大學儀器設備項目檔案管理暫行辦法

1、大學儀器設備工程檔案管理暫行方法為提高我校儀器設備類檔案（簡稱設備檔案）的質量和 管理水平，進一步做好儀器設備工程文件材料的立卷與歸檔 工作，根據高等學校檔案工作規(guī)范和大學檔案管理辦 法等文件的有關規(guī)定，結合我校的實際，本著統(tǒng)一管理, 分級負責的原那么，制定本方法。一、設備檔案管理的基本原那么（一）設備檔案必須堅持集中統(tǒng)一管理的原那么，確保設 備檔案的完整、系統(tǒng)、準確和平安，便于開發(fā)利用。（二）設備檔案是國家的重要技術儲藏，是學校儀器設 備管理工作的組成局部和重要環(huán)節(jié)。設備檔案工作必須納入 設備管理工作之中，與設備計劃管理、設備采購供應和設備 使用等工作緊密結合，作為設備主管部門的職責之一，同

2、步 開展。二、設備工程檔案的歸檔范圍（一）設備工程檔案是指作為學校固定資產的儀器設備 （含本校自制的，已經作為固定資產的設備），在其申購、 驗收、調試、運行、管理、維修、改變、報廢等全部活動過 程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同 載體的文件材料，以及隨機材料。（二）設備工程的范圍：.各種國產、進口的高、精、尖、新、稀的儀器設備 工程；.凡總造價五萬元以上的儀器設備工程，均應歸檔。三、立卷的分工（一）資產處為設備工程檔案的形成、積累、匯總、立 卷和歸檔工作的主管部門，負責設備工程文件材料的統(tǒng)一制 發(fā)和文材料的收集、積累、匯總、立卷與歸檔。（二）各學院、教學部等分別為設備工程檔案

3、的二級管 理單位，根據設備主管部門的要求，催促、檢查設備用戶做 好隨機文件材料的收集、保管和設備的調試、運行、管理、 維修、改變等活動中文件材料的形成、積累、立卷與歸檔。（三）檔案館負責對立卷工作進行業(yè)務指導，配合資產 處和各學院、教學部等，對有關人員進行檔案業(yè)務技術培訓, 確保案卷質量。（四）設備使用單位負責設備工程開箱、調試驗收、使 用、維修、改變記錄等文件材料的形成、積累、立卷與歸檔。四、文件材料的積累（一）設備使用單位負責人，要認真抓好設備文件材料 的形成、積累、管理工作，指定專人作兼職檔案員。科技人 員和實驗技術人員要保護設備的技術文件，對設備的使用、 維修、改變等，做到有活動就有完

4、整的記錄。（二）設備主管部門和使用單位，按各自的職責范圍, 分別負責收集、積累、保管設備各環(huán)節(jié)形成的文件材料，做 到文件材料完整、準確、系統(tǒng)、平安。（三）檔案館隨時了解、催促、檢查、指導專（兼）職 檔案工作人員做好文件材料的積累工作。五、歸檔驗收與管理（一）重大儀器設備（指二十萬元及其以上的設備）開 箱驗收，必須有檔案館或設備主管部門檔案工作人員參加, 以監(jiān)督、檢查、指導隨機文件材料的清點、驗收，并在驗收 記錄上簽字。（二）設備工程驗收完畢和進口設備索賠期滿后，由設 備主管部門會同設備使用單位兼職檔案人員，對文件材料進 行系統(tǒng)整理立卷并驗收。經驗收合格后，方可辦理固定資產 入庫手續(xù)；對文件材料不齊全的設備，不予入庫，不予報帳。（三）儀器設備說明書等隨機文件材料以及在儀器設備 使用、檢修等過程中形成的、保管期限為“與設備共存”的 文件材料，由設備使用單位負責保管，同時按歸檔要求進行 文件材料登記，及時移交設備主管部門。（四）設備主管部門檔案人員負責儀器設備工程全部文 件材料的積累、匯總，按要求整理立卷并保管二年，期滿后 次年六月底前，統(tǒng)一移交檔案館。其中，總造價二