(yè)檔案管理個性化

7、方案企業(yè)檔案意識薄弱管理層：忽視檔案在規(guī)避風(fēng)險、科學(xué)決策、開拓市場作用部門與項目責(zé)任人：輕視歸檔，無法做到文件歸檔過程覆蓋，檔案信息安全受到威脅（如?？∮邢薰竞贤瑱n案歸檔工作）企業(yè)檔案人：兼職人員擔(dān)任，過期文件保存?zhèn)}庫（如廣州市供電局）企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范三個層次規(guī)范： （強制性）行政法規(guī)：國家檔案局、計委、經(jīng)貿(mào)委2002下發(fā)的企業(yè)檔案管理規(guī)定（推薦性）標(biāo)準(zhǔn)：2009年國家檔案局企業(yè)檔案工作規(guī)范（動態(tài)性）文件：以文件、通知等形式下發(fā)，解決新問題集團式企業(yè)檔案管理中存在的主要問題企業(yè)檔案安全保障問題（信息及實體安全）企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的載體；其齊全完整依照世貿(mào)組織的知識產(chǎn)權(quán)范圍執(zhí)行

8、；其收集、管理、利用辦法需要專門研究企業(yè)檔案收集與歸檔范圍優(yōu)化問題文件種類增多（電子商務(wù)、檢驗檢疫、知識產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用檔案）；企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)形成的檔案，需要進一步優(yōu)化。企業(yè)檔案信息化與電子檔案管理問題企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)問題（業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件電子文件管理系統(tǒng)融合-數(shù)據(jù)、格式、數(shù)據(jù)庫）電子文件歸檔信息采集范圍（內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息）及其真實、完整性長期保存管理模式管理的方式與體系從集團層面明確檔案組織體系與運作方式，加大集團公司對各企業(yè)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。協(xié)調(diào)處理集團公司與成員公司，成員公司之間的管理接口。集團式企業(yè)檔案管理模式常見的企業(yè)檔案實體管理模式集中式

9、 以集團式企業(yè)檔案館（室）為中心對檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)點：維護檔案完整安全，形成統(tǒng)一信息中心最大限度序化并控制檔案。缺點：分部門對于檔案實體利用不便適用：大中型企業(yè)，如雨潤集團、蘇寧電器、比亞迪等分級式以多個法人組成集團公司，以法人為基礎(chǔ)分級管理；一個法人大型公司，受地域限制，檔案為各子公司分級保管。優(yōu)點：管理方式靈活，職責(zé)明確，方便日常使用缺點：不利于公司檔案資源的組織、整合開發(fā)利用。應(yīng)用舉例：浙江廣廈集團浙江廣廈集團檔案分級管理舉措集團簡介浙江廣廈集團具有7個區(qū)域直屬集團，成員企業(yè)100多家，行業(yè)涉及建筑、房產(chǎn)、旅游、酒店等領(lǐng)域，總資產(chǎn)達183億，總部設(shè)在杭州。實體檔案分級管理辦法制度性控制

10、：制定統(tǒng)一的保管期限表、歸檔范圍、庫房管理規(guī)范；統(tǒng)一人員培訓(xùn)和指導(dǎo)：總部檔案館對下屬公司檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作監(jiān)督指導(dǎo)；目錄控制：要求下屬公司移交檔案目錄分散式管理總部無檔案管理機構(gòu)，檔案分散于企業(yè)各部門的管理方式。弊大于利：無法有效控制、統(tǒng)一利用及開發(fā)公司檔案資源如：有關(guān)銷售客戶檔案分散企業(yè)銷售部門人員手中，其離職后可能帶走客戶資源，技術(shù)檔案分散于開發(fā)部門保管，可能導(dǎo)致開發(fā)人員白天為公司工作，晚上則利用公司技術(shù)為其他本公司工作。（轉(zhuǎn)機加工企業(yè)失密案例）集中-分散式企業(yè)檔案由總部檔案部門和業(yè)務(wù)部門各保管一部分的模式。優(yōu)：管理方式靈活，方便業(yè)務(wù)部門利用檔案。缺：總部對于檔案弱控制，體現(xiàn)為：總部收

11、集檔案資料價值不大，有價值的為業(yè)務(wù)部門控制總部作為檔案資源交流平臺功能弱化；條件、技術(shù)差異，導(dǎo)致檔案實體保管及安全受到挑戰(zhàn)適用于：檔案工作處于分散向集中管理過渡階段的企業(yè)。委托式企業(yè)檔案委托國家檔案館、中介機構(gòu)、檔案服務(wù)公司管理的模式。（佛山企業(yè)文件存儲中心構(gòu)想）優(yōu)點：減輕企業(yè)負擔(dān)、發(fā)揮委托機構(gòu)專業(yè)優(yōu)勢。適用于：查閱利用不多，但需要保存維系風(fēng)險和控制需要的企業(yè)，或發(fā)展規(guī)模小，尚無力設(shè)置專門檔案管理機構(gòu)和人員的民營企業(yè)。委托式企業(yè)檔案管理案例中國檔案寄存網(wǎng)（武漢）提供檔案實體寄存，并通過數(shù)字檔案網(wǎng)存取平臺提供寄存企業(yè)遠程數(shù)字檔案利用服務(wù)深圳市檔案寄存中心、深圳市檔案資料服務(wù)中心依托深圳市檔案館提

12、供企業(yè)檔案委托寄存服務(wù)。浙江紹興檔案館開展面向企業(yè)的檔案寄存服務(wù)其他管理模式蘇州式（工投模式-蘇州工業(yè)投資發(fā)展有限公司）對轉(zhuǎn)制、撤銷、關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)的檔案，由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門設(shè)立專門管理機構(gòu)進行企業(yè)檔案管理的新模式。規(guī)定了轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置原則、處置方法、檔案流向。為轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案管理提供了可操作性意見。優(yōu)：保護國有檔案資產(chǎn)不因企業(yè)轉(zhuǎn)制而流失。常見企業(yè)電子檔案管理模式集中統(tǒng)一管理模式(三個統(tǒng)一)制定推行統(tǒng)一管理制度，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)，統(tǒng)一管理開發(fā)電子檔案。優(yōu)點：保證電子檔案完整安全、有效利用、有利于協(xié)調(diào)文件管理與企業(yè)業(yè)務(wù)流程。應(yīng)用：蘇寧電器檔案管理模式蘇寧電器檔案管理模式集中統(tǒng)一管理檔案實體:

13、國內(nèi)所有零售公司檔案在當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)部門整理好后，郵寄南京總部檔案室實體集中保存。電子檔案：檔案目錄通過北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（PDE）進行管理。各公司網(wǎng)上完成檔案自動收集及檔案數(shù)據(jù)錄入。信息集中管理模式統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度前提下，某些專業(yè)性強、利用率高的檔案，因地域或條件限制，在一定時期內(nèi)由業(yè)務(wù)部門保管，但須向總部檔案管理部門報送檔案目錄。應(yīng)用案例：浙江寧波港集團基于北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)開展了相關(guān)模式檔案管理。浙江寧波港集團具體做法在檔案管理系統(tǒng)中對每個獨立歸檔分公司分配全宗號，獨立全宗管理分公司進行紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用對于需要集中管理檔案，分公司定期將

14、歸檔好的檔案目錄、原文、實體移交集團統(tǒng)一管理。分布式管理模式企業(yè)各子公司統(tǒng)一執(zhí)行本企業(yè)檔案管理制度，部署統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，獨立進行檔案管理，不用向上級單位進行檔案移交。適用于：企業(yè)具備獨立管理系統(tǒng)，對本部門產(chǎn)生的電子文件自始自終管理，需要歸檔時，轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文件經(jīng)簽署后歸檔保存。如江蘇省移動公司采用該模式管理電子檔案。不同時管理模式下的電子文件真實完整性維護策略間接維護：雙套制、三套制管理（華南理工大學(xué)教授觀點）直接維護：技術(shù)措施保障歸檔電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景、結(jié)構(gòu)信息及生成軟硬件環(huán)境等。（廣東省交通廳實際做法）集團式企業(yè)檔案管理個性化方案國有集團式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征有一定檔案管理基礎(chǔ)，但管

15、理水平不齊，有待提高（國家電網(wǎng)vs珠?？ǘ纪顿Y有限公司）檔案管理機構(gòu)的主動性、危機意識、服務(wù)意識薄弱檔案工作缺乏持續(xù)健康發(fā)展體制、制度保障如南方電網(wǎng)公司檔案管理現(xiàn)狀一 建設(shè)企業(yè)檔案良好發(fā)展的制度環(huán)境檔案管理的專業(yè)制度及規(guī)范包括檔案整理、鑒定、保管、利用等制度及檔號編制規(guī)范、檔案分類、檔案編目、不同載體檔案管理規(guī)范、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制規(guī)范等既要參照國家規(guī)范，也要結(jié)合本企業(yè)實際，如韶鋼集團將工程結(jié)算檔案單獨成類保管。檔案管理的外部制度企業(yè)檔案部門與其他部門專業(yè)溝通制度，如檔案收集辦法、工作獎懲制度等制度建設(shè)中技術(shù)細化、量化，程序明確如韶鋼集團不僅設(shè)定歸檔制度，還設(shè)定了歸檔責(zé)任書、掃描歸檔清單等保障

16、措施。國有集團式企業(yè)檔案管理方案二 理順企業(yè)檔案工作管理體制即理順檔案管理機構(gòu)設(shè)置和權(quán)限劃分制度。目前有行業(yè)主管、屬地主管和兩者相結(jié)合方式。行業(yè)主管由國企相關(guān)部門管理（國資委、發(fā)改委等），屬地主管則由各級檔案行政管理部門對所屬地區(qū)國企檔案指導(dǎo)管理。我國國企檔案管理工作由國家綜合管理部門主管，檔案行政管理部門協(xié)助指導(dǎo)的結(jié)合方式管理。如企業(yè)檔案信息化建設(shè)體制上就采用行業(yè)指導(dǎo)與管理，屬地引導(dǎo)的原則。三 明確檔案機構(gòu)職責(zé)，提高檔案工作效能明確工作職能定位（當(dāng)前工作重視保管，忽略服務(wù)。服方式、內(nèi)容、技術(shù)引進等成為工作短板）四 采用現(xiàn)代技術(shù)和管理理念，提高檔案工作層次如韶鋼數(shù)字檔案館建設(shè)提升檔案服務(wù)能力管

17、理中積極融入“知識管理”、“內(nèi)容管理”、“文檔一體化管理”、“風(fēng)險管理”理念。企業(yè)簡介廣東省韶關(guān)鋼鐵集團有限公司（簡稱“韶鋼”）是中國企業(yè)500強，廣東企業(yè)50強之一，是廣東省重要的鋼鐵生產(chǎn)基地。韶鋼是中國500家最大工業(yè)企業(yè)和國家512家重點企業(yè)之一，是國家一級計量企業(yè)、中國工商銀行特級信用企業(yè)，是廣東省20家國有資產(chǎn)授權(quán)經(jīng)營企業(yè)集團之一國有集團式企業(yè)檔案管理案例韶鋼集團數(shù)字化管理韶鋼集團2003年開展數(shù)字檔案館建設(shè)，分三個階段：2001-2006，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，購置軟硬件設(shè)備，整合分散管理的各單位檔案；2006,3-2008,6,改革檔案管理模式。實行檔案人員、機構(gòu)

18、、實體集中，檔案資源共享管理模式。2008,7到目前，搭建管理平臺，實現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理。在線歸檔管理基礎(chǔ)平臺項目 ERP系統(tǒng)、綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸檔模塊項目韶鋼檔案管理模式及特點（三化管理）韶鋼集團數(shù)字化檔案管理的成果數(shù)字檔案館注冊用戶1695個，日均下載200人次，電子文件103.7萬個，單份數(shù)據(jù)240G.有20萬份案卷，底圖22萬張，入庫檔案10多卷，數(shù)字化處理4萬多卷，錄入系統(tǒng)文件條目80多萬條已經(jīng)實現(xiàn)檔案實體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，創(chuàng)經(jīng)濟效益1000多萬，被評為廣東省管理現(xiàn)代化成果二等獎。集中化歸檔制度：參照國有企業(yè)文件材料歸檔辦法編制本企業(yè)的歸檔范圍。歸檔實施：1各部門負責(zé)人與

19、公司檔案管理部門簽訂歸檔責(zé)任書，承諾如數(shù)歸檔；2在線歸檔-通過系統(tǒng)實時在線歸檔；3掃描歸檔文件移交清冊，有據(jù)可查。信息資源整合：全公司實體檔案統(tǒng)一歸公司檔案館管理；原有打破分類，根據(jù)實際，將工程結(jié)算檔案從會計檔案中抽離，單獨成類管理。知識化管理公司檔案館先于公司信息部與技術(shù)研究中心提出知識管理構(gòu)想，在整個公司知識資源管理中處于核心主導(dǎo)地位。在現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)與檔案信息網(wǎng)站基礎(chǔ)上，引入知識管理理念，增加知識管理功能（如知識庫構(gòu)建、知識服務(wù)、檔案利用）。民營集團式企業(yè)個體工商戶、私營企業(yè)、集體企業(yè)和國有改制后形成的非國家控股的股份制企業(yè)。民營集團式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征大多是分散式管理，缺乏對企

20、業(yè)檔案的有效管控（民營企業(yè)生存周期短，以生存為第一要務(wù)）缺乏穩(wěn)定的檔案組織結(jié)構(gòu)體系和基礎(chǔ)檔案管理制度缺乏檔案行政部門積極有效的專業(yè)引導(dǎo)，如珠海投資有限公司民營企業(yè)檔案管理民營企業(yè)檔案管理方案配備檔案工作人員，購置檔案硬件設(shè)備初期辦公室人員兼職，后期專業(yè)化專職化。初期檔案寄存，后期配置專門庫房及保管設(shè)備建立基礎(chǔ)的檔案工作組織機構(gòu)和制度體系 高層分管負責(zé)、各職能部門參與的檔案工作組織機構(gòu)確立屬地管理體制，加強檔案行政管理部門引導(dǎo)由各級檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)，方式：典型宣傳示范、政策技術(shù)解答、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案中介服務(wù)，如溫州檔案行政部門的民企檔案管理指導(dǎo)案例重點關(guān)注關(guān)系企業(yè)切身利益的檔案 如建筑

21、企業(yè)-基建檔案；房地產(chǎn)企業(yè)-合同檔案；科技企業(yè)-專利檔案，但不能忽略檔案資源整體、過程性建設(shè)。民營集團式企業(yè)檔案管理案例溫州民企檔案管理初期“溫州模式”與滯后民企檔案建設(shè)與管理自發(fā)或空白民企建檔成為企業(yè)發(fā)展需求溫州市檔案管理部門頒布溫州市民營企業(yè)檔案管理暫行辦法確立“自我管理、自我完善、自我服務(wù)、自我發(fā)展”的民企建檔機制，建檔了100%，96%企業(yè)建檔質(zhì)量達到省級或國家級標(biāo)準(zhǔn)。溫州民企檔案管理的效果溫州通嶺科技集團專利檔案打贏中美知識產(chǎn)權(quán)官司（與萊伏頓電源插座專利侵權(quán)訴訟案）正泰集團訴施耐德侵權(quán)案（低壓電器產(chǎn)品專利權(quán)，利用專利檔案，包括公司名稱變更、工商登記資料） 1、聰明的人有長的耳朵和短的舌頭。 弗萊格 2、重復(fù)是學(xué)習(xí)之母。 狄慈根 3、當(dāng)你還不能對自己說今天學(xué)到了什么東西時，你就不要去睡覺。 利希頓堡 4、人天天都學(xué)到一點東西，而往往所學(xué)到的是發(fā)現(xiàn)昨日學(xué)到的是錯的。 B.V 5、學(xué)到很多東西的訣竅，就是一下子不要學(xué)很多。 洛 克 6、學(xué)問是異常珍貴的東西，從任何源泉吸收都不可恥。 阿卜日法拉茲 7、學(xué)習(xí)是勞動，是充滿思想的勞動。 烏申