合同管理制度2014325

1、附錄I(規(guī)范性附錄) 商務(wù)合同管理制度 修改碼：0一、目的為規(guī)范深圳市深供供電服務(wù)有限公司（以下簡稱公司）的商務(wù)合同管理工作，預(yù)防、減少和及時解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及分公司簽訂的各類業(yè)務(wù)商務(wù)合同與協(xié)議。 三、職責(zé)各部門負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)的合同編制、初審、合同范本修訂及合同履行情況反饋。經(jīng)營部負(fù)責(zé)商務(wù)合同的歸口管理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從職責(zé)和專業(yè)角度對合同進(jìn)行專業(yè)審核和監(jiān)督。行政人事部負(fù)責(zé)勞動合同的簽訂、整理及歸檔。分公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目安全合同的簽訂、整理及歸檔。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)合同的審核?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)合同的審批（或者授權(quán)審批）及簽署。四、管理內(nèi)容與方

2、法4.1總則任何單位和個人不得利用合同從事違法活動，擾亂公司經(jīng)營管理秩序，損害公司利益、國家利益或社會公眾利益。公司合同的管理、承辦、審核、履行和檔案管理人員等，對合同負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)禁泄露公司商業(yè)秘密。簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審核權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對獨(dú)立、互相制約的原則。任何合同均需按照合同審批程序批準(zhǔn)后，方可簽訂。4.2 合同訂立除工程類項(xiàng)目，凡金額在1萬元以上或提供常規(guī)性服務(wù)的均應(yīng)簽訂合同。合同訂立前，應(yīng)從以下方面對合同相對方的主體資格、資信狀況及合同內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查和確認(rèn)：合同對方的主體資格應(yīng)合法，具有相應(yīng)的履約能力和信用，合同對方應(yīng)具有經(jīng)年檢的合法營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際相符；擬訂立合同內(nèi)容

3、應(yīng)符合合同對方的經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、資質(zhì)證書。對方不是法人或擬簽約人不是法定代表人時，還應(yīng)提供合法、完備的授權(quán)委托書原件。涉及代理的，對方還應(yīng)提供合法、完備的代理資格證明。項(xiàng)目、工程、設(shè)計(jì)、設(shè)備或軟件的技術(shù)應(yīng)先進(jìn)科學(xué)，符合實(shí)際使用或應(yīng)用的要求。質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)服務(wù)等條款應(yīng)明確、具體并具有可操作性。合同的主要條款應(yīng)與中標(biāo)標(biāo)書內(nèi)容一致，合同價款應(yīng)與中標(biāo)價格一致。合同必須以書面形式訂立，并使用國家有關(guān)部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本或公司合同范本；沒有標(biāo)準(zhǔn)文本或范本的，合同的格式應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。合同范本僅對某類合同的一般性條款作出約定，具體條款如標(biāo)的、規(guī)格、

4、數(shù)量、履行地點(diǎn)和時間、價款、支付方式、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保修等條款，由實(shí)施部門根據(jù)具體情況約定并填寫。合同的法律性條款包括保密、知識產(chǎn)權(quán)和其他民事權(quán)利的保護(hù)、違約責(zé)任、不可抗力、爭議的解決、合同的生效等，不得做不利于公司的修改。對合同范本進(jìn)行修改的，必須在審核合同時明示。合同一般應(yīng)具備下列條款：當(dāng)事人的名稱、地址、開戶銀行；標(biāo)的；質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格和數(shù)量；價款及支付方式；履行期限、地點(diǎn)和方式；驗(yàn)收；違約責(zé)任；合同爭議的解決方式；合同簽訂的時間、地點(diǎn)等。其中通信設(shè)備買賣或工程合同還應(yīng)包括包裝、運(yùn)輸、保險、安裝、初驗(yàn)和終驗(yàn)、技術(shù)服務(wù)和保修條款；涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同還應(yīng)包括知識產(chǎn)權(quán)的歸屬、許可、

5、保護(hù)和糾紛的處理?xiàng)l款等。合同爭議的解決方式條款：約定訴訟方式的，應(yīng)盡量約定雙方發(fā)生與合同有關(guān)的爭議無法協(xié)商解決時，應(yīng)向我方住所地法院提起訴訟； 簽訂合同應(yīng)當(dāng)按照合同審批審核流程規(guī)定辦理。（具體流程詳見附件二）所有商務(wù)合同都應(yīng)按順序統(tǒng)一編號。（具體編號詳見附件一）合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。合同的訂立應(yīng)遵循事先簽訂的原則。凡超過合同開始履行時間一個月的，均應(yīng)提供倒簽說明，須由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。凡已過合同期限事后補(bǔ)簽合同的，提供倒簽說明，須由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。（倒簽說明范本詳見附件三）公司對外簽訂合同，應(yīng)由公司法定代表人或授權(quán)

6、代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以本公司名義對外簽訂合同。簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋公司公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋公司公章。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。4.3合同審簽程序簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格按照審核流程審核合同。未履行審核程序的合同，除經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)事先書面授權(quán)外，不得簽字蓋章，財(cái)務(wù)部也不予辦理結(jié)算事宜。公司相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照職責(zé)分工，高質(zhì)高效地完成合同審核工作。具體審核流程詳見附件。合同實(shí)施部門負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容是：技術(shù)、規(guī)格、型號、雙方權(quán)利義務(wù)、具體操作等業(yè)務(wù)條款必須明確、具體和完備。項(xiàng)目、工程、設(shè)備或軟件的技術(shù)應(yīng)先進(jìn)科學(xué)，符合實(shí)際使用或應(yīng)用要求。 技術(shù)措施完備、可行，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)。

7、 質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)服務(wù)條款應(yīng)明確、具體并具有可操作性。 可以提供技術(shù)業(yè)務(wù)支撐。其他應(yīng)由技術(shù)、業(yè)務(wù)或支撐部門審核的內(nèi)容。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容是： 價款、酬金的確定應(yīng)合法、合理、完備。價款的結(jié)算支付方式明確、具體、合法。防范財(cái)務(wù)風(fēng)險。其他應(yīng)由財(cái)務(wù)部審核的內(nèi)容。 經(jīng)營部負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容：合同內(nèi)容、形式和程序合法、有效。合同條款具體完備。合同文字表述嚴(yán)密、規(guī)范、準(zhǔn)確。合同履行了審核程序。其他需要提供的材料。實(shí)施部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成合同整理及初稿，經(jīng)營部及財(cái)務(wù)部門各1個工作日內(nèi)完成審查，并在合同審核表中寫明審查意見后。審查部門認(rèn)為合同對方不完全具備履約能力或資信不明的，實(shí)施部門應(yīng)要求對方就

8、其履約能力提供擔(dān)保，無可靠擔(dān)保財(cái)產(chǎn)或擔(dān)保人，不得與之簽約。合同對方具有下列情況之一的，不得與之簽訂合同：資信不明或資信狀況不好的。履約能力差或無履約能力的。合同標(biāo)的價值超過簽約當(dāng)事人固定資產(chǎn)或注冊資金的。超出經(jīng)營范圍的。無法人資格未經(jīng)授權(quán)委托的。簽約人非法定代表人未經(jīng)授權(quán)委托的。有證據(jù)證明對方經(jīng)營狀況不良、資不抵債，或涉及重大債務(wù)糾紛，企業(yè)法定代表人涉嫌犯罪的。其他違反法律、法規(guī)和規(guī)章的。4.4合同履行、變更和解除4.4.1合同履約管理依法生效的合同，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)真履行。合同履行部門應(yīng)接受合同管理部門對履行情況的監(jiān)督檢查。實(shí)施部門在接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收程序。對不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在

9、法定期限內(nèi)及時提出書面異議。在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。公司未能按約定履行合同時，合同實(shí)施部門應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時通知經(jīng)營部。合同實(shí)施部門應(yīng)與對方當(dāng)事人積極協(xié)商，采取必要措施，避免或減輕公司法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。如對方當(dāng)事人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同，合同實(shí)施部門應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h或整改通知，同時合同實(shí)施部門應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，盡量與對方當(dāng)事人協(xié)商，用書面形式要求其繼續(xù)履行合同。合同結(jié)算必須通過公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行。對于合法有效的合同，公司財(cái)務(wù)部必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)

10、務(wù)部有權(quán)拒絕結(jié)算。與合同有關(guān)的協(xié)議、文本、電報(bào)、電傳、信件、圖表、會議紀(jì)要等文字材料和單據(jù)、憑證等，均屬合同相關(guān)文件的組成部分，應(yīng)妥善保管并存檔。4.3.2合同的變更和解除公司因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，并及時向公司報(bào)告。公司遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。4.5 合同

11、糾紛處理合同履行中發(fā)生爭議時，應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)，采取以下方式處理：協(xié)商解決。依法提請上級主管機(jī)構(gòu)調(diào)解。根據(jù)合同約定的爭議解決方式解決。依法提起訴訟或申請仲裁。為避免和減少合同糾紛案件，出現(xiàn)合同爭議時應(yīng)盡量通過協(xié)商方式解決。合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當(dāng)及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。合同發(fā)生訴訟、仲裁等糾紛時，合同實(shí)施部門應(yīng)立即將糾紛情況報(bào)告公司法人代表或分管副總經(jīng)理，同時主動會同相關(guān)部門，研究解決方案。合同糾紛的解決方案應(yīng)通過公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)選聘律師，并辦理授權(quán)、出庭和相關(guān)手續(xù)。合同實(shí)施部門及經(jīng)營部應(yīng)指定專人配合律師處理糾紛。在處理合同糾紛過

12、程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財(cái)產(chǎn)保全。合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請保全證據(jù)。向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。解決合同糾紛的申請書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由公司備案。4. 6合同資料管理合同檔案應(yīng)包括談判記錄、來往函件、合同文本、合同審核表、業(yè)務(wù)請示簽報(bào)表等資料。合同應(yīng)按公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。4.7 其他凡有下列情況之一的，公司應(yīng)追究責(zé)任人的行政

13、、經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：（一）未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍以公司名義對外簽訂合同的。（二）違反合同審核程序?qū)ν夂炗喓贤?。（三）在合同簽訂履行過程中以權(quán)謀私、泄露商業(yè)秘密或玩忽職守的。（四）其他情況五、附件附件一：合同編號規(guī)則附件二：合同審批流程附件三：倒簽說明附件一合同編號規(guī)則SG WY QJ 2013 001XX#(00) 補(bǔ)充協(xié)議流水號 該年份內(nèi)所簽合同份數(shù)順序號 合同簽訂年份 合同類型或業(yè)務(wù)縮寫 業(yè)務(wù)實(shí)施部門縮寫公司縮寫例如：SGWYQJ2013008（02）該補(bǔ)充協(xié)議是深供市深供電服務(wù)有限公司物業(yè)分公司在2013年第簽訂的第8份清潔合同的第二次補(bǔ)充協(xié)議。一級編

14、碼：公司縮寫規(guī)則，如下表所示：公司名稱縮寫深圳市深供供電服務(wù)有限公司SG二級編碼：業(yè)務(wù)實(shí)施部門縮寫規(guī)則部門縮寫物業(yè)分公司W(wǎng)Y餐飲分公司CY工程分公司GC行政部XZ人力資源部RZ財(cái)務(wù)部CW經(jīng)營部JY質(zhì)安部ZA變電服務(wù)部BD三級編碼：合同類型或業(yè)務(wù)縮寫規(guī)則合同類型縮寫電梯合同DT空調(diào)合同KT保安合同BA清潔合同QJ綠化合同LH農(nóng)副產(chǎn)品合同SC零星維護(hù)合同LXWH購銷合同GX其它合同QT注： 1、電梯合同包括電梯維修及電梯日常維保合同 2、空調(diào)合同包括中央空調(diào)水質(zhì)處理、空調(diào)維修及空調(diào)日常維保合同 3、保安合同包括保安合同、前臺客服合同、水電工合同 4、清潔合同包括清潔合同、水池清洗合同、消殺合同、化

15、糞池清洗合同、生活廢水處理合同、二次供水設(shè)施清洗消毒合同、外墻清洗合同 6、零星維護(hù)合同：包括其它設(shè)施維護(hù)合同、其它日常維修合同、工程維修合同、改造工程合同7、其它合同：其他非常規(guī)臨時性合同、物業(yè)專項(xiàng)、軟件服務(wù)合同四級編碼即合同簽訂年份。如：在2013年簽訂的，該級編碼即為：2013五級編碼：該年份內(nèi)所簽合同份數(shù)順序號。根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號如：007補(bǔ)充協(xié)議編碼規(guī)則補(bǔ)充協(xié)議是指對合同的補(bǔ)充、變更、解除等而訂立的協(xié)議，在與合同公用一個編號的前提下，根據(jù)補(bǔ)充協(xié)議的簽訂順序在流水號后用擴(kuò)號加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字以“01”開始“99”.附件二收入合同簽訂流程分包合同簽訂流程 合同審批表合同名稱合同編號合同范圍價格總價合同期限合同簽訂方甲方： 乙方：合同份數(shù)份單份合同頁數(shù)頁合同附件名稱及其頁數(shù)合同經(jīng)辦人電話合同經(jīng)辦部門意見 送達(dá)時間： 年 月 日 年 月 日實(shí)施部門經(jīng)辦人意見 送達(dá)時間： 年 月 日 年 月 日實(shí)施部門意見 送達(dá)時間： 年 月 日 年 月 日財(cái)務(wù)部門意見 送達(dá)時間： 年 月 日 年 月 日實(shí)施部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見 送達(dá)時間： 年 月 日 年 月 日