財務報銷規(guī)章制度及流程

1、 HYPERLINK / 報銷制度及流程公司支出包括個人費用報銷，辦公行政報銷及業(yè)務支出。個人費用報銷個人費用包括：交際應酬費、交通費、手機話費、差旅費費等費用。個人費用審批流程：必須在費用發(fā)生后兩周內(nèi)，經(jīng)部門主管簽字同意后交行政核查后到財務部審核，財務部審核完畢后交總經(jīng)理批準報銷。報銷人經(jīng)理審核財務部審核總經(jīng)理審批財務部支付行政核查各項講明：1）交際應酬費：在發(fā)生前需填寫交際應酬費申請單，注明招待時刻、對象和可能金額，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意。實際報銷時，申請單作為附件連同發(fā)票交財務審核。如有專門情況，總經(jīng)理不能事前簽字，也需得到其口頭批準并注明在申請單上。2）市內(nèi)交通費：包括廣州市區(qū)內(nèi)及出差地（指

2、原料部門）的市區(qū)交通費，報銷時需在發(fā)票背面注明交通費發(fā)生的時刻和事由。3）公司手機及固定話費由行政統(tǒng)一治理，并辦理銀行自動扣款。行政對每部電話跟蹤統(tǒng)計，選擇適合套餐并協(xié)調(diào)話費資源，對非公司業(yè)務電話跟蹤并經(jīng)確認后歸個人承擔。4）差旅費：（1）、差不多規(guī)定：1、出差人出差前必須詳盡填報差旅申請單，經(jīng)上級主管領(lǐng)導批準后方可出差和借款，緊急情況能夠先報上級主管領(lǐng)導批準，出差回來補辦出差手續(xù)。凡未經(jīng)上級主管領(lǐng)導同意擅自出差者，不予報銷差旅費，同時作曠工處理。2、公司實行差旅費先借款后報銷的制度，多還少補。所有出差借款必須最后經(jīng)總經(jīng)理簽字或總經(jīng)理的授權(quán)人簽字同意才能辦理。出差人所有出差借款必須于歸來之日起

3、10天內(nèi)處理完畢，前帳不清，再借不批。逾期不清的借款，公司先從借款人工資中抵扣并不再同意報銷申請，專門情況報上級領(lǐng)導批準。3、報銷差旅費用時，應填寫“差旅費報銷單”，并粘貼所有項目的正式發(fā)票，主管領(lǐng)導和財務部憑批準的差旅申請單審核報銷，對不符合差旅申請單出差打算的行程和不符合財務規(guī)定的票據(jù)一律不予審批。4、出差期間乘坐交通工具的保險費自行購買，不與長途交通費用票據(jù)一起貼報。5、出差期間到達每一個都市后，用當?shù)豂DD電話打給公司行政總監(jiān)報到。6、出差人員回到公司駐地，必須向公司報到，并要在下一個上班時刻段來公司正常上班，比如上午回到廣州，下午必須上班，下午回到廣州，第二天必須正常上班。7、報銷時

4、要上交差旅總結(jié)（2）、交通工具標準：1、出差能夠自行選擇交通工具，公司不作硬性要求，但應參考以下標準：1.1出差一般乘坐汽車、火車硬座或輪船三等及以下艙位，如可能連續(xù)乘車要超過5小時，可乘坐火車硬臥。出差人也能夠選擇乘坐飛機，但只能按其他交通工具相等距離的最高標準報銷1.2經(jīng)理及以上治理人員能夠選乘飛機經(jīng)濟艙，但機票價格只能低于標準價格的折(含五折)，超額部分由當事人自理。專門情況需事先書面報總經(jīng)理或營銷總監(jiān)批準，報銷時背書注明經(jīng)誰批準，并請誰簽字，否則不予報銷。1.3使用自備車輛出差的(原則上2人出差同一地點)，可報銷10升/百公里的燃油費用。當天不能往返的只報銷住宿費。（3）、發(fā)票標準：1

5、、長途車船票和機票：必須是機打的正規(guī)票，票面要標明動身地、到達地、日期和車次。2、住宿發(fā)票：必須是正式的住宿發(fā)票，要標明入住日期、天數(shù)、價格金額等，并加蓋住宿店章。3、市內(nèi)交通票：出租車票或者地鐵票或者公交車票。4、餐飲票：要求注明消費金額、日期，加蓋店章。5、其他財務認可的能夠抵扣發(fā)票。（4）、各部門差旅費具體講明原料部:國內(nèi)住宿報支標準及差旅報銷講明（單位：人民幣元）住宿標準A區(qū)B區(qū)C區(qū)D區(qū)副總/總監(jiān)/總助300270230200部門經(jīng)理250200170130部門職員200170130100A區(qū)北京、上海、香港、澳門。B區(qū)省會都市、大連、青島、珠海、汕頭、湛江、廈門、宜昌、蘇州、寧波、溫

6、州、深圳。C區(qū)大慶、通化、保定、唐山、包頭、煙臺、濰坊、洛陽、開封、許昌、蚌埠、蕪湖、連云港、徐州、常州、無錫、九江、泉州、漳州、中山、佛山、株洲、大同、寶雞、綿陽、宜賓、瀘州、涪陵、三亞、遵義、柳州、桂林、大理、玉溪D區(qū)中國其他地區(qū)國際差旅費報支標準及講明（單位：美元）標準A區(qū)B區(qū)C區(qū)交通費住宿補助合計交通費住宿補助合計交通費住宿補助合計副總/總監(jiān)/總助據(jù)實報14010150據(jù)實報13010140據(jù)實報1108118部門經(jīng)理據(jù)實報12010130據(jù)實報11010120據(jù)實報90898部門職員據(jù)實報10010110據(jù)實報9010100據(jù)實報70878A區(qū)日本、北美、紐、西北歐B區(qū)臺、韓、中東、

7、東南歐、新加坡C區(qū)馬來西亞、菲、泰、印度、印尼、中南美、其他補充講明機票及住宿酒店一般由行政統(tǒng)一安排，自行安排的只報銷規(guī)定范圍。出租車費用必須另列明細清單住宿費須取據(jù)報銷，住宿費報銷除提供發(fā)票外，還要提供酒店清單作為附件報銷。費用中凡住宿差不多部分能夠報銷（洗衣費等不得報銷）因公務需用的電話費能夠報銷。超過標準者按標準給付，單據(jù)低于標準者按單據(jù)支付，低人員隨高價出差時，住宿費（不含機票）可比照高階之等級支給，但須取據(jù)報銷，無單據(jù)者不得報支住宿費及交通費。多人同行出差時，應盡量少安排單間，以節(jié)約開支。出差目的地可提供宿舍者，不得報支住宿費。職員出差事先經(jīng)單位領(lǐng)導批準就近回家省親辦事的，其繞道交通

8、費，扣除出差直線單程交通費，多開支的部分自理。繞道和在家期間不予報住宿費、補助國內(nèi)出差餐費補助每人50元/天（早餐10元，中午和晚上各20元），不需要提供發(fā)票。出差動身時刻遲于早上9時和中午12時，返還時刻早于下午2時和下午5時，相應的早、午、晚膳食補助被扣除。出差期間發(fā)生 應酬費，在報銷時應注明每次應酬的時刻及金額，同時扣除相應的餐費補助。出差期間因工作需要發(fā)生的招待費用一律作為業(yè)務招待費開支，不得計入差旅費。同一地區(qū)駐留10天（含）以上者，超過天數(shù)的全額補助按7折給付。制劑部:1、住宿費、伙食費、市內(nèi)交通費、通訊費四項實行費用包干（標準見下表），按天數(shù)計算。出差半天的按一天計算，其他的差旅

9、補助或補貼取消。但出差人必須提供各項包干費用等額的正式發(fā)票給財務作帳，并按粘貼要求自行粘貼完整方能報銷。包干費標準（單位：元人民幣）：職級職位專門地區(qū)一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)1副總經(jīng)理/總監(jiān)/總助3503202802502部門經(jīng)理3002502201803區(qū)域經(jīng)理2502201801504地區(qū)主管2001801501205地區(qū)業(yè)務員180150120100地區(qū)分類標準：專門地區(qū)：北京、上海、廣州、深圳、香港、澳門。一類地區(qū)：省會都市、大連、青島、珠海、汕頭、湛江、廈門、宜昌、蘇州、寧波、溫州。二類地區(qū)：大慶、通化、保定、唐山、包頭、煙臺、濰坊、洛陽、開封、許昌、蚌埠、蕪湖、連云港、徐州、常州、

10、無錫、九江、泉州、漳州、中山、佛山、株洲、大同、寶雞、綿陽、宜賓、瀘州、涪陵、三亞、遵義、柳州、桂林、大理、玉溪。三類地區(qū)：除上述兩類地區(qū)以外的都市。2、出差人在異地確實因為業(yè)務需要招待客戶的，必須提早報告上級主管領(lǐng)導批準，費用標準操縱在30元/人標準。報銷時必須背書經(jīng)誰批準，請誰簽字。未通過批準的業(yè)務招待費不予報銷。3、出差人到達的出差地是其家庭所在地時，包干費用只報銷20%，其他標準不變。但未經(jīng)批準出差人不得擅自繞道回家，否則一切費用自理。4、兩人及以上多人一起出差共同工作，要求一起吃住、一起行動，包干費用最高級不人員報銷100%，其他人各自報銷20%。5、出差人出差于都市之間、省會之間均

11、可算為長途交通，長途交通費能夠據(jù)實報銷。出差于某一都市，從市內(nèi)到長途汽車站、火車站、碼頭、機場，或者從以上地點到市內(nèi)，均按市內(nèi)交通計算，不與長途交通費用票據(jù)一起貼報。（二）辦公室及行政費用報銷辦公室費用包括租金支出、文具采購、快遞結(jié)算、與車輛使用有關(guān)的費用等。1、經(jīng)辦人取得發(fā)票和費用清單后，填報銷單交財務審核后，財務交總經(jīng)理核準報銷。2、辦公室租金等事前已簽合同的支出，經(jīng)辦人應把已生效的合同復印件交財務備案，財務憑合同條款審核付款，總經(jīng)理可后補簽字。3、文具費、快遞費、物資運費等費用，發(fā)票應有清單作為附件。4、公司汽車費用報銷對應到具體車輛，汽油報銷注明加油時刻，外出辦事停車路橋費的報銷需有證

12、明人，每日登記汽車行程及并記錄公里數(shù)。汽車的保養(yǎng)維修要由經(jīng)辦人書面確認故障并提出整修方案后經(jīng)其他司機簽名確認后，以書面的形式獲得行政審批后由再做維護。維修費報銷需提供修理行修理清單及正式收款收據(jù)（發(fā)票）經(jīng)行政核查后報財務部審核支付。總經(jīng)理可后補簽字。（三）與業(yè)務有關(guān)的支出業(yè)務有關(guān)的費用包括貨款支付、CM費、藥檢費、海關(guān)稅金、運費等與具體銷售合同緊密關(guān)聯(lián)的支出。此類款項的支付需以已簽訂的合同或相應文件作為依據(jù)，需提早2天以書面或電子郵件方式通知財務。其中稅費、報關(guān)費、藥檢費、約定金額的CM付款由財務部審核后支付，總經(jīng)理后補審核。預付貨款由財務審核無誤交總經(jīng)理批準付款，專門情況下，由財務部先電話申

13、請付款，再交總經(jīng)理簽字。（四）公司已有單據(jù)的使用任何單據(jù)的填寫都必須把支動身生的時刻（或所屬的時刻）、事由、大小寫金額等要素都填列上去，沒有發(fā)票或收據(jù)的需要注明。具體對應單據(jù)使用如下：現(xiàn)金支付證明單：對應沒有單據(jù)的現(xiàn)金支出 如：辦事處結(jié)算CM費，支付私人無單據(jù)提供的支出等費結(jié)算證： 對應有單據(jù)的現(xiàn)金支出如：藥檢費、物資運費、與汽車使用有關(guān)的費用、辦公室費等通過現(xiàn)金支付的費用費用報銷單： 對應差旅報銷有用付款申請單： 對應通過銀行支付的款項：如：貨款，其他結(jié)算費等（制劑適用）APPLICATION： 對應通過銀行轉(zhuǎn)賬的支出（原料適用） 如：關(guān)稅、報關(guān)費、及其他通過銀行轉(zhuǎn)賬的費用發(fā)貨申請單： 出入

14、倉登記（制劑適用）DOMESTIC REPORT：出入倉登記（原料適用）REPORT: 對應銷售收款（原料適用）（五）附表：差旅申請單。差 旅 申 請 單出差人所在部門職位目的地可能時刻費用預算出差事由行程安排打算主管領(lǐng)導意見總經(jīng)理意見注明：凡沒有此差旅申請表，和未經(jīng)相關(guān)主管批示同意，財務部不予報銷差旅費用采購及到貨流程制劑：老品種：采購部依據(jù)庫存及銷量，制定采購打算報財務審批（審核與供應商往來款清算情況及銷售情況），再給業(yè)務經(jīng)理審核，最后交出納付款。新品種：采購部依據(jù)庫存及銷量，制定采購打算交業(yè)務經(jīng)理審批，再交報財務審核（審核與供應商往來款清算情況及銷售情況）簽字，最后交出納付款。總經(jīng)理業(yè)務

15、審批財務部審核與供應商往來及銷售情況，依資金情況付款倉庫核對采購單與實際無誤后入倉財務部核對實際入倉數(shù)入賬采購部依據(jù)庫存及銷量制定采購打算原料：原料要緊按照以銷定購的方式采購，部分老產(chǎn)品采納備貨方式采購。采購部在銷售部確認好銷售合同前提下，和供應商簽訂購合同，并依據(jù)合同條款提早3天通知財務部，財務部審核備案成本及報關(guān)流程后，依據(jù)采購進度安排付款。銷售及發(fā)貨流程制劑：老品種：采納收款后發(fā)貨的運作模式，業(yè)務員在公司定價范圍內(nèi)與客戶洽談確定銷售通知客戶付款，同時填寫發(fā)貨申請單，出納查帳確認收款簽名后，移交客服核查登記。出倉單一式三聯(lián)，一聯(lián)交倉庫發(fā)貨，一聯(lián)客服留存，一聯(lián)財務入賬，月末財務和倉庫核對倉庫

16、批號及數(shù)量。新品種：采納打單返點的運作模式的產(chǎn)品，業(yè)務在公司定價范圍內(nèi)與客戶洽談確定銷售，同時填寫發(fā)貨申請單，交業(yè)務經(jīng)理審批，再移交客服核查登記，相關(guān)人員在出倉單上簽字確認。出倉單一式三聯(lián)，一聯(lián)交倉庫發(fā)貨，一聯(lián)客服留存，一聯(lián)財務入賬，月末財務和倉庫核對倉庫批號及數(shù)量。業(yè)務員填寫發(fā)貨申請單出納查收款項并簽名確認制劑客服核查登記，倉庫依照發(fā)貨單要求發(fā)貨總經(jīng)理審核財務依據(jù)發(fā)貨單入帳由于制劑藥存在返款的情況，返款流程講明如下：業(yè)務填寫申請后給出納確認款項，經(jīng)客服登記確認后賬務會計核對，業(yè)務經(jīng)理審批，財務付款（非新藥由于業(yè)務經(jīng)理沒有具體跟進，故其不必審核）。業(yè)務員填寫返款單出納查收款項并簽名確認制劑客服

17、核查登記，賬務會計核對賬務往來情況總經(jīng)理核查客戶情況及返款情況出納支付返款原料：業(yè)務員按公司合同范本的9項要求草擬銷售合同，電傳財務部，財務部審核合同的規(guī)范性和毛利可行性后，通知業(yè)務到財務蓋章并回傳客戶簽字。業(yè)務在發(fā)貨前把有效的合同原件交財務備案。財務憑填寫完整的發(fā)貨單及銷售合同原件，通知倉庫出貨。到貨后，業(yè)務需把客戶回傳的收貨收據(jù)傳真件交財務存檔。貨款必須嚴格按照簽訂開票單位打款。業(yè)務員按公司合同范本的9項草擬銷售合同要求草擬銷售合同要求草擬銷售合同訂銷售合同財務審核合同的規(guī)范性和毛利可行性后通知業(yè)務到財務蓋章財務審核發(fā)貨單及合同原件倉庫依據(jù)財務指示發(fā)貨財務依據(jù)實際發(fā)貨情況入賬總經(jīng)理毛利過低

18、的獲得審批開票流程：制劑：業(yè)務寫開票申請給財務（彭玲審核實際銷售與開票情況是否相符及稅款情況），到GSP審核簽名后財務開票轉(zhuǎn)前臺統(tǒng)計后給業(yè)務寄出業(yè)務員（寫開票申請經(jīng)部門經(jīng)理審批）財務（彭玲審核銷售與開票是否相符及稅款情況）GSP審核財務開票轉(zhuǎn)前臺統(tǒng)計后給業(yè)務寄出 原料：業(yè)務寫開票申請給財務部（審核實際銷售與開票情況是否相符）給GSP審核確認，稅務會計審核簽名（把握進項及稅負）后到財務開票。桐輝發(fā)票轉(zhuǎn)前臺登記后給業(yè)務寄出業(yè)務員（寫開票申請經(jīng)部門經(jīng)理審批）財務（會計審核銷售與開票是否相符等）GSP審核財務稅務會計審核簽名（把握進項及稅負）財務開票轉(zhuǎn)前臺統(tǒng)計后給業(yè)務寄出財務部內(nèi)部制度財務崗位及分工：

19、財務經(jīng)理協(xié)調(diào)治理整個財務部的工作，負責全盤賬務核對，報表制作及分析，資金調(diào)控，審核操縱稅票開進開出整體把握稅負賬務會計負責日常賬務錄入及協(xié)助財務經(jīng)理報表制作及分析賬務與實際的核對，原料銷售及采購研發(fā)的提成，整理移交票據(jù)給稅務會計出納資金的日常收付及登記，開發(fā)票及登記（僅原料）制劑進銷存的錄入工作，稅務會計對稅賬務的日常錄入，稅務報表的制作，制劑銷售治理工作，整理計算制劑的銷售提成財務考核表：財務經(jīng)理總分自評建議總經(jīng)理評分講明及需要改進正確高效調(diào)控資金20.00 及時準確制作財務報表20.00 賬務審核及時準確20.00 有效地報表分析10.00 審批單證及時嚴格10.00 財務保密工作10.0

20、0 配合其他部門服務態(tài)度5.00 自查有問題及時反饋5.00 財務經(jīng)理總評100.00 賬務會計總分自評建議財務經(jīng)理評分講明及需要改進總經(jīng)理評分講明及需要改進日常賬務及時準確錄入30.00 報表及分析表格準確及時20.00 系統(tǒng)維護及時10.00 和稅務會計配合10.00 單證傳遞完整及時10.00 財務保密工作10.00 配合其他部門服務態(tài)度5.00 自查有問題及時反饋5.00 賬務會計總評100.00 稅務會計總分自評建議財務經(jīng)理評分講明及需要改進總經(jīng)理評分講明及需要改進日常賬務及時準確錄入30.00 報表及分析表格準確及時20.00 稅款及時準確申報10.00 和賬務會計配合10.00

21、單證傳遞完整及時10.00 財務保密工作10.00 配合其他部門服務態(tài)度5.00 自查有問題及時反饋5.00 稅務會計總評100.00 出納總分自評建議財務經(jīng)理評分講明及需要改進總經(jīng)理評分講明及需要改進收付款準確及時20.00 單據(jù)填寫詳細準確20.00 資金表格及時準確提供20.00 單證傳遞完整及時20.00 財務保密工作10.00 配合其他部門服務態(tài)度5.00 自查有問題及時反饋5.00 出納總評100.00 差不多工資不參加考核，就考核工資來算，90份以上按照全額發(fā)，90分一下按照考核工資*分數(shù)/100上表中列有配合其他部門態(tài)度分可由行政部每月交由公司其他職員隨機考核，分值設(shè)為5分按照加權(quán)平均確認分值。另外：財務部實行內(nèi)部獎罰，在當月發(fā)覺一處錯扣50元/次發(fā)覺者獎勵50元/次，累計10次報總經(jīng)理裁決。財務崗位管控報銷/付款單據(jù)審核在部門主管初步批準的前提下，依照財務制度，黃暉負責審核單據(jù)的合規(guī)性合理性，金額的準確性。如有異?；?qū)ｉT單據(jù)，提交張總核準。張麗文依照報銷金額，及時準確把款項支付到對方賬戶。完成付款