寶億辦公用品商貿(mào)公司文件管理程序

1、寶億辦公用品商貿(mào)公司文件管理程序1目的規(guī)范分公司文件與資料管理，方便溝通，防止泄密。2范圍本程序在寶億各分公司內(nèi)適用。3職責(zé)3.1本程序由寶億（本部）總經(jīng)理審批，集團(tuán)企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)發(fā)布。 3.2各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者，分公司各部門負(fù)責(zé)具體執(zhí)行本程序相關(guān)規(guī)定。分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)按照本程序開展文件管理的稽核。3.3集團(tuán)督導(dǎo)組到分公司督導(dǎo)時(shí)，本程序?yàn)楹瞬楸夭轫?xiàng)目。就核查發(fā)現(xiàn)的問題，可以對(duì)分公司總經(jīng)理提出處罰措施。4文件分類4.1分公司文件按格式分為ISO（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)）格式、GB（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）格式及普通資料格式。4.2 ISO格式用于頒布正規(guī)的質(zhì)量手冊(cè)、各種程序、規(guī)程、質(zhì)量

2、記錄、工作規(guī)劃，等。本程序即為ISO格式文件。4.2.1 ISO格式的封面質(zhì)量手冊(cè)、規(guī)范管理手冊(cè)等大型ISO文件一般應(yīng)制作封面。封面由公司LOGO、標(biāo)準(zhǔn)公司中英文名稱、文件中英文標(biāo)題、文件持有部門、文件編號(hào)、文件版本、生效日期、文件頁(yè)數(shù)、擬訂人、審核人、批準(zhǔn)人、受控印章。4.2.1.1 LOGO：高1.79CM，寬4.76CM。居中。4.2.1.2標(biāo)準(zhǔn)中文名稱：一號(hào)黑體“寶億商貿(mào)有限公司”。標(biāo)準(zhǔn)英文名稱：Times New Roman字體三號(hào)字“UEEDY Trade.,Ltd”。居中。4.2.1.3文件中文標(biāo)題：一號(hào)華文中宋。文件英文標(biāo)題：三號(hào)Times New Roman字體。居中。4.2

3、.1.4文件持有部門：五號(hào)仿宋字體。居中。4.2.1.5文件編號(hào)：文件版本、生效日期、文件頁(yè)數(shù)：小四號(hào)仿宋字體。居中。4.2.1.6擬訂人、審核人、批準(zhǔn)人：四號(hào)仿宋字體。居中。4.2.1.7受控印章：四號(hào)仿宋字體，居中。4.2.2 ISO格式的內(nèi)文使用WORD的表格和邊框工具，設(shè)置內(nèi)頁(yè)文件頭、文件正文框。4.2.2.1文件頭：LOGO高0.83CM，寬2.22CM。華文行楷字體四號(hào)縮放140%“寶億商貿(mào)有限公司文件”。文件標(biāo)題華文中宋小四號(hào)字體。右上方分別列舉文件編號(hào)、版本、生效日期、頁(yè)碼，為宋體字五號(hào)字體。（1）文件編號(hào)：UD-SH-0-，含義為寶億-上海分公司-2006年-第06號(hào)。（2）

4、版本：1.0，含義為第一版，沒有修改過。修改過一次為1.1版。在此基礎(chǔ)上重新擬訂為2.0版。（3）生效日期：含義為本文件的自年月日開始具有法律效力。（4）頁(yè)碼：/，含義為總共為頁(yè)中間的第頁(yè)。4.2.2.2為宋體字小四號(hào)，行距為18磅4.3 GB格式適用于通知、規(guī)定、聯(lián)絡(luò)函等文體。4.3.1 GB格式文件頭：寶億商貿(mào)（）有限公司文件，一號(hào)華文中宋字體。居中。4.3.2 GB格式文件編號(hào)：寶億規(guī)字2006第號(hào)。五號(hào)仿宋字體。居中。4.3.3紅色橫杠。寬4磅4.3.4標(biāo)題：二號(hào)華文中宋。居中。4.3.5正文：小四號(hào)宋體字，行距18磅4.3.6功能區(qū)：4.3.6.1主題辭：為便于電腦查閱，挑選出標(biāo)題詞

5、組羅列上去。有效期，要注明文件的有效期。4.3.6.2抄報(bào)：報(bào)給誰(shuí)。4.3.6.3發(fā)送：文件主要是發(fā)給誰(shuí)的。4.3.6.4抄送：文件還要讓誰(shuí)知道一下。4.3.6.5擬訂人、審核人、簽發(fā)人。4.3.6.6印刷、發(fā)行單位，發(fā)行日期，發(fā)行份數(shù)。4.4普通資料格式適用于內(nèi)部培訓(xùn)資料等。4.4.1頁(yè)眉：必須具有寶億商貿(mào)LOGO、文件標(biāo)題。字號(hào)適中，居右。4.4.2頁(yè)腳：必須有頁(yè)碼。5文件擬訂與審批5.1承擔(dān)具體工作的人員負(fù)責(zé)擬訂關(guān)于本項(xiàng)的文件。5.2部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核文件。5.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署文件。簽署后的文件被視為分公司持有的合法文件。部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為應(yīng)該使用文件的形式，6文件發(fā)放6.1文控中心分

6、公司總經(jīng)辦即為分公司的文控中心，負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收與銷毀工作。6.2文件發(fā)放6.2.1文控中心只發(fā)放合法文件與受控資料。6.2.2文件簽署后，交給總經(jīng)辦文控文員（由人事文員/專員兼任）復(fù)印、裝訂，在封面和內(nèi)頁(yè)加蓋“受控文件”印章，在文件發(fā)放記錄表上詳細(xì)登記。6.2.3將文件發(fā)放給相關(guān)部門的收文人員，由收文人員在文件發(fā)放記錄表上簽字。7文件的傳閱收文單位必須組織文件傳達(dá)對(duì)象人員學(xué)習(xí)或傳閱文件。傳閱后在文件背后簽署自己的名字，否則，視為沒有看過，每次罰款10元。8文件的保管8.1分公司總經(jīng)辦（文控中心）負(fù)責(zé)保管整個(gè)分公司的文件，承擔(dān)責(zé)任后果。分公司各部門分別保管發(fā)放給自己部門的文件，部門負(fù)責(zé)人承

7、擔(dān)責(zé)任后果。8.2各辦事處負(fù)責(zé)人為辦事處文件保管的責(zé)任人。8.3文件傳閱后，必須在3天內(nèi)放進(jìn)快勞保管起來。保管時(shí)必須將來文分門別類，依文號(hào)存放整齊，保證文件的完整性。密級(jí)文件，單獨(dú)保管?？靹诟袷接杉瘓F(tuán)公司企劃部統(tǒng)一制訂。8.4任何文件嚴(yán)禁帶離公司，且不得復(fù)印、摘抄和外傳。特殊情況需復(fù)印、摘抄和外傳文件，須由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。9文件密級(jí)劃分9.1文件分為秘密、機(jī)密、絕密三級(jí)。9.2秘密文件是指公司一般秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益受到損害的文字資料和電子文本，包括公司人事檔案、各類合同、協(xié)議、職員工資收入、尚未進(jìn)入的市場(chǎng)、編訂成冊(cè)的質(zhì)量手冊(cè)、管理手冊(cè)、公司尚未對(duì)外公開的各類信息資料。9.3機(jī)密文件是指包含公司重要秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益受到非常嚴(yán)重?fù)p害的文字資料和電子文本，包括公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目和經(jīng)營(yíng)決策、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況、商品采購(gòu)資料、客戶資料等。9.3絕密級(jí)文件是指公司董事會(huì)、股東會(huì)的重大決策、公司已經(jīng)確定但尚未正式實(shí)施的公司發(fā)展戰(zhàn)略、長(zhǎng)期規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)方向等。10文件回收與銷毀10.1總經(jīng)辦承擔(dān)文件回收和銷毀的責(zé)任。一般是一個(gè)季度清理一次文件。10.2銷毀使用碎紙機(jī)銷毀，如果是太多，可以送到紙漿廠，在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀。銷毀時(shí)，分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理在場(chǎng)監(jiān)督。1