XX廣告企劃有限公司辦公室管理規(guī)定

1、石獅市藝創(chuàng)廣告企劃有限公司SHISHISHI BUQINGYUN GUANGGAOQIHUA CO., LTD.辦公室管理規(guī)定文件編號YC-10-006版 次1.0頁 次1/3發(fā)行日期2018/04/20總則：辦公室由公司秘書統(tǒng)一管理，建立辦公室管理手冊（見附件），實行當(dāng)事人登記制度；傳真管理：2.1 傳真機由公司秘書管理與維護，并負責(zé)開關(guān)機。2.2 接收傳真： 全部傳真原則上由公司秘書負責(zé)接收，并逐頁統(tǒng)一編號。在傳真管理表登記后，第一時間傳送或通知至相關(guān)部門及個人，收件人須簽收，重要傳真要復(fù)印備份。2.3 發(fā)送傳真： 公司傳真采用統(tǒng)一格式，經(jīng)副總經(jīng)理審閱同意簽發(fā)后，由公司秘書登記后統(tǒng)一發(fā)出；

2、復(fù)印管理：需要復(fù)印公文的員工需先向公司秘書聲明并在復(fù)印管理表上進行登記后由公司秘書統(tǒng)一復(fù)印。信件管理：公司所有信函由公司秘書統(tǒng)一收發(fā)，并由收發(fā)件人在信件管理表上登記。 文檔管理： 5.1 文本文檔： 5.1.1 各項目小組應(yīng)指定專人對文本文件進行歸類管理，并在項目完成以后，檢查文件是否有缺失（如有缺失需說明原因），交公司統(tǒng)一存檔；5.1.2 董事長的文本文檔由秘書統(tǒng)一整理歸檔，查閱與復(fù)印需經(jīng)本人同意。 5.2 電子文檔： 5.2.1 公司秘書每天上午、下午兩次統(tǒng)一接收公司郵箱的郵件；5.2.2員工在服務(wù)器中的電子文件夾的建立和管理應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)化格式，電子文檔應(yīng)進行歸類整理，并妥善保管個人密碼；N

3、O.修訂日期修訂內(nèi)容修訂單位核準(zhǔn)審查制定辦公室管理規(guī)定文件編號YC-10-006頁 次2/35.2.3網(wǎng)絡(luò)安全：員工在公共區(qū)的文檔應(yīng)注意保密；員工的電子文檔要注意定期備份，以防病毒損害。圖書、報刊管理：6.1 圖書：6.1.1 圖書一經(jīng)購買，由公司秘書統(tǒng)一蓋章登記入庫，方可借用；6.1.2 圖書借閱必須填寫書報管理表后借出，原則借閱時限為一個月，每次最多借閱三冊；6.1.3 員工必須妥善保管公司圖書，若有損壞、遺失，限一月內(nèi)購還，否則照原價兩倍賠償。6.2 報刊、雜志：6.2.1 公司秘書每日將當(dāng)日報紙夾至報架上，并保留最近五天的報紙；6.2.2 每周進行剪報，剪剩的舊報紙保存兩個月；6.2.

4、3 期刊架上放置近兩期期刊，每半年裝訂成冊，并收藏，保存期2年。6.3 采購及訂閱手續(xù)：圖書采購及報紙、期刊、電子雜志等資料的訂閱采購程序參照“辦公用品管理制度(YC-10-007)”。辦公設(shè)備管理：7.1 辦公設(shè)備包括傳真機、復(fù)印機、投影儀、手提電腦、桌式電腦、數(shù)碼相機、錄音機等；7.2 除桌式電腦分配給個人專用外，其余設(shè)備均由網(wǎng)絡(luò)管理員管理, 個人借用投影儀、手提電腦、數(shù)碼相機、錄音機等，必須進行登記，使用完畢立即歸還，董事長特別批準(zhǔn)的除外;7.3 員工應(yīng)愛惜公司的辦公設(shè)備, 注意保持機器清潔；使用時要嚴(yán)格操作規(guī)程，嚴(yán)禁私自拆卸、移動機器設(shè)備；7.4 電腦運行環(huán)境由公司統(tǒng)一安裝設(shè)置，個人不

5、得無故修改系統(tǒng)設(shè)置；修改、安裝軟件需得管理員許可; 認真做好網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，若有發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向管理員報告，盡量避免意外情況發(fā)生。車輛管理：8.1 公司車輛由專職駕駛員駕駛，公司人員因業(yè)務(wù)需要派車的，應(yīng)提前提出申請，辦公室統(tǒng)一安排后方能出車，駕駛員應(yīng)填寫出車登記表；每月還必須填寫車輛費用統(tǒng)計表； 8.2 不得公車私用。下班后，公司車輛原則上應(yīng)停放于指定車位，特殊情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)請示；8.3 保養(yǎng)和維修由公司指定點進行，駕駛員必須填寫車輛維修保養(yǎng)登記表；8.4 駕駛員因違反交通規(guī)則而受到的罰款，原則上應(yīng)由駕駛員負擔(dān)。辦公室管理規(guī)定文件編號YC-10-006頁 次3/3附表：辦公管理手冊(YC-10-006-C1)，包括：傳真收發(fā)管理登記表 復(fù)印管理登記表 郵件管理登記表 書報