把握這三個(gè)要素讓監(jiān)理會(huì)議更出彩

1、Word文檔 把握這三個(gè)要素，讓監(jiān)理會(huì)議更出彩！ 會(huì)議是協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)理工作的重要手段之一，每個(gè)監(jiān)理人員都熟識(shí)開(kāi)會(huì)，但能把一個(gè)會(huì)議開(kāi)得富有成效卻并不簡(jiǎn)單。一次勝利的監(jiān)理睬議主要具備以下三個(gè)要素：一是會(huì)議任務(wù)的管理；二是會(huì)議程序：三是會(huì)議文件的預(yù)備。 一、會(huì)議任務(wù)的管理 1、會(huì)議的目標(biāo) 會(huì)議任務(wù)是指會(huì)議上要做的事，這也是會(huì)議的目的。因此，總監(jiān)首先要確定會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議的目標(biāo)一經(jīng)確定，則對(duì)會(huì)議任務(wù)的管理也就開(kāi)頭了。 會(huì)議目標(biāo)的類(lèi)型有：解釋問(wèn)題；對(duì)所要解決的難題查找可供選擇的方案；評(píng)估行動(dòng)方案；在各種選擇中作出決策；方案下一步的行動(dòng)；溝通信息；回顧和澄清問(wèn)題；評(píng)價(jià)已取得的工作進(jìn)展；提出論點(diǎn)；等等。在一

2、次會(huì)議上，可能試圖解決一個(gè)問(wèn)題，也可能解決相關(guān)的兩個(gè)或多個(gè)問(wèn)題，這要視詳細(xì)狀況而定。 2、會(huì)議的范圍 會(huì)議的目標(biāo)確定之后，下一個(gè)問(wèn)題就是規(guī)定會(huì)議的規(guī)范。它是與會(huì)議目標(biāo)緊密相關(guān)的另一個(gè)重要問(wèn)題。由于與所定會(huì)議目標(biāo)聯(lián)系的問(wèn)題有很多個(gè)，那么這一次會(huì)議探討、討論哪些問(wèn)題必需明確地規(guī)定下來(lái)，以便使會(huì)議始終圍繞重點(diǎn)進(jìn)行研討。 會(huì)議的目標(biāo)和范圍確定之后，就可打算邀請(qǐng)哪些人參與會(huì)議。假如會(huì)議的目的不清晰，也就無(wú)法打算邀請(qǐng)哪些人來(lái)參與會(huì)議。被邀請(qǐng)者應(yīng)當(dāng)是那些能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的人員。對(duì)那些需要了解狀況的聽(tīng)會(huì)者，即使他們沒(méi)有多少發(fā)言權(quán)也不要排解在外。在被邀請(qǐng)人的名單中不應(yīng)當(dāng)包括那些不需要聽(tīng)會(huì)的旁觀者，由于與會(huì)議無(wú)關(guān)

3、的旁觀者參與會(huì)議的話(huà)，勢(shì)必會(huì)沖淡與會(huì)者的留意力，甚至還可能影響與會(huì)者直率地發(fā)表看法。 3、會(huì)議時(shí)間支配 確定了會(huì)議的目標(biāo)，議事范圍，參與會(huì)議人員及其需要做的預(yù)備工作之后，總監(jiān)就可以進(jìn)行會(huì)議時(shí)間表的支配。從解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)來(lái)說(shuō)，召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間既不能太早，也不應(yīng)過(guò)晚。召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間過(guò)晚，則錯(cuò)過(guò)解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)，假如太早，會(huì)使與會(huì)者來(lái)不及做好預(yù)備。會(huì)期定了后，要早日通知給與會(huì)者，以便使參與會(huì)議的人能更好地方案自己的工作時(shí)間。 4、會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)的支配要利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目的和便利與會(huì)者。會(huì)議地點(diǎn)的選擇受會(huì)議目的支配，并對(duì)會(huì)議能否勝利有直接的影響，故應(yīng)細(xì)心地選擇。例如，需要與會(huì)者解決施工過(guò)程中的問(wèn)題，則會(huì)

4、議地點(diǎn)選在工地現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)更有利。有的會(huì)議需要查閱一些參考資料，則會(huì)議地點(diǎn)就選在靠近保存檔案或所需資料的地方。一般來(lái)說(shuō)，與監(jiān)理工作有關(guān)的會(huì)議，通常支配在工地為好。 二、會(huì)議程序 1、程序活動(dòng)的內(nèi)容 會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，不是總監(jiān)把與會(huì)者簡(jiǎn)潔召集在一起就能解決的，預(yù)先還要支配好會(huì)議進(jìn)行的先后挨次，即所謂會(huì)議程序。重要的程序活動(dòng)主要有： 啟發(fā)引導(dǎo)爭(zhēng)論：總監(jiān)負(fù)責(zé)宣布開(kāi)會(huì)并啟發(fā)引導(dǎo)爭(zhēng)論。 供應(yīng)信息和看法：每個(gè)與會(huì)者均有責(zé)任供應(yīng)有關(guān)信息和看法與大家共享。 尋求信息和看法：總監(jiān)引導(dǎo)，勸告與會(huì)者把話(huà)說(shuō)出來(lái)。 鼓舞與會(huì)者說(shuō)出看法：總監(jiān)鼓舞與會(huì)者大膽地發(fā)表不同看法。 審核會(huì)議上提出的信息、看法的真實(shí)性：與會(huì)者對(duì)會(huì)議上提出

5、的信息和看法加以證明或質(zhì)疑。 弄清事實(shí)和意義：總監(jiān)要弄清每件事是否大家都理解了，否則不能進(jìn)行下一步爭(zhēng)論。 檢驗(yàn)熟悉的全都性：總監(jiān)就與會(huì)者對(duì)有關(guān)議題的熟悉是否全都加以問(wèn)詢(xún)并確認(rèn)。 協(xié)調(diào)：總監(jiān)引導(dǎo)與會(huì)者進(jìn)行分析、協(xié)商，找出共同點(diǎn)，協(xié)調(diào)分歧點(diǎn)。 總結(jié)：總監(jiān)對(duì)已爭(zhēng)論過(guò)的議題進(jìn)行簡(jiǎn)潔的概括，得出明確結(jié)論。 記錄：總監(jiān)指定專(zhuān)人對(duì)會(huì)議爭(zhēng)論內(nèi)容和會(huì)議結(jié)論以文字形式記載下來(lái)。 把握時(shí)間：總監(jiān)要有意識(shí)地掌握爭(zhēng)論時(shí)間，既不要拖延時(shí)間，也不要走過(guò)場(chǎng)，保證每 個(gè)與會(huì)者均有發(fā)言機(jī)會(huì)。 2、樂(lè)觀引導(dǎo)與會(huì)者參加會(huì)議 在會(huì)議上，總監(jiān)要提倡對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)帶有建設(shè)性的行動(dòng)。每個(gè)與會(huì)者在會(huì)議上表現(xiàn)各不相同，這是由于與會(huì)者各自所處的立

6、場(chǎng)和角度不同。這里總監(jiān)要圍繞會(huì)議目標(biāo)啟發(fā)引導(dǎo)與會(huì)者發(fā)表看法，要鼓舞那些敢于抒發(fā)自己觀點(diǎn)的人，不要頻頻打斷發(fā)言人的講話(huà)?？傊?，總監(jiān)要親密留意會(huì)議的進(jìn)展動(dòng)態(tài)，假如發(fā)覺(jué)會(huì)議任務(wù)或會(huì)議程序中有哪些缺陷和不足之處都應(yīng)盡力補(bǔ)救解決。 三、會(huì)議文件的預(yù)備 1、議事清單 簡(jiǎn)潔地說(shuō)，議事清單就是對(duì)要議的事項(xiàng)所列出的清單，也就是要在會(huì)議上考慮爭(zhēng)論的題目一覽表。這個(gè)表最好公開(kāi)印發(fā)，或者在會(huì)議開(kāi)頭時(shí)首先說(shuō)明。比較好的議事清單上不僅有事項(xiàng)的名稱(chēng)，還寫(xiě)明會(huì)議的目標(biāo)、范圍、與會(huì)者和每件事要爭(zhēng)論多長(zhǎng)時(shí)間。假如沒(méi)有議事清單的話(huà)，與會(huì)者不清晰會(huì)議將如何進(jìn)行，就要消耗很多時(shí)間才能使會(huì)議取得進(jìn)展。 2、會(huì)議記錄和紀(jì)要 每次會(huì)議都應(yīng)當(dāng)作記錄，內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì)議的人員、議事清單、所爭(zhēng)論事項(xiàng)，作出的打算或未解決事項(xiàng)、任務(wù)委派狀況等。 假如需要正式的會(huì)議紀(jì)要，則應(yīng)抽出肯定時(shí)間對(duì)材料進(jìn)行組織、編輯，使其更