OA行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊全解

1、OA 辦公系統(tǒng)用戶操作手冊一、 前言為充分發(fā)揮信息化平臺作用，提高工作效率，學(xué)校啟用了行政辦公系統(tǒng)OA，將公文處理、表單審批、學(xué)校通知公告等業(yè)務(wù)模塊部署到電子系統(tǒng)上，便利各部門對工作進展信息化、標(biāo)準(zhǔn)化治理。本手冊是學(xué)校行政辦公系統(tǒng)軟件OA 系統(tǒng)的用戶使用手冊，主要是為指導(dǎo)用戶使用本產(chǎn)品而編寫的。 期望本手冊能夠幫助您在短時間內(nèi)對 OA 系統(tǒng)有一個概括的了解，讓您親身體驗到它所帶來的便利與快捷。二、 登錄系統(tǒng)OA 行政辦公系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版，登錄形式簡潔便利，只需在掃瞄器中輸入效勞器地址，即可訪問系統(tǒng)。目前學(xué)校 OA 行政辦公系統(tǒng)效勞器支持內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)訪問， 無論在學(xué)校還是在校外，只要可以上網(wǎng)，即可通過

2、掃瞄器登錄辦公系統(tǒng)進展工作處理。同時 OA 行政辦公系統(tǒng)配備有手機客戶端，通過下載安裝手機客戶端，亦可登錄學(xué)校行政辦公系統(tǒng)處理工作。登錄系統(tǒng)入口如下：學(xué)校官網(wǎng)行政辦公系統(tǒng)入口；效勞器內(nèi)網(wǎng)地址： :/ 192.168.168.104:5007； 效勞器外網(wǎng)地址： :/58.47.177.160:5006； 手機客戶端效勞器地址：58.47.177.160:5005。登錄頁面如下：各用戶的登錄帳號詳見通知，初始密碼為 123456，首次登錄系統(tǒng)，請修改個人密碼，防止他人盜用。三、 系統(tǒng)首頁1.個人空間個人空間用于呈現(xiàn)與個人工作嚴(yán)密相關(guān)的信息，如待辦工作、表單審批、跟蹤事項、我的模板、日程大事、我的

3、打算、常用文檔等。用戶個人可自行配置， 預(yù)置的個人空間如下圖：個人空間的治理：假設(shè)單位治理員設(shè)定用戶可以自定義個人空間，則用戶自身可對個人空間的治理，進入【個人事務(wù)】-【空間欄目】，同樣可以設(shè)置布局， 并進展欄目設(shè)置。如圖，用戶設(shè)置個人空間：四、 功能模塊介紹公文治理本節(jié)具體介紹公文應(yīng)用局部的具體操作：【發(fā)文治理】、【收文治理】、【公文查詢】功能操作。公文處理：第一步：點開待辦列表，選擇要處理的公文，進入處理界面：發(fā)文治理：用于完成發(fā)文件箋的擬文、審核、審批或會簽、簽發(fā)、復(fù)核、封發(fā)和歸檔的處理過程，形成公文單與正式公文。全部這些處理節(jié)點的名稱和權(quán)限，用戶均可自行定義，由此保證了系統(tǒng)的機敏性。同

4、時供給公文的催辦、督辦等操作，保證公文流轉(zhuǎn)的嚴(yán)峻性。發(fā)文治理首頁如以下圖：功能鍵：【擬文】具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示【擬文】按鈕，進展公文文稿的起草?！疽寻l(fā)】列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文?！敬k】列表顯示未處理的公文，可以進展公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作?！驹谵k】列表顯示【暫存待辦】過的公文?！疽艳k】列表顯示當(dāng)前節(jié)點已經(jīng)辦理完畢的公文。擬文操作步驟：第一步:點擊【調(diào)用模板】，選好模版之后點擊確定，直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板。如以下圖：其次步：填寫發(fā)文單。依據(jù)設(shè)置的文單信息進展填寫，如文件標(biāo)題等信息。送往單位可以自行選擇。第三步：書寫公文內(nèi)容。點擊【正文】，系統(tǒng)支持wo

5、rd、excel、wps 等格式， 也可以點擊左上角【文件 F】，直接選擇翻開本地文件，或者可以直接在編輯頁面編輯內(nèi)容，編輯完成，點擊菜單欄“綠色箭頭”，保存退出。如以下圖編輯正文：第四步：按實際需要增加附言和附件。點擊【發(fā)送】，即可發(fā)送到下一個節(jié)點的人員。收文治理：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記，以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。全部這些處理節(jié)點的名稱和操作權(quán)限，用戶均可自定義。收文治理首頁如以下圖：【收文治理】頁面下各功能鍵說明如下：【待登記】對公文進展登記，可以通過【登記紙質(zhì)公文】來進展公文登記?！敬l(fā)】臨時不想發(fā)送的公文被保存在這個列表中?！疽寻l(fā)】已

6、經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個列表中?！敬k】列表顯示未處理的公文，可以進展公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。【在辦】列表顯示【暫存待辦】后的公文?！疽艳k】已經(jīng)辦理了公文操作的文件保存在這個列表中。操作步驟：點擊一級菜單【公文治理】，選擇【收文治理】，進入收文治理界面， 第一步：登記。點擊一級菜單【公文治理】，選擇【收文治理】，通過待登記公文列表，選擇公文，點擊【登記】，按以下步驟進展公文登記。其次步：收文處理：文件登記發(fā)送后，下一個進展公文辦理的人員會收到公文的提示信息，在系統(tǒng)的首頁的【待辦事項】中顯示該公文。辦理人員可以直接點擊翻開進展辦理，同時在公文治理中【收文治理

7、】的待辦事項中也列出了全部要辦理的公文。辦理者可以對文件內(nèi)容以手寫批注，手寫批注等方式進展文件的批閱，批示等操作。會議治理會議是針對某些議題進展?fàn)庌q、爭辯和解決的過程，起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定打算、科學(xué)決策的目的。會議治理將會議通知，召開過程以及會議紀(jì)要集合在一起，標(biāo)準(zhǔn)了工作，協(xié)同提升了工作效率。會議治理涵蓋了視頻會議，會議紀(jì)要，登記會議室，會議室使用統(tǒng)計等功能，到達靈動治理，高效工作之目的。功能菜單：包括【會議安排】、【待開會議】、【已開會議】、【會議資源】四個子菜單。會議室申請操作步驟：點擊菜單【會議治理】，消滅功能列表，依據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。第一步:申請會議室,點

8、擊【會議資源】-【申請會議室】頁簽，翻開會議室申請頁面；其次步：點擊“會議室”輸入框，彈出會議室選擇窗口，鼠標(biāo)拖動選擇空閑區(qū)域，如圖：第三步：會議室選擇窗口點擊【確定】按鈕，選擇的會議室和對應(yīng)的時間會自動錄入會議室申請信息，如圖：第四步：點擊確定完成會議室申請操作。待會議室審核員審核通過后， 即可使用。建會議操作步驟：點擊菜單【會議治理】-【會議安排】，點擊建會議，進入建會議頁面，填寫相關(guān)會議信息，點發(fā)送即可。如以下圖：文化建設(shè)文化建設(shè)模塊是單位內(nèi)文化建設(shè)的公布平臺，也是學(xué)校內(nèi)部員工溝通溝通的平臺。如學(xué)校公布公告、通知，值班安排，校歷、作息時間表等。操作說明：點擊頁簽【單位空間】進入通知公告頁

9、面，或者點擊菜單【文化建設(shè)】，消滅功能列表，依據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。公告類型、公告治理員和公告審核員由治理員設(shè)定，治理員可對該類型的公告進展歸檔、刪除、置頂、設(shè)置精華貼等操作，并可將該類型的公布權(quán)授予其他一般用戶。一般用戶可以查看單位空間各模塊內(nèi)容，被授權(quán)的用戶具有公布信息的權(quán)限。公布通知公告操作步驟：第一步：點擊橫向菜單【文化建設(shè)】，選擇【公告】下的【單位公告】或【部門公告】。其次步：選擇一個公告板塊，點該板塊下面的【公布公告】按鈕。第三步：點擊【建】按鈕，編輯通知標(biāo)題、公布范圍、公告格式等內(nèi)容。第四步：點擊公布，公布通知。文檔中心文檔中心應(yīng)用于單位、個人治理文檔、公文及其他模塊的歸

10、檔信息和歷史公文的查詢，支持自定義文檔庫，供給文檔推送到單位、個人的學(xué)習(xí)區(qū)及文檔中心等功能。文檔中心包括【我的文檔】、【單位文檔】。我的文檔：存儲個人的文檔，供給文檔的建、修改、移動、查詢等操作； 支持文檔發(fā)送到個人空間，支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件。建文檔夾的操作步驟：第一步：單擊【建文檔夾】，彈出建文檔夾的窗口，輸入文檔夾名稱。其次步：單擊【確定】，在我的文檔中顯示建的文檔夾。建文檔的操作步驟：第一步：單擊【建】，消滅下拉菜單，選擇要增的文檔類型。其次步：進入文檔編輯界面，填寫名稱、高級屬性、編輯正文，上傳本地文件及關(guān)聯(lián)文檔，保存退出。第三步：編輯要修改的文檔，進展修改，保存。上傳文件的操作步驟 ：

11、第一步：點擊【上傳文件】，彈出上傳本地文件對話框。其次步：點擊【掃瞄】，選擇本地要上傳的文件，確定。單位文檔：單位文檔主要用于學(xué)校各部門存儲各自的文檔，由學(xué)校的單位文檔庫治理員治理及向下授權(quán)；單位文檔也可以在文檔庫治理中共享給其他單位。建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應(yīng)操作類似。查看歷史公文步驟：點擊菜單【文檔中心】-【單位文檔】 ，進入文檔中心， 選擇單位文檔，查看相應(yīng)的歷史公文。如以下圖：協(xié)同工作協(xié)同工作是個人、團隊、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織治理規(guī)章的事務(wù)處理工具，用它來完成事務(wù)的發(fā)起、處理和治理，并記錄事務(wù)的進展過程和結(jié)果，由人通過流程規(guī)章來完成事項的辦理，并支持規(guī)章的成型和治理,

12、協(xié)同工作一般用來進展非公文類業(yè)務(wù)的處理，如：表單審批、需其他部門協(xié)作處理的工作、部門工作打算、工作總結(jié)匯報等。功能菜單：包括【建事項】、【待發(fā)事項】、【已發(fā)事項】、【待辦事項】、【已辦事項】、【督辦事項】子菜單。操作步驟：點擊菜單【協(xié)同工作】，消滅功能列表，依據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。【建事項】 ：以調(diào)用模板方式或自建流程方式來發(fā)起一項跨組織的協(xié)同工作。選擇【協(xié)同工作】【建事項】，進入建事項界面；或者通過左側(cè)快捷鍵【建】【建協(xié)同】進入建事項頁面，如下圖：建事項中的具體操作：以自建流程方式建協(xié)同的具體操作第一步：依數(shù)據(jù)項的說明，在建事項界面，填寫協(xié)同標(biāo)題、正文信息等。其次步：建立流程，點擊流

13、程輸入框中的，在彈出的選人界面，選擇接收人員。在下拉框中顯示系統(tǒng)設(shè)置的全部組織構(gòu)造，有部門、組、崗位、外部人員、關(guān)聯(lián)人員五個選項卡顯示對應(yīng)的信息；左邊區(qū)域排列該組織的全部人員；右邊區(qū)域是選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人。鼠標(biāo)點擊左邊區(qū)域，選擇部門，依據(jù)選定的組織人員，選擇人員，按【】，選定到執(zhí)行人區(qū)域。假設(shè)直接選擇右邊的【】， 表示整個部門被選定；按【】【】進展已選項挨次的調(diào)整。依據(jù)工作的具體狀況選擇【并發(fā)】、【串發(fā)】。1、并發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程后，各節(jié)點同時收到信息。2、串發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程，流程中每個節(jié)點依次處理上一節(jié)點處理完畢后， 下一節(jié)點才能收到。流程中如有需要調(diào)整的地方，可選中某個流程節(jié)點

14、進展修改，如【增加節(jié)點】：可以在當(dāng)前節(jié)點后面增加一個或多個節(jié)點，也可以在會聚節(jié)點后面再增加節(jié)點，可增加空節(jié)點?！緞h除節(jié)點】：可以刪除選中的節(jié)點?！咎鎿Q節(jié)點】：可以重選擇該節(jié)點人員或部門?！竟?jié)點屬性】：可以對選中的節(jié)點權(quán)限進展修改。修改完成后，按【確定】按鈕，確認流程后，自動退出該頁面，回到【建協(xié)同】操作頁面，同時流程節(jié)點的信息顯示在數(shù)據(jù)項【流程】中。第三步：依據(jù)工作狀況，可以將該事項選擇預(yù)歸檔，選定預(yù)歸檔的名目，協(xié)同發(fā)送后，該協(xié)同會自動歸檔到預(yù)歸檔名目里。第四步：依據(jù)工作需要，設(shè)定其他數(shù)據(jù)信息，設(shè)置流程期限、提前提示、關(guān)聯(lián)工程、高級數(shù)據(jù)項設(shè)置等。第五步：點擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項進展處理

15、發(fā)送，頁面自動跳轉(zhuǎn)到已發(fā)事項下，發(fā)送后的協(xié)同顯示在已發(fā)事項列表頁面中。以調(diào)用模板方式建協(xié)同的具體操作：用戶建協(xié)同時，可以直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)預(yù)置的模板和個人建立的模板。其中，系統(tǒng)模板是公用的模板，由單位治理員或者表單治理員創(chuàng)立，用于解釋組織的治理規(guī)章，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化治理；個人模板是個人對常用的流程和格式的存儲使用，可削減工作量和增加易用性。第一步：在【建事項】頁面，點擊【調(diào)用模板】，彈出調(diào)用模板網(wǎng)頁對話框。其次步：在左邊列表中選擇模板，如選擇表單模板中類別下的行政審批【公務(wù)接待清單】，點擊【確定】按鈕。第三步：選擇的模板將顯示在建事項中，包括標(biāo)題信息、流程信息。第四步：用戶可以依據(jù)需要依次修改

16、重要程度、流程期限、提前提示等數(shù)據(jù)項。第五步：點擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項進展處理發(fā)送。發(fā)送之后該協(xié)同顯示在已發(fā)事項列表中。已發(fā)事項：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶全部已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項，可以實時查看協(xié)同處理狀況及處理人員意見，可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對已發(fā)協(xié)同進展轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。待發(fā)事項：存放建協(xié)同事項過程中【保存待發(fā)】、或被處理人【回退】、【撤銷】、【指定回退】的協(xié)同事項。用戶可以對已創(chuàng)立但尚未發(fā)出的協(xié)同事項進展查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。待辦事項：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項，以及通過關(guān)鍵字對待辦事項進展查詢

17、。用戶可以對接收到的協(xié)同進展流程查看，可以進展轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會等處理操作，并可以對其他處理人的意見進展回復(fù)。已辦事項：支持用戶對已經(jīng)處理的協(xié)同事項處理狀況進展查看，也可對該事項進展轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。督辦事項：督辦是保證政府、機關(guān)、事業(yè)單位政令暢通，各項決策貫徹落實，完善工作秩序，改進工作作風(fēng)的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責(zé)任到人，做到事事有人承辦、有人負責(zé)，避開推諉扯皮，提高工作效率。協(xié)同督辦由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在建協(xié)同事項頁面、已發(fā)事項頁面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理狀況。打算日程打算日程：打算日

18、程用于制定工作打算、工作任務(wù)、安排工作大事。打算治理的目的在于和領(lǐng)導(dǎo)與同事之間，明確目標(biāo)達成共識，有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)。日程大事不僅對個人時間做有效治理，也是為了和其它同事達成協(xié)調(diào)的需要。功能菜單：包括【時間視圖】、【工作打算】、【日程大事】子菜單?！緯r間視圖】：時間視圖可以直觀地看出時間的具體安排狀況，可以從日視圖、周視圖、月視圖分別看出某一天、某一周以及某一月的時間安排狀況。【工作打算】：用于建立個人目標(biāo)打算、查看他人報送給“我”的打算以及進展表單打算的查詢和統(tǒng)計，包括【我的打算】、【他人打算】兩個頁簽。【日程大事】：用于安排日常的工作事項?？梢越€人的、安排他人的， 或委派大事給他人。系統(tǒng)是從起止時間、重要程度、優(yōu)先級、工作類型等幾個緯度幫助用戶提升時間治理力量。同時，通過大事的公開屬性，使相關(guān)成員知曉該大事，到達信