學(xué)院學(xué)術(shù)會議管理辦法

1、學(xué)院學(xué)術(shù)會議管理方法為加強我校學(xué)術(shù)會議管理，規(guī)范申辦程序、過程管理、 經(jīng)費管理和總結(jié)工作，提高我校學(xué)術(shù)影響力，根據(jù)國家教育 部、財政部和省教育廳有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實際制定本 管理方法。第一章會議界定第一條本方法適用的學(xué)術(shù)會議包括以XX學(xué)院或校屬單 位名義在我國境內(nèi)（不含港、澳、臺地區(qū)）主辦、承辦的（國 際級、國家級、省級）學(xué)術(shù)會議。第二條國際級學(xué)術(shù)會議應(yīng)到達包括主辦國在內(nèi)的至少2 個國家（或地區(qū)）以上；與會人數(shù)不少于50人，其中我校教 研人員應(yīng)有5人以上參會并提交論文，其中有3篇及以上論 文被遴選在大會上交流；外籍高?；蜓芯繖C構(gòu)的研究人員應(yīng) 占與會人數(shù)的5%；按照國際會議正式代表人數(shù)，將國

2、際會議 劃分為以下三類：A類：大型國際會議，指正式代表在200人以上的會議；B類：中型國際會議，指正式代表在100人以上、200人 以下（含200人）的會議；C類：小型國際會議，指正式代表在100人以下（含100人）的會議。專案報批。第十四條一切涉外事宜，均應(yīng)事先與對外交流合作處溝 通，以便及時請示報告，妥善處理。一般不承諾外國代表的 會后旅游事宜。如代表提出要求，可與有關(guān)旅行社聯(lián)系安排。第十五條確定會議議題、準備會議材料、國內(nèi)代表發(fā)言 以及會議期間安排的參觀考察活動，均不得違反國家有關(guān)保 密規(guī)定。第十六條會議結(jié)束后，舉辦單位要認真總結(jié)。并于30個 工作日內(nèi)，向我?？蒲刑帲▽ν饨涣骱献魈帲┨峤?/p>

3、XX學(xué)院 舉辦學(xué)術(shù)會議總結(jié)報告、XX學(xué)院舉辦國際學(xué)術(shù)會議統(tǒng)計 表，以及會議的全套附件支撐材料，包括會議通知、名冊、 論文、批文、照片、會標、光盤、錄音、錄相及會議報道等， 未按規(guī)定提交材料者，會議費用不予報銷。總結(jié)報告書內(nèi)容 應(yīng)包括：.會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位及與會人員 等。.詳細的會議學(xué)術(shù)內(nèi)容，如當代科技開展戰(zhàn)略、學(xué)科交 叉與滲透、科學(xué)發(fā)現(xiàn)（包括科學(xué)事實和科學(xué)原理的發(fā)現(xiàn)）、新 思想、新方向、新方法、新產(chǎn)品、新材料、新實驗等，結(jié)合 會議交流信息，突出重點，側(cè)重創(chuàng)新，注意述評結(jié)合。.注意反映面向應(yīng)用、面向市場的研發(fā)信息。.概括性且有意義的建議、體會、感受等。.篇幅以3000-8000

4、字為宜，可附少量圖表，應(yīng)盡可能將其中的外文譯成中文。6.舉辦單位應(yīng)將提供的具有重要學(xué)術(shù)價值的會議論文 和信息及時向科研處匯報。如有反映會議信息動態(tài)的會議論 文，也可與會議總結(jié)一同上報。第五章附那么第十七條本管理方法自下文之日起執(zhí)行。第十八條本管理方法由學(xué)校授權(quán)科研處會同對外交流 合作處負責解釋，未盡事宜報學(xué)術(shù)委員會或校長辦公會審定。第三條國家級學(xué)術(shù)會議與會人數(shù)不少于50人，其中省 外專家不少于20人，我校教研人員5人以上參會并提交論 文，其中有3篇及以上論文被遴選在大會上交流。按照國家 級學(xué)術(shù)會議分類規(guī)定，劃分為以下三類：A類：國家部委或全國一級學(xué)會主辦。B類：國家部委的各司局主辦，或全國一級

5、學(xué)會分會主 辦。C類：全國各學(xué)科學(xué)會主辦。第四條省級學(xué)術(shù)會議應(yīng)由省級學(xué)會舉辦或其他具有省 內(nèi)影響的學(xué)術(shù)會議，應(yīng)有我校教研人員8人以上參會并提交 論文，其中有3篇及以上論文被遴選在大會上交流，校外專 家20人以上參會。第二章申請審批笫五條申請條件：.申請舉辦國際會議的單位對會議的學(xué)術(shù)領(lǐng)域有較強 的教學(xué)及科研力量，教學(xué)、科研水平較高，一般應(yīng)在國內(nèi)處 于領(lǐng)先地位；能夠征集到國內(nèi)外具有較高學(xué)術(shù)水平的論文, 并能夠邀請國際及國內(nèi)的著名學(xué)者出席會議；得到有關(guān)主管 部門的同意和支持；會議經(jīng)費落實，須提供相應(yīng)的證明材料, 并具備會務(wù)及接待工作的能力。.申請舉辦國家級會議的單位對會議的學(xué)術(shù)領(lǐng)域有較 強的教學(xué)及科

6、研力量，科研水平較高，一般應(yīng)在國內(nèi)具有一 定影響力；能夠征集到國內(nèi)具有較高水平的論文，并能邀請 國內(nèi)著名學(xué)者出席會議；得到有關(guān)主管部門的同意和支持； 會議經(jīng)費落實，須提供相應(yīng)的證明材料，并具備會務(wù)及接待 工作的能力。.申請舉辦省級會議的單位對會議的學(xué)術(shù)領(lǐng)域有較強 的教學(xué)及科研力量，科研水平較高，一般應(yīng)在省內(nèi)處于領(lǐng)先 地位；能夠征集到省內(nèi)具有較高水平的論文，并能邀請省內(nèi) 著名學(xué)者出席會議；得到有關(guān)主管部門的同意和支持；會議 經(jīng)費落實，須提供相應(yīng)的證明材料，并具備會務(wù)及接待工作 的能力。第六條申請程序：1,凡申請舉辦國際學(xué)術(shù)會議，舉辦單位一般應(yīng)在18個 月前認真研究后填寫XX學(xué)院舉辦國際學(xué)術(shù)會議校

7、內(nèi)審批 表2.送科研處，經(jīng)對外交流合作處審核會簽報分管校長 審批后，由對外交流合作處擬文上報XX省教育廳。.凡申請舉辦國家級學(xué)術(shù)會議，舉辦單位一般應(yīng)在12個 月前認真研究后填寫XX學(xué)院舉辦國家級學(xué)術(shù)會議校內(nèi)審批 表送科研處審核，報分管校長審批后，由科研處擬文上報 相關(guān)部門。.凡申請舉辦省級學(xué)術(shù)會議，舉辦單位一般應(yīng)在6個月前認真研究后填寫XX學(xué)院舉辦省級學(xué)術(shù)會議校內(nèi)審批表 送科研處審核，報分管校長審批后，由科研處擬文上報相關(guān) 部門。.舉辦單位提交的申請材料應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會議中、英文全稱及簡稱，舉辦日期、會期、地點， 主辦單位、合辦單位、協(xié)辦單位、委托承辦單位名稱，與會 人員范圍、會議規(guī)模

8、、外賓人數(shù)；(2)會議的主題、議題和主要內(nèi)容；(3)會議經(jīng)費來源及列支經(jīng)費預(yù)算；(4)舉辦會議的必要性、預(yù)期目的以及已具備的條件；(5)擬邀請的主要中、外方人員姓名、單位、職務(wù)；(6)會議主席和組織機構(gòu)的主要成員、會議聯(lián)系人及聯(lián) 系方式；(7)作為主辦、合辦、協(xié)辦或委托籌辦單位和經(jīng)費資助單 位的境外組織的背景材料(如果為國際會議，名稱須中英文、 內(nèi)容包括該國際組織的章程、組織機構(gòu)、政治背景、對華態(tài) 度、歷次活動及成員有無“一中一臺”問題)；(8)其他需要特別說明的情況。.待有關(guān)主管部門正式批準下文后，承辦單位方應(yīng)積極 開展各項籌備工作。.假設(shè)舉辦學(xué)術(shù)會議有邀請海外代表需在確定正式邀請 參加國際

9、學(xué)術(shù)會議的海外代表名單后，承辦單位在會前3個月填寫XX學(xué)院舉辦國際學(xué)術(shù)會議邀請外國人來華校內(nèi)審批 表報對外交流合作處，由對外交流合作處統(tǒng)一向上級主管 部門申辦其來華簽證事宜。假設(shè)有臺灣學(xué)者參加，舉辦單位須 將有關(guān)背景材料和名單報學(xué)校對外交流合作處，由對外交流 合作處專項報批。.假設(shè)會議的舉辦需學(xué)校有關(guān)部門配合，舉辦單位應(yīng)在會 前2個月向?qū)W?？蒲刑巺R報（國際會議向?qū)ν饨涣骱献魈巺R 報），由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會。.如需邀請國家及省市領(lǐng)導(dǎo)人參加會議開幕式等活動， 舉辦單位應(yīng)在會前2個月向?qū)W校科研處（國際會議向?qū)ν饨?流合作處，下同）提交書面報告，并同時提交會議背景材料和 領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿?？蒲?/p>

10、處在請示校領(lǐng)導(dǎo)后負責向國家、省、 市有關(guān)部門報批。.舉辦單位應(yīng)當組織好會議期間的宣傳和報道工作，以 擴大我校的國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)影響力。第三章經(jīng)費管理第七條經(jīng)費原那么：會議經(jīng)費未經(jīng)落實，不得申請辦會。 會議舉辦單位應(yīng)嚴格執(zhí)行學(xué)校有關(guān)經(jīng)費的管理規(guī)定，堅持厲 行節(jié)約，收支平衡，以會養(yǎng)會的原那么，會議舉辦單位應(yīng)盡量 爭取校外資助。第八條賬戶申請：會議舉辦單位持學(xué)校簽發(fā)的會議批件 到校計劃財務(wù)處申請會議專用賬號；外幣收入，按學(xué)校計劃 財務(wù)處規(guī)定，將外幣折合成人民幣。第九條會議收入管理.會議收入包括(1)會議注冊費：由會議承辦單位向參會代表收取的用 于會議支出的費用。(2)相關(guān)組織專項資助：相關(guān)組織撥付給會

11、議承辦單位 的專項經(jīng)費。會議承辦單位應(yīng)積極向相關(guān)組織申請專項資助。(3)學(xué)校匹配經(jīng)費：國際會議可匹配最高達20萬元、國 家級會議可匹配最高達10萬元、省級會議可匹配最高達5萬 yG o(4)政府部門撥款：指在無會議注冊費收入和相關(guān)組織 專項資助，或者會議注冊費收入和相關(guān)組織專項資助缺乏以 彌補會議開支時，國家財政安排的相應(yīng)學(xué)術(shù)會議的補助經(jīng)費。(5)贊助收入：指境內(nèi)外機構(gòu)或部門、企業(yè)、個人出于自 愿，無償向會議提供資金或物資贊助形成的收入。(6)其他收入：召開會議時舉辦展覽、展示、廣告、旅游 中介等收入。.會議各項收入必須統(tǒng)一納入預(yù)算管理，單獨核算，專 款專用，專人負責。會議的經(jīng)費由科研處(對外

12、交流合作處)、 計劃財務(wù)處、審計處共同監(jiān)管。.舉辦會議得到的贊助物資及會議期間購買的辦公用 品、消耗材料等應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定嚴格管理。財產(chǎn)物資的 取得、保管、領(lǐng)用要有嚴格的報批程序，指派專人負責。.舉辦會議購置或通過贊助取得的各項財產(chǎn)物資，應(yīng)在 會議結(jié)束后3個月內(nèi)進行處理，具體處理方案報計劃財務(wù)處 審批，財產(chǎn)物資處置收入在扣除相關(guān)稅費后上繳學(xué)校。以會 養(yǎng)會的，財產(chǎn)物資處置收入可用于抵補會議相關(guān)支出。第十條會議支出管理.會議支出包括：(1)召開會議所必須的場地租金：A類、B類、C類國際 會議正式代表人均開支標準分別為每天100元(人民幣，貨 幣單位下同)、150元和200元。(2)會議開幕式或閉

13、幕式一次冷餐招待會費用。會議正 式代表人均開支標準為150元。(3)會議期間工作人員住宿費用：除特殊情況報經(jīng)批準 外，會議工作人員人數(shù)控制在會議正式代表人數(shù)的10%以內(nèi), 開支標準按省市相關(guān)文件執(zhí)行。(4)會議期間志愿人員工作午餐費用及誤餐補貼。志愿 人員僅安排午餐或發(fā)放誤餐補貼，開支標準為每人每天100 yc o(5)同聲傳譯人員勞務(wù)費及同聲傳譯設(shè)備和辦公設(shè)備 租金。同聲傳譯開支標準為口譯每人每天5000元，筆譯每千 字200元；同聲傳譯設(shè)備和辦公設(shè)備租金，會議正式代表人 均開支標準為每天50元。（6）境外同聲傳譯人員除勞務(wù)費及境外國際旅費外（只 承當同聲傳譯人員乘坐經(jīng)濟艙的國際旅費，據(jù)實結(jié)

14、算），同聲 傳譯人員的食宿、交通等各項費用，由個人承當。（7）會議代表往返駐地與會場的交通費用及其他必要 的用車費用。租金開支標準原那么為：大巴士（25座以上）每 輛每天1500元，中巴士（25座及以下）每輛每天1000元, 小轎車（5座及以下）每輛每天800元。（8）其他會務(wù)費用。實行綜合定額控制，會議正式代表 人均開支標準為每天100元，開支范圍包括：辦公用品、消 耗材料購置費用，會議文件印刷、會議代表及工作人員的制 證費用等。上述各項費用之間可以調(diào)劑使用，在綜合定額控 制內(nèi)據(jù)實報銷。（9）會議如有注冊費收入，我方可承當相關(guān)組織官員及 秘書處人員會議期間的食宿費用，以及特邀代表的國際、國 內(nèi)旅費。（10） 一般會議代表往返國際國內(nèi)旅費（包括往返機場 的交通費）、食宿、醫(yī)療、參觀游覽、個人消費等費用，由個 人承當。（11）為籌備會議而發(fā)生的郵費、通訊費及勞務(wù)費。會 議勞務(wù)費用不得超過會議支出的10%。勞務(wù)費包括論文評審費、美工費、工作人員勞務(wù)費等。（12）其他必要的有關(guān)費用。.我校舉辦的學(xué)術(shù)會議應(yīng)按國際、國內(nèi)慣例辦事，不得 承當額外的義務(wù)，要厲行節(jié)約、講求實效，從嚴控制經(jīng)費支出, 努力做到以會養(yǎng)會。.會議所有協(xié)議及支出必須經(jīng)計劃財務(wù)處相關(guān)負責人 簽字同意方能報銷。第十一條會議經(jīng)費管理和監(jiān)督.不得用會議經(jīng)費購買設(shè)備。特殊情況，需報學(xué)校批準 同意。.會議費用如有節(jié)余，節(jié)余局部2