企業(yè)人力資源部公文寫作規(guī)范模版

1、PAGE xx人力資源部公文寫作規(guī)范人力資源部公文界定定義：人力資源部的公文是在xx人力資源工作中依照嚴(yán)格的審批程序形成的，具有效力和規(guī)范格式的文書，是進(jìn)行人力資源管理活動(dòng)的重要工具。分類：依照行文關(guān)系、資料文件去向的不同，人力資源部公文可分為上行文、下行文、平行文和泛行文：上行文：上行文是下級(jí)向所屬上級(jí)匯報(bào)工作，請(qǐng)示問題，請(qǐng)求業(yè)務(wù)指導(dǎo)的公文，包括請(qǐng)示和報(bào) 告；下行文：下行文是上級(jí)對(duì)所屬下級(jí)發(fā)出的具有規(guī)范作用和行政約束力的公文，包括會(huì)議紀(jì)要、通知、決定和通報(bào)；平行文：平行文是同級(jí)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的部室之間的公文，包括函和通知；泛行文：泛行文是同時(shí)上行、下行和平行，甚至向社會(huì)公

2、布的公文，包括通告。原則和基本要求原則：發(fā)布主體法定：只允許有權(quán)主體在其權(quán)限范圍內(nèi)發(fā)布，其他任何組織或個(gè)人均無權(quán)發(fā)布；發(fā)布流程法定：只有經(jīng)過特定的審批流程，才可以公開發(fā)布并造成或產(chǎn)生效力。 寫作基本要求：目的明確，行文有據(jù)，主旨單一；內(nèi)容合法，且符合公司及人力資源部管理制度和精神；書面用語，不允許個(gè)性化寫作；語句通順，符合語法要求；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體；使用本規(guī)范規(guī)定的公文寫作結(jié)構(gòu)格式； 公文用紙幅面、版面尺寸：用紙幅面尺寸：采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，幅面尺寸為：210mm297mm；版面尺寸：頁邊距：上邊距為2厘米，下邊距為1.5厘米，左、右邊距分別為2厘米。 公文中各

3、要素格式及規(guī)范：公文一般由眉首、主體和版記三部分構(gòu)成，各部分格式如下：眉首：眉首包括華潤集團(tuán)和xx的標(biāo)志，坐落于公文首頁使用頁眉編輯。華潤集團(tuán)標(biāo)志居第一行靠右對(duì)齊，xx標(biāo)志（xx太陽花標(biāo)志）居第二行靠左對(duì)齊，下劃黑色實(shí)線；主體：公文標(biāo)題：公文標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文部門名稱、事由和文種構(gòu)成。如xx人力資源中心關(guān)于的請(qǐng)示；另一種是由事和文種構(gòu)成，如關(guān)于事跡表彰的通報(bào)；標(biāo)題應(yīng)當(dāng)在黑色實(shí)線下空1行，使用小二號(hào)黑體字體，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)；多行排布時(shí)，應(yīng)呈倒梯形排布。主送部門：主送部門是指負(fù)責(zé)受理、答復(fù)、知悉或執(zhí)行該資料文件的部門；主送部門應(yīng)

4、當(dāng)在標(biāo)題下空1行，靠左頂格書寫，使用小四號(hào)宋體字體，1.5倍行距。正文：正文一般由開頭、主體和結(jié)語三部分構(gòu)成。正文的寫法會(huì)由于文種的不同而不同，具體請(qǐng)參見各文種寫作規(guī)范；正文應(yīng)當(dāng)在主送部門名稱下一行開始書寫，每自然段左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份未能回行。使用小四號(hào)宋體字體，1.5倍行距。全文使用全角標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件：附件并不是公文的必須構(gòu)成部分，當(dāng)內(nèi)容過多，不宜在正文中直接體現(xiàn)時(shí)，可以使用附件；公文如有附件，在正文下空1行、左空2字、用小四號(hào)宋體字書寫“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第

5、1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后應(yīng)一致。如附件與公文正文未能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格書寫公文的發(fā)文序號(hào)并在其后書寫“附件”（有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)）。署名：根據(jù)擬文主體不同，署名可以是部門名稱或個(gè)人姓名，如是部門必須使用公司正式發(fā)文或規(guī)范的部門名稱，不得簡寫或錯(cuò)寫。使用小四號(hào)加粗宋體字。成文時(shí)間：成文時(shí)間表示公文生效的時(shí)間。確定成文時(shí)間的原則是：一般公文，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；兩個(gè)以上部門的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”；用四號(hào)加粗宋體字，右對(duì)齊并右空4字書寫。特殊

6、情況說明：當(dāng)公文排版后所剩空白處未能容下署名和成文時(shí)間時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使署名和成文時(shí)間與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決；版記：版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行；主題詞：主題詞是用以標(biāo)注公文主要內(nèi)容的詞或詞組，有助于及時(shí)、快捷地處理公文，同時(shí)便于查找、檢索；主題詞的標(biāo)注程序是：全面審讀公文，確認(rèn)公文的主題內(nèi)容；認(rèn)真進(jìn)行主題分析，對(duì)關(guān)鍵性語句準(zhǔn)確、精練地進(jìn)行主題概括，形成主題概念。主題詞一般標(biāo)注3-5個(gè)，最多不超過7個(gè)；“主題詞”用小四號(hào)黑體字，居左頂格書寫，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用小四號(hào)宋體字，詞目之間空1字。抄送部門指除主送部門

7、外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他部門；在主題詞下一行，左空1字用小四號(hào)宋體字書寫“抄送”，后用全角冒號(hào)；抄送部門之間用頓號(hào)隔開，回行后與冒號(hào)后的抄送部門對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送部門后標(biāo)注句號(hào)；如主送部門過多而使公文首頁未能顯示正文時(shí)可以在抄送部門之上、主題詞之下標(biāo)注主送部門。印發(fā)部門和印發(fā)時(shí)間：坐落于抄送部門之下（無抄送部門時(shí)在主題詞之下）占1行位置；用小四號(hào)宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左對(duì)齊左空1字，印發(fā)時(shí)間右對(duì)齊右空1字。印發(fā)時(shí)間以發(fā)文時(shí)間的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；版記中各要素之下均加一條反線，粗細(xì)為1磅，寬度為絕對(duì)值17厘米；頁碼：頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字在頁腳居中標(biāo)識(shí)，空白頁和空白頁之后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼。上行

8、文寫作規(guī)范 請(qǐng)示：應(yīng)用范圍：對(duì)公司的政策、制度或資料文件不理解，或不適應(yīng)本部門情況，需要變通處理，請(qǐng)求上級(jí)予以說明、指示或認(rèn)可；請(qǐng)求審批或批轉(zhuǎn)相關(guān)組織制定的重要資料文件；請(qǐng)求批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等；請(qǐng)求批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。請(qǐng)示的分類：請(qǐng)求指示性請(qǐng)示，解決“我們該怎么做”的問題；請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示，解決“請(qǐng)準(zhǔn)許我們這樣做”的問題；請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示，解決“我們請(qǐng)求關(guān)于單位這樣做”的問題。請(qǐng)示的正文結(jié)構(gòu)：開頭：說明請(qǐng)示的根據(jù)、目的，明確交代請(qǐng)示事項(xiàng)的背景或理由；主體：明確提出請(qǐng)示事項(xiàng)。針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)提出本部門的建議或意見、建議或方案。如請(qǐng)示事項(xiàng)存在幾種可能解決

9、的辦法或方案，要提出傾向性建議或意見，積極幫助上級(jí)部門出謀獻(xiàn)策，未能簡單上交問題或矛盾；結(jié)語：恰當(dāng)使用結(jié)語，比如：“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)指示”；“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”；“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)執(zhí)行”。注意事項(xiàng)：行文之前要與主管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通；請(qǐng)示理由要充分，要求和建議要具體；嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度；依照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文；請(qǐng)示與報(bào)告未能混用。 報(bào)告：應(yīng)用范圍：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)的詢問等。報(bào)告的分類：依照性質(zhì)分類：綜合報(bào)告和專題報(bào)告；依照內(nèi)容分類：工作報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、檢討報(bào)告等；依照期限分類：定時(shí)報(bào)告和不定時(shí)報(bào)告。報(bào)告的正文結(jié)構(gòu)開頭：交代報(bào)告的緣由，概括說明報(bào)告

10、的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”一語轉(zhuǎn)入下文；主體：是報(bào)告的核心部分，用來說明報(bào)告事項(xiàng)。它一般包括兩方面內(nèi)容：一是工作情況及問題；二是進(jìn)一步開展工作的建議或意見。在不同類型的報(bào)告中，正文中報(bào)告事項(xiàng)的內(nèi)容可以有所側(cè)重。工作報(bào)告在總結(jié)情況的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提出下一步工作安排建議或意見，大多都采用序號(hào)、小標(biāo)題區(qū)分層次。建議報(bào)告的重點(diǎn)應(yīng)放在建議的內(nèi)容上，也可以采用標(biāo)序列述的方法。答復(fù)報(bào)告則根據(jù)真實(shí)、全面的情況，依照上級(jí)部門的詢問和要求回答問題，陳述理由；結(jié)語：根據(jù)報(bào)告種類的不同一般都有不同的程式化用語，應(yīng)另起一段來寫。工作報(bào)告和情況報(bào)告的終止語常用“特此報(bào)告”；建議報(bào)告常用“以上報(bào)告，如無不

11、妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)執(zhí)行”；答復(fù)報(bào)告多用“專此報(bào)告”；注意事項(xiàng)：調(diào)查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、咨詢報(bào)告和評(píng)估報(bào)告等，雖然標(biāo)題也有“報(bào)告”二字，但其概念、性質(zhì)和寫作要求與人力資源部公文中的報(bào)告不同，不應(yīng)混淆；采用記敘為主的表達(dá)方式，及時(shí)間順序、工作過程或問題的邏輯關(guān)系，概述工作內(nèi)容或履行情況，避免羅列過多事例；重點(diǎn)突出，點(diǎn)面結(jié)合。在重點(diǎn)敘述的同時(shí)，適當(dāng)引用數(shù)據(jù)材料，增強(qiáng)說服力；實(shí)事求是，嚴(yán)禁弄虛作假；報(bào)告中未能寫請(qǐng)示事項(xiàng)。下行文寫作規(guī)范 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)用范圍：會(huì)議紀(jì)要用于記載會(huì)議的基本情況、主要精神和決定事項(xiàng)，作為會(huì)后傳達(dá)貫徹執(zhí)行的依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要的分類：依照性質(zhì)分類：綜合性會(huì)議紀(jì)要和專題性會(huì)議紀(jì)要；依照內(nèi)容分類：決議性

12、會(huì)議紀(jì)要、部署性會(huì)議紀(jì)要、消息性會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)：文號(hào)為：單位簡稱+人會(huì)年份號(hào)。例：華潤零售人會(huì)xx1號(hào)；在眉首下一行用小四號(hào)宋體字書寫，靠左對(duì)齊。會(huì)議紀(jì)要的正文結(jié)構(gòu)：開頭：說明時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人、議題等；主體：介紹會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng)，包括會(huì)議討論的主要問題、會(huì)議建議或意見、會(huì)議取得的成果、決定事項(xiàng)等；概述式：將會(huì)議主要精神歸納為幾個(gè)部分概述，適合內(nèi)容較簡單的辦公會(huì)議；條款式：將會(huì)議決定事項(xiàng)用條款方式簡要說明，以便會(huì)后檢查落實(shí)，明確責(zé)任，適合溝通協(xié)調(diào)會(huì)；發(fā)言記錄式：根據(jù)發(fā)言記錄整理而成，較多保留發(fā)言原貌，以備查考，適合日常例會(huì)。結(jié)尾：對(duì)會(huì)議做簡要說明，強(qiáng)調(diào)落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵

13、問題，號(hào)召職工或員工落實(shí)會(huì)議精神。注意事項(xiàng)：忠于會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議決定事項(xiàng)和主要精神；抓住要點(diǎn)，語言簡明，講究邏輯性和條理性。 通知應(yīng)用范圍：批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬機(jī)構(gòu)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)辦理和需要關(guān)于部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)等；通知的分類：可分為指示性通知、規(guī)定性通知、知會(huì)性通知、事務(wù)性通知和公布性通知。通知的編號(hào)：文號(hào)為：單位簡稱+人通年份號(hào)。例：華潤零售人通xx號(hào)；在眉首下一行用小四號(hào)宋體字書寫，靠左對(duì)齊。通知的正文結(jié)構(gòu)：通知緣由：用來表述關(guān)于背景、根據(jù)、目的和意義等；通知事項(xiàng)：所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法和提出的措施、方法等，都在這一部分有條理的組織表達(dá)，內(nèi)容復(fù)雜

14、的需要分條列款。注意事項(xiàng)：事務(wù)性通知注意要素齊備，事項(xiàng)具體，讀者無疑問，可操作性強(qiáng)；指示性通知注意政策措施的可行性，爭取好的執(zhí)行效果；講究政策法規(guī)依據(jù)，增強(qiáng)發(fā)文的權(quán)威性；講究條理性與邏輯性，便于閱讀、領(lǐng)會(huì)和理解；注重發(fā)文時(shí)效；特殊應(yīng)用：倡議類資料文件適用通知文種。 決定應(yīng)用范圍：主要用于傳達(dá)、公告組織及人員的變更、調(diào)整等決定事項(xiàng)；決定的特點(diǎn)： 指令性：決定是對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出決策或安排，并要求各部門或下級(jí)單位貫徹執(zhí)行的指令性公文； 嚴(yán)肅性：決定的內(nèi)容和形式都是嚴(yán)肅的，對(duì)公司的經(jīng)營活動(dòng)有重大影響，因而其使用需十分慎重和嚴(yán)肅；決定的編號(hào)：文號(hào)為：單位簡稱+人任年份號(hào)。例：華潤零售人任xx號(hào)；

15、在眉首下一行用小四號(hào)宋體字書寫，靠左對(duì)齊。決定的正文結(jié)構(gòu)：開頭：簡要交代決定的緣由、目的、根據(jù)；主體：主要寫決定的事項(xiàng)，落實(shí)決定的要求和措施，行文要求具體明白、層次清楚，便于關(guān)于單位執(zhí)行；結(jié)尾：用于提出希望或做執(zhí)行說明。通常還要使用結(jié)語“特此決定”。注意事項(xiàng)：標(biāo)題要完整、規(guī)范，一般使用關(guān)于的決定；時(shí)間標(biāo)注要準(zhǔn)確。成文時(shí)間要以會(huì)議通過的日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，未能以起草或打印的時(shí)間為成文時(shí)間；緣由要準(zhǔn)確、有理有據(jù)，令人信服。決定的緣由是決定事項(xiàng)的依據(jù)、理由，寫作時(shí)要注意交代清楚，簡明扼要；事項(xiàng)要明確、清楚。一般來說，內(nèi)容比較復(fù)雜的決定，事項(xiàng)要一條一條地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在

16、后面，層次要分明，內(nèi)容合乎邏輯。 通報(bào)應(yīng)用范圍：通報(bào)是用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文。其應(yīng)用比較廣泛，可以用于表揚(yáng)好人好事、新風(fēng)尚；也可以用于批評(píng)錯(cuò)誤，總結(jié)教訓(xùn)，告誡人們警惕類似問題的發(fā)生；還可以用來互通情況，傳達(dá)重要精神，溝通交流信息，指導(dǎo)推動(dòng)工作；通報(bào)的分類：可將通報(bào)分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)。通報(bào)的特點(diǎn)： 典型性：不是任何的人和事都可以作為通報(bào)的對(duì)象來寫的。通報(bào)的人和事總是具備一定的典型性，能夠反映、揭示事物的本質(zhì)規(guī)律，具有廣泛的代表性和鮮明的個(gè)性。這樣的通報(bào)發(fā)出后，才能使人受到啟迪，得到教益； 引導(dǎo)性：無論表揚(yáng)性通報(bào)，批評(píng)性通報(bào)，還是情況通報(bào)，其目的都在于

17、通過典型的人和事引導(dǎo)人們辨別是非，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，弘揚(yáng)正氣，樹立新風(fēng)； 嚴(yán)肅性：通報(bào)的內(nèi)容和形式都是嚴(yán)肅的。通報(bào)是針對(duì)真人、真事和真實(shí)情況制發(fā)的，無論是表揚(yáng)、批評(píng)或通報(bào)情況，都代表著上級(jí)組織的建議或意見，具有表彰鼓勵(lì)或懲戒、警示的作用，因而其使用需十分慎重和嚴(yán)肅； 時(shí)效性：通報(bào)是針對(duì)當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題而發(fā)。它的典型性、引導(dǎo)性都是就特定的社會(huì)背景而言的。隨著客觀情況的變化，一件在當(dāng)時(shí)看來具有典型意義的事實(shí)，時(shí)過境遷，未必仍具有典型性。因此，通報(bào)作用的發(fā)揮，與抓住時(shí)機(jī)及時(shí)通報(bào)是分不開的。通報(bào)的編號(hào)：文號(hào)為：單位簡稱+人通年份號(hào)。例：華潤零售人通xx號(hào)；在眉首下一行用小四號(hào)宋體字書寫，靠

18、左對(duì)齊。通報(bào)的正文結(jié)構(gòu)： 主體：表揚(yáng)性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào)一般分為三個(gè)部分：（一）主要事實(shí)；（二）分析指出事例的教育意義；（三）決定要求。情況通報(bào)有兩種形式：一種只對(duì)關(guān)于事實(shí)做客觀敘述；另一種還對(duì)關(guān)于情況加以分析說明，有時(shí)還針對(duì)具體問題提出應(yīng)采取何種對(duì)策的指導(dǎo)性建議或意見；結(jié)尾：通常用結(jié)語“特此通報(bào)”。注意事項(xiàng):通報(bào)的內(nèi)容必須真實(shí)。通報(bào)的事實(shí)，所引材料，都必須真實(shí)無誤。動(dòng)筆前要調(diào)查研究，對(duì)關(guān)于情況和事例要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，客觀、準(zhǔn)確地進(jìn)行分析、評(píng)論；通報(bào)決定要恰如其分。無論哪一種通報(bào)，都要做到態(tài)度鮮明，分析中肯，評(píng)價(jià)實(shí)事求是，結(jié)論公正準(zhǔn)確，用語把握分寸。否則通報(bào)不但會(huì)缺乏說服力，而且有可能造成或產(chǎn)生副

19、作用；通報(bào)的語言要簡潔、莊重。其中表揚(yáng)性和批評(píng)性的通報(bào)還應(yīng)注意用語分寸，要力求文實(shí)相符，不講空話、套話，不講過頭的話。平行文寫作規(guī)范 函應(yīng)用范圍：適用于不相隸屬的部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；函的分類： 公函與便函：公函是正式的公文，要嚴(yán)格依照公文格式撰寫制作；便函不屬于正式公文，格式可以比較隨意，沒有資料文件頭，沒有發(fā)文字號(hào)，甚至可以沒有標(biāo)題。但正文之后，要有署名和日期； 發(fā)函和復(fù)函：主動(dòng)制發(fā)的函為發(fā)函，回復(fù)對(duì)方來函的函稱為復(fù)函。一般情況下，對(duì)方發(fā)來的是函，回復(fù)的也應(yīng)該是函，但有時(shí)可以靈活處理。上級(jí)發(fā)函向下級(jí)詢問關(guān)于情況，下級(jí)回復(fù)時(shí)應(yīng)選用答復(fù)報(bào)告。對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)的辦公部門(一般與下級(jí)部門在級(jí)別上是平級(jí)的)在接到授權(quán)的情況下，可以給以答復(fù)，但未能使用批復(fù)，只能用函的形式； 按內(nèi)容分類，函可以分為商洽函、詢問和答復(fù)函