2022年文書檔案管理制度

1、第PAGE6頁共NUMPAGES6頁2022年文書檔案管理制度1、目的與適用范圍本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,本制度適用于公司文書檔案的管理。2、工作內(nèi)容2.1文書檔案的歸檔2.l.l各部門承辦完畢需要?dú)w檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動不得私自帶文件到其它單位。2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)和紅墨水書寫。2.1.4移交歸檔的案卷應(yīng)編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。2.1.5歸檔的案卷必

2、須符合下列要求:2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。2.1.5.2標(biāo)題要文字概括、簡潔、準(zhǔn)確,而且標(biāo)題不宜過長,一般不超過_個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號,填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。2.2文書檔案的整理和保管2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設(shè)備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。2.2.

3、5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進(jìn)行定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。2.3文書檔案的簽定和銷毀2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負(fù)責(zé)對檔案材料的鑒定工作。2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應(yīng)對照上級和本單位的保管期限進(jìn)行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實(shí)工作和長遠(yuǎn)工作的參考價值,確定保管期限。2.3.3對確實(shí)推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽署材料永久保存。2.4文書檔案的統(tǒng)計(jì)利用2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)

4、統(tǒng)計(jì)表、主要內(nèi)容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復(fù)制等。2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護(hù)、保密,嚴(yán)禁私自涂改和銷毀。2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級領(lǐng)導(dǎo)審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準(zhǔn)持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關(guān)的部分。2022年文書檔案管理制度（二）一第一條為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。第二條執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成

5、部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。第三條各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。第四條水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。第五條各級水行政主管部門的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。第六條執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔(一)在每次執(zhí)法活動進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價值;(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;1.水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)

6、查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書，結(jié)案報(bào)告等;2.行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達(dá)回證等;3.行政訴訟類：_書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，_書以及與案件有關(guān)的司法文書等;4.統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表;5.法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工

7、程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實(shí)施細(xì)則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;6.其他類。人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。(四)檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點(diǎn)清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。第七條執(zhí)法文書檔案的整理與保管(一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交

8、手續(xù)。第八條執(zhí)法文書檔案的利用(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。第九條各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。文書檔案管理細(xì)則二1、文書立卷每年年初_部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開。分年度。將文件按其形成的年度分開。分級別

9、。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù)、下級_請示應(yīng)放在一起。分機(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。分期限。根據(jù)文書檔案保管期限的規(guī)定，將文件按不同的保管期限分開。在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機(jī)關(guān))，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。2、檔案管理將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。3、檔案利用準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、