文件控制及管理的培訓(xùn)

1、一、什么么是文件件1.文件件： HYPERLINK /view/101813.htm 記錄、 HYPERLINK /view/113045.htm 規(guī)范、程程序文件件、圖樣樣、報(bào)告告、 HYPERLINK /view/8079.htm 標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。文件件是一個(gè)個(gè)具有符符號的一一組相關(guān)關(guān)聯(lián)元素素的有序序序列。文件可可以包含含范圍非非常廣泛泛的內(nèi)容容。系統(tǒng)統(tǒng)和用戶戶都可以以將具有有一定獨(dú)獨(dú)立功能能的程序序模塊、一組數(shù)數(shù)據(jù)或一一組文字字命名為為一個(gè)文文件。注11：媒體體可以是是紙張，計(jì)計(jì)算機(jī)磁磁盤、光光盤或其其他電子子媒體，照照片或標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)樣品品，或它它們的組組合。注22：一組文件件，如若若干個(gè)規(guī)規(guī)范和記

2、記錄，經(jīng)經(jīng)常被稱稱為“ddocuumenntattionn”。注3：某某些 HYPERLINK /view/198817.htm 要求求(如易讀的的要求)與所有有類型的的文件有有關(guān)，然然而對規(guī)規(guī)范(如修訂訂受控的的要求)和記錄錄(如可檢檢索的要要求)可以有有不同的的要求。2.文檔檔：廠房房設(shè)計(jì)圖圖、建廠廠審批文文件、設(shè)設(shè)備說明明書、合合同等二、TSS169949/ISOO 文件件定義1文件件：以文文字或圖圖示描述述管理內(nèi)內(nèi)容或業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容容、通過過規(guī)定程程序由有有權(quán)人員員簽署發(fā)發(fā)布、要要求接收收者據(jù)此此作出規(guī)范范反應(yīng)的的電子文文檔或紙紙質(zhì)文檔檔。體系系中的文文件分為為三個(gè)層層次。一層次文文件質(zhì)量

3、手手冊：對對質(zhì)量體體系作概概括表述述、闡述述及指導(dǎo)導(dǎo)質(zhì)量體體系實(shí)踐踐的主要要文件，是是公司全全體員工工進(jìn)行質(zhì)質(zhì)量管理理活動的的基本依依據(jù)和準(zhǔn)準(zhǔn)則，是是企業(yè)質(zhì)質(zhì)量管理理和質(zhì)量量保證活活動應(yīng)長長期遵循循的綱領(lǐng)領(lǐng)性文件件。二層次文文件程序文文件：對對 HYPERLINK /view/1424759.htm 顧客導(dǎo)導(dǎo)向過程程（COPP）和支支持過程程（SOP）及管管理過程程（MOP）以邏邏輯上獨(dú)獨(dú)立的活活動進(jìn)行行區(qū)分、并予以以規(guī)范、以確保保過程和和結(jié)果符符合顧客客要求的的文件，是是質(zhì)量手手冊的支支持文件件，是員員工進(jìn)行行質(zhì)量管管理活動動的具體體依據(jù)。三層次文文件作業(yè)文文件：依依據(jù)程序序文件的的規(guī)范，對

4、對其所指指向的過過程進(jìn)行行分解描描述、以以指導(dǎo)具具體操作作的文件件。比如如 HYPERLINK /view/403376.htm 設(shè)備操操作規(guī)程程、作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書書、圖紙紙、明細(xì)細(xì)表、檢檢查基準(zhǔn)準(zhǔn)書、工工藝流程程圖、行行政通知知公告、部門管管理規(guī)范范、臨時(shí)時(shí)作業(yè)文文件、對對外溝通通函件等等。“記錄”作為質(zhì)質(zhì)量體系系的第四四層次，區(qū)區(qū)別于“文件”。2記錄錄：闡明明所取得得的結(jié)果果或提供供所完成成活動的的證據(jù)的的文件。3質(zhì)量量管理體體系文件件通常包包括：a)質(zhì)量量方針及及其目標(biāo)標(biāo)； bb)質(zhì)量量手冊；c)書面面程序；d)作業(yè)業(yè)(工作)指導(dǎo)書書； ee)表單單；f)質(zhì)量量計(jì)劃；e)規(guī)范范； hh)外來

5、來文件；i)記錄。質(zhì)量管理理體系文文件可以以采用任任何類型型的媒體體，如硬硬拷貝或或電子媒媒體。注：使用用電子媒媒體有如如下一些些優(yōu)點(diǎn)： a)適合于于個(gè)人在在任何時(shí)時(shí)間使用用同一最最新資料料； bb)使用用和更改改容易實(shí)實(shí)現(xiàn)和控控制； c)通通過選擇擇打印硬硬拷貝，能能立即分分發(fā)和易易于控制制； dd)可以以遠(yuǎn)程存存取文件件；e)收回作作廢文件件簡便且且有效。3.1作業(yè)（工工作）指指導(dǎo)詳細(xì)細(xì)描述注1：作作業(yè)(工作)指導(dǎo)可可以形成成文件也也可以不不形成文文件。注2：作作業(yè)(工作)指導(dǎo)可可以是，例例如，詳詳細(xì)的書書面描述述、流程程圖、模模板、模模型、圖圖樣結(jié)合合技術(shù)注注解、規(guī)規(guī)范、設(shè)設(shè)備使用用手冊

6、、照片、錄像、檢查表表，或是是它們的的組合。作業(yè)(工工作)指導(dǎo)應(yīng)應(yīng)當(dāng)描述述任何所所使用的的材料、設(shè)備和和文件。有關(guān)時(shí)時(shí)，作業(yè)業(yè)(工作) 指導(dǎo)包包括接收收準(zhǔn)則。作業(yè)(工工作)指導(dǎo)書書3.1.1 結(jié)構(gòu)和和格式對對缺少指指導(dǎo)書時(shí)時(shí)會產(chǎn)生生不利影影響的所所有工作作，應(yīng)當(dāng)當(dāng)開發(fā)和和保持作作業(yè)(工作)指導(dǎo)書書以描述述其執(zhí)行行。準(zhǔn)備備和提出出指導(dǎo)書書有多種種方式。作業(yè)(工工作)指導(dǎo)書書應(yīng)當(dāng)包包括標(biāo)題題和唯一一性標(biāo)識識。作業(yè)業(yè)(工作)指導(dǎo)書書的結(jié)構(gòu)構(gòu)、格式式和詳細(xì)細(xì)程度應(yīng)應(yīng)當(dāng)適合合于組織織人員的的需要，依依據(jù)工作作的復(fù)雜雜性、使使用的方方法、所所接受的的培訓(xùn)、人員的的技能和和素質(zhì)確確定。作業(yè)(工工作)指導(dǎo)書書

7、的結(jié)構(gòu)構(gòu)可以與與書面程程序不同同。作業(yè)業(yè)(工作)指導(dǎo)書書可以包包括在書書面程序序中，或或由其引引用。3.1.2 內(nèi)容作業(yè)業(yè)(工作)指導(dǎo)書書應(yīng)當(dāng)描描述關(guān)鍵鍵活動，應(yīng)應(yīng)當(dāng)給出出活動的的更多控控制細(xì)節(jié)節(jié)。培訓(xùn)訓(xùn)可以減減少對詳詳細(xì)指南南的需要要，以提提供有關(guān)關(guān)人員獲獲得必要要信息而而正確地地執(zhí)行其其工作。3.1.3 作業(yè)(工作)指導(dǎo)書書的類型型盡管沒沒有對作作業(yè)工作)指導(dǎo)書書的結(jié)構(gòu)構(gòu)或格式式作規(guī)定定，但它它們通常常應(yīng)當(dāng)傳傳達(dá)工作作和目標(biāo)標(biāo)的意圖圖和范圍圍，并引引用有關(guān)關(guān)的書面面程序。無論選選擇什么么格式或或結(jié)構(gòu)，作作業(yè)(工作)指導(dǎo)書書應(yīng)當(dāng)表表達(dá)操作作的順序序，正確確地反映映要求和和有關(guān)活活動。為為減少

8、混混亂或失失誤，應(yīng)應(yīng)當(dāng)建立立和保持持統(tǒng)一的的格式或或結(jié)構(gòu)。3.2表單用于記錄錄質(zhì)量管管理體系系所需數(shù)數(shù)據(jù)的文文件。注：登入入數(shù)據(jù)，表表式即成成為記錄錄。應(yīng)當(dāng)包括括標(biāo)題、標(biāo)識編編號、修修訂程度度和修訂訂日期。表式應(yīng)應(yīng)當(dāng)在質(zhì)質(zhì)量手冊冊、書面面程序和和/或作業(yè)業(yè)(工作)指導(dǎo)書書中引用用或作為為附錄。三、什么么是文件件管控文件件管理文件件控制1Doocummentt sttruccturre文件結(jié)構(gòu)構(gòu)Coattingg工廠文文件分為為內(nèi)部文文件和外外部文件件。1.1 內(nèi)部文文件包括括一級、二級、三級、四級文文件。工工廠主要要負(fù)責(zé)編編寫與本本工廠相相關(guān)的三三級四級級文件。三級文件件包括：操作程程序文件件

9、；四級文件件包括：作業(yè)指指導(dǎo)書/表單&記錄。1.2 外部文文件包括括三類，分分別為來來自Waaterrtowwn的技技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)文件，來來自客戶戶的文件件，以及及法律法法規(guī)。2Doocummentt Teempllatee 文件格式式三階文件件格式參參照三階階文件模模板CCCG-QQT-003-44.2.3-002-CC；作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書格式式參見 WI/OI 模板 CCCG-QT-04-4.22.3-06-C；四階表單單格式參參見四階階表單模模板CCGG-QTT-4-7.55.1-1622-B。3Reevieew aand appprovval 文件的審審核與批批準(zhǔn) 33.1 Reviiew an

10、dd appproovall off doocummentts sshalll bbe ttakeen bby tthe rellateed rrespponssiblle pperssonnnel. Thhe aadeqquaccy aand suiitabbiliity of doccumeentss shhalll bee asssurred priior to relleasse aand usee.文件的審審核與批批準(zhǔn)必須須由相關(guān)關(guān)權(quán)責(zé)人人員進(jìn)行行，在確確保其充充分性、適用性性后，方方可發(fā)行行使用。3.2 Wheen ddocuumennts aree unnderr appproo

11、vall annd aapprroveed, DCCC caan aautoomatticaallyy seend a nnotiice to thee reelatted onees, to makke ssuree thhe rrelaatedd peersoon ccan gett thhe iinfoormaatioon oon ttimee. 當(dāng)文件在在批準(zhǔn)過過程中和和被批準(zhǔn)準(zhǔn)后，DDCC將將會自動動通知相相關(guān)人員員，以確確保所有有相關(guān)人人員能及及時(shí)了解解文件變變更信息息3.3 Proovidded anyy doocummentt neeedss Emmerggenccy aand

12、 Temmporraryy Chhangge, thee doocummentt owwnerr caan ggeneeratte aa Deeviaatioon ffor thee teempoorarry uuse.任何文件件需要緊緊急、短短期的更更改的話話，文件件的擬定定者可以以提交DDeviiatiion or技技術(shù)通知知單，技術(shù)通通知單最最長有效效期不得得超過三三個(gè)月，且且必須有有明確的的生效及及作廢日日期。4Diistrribuute Doccumeent 文件的的發(fā)行Disttribbutiing harrdcoopy: iff haardccopyy iss neeedeed,

13、 rellateed ddepaartmmentt shhoulld ssubmmit Doccumeent Apppliccatiion Forrm wwithh thhe rrequuireed qquanntitty aand doccumeent typpe ffor appprovval. Affterr appproovedd byy deeparrtmeent mannageer, iniitiaal ddepaartmmentt maanagger andd DCCC mmanaagerr, DDCC willl ddisttribbutee thhe hharddcoppy

14、pper thee reequeest.發(fā)行haardccopyy:如果果需要發(fā)發(fā)行haardccopyy，相關(guān)關(guān)部門必必須提交交文件件需求申申請，注注明需要要文件的的數(shù)量，是是否需要要受控文文件等，并并得到部部門經(jīng)理理，文件件擬定部部門經(jīng)理理和DCCC批準(zhǔn)準(zhǔn)。申請請表被批批準(zhǔn)后交交由DCCC按申申請辦理理。5Caanceellaatioon oof DDocuumennt/DDataa作廢文件件/資料Whenn thhe ddocuumennt/ddataa beecomme oobsoolette oor iinvaalidd, DDCC shaall be ressponnsibble

15、forr:當(dāng)文件/資料過過期或失失效時(shí)，DCC負(fù)責(zé):51 HARRD CCOPYYFor conntroolleed ccopyy, DDCC shaall rettrieeve andd deestrroy thee obbsolletee orr innvallid doccumeentss frrom thee owwnerrs, andd diistrribuute theem nnew doccumeentss. 對于受控控拷貝，DCC根據(jù)文件簽收表上的發(fā)放部門將過期或失效文件收回銷毀，并發(fā)放新版文件。DCC shaall nott reetriievee thhe uuncoont

16、rrollled doccumeent or disstriibutte tthemm neew ddocuumennts. 對于非受受控拷貝貝，DCCC無需需收回，也也無須發(fā)發(fā)放新版版文件。 52 SSOFTT COOPYDCC負(fù)負(fù)責(zé)更新新T/DDCC最最新版本本文件，作作廢文件件需移至至作廢文文件夾中中。6Foorm Conntrool表單的管管理6.1 Wheen aa foorm neeeds to be creeateed, revviseed aand canncelled, itt shhoulld bbe ssubmmittted forr appproovall deefin

17、ned appprovval floow.各部門如如有新增增、修訂訂、作廢廢表單，應(yīng)應(yīng)將其按按照文件件審批流流程進(jìn)行行審批。6.2 Doccumeent Cennterr shhalll esstabblissh FFormm Suummaary Lissttoo reecorrd tthe infformmatiion, inncluude thee foorm nummberr, nnamee, rreviisioon eetc.表單更改改申請被被批準(zhǔn)后后，文件件中心應(yīng)應(yīng)更新表表單總覽覽表注明明表單的的信息，如如表單編編號、名名稱、版版本等信信息。 66.3 Eveery forrm sshalll hhavee heeadeer AA1233 syysteems loggo,DDoc. naame,Docc,nuumbeer aand Docc Reev. is neeededd每個(gè)表單單都要有有頁眉，頁頁眉包括括文件名名稱，文文件編號號和版本本號。6.