大宗物資和大型設備采購及工程項目招投標管理辦法

1、大宗物資和大型設備采購及工程項目管理辦法1 目的為加強公司項目大宗物資和大型設備（10萬元及以上）采購管理及工程項目（10萬元及以上）管理，降低成本，維護公司利益，制定本管理辦法。2管理機構構成及職責成立項目招投標管理小組（以下簡稱管理小組），負責大宗物資和大型設備采購及工程項目的招投標管理工作，小組構成及職責如下。2.1管理小組構成及職責2.1.1人員構成組長：成員：根據(jù)招投標內容由公司相關人員組成。2.1.2職責組長：負責項目大宗物資和大型設備采購、工程項目招投標的組織及過程管理工作。成員：參加承包商資質審核、詢價、比價；參加技術交流、方案審核、承包商實力及業(yè)績考察；參加采購及工程項目的招

2、投標及議標工作；參加設備制作過程質量管控、關鍵環(huán)節(jié)監(jiān)造及出廠檢測和驗收；參加技術協(xié)議審核工作;參加工程項目管理工作。3 相關管理要求3.1采購計劃管理3.1.1由技術工藝組根據(jù)總指揮要求、項目工藝調整需要及設計要求，形成相關技術條件及采購計劃報總指揮批準后，OA轉發(fā)給管理小組組長。3.1.2由管理小組組長組織人員根據(jù)技術條件及采購計劃完成提報所需的工作內容（包括設備選型、供應商資質審核、詢價、比價、組織技術交流、前期考察及招標等內容）。3.2 采購管理與工程管理管理小組根據(jù)所需采購物資、設備的條件狀況（包括供貨周期、供貨地點、供應商情況、采購數(shù)量等因素）及工程項目狀況，確定采用招標或議標的方式

3、確定承包商。3.2.1招投標管理（1）由行政管理組負責形成招標文件，報管理小組組長審核，通過后，發(fā)給入選的承包商, 由管理小組組長根據(jù)項目的需要確定招投標時間及參加招標會相關人員，并組織召開招標會。（2）投標文件要求密封，在招標會上，現(xiàn)場公開拆封，當場唱標；如需收取投標保證金，則提前由財務人員收取。（3）唱標結束后，由管理小組組長組織人員開始評標，在評標過程中可就標書內容分別向投標承包商進行詢問。（4）評標完成后由管理小組組長組織人員研究形成最終意見，確定第一中標單位和第二中標單位，經(jīng)總指揮批準后向所有投標單位公開宣布結果。3.2.2議標管理（1）下述情況下的物資采購可以選擇議標的采購形式采購

4、物資屬于獨家產品、專利產品或其他廠家暫時不能滿足工藝、技術、性能要求的產品。緊急狀態(tài)下，事先無法實施招標、比價采購的基建、生產所需物資。原主機用的備件，其他制造廠產品的安裝尺寸、質量、性能無法取代物資。（2）在進行議標前，必須進行市場調研，由管理小組組長指定人員了解價格構成，為議標時提供有參考價值的價格依據(jù)，包括供應商價格表、其他同類生產廠家同等型號物資的價格，本公司前期的采購價格或供應商提供與其他廠家交易的同類產品同期的發(fā)票或合同。（3）完成準備工作后，由管理小組組長根據(jù)項目的需要確定議標時間，由管理小組組長組織人員進行議標，確定采購價格。3.3 采購技術協(xié)議審批管理3.3.1招投標或議標工

5、作結束后，由設備管理組與中標單位聯(lián)系，共同起草技術協(xié)議，技術協(xié)議作為商務合同的附件，與商務合同具有同等的法律效力。3.3.2技術協(xié)議完成后，通過OA電子版?zhèn)靼l(fā)給管理小組組長指定的專業(yè)人員進行審核，專業(yè)審核人員要在48小時內回復意見。3.3.3根據(jù)回復意見，由設備管理組負責完成技術協(xié)議的修改，供需雙方達成一致，審核完成方可進行簽字蓋章。對于以下三種情況必須報請總指揮同意后（通過OA以電子版形式報批），方可簽字蓋章。（1）非常規(guī)標準設備：廠家無現(xiàn)貨，需要按照我方工藝技術要求特別訂制的設備。（2）特殊設備：雖然廠家有現(xiàn)貨并且有常規(guī)制做標準，但我方技術人員對該設備并不熟悉。（3）重要設備：在試驗項目生

6、產或者工藝流程中起到至關重要、不可替代、涉及安全、關系試驗成果的設備。3.3.4技術協(xié)議形成文檔后，由設備助理打印最終版技術協(xié)議一式二份（要求正反面打印），交設備管理組組長、技術工藝組組長在技術協(xié)議上簽字；簽字完成后，由設備助理負責辦理蓋章手續(xù)，供需雙方蓋章（多頁的要蓋齊縫章）完成后，將最終版技術協(xié)議電子版OA轉發(fā)采購業(yè)務人員進行商務洽談時使用。3.3.5供需雙方簽字蓋章完畢后，雙方各留原件一份。我方原件交行政管理組檔案員存檔。設備管理組、技術工藝組及采購業(yè)務人員使用原件的復印件或與之一致的電子版。3.4 合同的管理3.4.1技術協(xié)議簽訂完成后，方可進行采購商務合同的辦理。3.4.2合同文本及

7、內容要求3.4.2.1合同文本一般由我公司提供固定樣式合同文本，對于沒有固定合同文本樣式的，由相關業(yè)務人員根據(jù)業(yè)務內容起草相關合同。3.4.2.2合同內容要求合同主要條款的制定要內容具體、文字表達清楚、準確，必須含以下內容：（1）甲乙雙方名稱、代表人姓名及雙方住所；（2）標的、等級、型號、質量標準；（3）物資總數(shù)量或工程量；（4）單價金額、總價；（5）運輸方式、運輸費用、安裝費用承擔方；（6）交貨方式、交貨時間、交貨地點或工程地點、完工時間、工程相關要求；（7）付款方式；（8）違約責任；（9）解決爭議的辦法；（10）對于應提供增值稅發(fā)票的，合同條款應包括索取增值稅發(fā)票的內容。3.4.3合同應在

8、采購行為發(fā)生前或工程開工前，雙方就合同相關內容達成一致后簽訂。3.4.4項目招標后采購或工程合同的簽屬權由總指揮授權管理小組組長執(zhí)行。3.4.5合同簽訂后，相關業(yè)務人員要負責將合同原件交送行政管理組檔案員存檔。3.5 付款的管理3.5.1預付款：相關業(yè)務人員根據(jù)所簽訂的合同規(guī)定申請支付預付款，收款單位名稱、開戶行、賬號、預付款比例必須與合同相符，原則上預付款額度不能超過合同總價款的30%。3.5.2貨到付款：采購業(yè)務人員根據(jù)所收到的物資及發(fā)票申請付款，要求收款單位名稱與開具發(fā)票單位名稱、采購入庫單供應商名稱三者相符。3.5.3進程付款：相關業(yè)務人員根據(jù)所簽訂的合同規(guī)定辦理進程付款時，在申請付款

9、前，一定要通過相關專業(yè)人員確認，確定達到進程節(jié)點要求時方可辦理。3.6 采購到貨的管理3.6.1采購人員應嚴格按合同的約定組織到貨，到貨時采購人員要做好接貨及驗收工作，到貨時供應商必須提供到貨清單。3.6.2接貨時，采購人員、庫管員應按采購計劃及合同內容核對到貨清單，如相符，予以接收，并且管理小組也要指派參與此項業(yè)務過程的專業(yè)人員按照技術協(xié)議的內容進行專業(yè)驗收。3.6.3采購人員、庫管員及專業(yè)驗收人員三方人員要共同在接貨驗收單上簽字確認，無異議后，庫管員方可辦理入庫手續(xù)。3.7 采購發(fā)票的管理3.7.1發(fā)票內物資名稱、數(shù)量、規(guī)格型號及價格要與合同所簽內容相符。3.7.2采購業(yè)務人員應嚴格按照合同及到貨辦理發(fā)票入賬手續(xù)，對于不相符合的發(fā)票財務管理組可拒絕辦理。3.8質量保證的管理3.8.1在設計合同中明確甲方對設計審查的要求以及設計院應提供的支持（例如設計院應參加工藝危害分析的審查）。3.8.2新設備采購時要求廠家盡可能提供電子版本的圖紙、操作手冊等