銷售合同管理系統(tǒng)解決方案

1、銷售合同管理系統(tǒng)解決方案2012-3-13合同管理專項解決方案目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc309239060 一、合同管理需求分析 PAGEREF _Toc309239060 h 3 HYPERLINK l _Toc309239061 1.1 合同管理背景 PAGEREF _Toc309239061 h 3 HYPERLINK l _Toc309239062 1.2 合同管理需求 PAGEREF _Toc309239062 h 3 HYPERLINK l _Toc309239063 二、合同管理整體流程 PAGEREF _Toc309239063 h

2、4 HYPERLINK l _Toc309239064 三、合同審批流程及管理 PAGEREF _Toc309239064 h 5 HYPERLINK l _Toc309239065 合同審批表 PAGEREF _Toc309239065 h 5 HYPERLINK l _Toc309239066 3.2 合同審批流程 PAGEREF _Toc309239066 h 6 HYPERLINK l _Toc309239067 四、合同執(zhí)行及合同庫管理 PAGEREF _Toc309239067 h 8 HYPERLINK l _Toc309239068 五、合同收款流程 PAGEREF _Toc3

3、09239068 h 10 HYPERLINK l _Toc309239069 六、合同整體管理 PAGEREF _Toc309239069 h 11 HYPERLINK l _Toc309239070 七、合同管理客戶案例 PAGEREF _Toc309239070 h 12合同管理需求分析1.1 合同管理背景合同管理（Contract Management），企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的。一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對合同的起草、評審、簽訂、履行、變更、解除和合同糾紛處理，以及合同保密、監(jiān)管、歸檔等管控過程。加強(qiáng)合同管理，有利于規(guī)范、約束市

4、場主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場秩序，幫助企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益、防控法律風(fēng)險，促進(jìn)實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。其中簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；評審、監(jiān)管、歸檔是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。1.2 合同管理需求建立分級授權(quán)的合同管理制度。合同管理應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、管理層級狀況，建立合同授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)制度。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級安排，建立合同分級授權(quán)管理制度。例如公司日常銷售合同由銷售主管、事業(yè)部經(jīng)理、副總經(jīng)理等審核，重大合同由企業(yè)最高決策機(jī)構(gòu)董事會批準(zhǔn)，安排專職人員管理維護(hù)合同檔案，對合同檔案的新增、查看、修改等

5、設(shè)立信息管理權(quán)限。完成合同評審流程。合同評審是指接到客戶訂單以后,為了確認(rèn)能夠保質(zhì)保量地完成訂單,對產(chǎn)品交付和合同履行進(jìn)行確認(rèn),掃除合同執(zhí)行過程中的不確定因子,避免因出現(xiàn)解決不了的問題而影響產(chǎn)品質(zhì)量和交貨時間的一項活動。合同評審需要產(chǎn)品交付的所有相關(guān)部門參與，例如研發(fā)部、生產(chǎn)部、商務(wù)部、財務(wù)部、銷售部、綜合行政部、總經(jīng)辦等。各部門聯(lián)合對合同內(nèi)容、交付方式、時間節(jié)點、金額等進(jìn)行審定。合同執(zhí)行管理。銷售部對合同的執(zhí)行負(fù)責(zé)，需要監(jiān)控合同執(zhí)行的每個步驟，以確保客戶按時付款。因此銷售部需要掌握每個合同的執(zhí)行狀態(tài)，不斷更新合同進(jìn)展和問題，并調(diào)用相應(yīng)的資源解決問題，以保障合同順利進(jìn)行，合同款項如期到賬。合同

6、收款流程。合同執(zhí)行分階段進(jìn)行，客戶付款采用階段支付，通過收款流程，由財務(wù)部監(jiān)督銷售部督促客戶執(zhí)行每個階段的收款流程，確保合同款項如期到賬，并由財務(wù)部確認(rèn)，完成每個階段和整體合同款的收取以及開具發(fā)票工作。合同庫及文檔管理。建立統(tǒng)一的合同資料庫，對所有的銷售合同進(jìn)行管理，查閱歷史和當(dāng)前執(zhí)行合同。建立與合同文檔庫，便于對合同涉及的文檔資料進(jìn)行管理。以備相關(guān)人調(diào)閱和使用。合同管理整體流程合同管理分為合同基礎(chǔ)信息和合同管理流程。合同的主要流程分為三個主要步驟：合同評審、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉。通過合同評審，完成對合同內(nèi)容的審核和異議的解除，使合同履行的相關(guān)部門和人員明確合同內(nèi)容和相應(yīng)職責(zé)，在評審流程中，按照

7、每個公司的合同評審制度，經(jīng)由對應(yīng)負(fù)責(zé)人共同審核完成。合同評審?fù)瓿珊?，由合同牽頭部門按合同規(guī)定執(zhí)行，并根據(jù)合同執(zhí)行情況，不斷更新合同狀態(tài)及問題，上傳執(zhí)行過程中的文件資料作存檔。在合同執(zhí)行過程中，按照進(jìn)度收取客戶款項，開具發(fā)票。合同執(zhí)行完成后，整理相關(guān)資料，保存放入合同文件庫，以備調(diào)用。合同基礎(chǔ)信息分為三方面：客戶信息、合同檔案庫、合同文件?？蛻粜畔⒈４婵蛻舻幕举Y料，供合同評審時關(guān)聯(lián)和調(diào)閱。合同檔案是所有合同的基礎(chǔ)信息庫，與合同相關(guān)的資料都在這里，并伴隨合同的執(zhí)行動態(tài)更新。合同審批流程及管理合同審批是合同管理中重要環(huán)節(jié)，通過合同評審?fù)瓿蓪贤募案饕氐膶徍?，因此合同評審的前提是制定評審表內(nèi)容

8、及評審流程，在評審表中填入與合同相關(guān)的內(nèi)容，例如客戶信息，合同主要標(biāo)的，合同金額及付款方式以及合同附件等。依照公司合同管理制度制定合同評審流程，確保相關(guān)責(zé)任人明確合同內(nèi)容細(xì)則并給出意見，由制度和流程來控制合同風(fēng)險。審批表制定合同評審表如下，通常包含條目有：客戶基本資料（乙方）、合同金額及付款約定、產(chǎn)品交付要求、合同正文、合同審批意見?？蛻艋举Y料包括客戶的名稱、法人代表、 、 、聯(lián)系人等信息。這些資料可以與客戶信息庫關(guān)聯(lián)，通過調(diào)用客戶信息庫中的資料將客戶信息自動引入合同審批表中，確保數(shù)據(jù)的唯一性。合同內(nèi)容包括產(chǎn)品交付要求、合同金額及付款約定、合同正文等。審批表中列出了合同的主要內(nèi)容及關(guān)鍵點，供

9、評審時審核。審批意見是記錄在合同審批表流轉(zhuǎn)過程中各相關(guān)責(zé)任部門對合同內(nèi)容審批提出的意見，作為對合同審批過程的記錄。紅創(chuàng)智慧表單功能支持：表單關(guān)聯(lián)：與客戶信息庫關(guān)聯(lián)，自動錄入客戶信息；重復(fù)表功能：用戶根據(jù)需要自主添加多個付款方式條目；表格上傳附件：將合同正文附件及相關(guān)文檔上傳到表單中，方便下載審閱；多級枚舉：根據(jù)實際需要配置業(yè)務(wù)多級枚舉，便于在表單中直接選用。 3.2 合同審批流程合同管理部門根據(jù)公司合同管理制度配置合同審批流程，流程中設(shè)定需要對合同內(nèi)容審批把關(guān)的職能崗位或負(fù)責(zé)人，制定對應(yīng)的審核權(quán)限。合同審批流程的主要功能：建立以合同編號為唯一標(biāo)識的合同信息，并從客戶基本信息中獲取前期商務(wù)階段的

10、客戶相關(guān)資料。通過一個完整的審批流程實現(xiàn)對合同的審定和溝通。記錄下各審批節(jié)點責(zé)任人的意見。通過統(tǒng)計提供領(lǐng)導(dǎo)對簽約合同情況的統(tǒng)計結(jié)果合同完成審批并簽約后，自動觸發(fā)項目立項申請及合同建檔動作。合同執(zhí)行及合同庫管理合同審批流程完成后，進(jìn)入合同執(zhí)行階段。通過建立合同檔案，管理合同相關(guān)信息并動態(tài)更新。采用合同信息檔案庫跟進(jìn)合同執(zhí)行，追蹤合同的各個階段，確保合同按照約定完成，收取合同款項。建立合同信息檔案表，將合同所有相關(guān)信息錄入到表格中，同時可將合同審批表中已有的信息自動關(guān)聯(lián)到信息檔案表中。設(shè)定合同信息檔案操作權(quán)限，由不同的職能角色完成不同的操作?？梢栽O(shè)定的操作權(quán)限包括：新建合同信息檔案、錄入合同資料、

11、編輯更新合同資料、關(guān)閉合同狀態(tài)。通過合同信息檔案，記載了客戶信息、合同編號、合同內(nèi)容、付款記錄。合同收款流程合同執(zhí)行過程及結(jié)束后，收到客戶分期或全額付款后，需要向客戶開具發(fā)票，同時作為收款憑證記錄合同收款。當(dāng)客戶向公司財務(wù)打款后，由客戶經(jīng)理發(fā)起開票流程，關(guān)聯(lián)客戶、合同編號，填寫開票金額及發(fā)票類型，經(jīng)財務(wù)部核查，確認(rèn)付款金額到賬后，由出納或開票員根據(jù)客戶信息和合同內(nèi)容填寫發(fā)票并郵寄給客戶。銷售經(jīng)理在財務(wù)確認(rèn)收款信息后，更新對應(yīng)的合同信息檔案。發(fā)起開票申請。在確認(rèn)客戶將合同款項打入公司制定賬戶后，銷售經(jīng)理發(fā)起開票申請。首先將合同審批單與開票申請關(guān)聯(lián)，在填寫開票申請時可直接引入合同中包含的信息，例如客戶資料、合同編號、合同金額等內(nèi)容。銷售經(jīng)理在填寫開票申請時需填寫開票金額、開票類型、日期等。經(jīng)過財務(wù)部審核確認(rèn)收款后，由開票人填寫發(fā)票并寄送。合同發(fā)票統(tǒng)計。通過查詢統(tǒng)計可查閱合同開票情況，以便統(tǒng)計收款金額，掌握合同進(jìn)度和收款進(jìn)度。合同整體管理紅創(chuàng)協(xié)同軟件提供業(yè)務(wù)空間自建功能，可以將與合同管理相關(guān)的合同審批表、合同檔案庫、收款統(tǒng)計等