合同管理制度2014325

1、附錄I(規(guī)范性附錄) 商務(wù)合同管理制度 修改碼：0一、目的為規(guī)范深圳市深供供電服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）的商務(wù)合同管理工作，預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及分公司簽訂的各類業(yè)務(wù)商務(wù)合同與協(xié)議。 三、職責(zé)各部門負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)的合同編制、初審、合同范本修訂及合同履行情況反饋。經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)商務(wù)合同的歸口管理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從職責(zé)和專業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行專業(yè)審核和監(jiān)督。行政人事部負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同的簽訂、整理及歸檔。分公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目安全合同的簽訂、整理及歸檔。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)合同的審核?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)合同的審批（或者授權(quán)審批）及簽署。四、管理內(nèi)容與方

2、法4.1總則任何單位和個(gè)人不得利用合同從事違法活動(dòng)，擾亂公司經(jīng)營(yíng)管理秩序，損害公司利益、國家利益或社會(huì)公眾利益。公司合同的管理、承辦、審核、履行和檔案管理人員等，對(duì)合同負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)禁泄露公司商業(yè)秘密。簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審核權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對(duì)獨(dú)立、互相制約的原則。任何合同均需按照合同審批程序批準(zhǔn)后，方可簽訂。4.2 合同訂立除工程類項(xiàng)目，凡金額在1萬元以上或提供常規(guī)性服務(wù)的均應(yīng)簽訂合同。合同訂立前，應(yīng)從以下方面對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況及合同內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查和確認(rèn)：合同對(duì)方的主體資格應(yīng)合法，具有相應(yīng)的履約能力和信用，合同對(duì)方應(yīng)具有經(jīng)年檢的合法營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際相符；擬訂立合同內(nèi)容

3、應(yīng)符合合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、資質(zhì)證書。對(duì)方不是法人或擬簽約人不是法定代表人時(shí)，還應(yīng)提供合法、完備的授權(quán)委托書原件。涉及代理的，對(duì)方還應(yīng)提供合法、完備的代理資格證明。項(xiàng)目、工程、設(shè)計(jì)、設(shè)備或軟件的技術(shù)應(yīng)先進(jìn)科學(xué)，符合實(shí)際使用或應(yīng)用的要求。質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)服務(wù)等條款應(yīng)明確、具體并具有可操作性。合同的主要條款應(yīng)與中標(biāo)標(biāo)書內(nèi)容一致，合同價(jià)款應(yīng)與中標(biāo)價(jià)格一致。合同必須以書面形式訂立，并使用國家有關(guān)部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本或公司合同范本；沒有標(biāo)準(zhǔn)文本或范本的，合同的格式應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。合同范本僅對(duì)某類合同的一般性條款作出約定，具體條款如標(biāo)的、規(guī)格、

4、數(shù)量、履行地點(diǎn)和時(shí)間、價(jià)款、支付方式、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保修等條款，由實(shí)施部門根據(jù)具體情況約定并填寫。合同的法律性條款包括保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和其他民事權(quán)利的保護(hù)、違約責(zé)任、不可抗力、爭(zhēng)議的解決、合同的生效等，不得做不利于公司的修改。對(duì)合同范本進(jìn)行修改的，必須在審核合同時(shí)明示。合同一般應(yīng)具備下列條款：當(dāng)事人的名稱、地址、開戶銀行；標(biāo)的；質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格和數(shù)量；價(jià)款及支付方式；履行期限、地點(diǎn)和方式；驗(yàn)收；違約責(zé)任；合同爭(zhēng)議的解決方式；合同簽訂的時(shí)間、地點(diǎn)等。其中通信設(shè)備買賣或工程合同還應(yīng)包括包裝、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、安裝、初驗(yàn)和終驗(yàn)、技術(shù)服務(wù)和保修條款；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同還應(yīng)包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬、許可、

5、保護(hù)和糾紛的處理?xiàng)l款等。合同爭(zhēng)議的解決方式條款：約定訴訟方式的，應(yīng)盡量約定雙方發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議無法協(xié)商解決時(shí)，應(yīng)向我方住所地法院提起訴訟； 簽訂合同應(yīng)當(dāng)按照合同審批審核流程規(guī)定辦理。（具體流程詳見附件二）所有商務(wù)合同都應(yīng)按順序統(tǒng)一編號(hào)。（具體編號(hào)詳見附件一）合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號(hào)）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。合同的訂立應(yīng)遵循事先簽訂的原則。凡超過合同開始履行時(shí)間一個(gè)月的，均應(yīng)提供倒簽說明，須由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。凡已過合同期限事后補(bǔ)簽合同的，提供倒簽說明，須由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。（倒簽說明范本詳見附件三）公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由公司法定代表人或授權(quán)

6、代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以本公司名義對(duì)外簽訂合同。簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋公司公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋公司公章。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。4.3合同審簽程序簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格按照審核流程審核合同。未履行審核程序的合同，除經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)事先書面授權(quán)外，不得簽字蓋章，財(cái)務(wù)部也不予辦理結(jié)算事宜。公司相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照職責(zé)分工，高質(zhì)高效地完成合同審核工作。具體審核流程詳見附件。合同實(shí)施部門負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容是：技術(shù)、規(guī)格、型號(hào)、雙方權(quán)利義務(wù)、具體操作等業(yè)務(wù)條款必須明確、具體和完備。項(xiàng)目、工程、設(shè)備或軟件的技術(shù)應(yīng)先進(jìn)科學(xué)，符合實(shí)際使用或應(yīng)用要求。 技術(shù)措施完備、可行，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)。

7、 質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)服務(wù)條款應(yīng)明確、具體并具有可操作性。 可以提供技術(shù)業(yè)務(wù)支撐。其他應(yīng)由技術(shù)、業(yè)務(wù)或支撐部門審核的內(nèi)容。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容是： 價(jià)款、酬金的確定應(yīng)合法、合理、完備。價(jià)款的結(jié)算支付方式明確、具體、合法。防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其他應(yīng)由財(cái)務(wù)部審核的內(nèi)容。 經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容：合同內(nèi)容、形式和程序合法、有效。合同條款具體完備。合同文字表述嚴(yán)密、規(guī)范、準(zhǔn)確。合同履行了審核程序。其他需要提供的材料。實(shí)施部門應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成合同整理及初稿，經(jīng)營(yíng)部及財(cái)務(wù)部門各1個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并在合同審核表中寫明審查意見后。審查部門認(rèn)為合同對(duì)方不完全具備履約能力或資信不明的，實(shí)施部門應(yīng)要求對(duì)方就

8、其履約能力提供擔(dān)保，無可靠擔(dān)保財(cái)產(chǎn)或擔(dān)保人，不得與之簽約。合同對(duì)方具有下列情況之一的，不得與之簽訂合同：資信不明或資信狀況不好的。履約能力差或無履約能力的。合同標(biāo)的價(jià)值超過簽約當(dāng)事人固定資產(chǎn)或注冊(cè)資金的。超出經(jīng)營(yíng)范圍的。無法人資格未經(jīng)授權(quán)委托的。簽約人非法定代表人未經(jīng)授權(quán)委托的。有證據(jù)證明對(duì)方經(jīng)營(yíng)狀況不良、資不抵債，或涉及重大債務(wù)糾紛，企業(yè)法定代表人涉嫌犯罪的。其他違反法律、法規(guī)和規(guī)章的。4.4合同履行、變更和解除4.4.1合同履約管理依法生效的合同，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)真履行。合同履行部門應(yīng)接受合同管理部門對(duì)履行情況的監(jiān)督檢查。實(shí)施部門在接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收程序。對(duì)不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在

9、法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。公司未能按約定履行合同時(shí)，合同實(shí)施部門應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)通知經(jīng)營(yíng)部。合同實(shí)施部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人積極協(xié)商，采取必要措施，避免或減輕公司法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。如對(duì)方當(dāng)事人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同，合同實(shí)施部門應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h或整改通知，同時(shí)合同實(shí)施部門應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，盡量與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，用書面形式要求其繼續(xù)履行合同。合同結(jié)算必須通過公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行。對(duì)于合法有效的合同，公司財(cái)務(wù)部必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)

10、務(wù)部有權(quán)拒絕結(jié)算。與合同有關(guān)的協(xié)議、文本、電報(bào)、電傳、信件、圖表、會(huì)議紀(jì)要等文字材料和單據(jù)、憑證等，均屬合同相關(guān)文件的組成部分，應(yīng)妥善保管并存檔。4.3.2合同的變更和解除公司因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，并及時(shí)向公司報(bào)告。公司遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。4.5 合同

11、糾紛處理合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)，采取以下方式處理：協(xié)商解決。依法提請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)構(gòu)調(diào)解。根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式解決。依法提起訴訟或申請(qǐng)仲裁。為避免和減少合同糾紛案件，出現(xiàn)合同爭(zhēng)議時(shí)應(yīng)盡量通過協(xié)商方式解決。合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。合同發(fā)生訴訟、仲裁等糾紛時(shí)，合同實(shí)施部門應(yīng)立即將糾紛情況報(bào)告公司法人代表或分管副總經(jīng)理，同時(shí)主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門，研究解決方案。合同糾紛的解決方案應(yīng)通過公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)選聘律師，并辦理授權(quán)、出庭和相關(guān)手續(xù)。合同實(shí)施部門及經(jīng)營(yíng)部應(yīng)指定專人配合律師處理糾紛。在處理合同糾紛過

12、程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù)。向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。解決合同糾紛的申請(qǐng)書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由公司備案。4. 6合同資料管理合同檔案應(yīng)包括談判記錄、來往函件、合同文本、合同審核表、業(yè)務(wù)請(qǐng)示簽報(bào)表等資料。合同應(yīng)按公司檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。4.7 其他凡有下列情況之一的，公司應(yīng)追究責(zé)任人的行政

13、、經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：（一）未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍以公司名義對(duì)外簽訂合同的。（二）違反合同審核程序?qū)ν夂炗喓贤?。（三）在合同簽訂履行過程中以權(quán)謀私、泄露商業(yè)秘密或玩忽職守的。（四）其他情況五、附件附件一：合同編號(hào)規(guī)則附件二：合同審批流程附件三：倒簽說明附件一合同編號(hào)規(guī)則SG WY QJ 2013 001XX#(00) 補(bǔ)充協(xié)議流水號(hào) 該年份內(nèi)所簽合同份數(shù)順序號(hào) 合同簽訂年份 合同類型或業(yè)務(wù)縮寫 業(yè)務(wù)實(shí)施部門縮寫公司縮寫例如：SGWYQJ2013008（02）該補(bǔ)充協(xié)議是深供市深供電服務(wù)有限公司物業(yè)分公司在2013年第簽訂的第8份清潔合同的第二次補(bǔ)充協(xié)議。一級(jí)編

14、碼：公司縮寫規(guī)則，如下表所示：公司名稱縮寫深圳市深供供電服務(wù)有限公司SG二級(jí)編碼：業(yè)務(wù)實(shí)施部門縮寫規(guī)則部門縮寫物業(yè)分公司W(wǎng)Y餐飲分公司CY工程分公司GC行政部XZ人力資源部RZ財(cái)務(wù)部CW經(jīng)營(yíng)部JY質(zhì)安部ZA變電服務(wù)部BD三級(jí)編碼：合同類型或業(yè)務(wù)縮寫規(guī)則合同類型縮寫電梯合同DT空調(diào)合同KT保安合同BA清潔合同QJ綠化合同LH農(nóng)副產(chǎn)品合同SC零星維護(hù)合同LXWH購銷合同GX其它合同QT注： 1、電梯合同包括電梯維修及電梯日常維保合同 2、空調(diào)合同包括中央空調(diào)水質(zhì)處理、空調(diào)維修及空調(diào)日常維保合同 3、保安合同包括保安合同、前臺(tái)客服合同、水電工合同 4、清潔合同包括清潔合同、水池清洗合同、消殺合同、化

15、糞池清洗合同、生活廢水處理合同、二次供水設(shè)施清洗消毒合同、外墻清洗合同 6、零星維護(hù)合同：包括其它設(shè)施維護(hù)合同、其它日常維修合同、工程維修合同、改造工程合同7、其它合同：其他非常規(guī)臨時(shí)性合同、物業(yè)專項(xiàng)、軟件服務(wù)合同四級(jí)編碼即合同簽訂年份。如：在2013年簽訂的，該級(jí)編碼即為：2013五級(jí)編碼：該年份內(nèi)所簽合同份數(shù)順序號(hào)。根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號(hào)如：007補(bǔ)充協(xié)議編碼規(guī)則補(bǔ)充協(xié)議是指對(duì)合同的補(bǔ)充、變更、解除等而訂立的協(xié)議，在與合同公用一個(gè)編號(hào)的前提下，根據(jù)補(bǔ)充協(xié)議的簽訂順序在流水號(hào)后用擴(kuò)號(hào)加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字以“01”開始“99”.附件二收入合同簽訂流程分包合同簽訂流程 合同審批表合同名稱合同編號(hào)合同范圍價(jià)格總價(jià)合同期限合同簽訂方甲方： 乙方：合同份數(shù)份單份合同頁數(shù)頁合同附件名稱及其頁數(shù)合同經(jīng)辦人電話合同經(jīng)辦部門意見 送達(dá)時(shí)間： 年 月 日 年 月 日實(shí)施部門經(jīng)辦人意見 送達(dá)時(shí)間： 年 月 日 年 月 日實(shí)施部門意見 送達(dá)時(shí)間： 年 月 日 年 月 日財(cái)務(wù)部門意見 送達(dá)時(shí)間： 年 月 日 年 月 日實(shí)施部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見 送達(dá)時(shí)間： 年 月 日 年 月 日