新會計檔案管理辦法解讀

1、會計檔案管理方法修訂解讀新會計檔案管理辦法解讀第1頁中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號會計檔案管理方法（年1月1日起施行）新會計檔案管理辦法解讀第2頁第一條 為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,依據(jù)中華人民共和國會計法中華人民共和國檔案法等相關(guān)法律和行政法規(guī),制訂本方法。新會計檔案管理辦法解讀第3頁內(nèi) 容第一章 修訂背景與意義第三章 修訂概況介紹第四章 條款解讀第五章 實施方法第二章 修訂過程第六章 案例解讀新會計檔案管理辦法解讀第4頁內(nèi) 容第一章 修訂背景與意義新會計檔案管理辦法解讀第5頁第一章 修訂背景與意義形勢發(fā)展要求（一）信息化發(fā)展快速黨中央、國務(wù)院主動推進“互聯(lián)網(wǎng)+

2、”行動和“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”，我國基于互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起，國家對會計檔案管理提出了新需求。京東商城優(yōu)惠政策。公共部門使用電子發(fā)票在商品和服務(wù)采購方面平均節(jié)約0.5%至2%費用新會計檔案管理辦法解讀第6頁新會計檔案管理辦法解讀第7頁第一章 修訂背景與意義會計檔案管理方法（【98】財會字第32號）相關(guān)要求第十二條采取電子計算機進行會計核實單位，應(yīng)該保留打印出紙質(zhì)會計檔案。具備采取磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保留會計檔案條件，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一要求，并報財政部、國家檔案局立案。新會計檔案管理辦法解讀第8頁以某央企所屬廣東省企業(yè)為例，該企業(yè)一年打印記賬憑證約1000萬張，明細賬

3、、總分類賬、現(xiàn)金日志賬和銀行存款日志賬約500萬張，累計約1500萬張，以平均保留測算，周期內(nèi)需保管檔案數(shù)量約為2.25億張，對應(yīng)紙張和耗材成本約370萬元，另外，需要配置15名人員對打印出記賬憑證、原始憑證和各類賬簿進行分類、整理、匹配、裝訂和保管，并需要約3000平方米場地對檔案進行保留，帶來大量人員、場地、設(shè)備、能源等支出負(fù)擔(dān)。新會計檔案管理辦法解讀第9頁某企業(yè)每年紙張是超出1億張，折適用紙是225噸，每噸紙花費3.6立方米木材，木材810立方米，一棵成年樹可產(chǎn)木材0.5立方米，相當(dāng)于1620棵樹紙張成本，包含運輸、倉儲、打印、裝訂和人工等等這些成本，一年應(yīng)該在4000萬以上新會計檔案管

4、理辦法解讀第10頁第一章 修訂背景與意義（二）會計檔案電子化呼聲越來越高1、企業(yè)對業(yè)務(wù)類電子文件歸檔有迫切需求，擔(dān)心存在大量風(fēng)險2、國家對業(yè)務(wù)類電子文件歸檔有迫切需求，如會計電子檔案管理關(guān)系著國家電子商務(wù)發(fā)展和信息消費需求，關(guān)系著國民經(jīng)濟增加。有些人說：電子檔案管理成為打通業(yè)務(wù)信息化和電子商務(wù)障礙最終一公里新會計檔案管理辦法解讀第11頁第一章 修訂背景與意義（三）伴隨各單位經(jīng)營管理對會計核實多維信息需求增加，會計檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案保管方式需要進行變革。新會計檔案管理辦法解讀第12頁第一章 修訂背景與意義（四）原會計檔案管理方法存在缺點限制電子檔案應(yīng)用未判

5、定就銷毀要求鑒銷會計檔案范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面要求需要給予調(diào)整或進行完善。新會計檔案管理辦法解讀第13頁第一章 修訂背景與意義（五）意義一是有利于推進互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟發(fā)展。二是有利于促進形成綠色、低碳發(fā)展方式。三是有利于推進國家治理能力和企業(yè)管理當(dāng)代化。新會計檔案管理辦法解讀第14頁內(nèi) 容第一章 修訂背景與意義第二章 修訂過程新會計檔案管理辦法解讀第15頁第二章 修訂過程（一）第一次修改階段（-）某電信企業(yè)會計集中共享后碰到問題談起赴中海油、中國電信、中國聯(lián)通以及廣東省開展了調(diào)研和座談。進行第一次修改重點規(guī)范了電子會計檔案管理，并結(jié)合電子會計檔案特點，對會計檔案定義、范圍、歸檔、查閱

6、、銷毀等內(nèi)容進行了修改6月在全國財政系統(tǒng)征求意見集中在規(guī)范電子文件歸檔新會計檔案管理辦法解讀第16頁第二章 修訂過程（二）開展試點階段（2012 -年），國家檔案局會同財政部標(biāo)準(zhǔn)：按照“企業(yè)主動申請、符合必要條件”標(biāo)準(zhǔn)試點單位：在中國電信廣東省分企業(yè)、中國聯(lián)通集團企業(yè)試點內(nèi)容：開展會計檔案電子化管理試點工作以電子形式保留記賬憑證、總賬、明細賬、日志賬、內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生原始憑證和外部銀行回單，但發(fā)票等主要外部原始憑證暫未納入試點內(nèi)容新會計檔案管理辦法解讀第17頁第一章 修訂過程2月會同財政部、國家稅務(wù)總局、審計署聯(lián)合組織中國人民財產(chǎn)保險股份有限企業(yè)開展會計檔案電子化管理試點，并將試點內(nèi)容深入擴大

7、到網(wǎng)絡(luò)發(fā)票。4月會同國家發(fā)改委、財政部、國家稅務(wù)總局選擇部分地域和企業(yè)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作新會計檔案管理辦法解讀第18頁第二章 修訂過程（三）第二次修改階段（至下發(fā)）10月，再次開啟會計檔案管理方法修改工作，由試點單位和相關(guān)教授組成會計檔案管理方法修訂工作組12月國家檔案局和財政部分別印發(fā)會計檔案管理方法（征求意見稿）并向社會公開征求意見收到反饋意見近200條；年5月財政部再次印發(fā)征求意見稿向社會公開征求意見，共收到反饋意見100多條。新會計檔案管理辦法解讀第19頁第二章 修訂過程意見主要集中在以下五個方面：一是提議在該方法基礎(chǔ)上出臺相關(guān)細則或解讀材料，對各類會計檔案保留

8、和歸檔要求(如電子檔案存放介質(zhì)、環(huán)境及備份要求)以及僅以電子形式歸檔保留需要滿足條件等方面進行詳細說明；二是提議修改或完善可僅以電子形式保管會計檔案詳細條件；三是提議明確會計檔案銷毀工作組織、流程和責(zé)任等；四是提議延長會計機構(gòu)移交會計檔案時間，以及明確電子會計檔案移交相關(guān)要求；五是提議明確會計檔案攜帶出境要求，并修改完善駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)置企業(yè)會計檔案相關(guān)要求。新會計檔案管理辦法解讀第20頁第二章 修訂過程（四）細節(jié)論證階段第七條最終一款修改保管期限修改9月29日，財政部條法司和會計司召開了公開征求意見后教授咨詢會議。新會計檔案管理辦法解讀第21頁內(nèi) 容第一章 修訂背景與意義第三章 修

9、訂概況介紹第二章 修訂過程新會計檔案管理辦法解讀第22頁第三章 修訂概況介紹由21條增加到31條。一是完善了會計檔案定義和范圍。第三條二是明確了會計電子檔案管理要求。第三條、第七條三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。第八條、第九條新會計檔案管理辦法解讀第23頁第三章 修訂概況介紹四是對會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交時間做了愈加靈活要求。第十一條五是對定時保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料保管期限。第十四條、附表六是深入完善了會計檔案判定銷毀程序。第十六、第十七條、第十八條七是明確了會計檔案出境管理要求。第二十五條新會計檔案管理辦法解讀第24頁第三章

10、修訂概況介紹其它修改八是完善會計檔案利用相關(guān)要求第十三條第2款九是對不具備設(shè)置檔案機構(gòu)或配置檔案工作人員條件單位做出了尤其要求第二十九條十是對中止單位會計檔案處置提出了新要求。第二十條十一是對委托代理記賬機構(gòu)檔案管理責(zé)任明確了要求。第二十六條新會計檔案管理辦法解讀第25頁內(nèi) 容第二章 修訂背景與意義第三章 修訂概況介紹第四章 條款解讀第一章 修訂過程新會計檔案管理辦法解讀第26頁第四章 條款解讀一是完善了會計檔案定義和范圍新會計檔案管理辦法解讀第27頁一是完善了會計檔案定義和范圍1998年版本第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)匯報等會計核實專業(yè)材料，是統(tǒng)計和反應(yīng)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)主要史料和

11、證據(jù)。本第三條 本方法所稱會計檔案是指單位在進行會計核實等過程中接收或形成，統(tǒng)計和反應(yīng)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，含有保留價值文字、圖表等各種形式會計資料，包含經(jīng)過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存放電子會計檔案。28新會計檔案管理辦法解讀第28頁（1）舊管理方法采取列舉方式，提出了應(yīng)該歸檔會計資料，但未對會計檔案內(nèi)涵進行界定。列舉之外其它會計資料是否應(yīng)該歸檔，缺乏對應(yīng)判斷標(biāo)準(zhǔn)，造成各單位在實際工作中做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭議。（2）會計檔案定義確實有些不合時宜了，它只是強調(diào)了紙質(zhì)會計檔案屬性，而現(xiàn)在已經(jīng)是網(wǎng)絡(luò)電子時代，財務(wù)部門早就實現(xiàn)了電算化，計算機已經(jīng)全方面代替了手工記賬。修訂原因新會計檔案管理辦

12、法解讀第29頁一是完善了會計檔案定義和范圍對會計檔案定義了解需要注意以下幾點：第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來。這里會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成各種會計核實資料，起源包含從外部取得和單位在核實過程中產(chǎn)生，形式包含紙質(zhì)和電子兩種形式。需要指出是，會計檔案和會計資料是同一事物在不一樣階段不一樣形態(tài)?，F(xiàn)有聯(lián)絡(luò)，也有區(qū)分。30新會計檔案管理辦法解讀第30頁一是完善了會計檔案定義和范圍對會計檔案定義了解需要注意以下幾點：第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來。（三個屬性）這里會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成各種會計核實資料，起源包含從外部取得和單位在核實過程中產(chǎn)生，形式包含

13、紙質(zhì)和電子兩種形式。首先，會計檔案是辦理完成會計資料。這里辦理完成普通是指核實行為已經(jīng)完成，如會計憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中會計憑證則屬于會計資料，不屬于會計檔案。其次，會計檔案是含有保留價值會計資料。單位在日常會計核實過程中會產(chǎn)生大量會計資料，但不是全部會計資料都要作為會計檔案，如在會計核實中間步驟進行試算平衡所形成初稿，因為試算平衡結(jié)果將最終反應(yīng)到會計憑證之上，所以，試算平衡初稿可不作為會計檔案保留。最終，會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理會計資料。即會計檔案是將會計資料按照檔案管理相關(guān)要求進行整理而形成，而不是將會計資料無邏輯、無序地堆砌。31新會計檔案管理辦法解讀第31頁1.完善了

14、會計檔案定義范圍案例關(guān)于對會計檔案了解某企業(yè)因為檔案庫房存放空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務(wù)部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務(wù)部主任李某請示怎樣處理。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，能夠不執(zhí)行會計檔案管理相關(guān)要求。顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某說法是錯誤。會計檔案是指單位在進行會計核實等過程中接收或形成，統(tǒng)計和反應(yīng)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，含有保留價值文字、圖表等各種形式會計資料。所以，只要滿足以上條件，即使這些會計資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案范圍，也需要按照會計檔案管理方法要求進行管理。32新會計檔案

15、管理辦法解讀第32頁一是完善了會計檔案定義和范圍第二,會計檔案既能夠是外部接收取得會計資料，也能夠是內(nèi)部直接形成各種形式會計資料。其中：外部接收取得會計資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得、能夠證實經(jīng)濟事項實際發(fā)生會計資料，主要是外部取得各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷協(xié)議、收據(jù)、消費清單等。當(dāng)前國家正在推進電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求電子發(fā)票能夠作為外部接收會計資料給予歸檔。內(nèi)部直接形成會計資料是指單位在會計核實過程中產(chǎn)生會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細賬、日志賬、固定資產(chǎn)卡片及其它輔助性賬簿、月度、季度、六個月度、年度財務(wù)會計匯報等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成據(jù)以進行會

16、計核實憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出計提折舊資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出計算所得稅資料等。33新會計檔案管理辦法解讀第33頁1.完善了會計檔案定義范圍第三,電子會計檔案屬于會計檔案。電子檔案是指含有憑證、查考和保留價值并歸檔保留電子文件。電子文件是指單位在推行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，經(jīng)過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存放數(shù)字格式各種信息統(tǒng)計。所以，電子會計檔案含有以下特征：(1)電子會計檔案起源是計算機等電子設(shè)備，即電子會計檔案是以計算機等電子信息設(shè)備為載體形成和處理電子會計信息；(2)電子會計檔案形成、辦理、傳輸?shù)炔襟E是經(jīng)過計算機等電子設(shè)備為載體進行；(3)電子會計檔案最終能夠存放、保管在當(dāng)

17、地計算機等電子設(shè)備、設(shè)施，也能夠存放在第三方提供云存放空間。34新會計檔案管理辦法解讀第34頁一是完善了會計檔案定義和范圍本第六條 以下會計資料應(yīng)該進行歸檔：（一）會計憑證，包含原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包含總賬、明細賬、日志賬、固定資產(chǎn)卡片及其它輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計匯報，包含月度、季度、六個月度、年度財務(wù)會計匯報；（四）其它會計資料，包含銀行存款余額調(diào)整表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案判定意見書及其它含有保留價值會計資料。35新會計檔案管理辦法解讀第35頁一是完善了會計檔案定義和范圍新增內(nèi)容1.納稅申報表，是納稅人依照

18、稅務(wù)部門指定格式填寫，用以按照稅法要求期限和內(nèi)容完成納稅申報程序相關(guān)表格，是單位進行稅款申報繳納和會計核實主要原始憑據(jù)，屬于含有保留價值會計資料。原管理方法沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理做法不統(tǒng)一。新管理方法明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。2.會計檔案判定意見書，是單位開展會計檔案判定過程中應(yīng)該形成，且含有永久保留價值主要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計檔案判定意見書無固定格式，但最少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被判定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、判定概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案主要理由；（3）需要銷毀檔案清冊。36新會計檔案

19、管理辦法解讀第36頁第四章 條款解讀二是明確了會計電子檔案管理要求。第三條、第七條新會計檔案管理辦法解讀第37頁第三條 本方法所稱會計檔案是指單位在進行會計核實等過程中接收或形成,統(tǒng)計和反應(yīng)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項,含有保留價值文字、圖表等各種形式會計資料,包含經(jīng)過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存放電子會計檔案。新會計檔案管理辦法解讀第38頁二是明確了會計電子檔案管理要求第七條 單位能夠利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)伎倆管理會計檔案。利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不一樣地理位置上含有獨立功效多臺計算機或終端及其從屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以對應(yīng)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案資源共

20、享。在計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)條件下，會計檔案管理工作不再單單局限于傳統(tǒng)模式下經(jīng)過實體檔案實現(xiàn)對檔案工作技術(shù)性管理，而是前移至文件形成階段，逐步實現(xiàn)對會計檔案全生命周期管理。第七條是賦予權(quán)力39新會計檔案管理辦法解讀第39頁教材15頁 案例3-1某大型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)情況新會計檔案管理辦法解讀第40頁利用計算機和網(wǎng)絡(luò)通信等技術(shù)管理會計檔案，應(yīng)把握好以下幾點：第一，實現(xiàn)檔案管理自動化第二，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化第三，實現(xiàn)會計檔案全生命周期電子化管理第四，檔案存放方式多樣化新會計檔案管理辦法解讀第41頁第四章 條款解讀三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）這兩條一直是修訂

21、難點，難就難在用簡練語言把會計電子檔案要求交代清楚。新會計檔案管理辦法解讀第42頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）第八條 同時滿足以下條件，單位內(nèi)部形成屬于歸檔范圍電子會計資料可僅以電子形式保留，形成電子會計檔案：（一）形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用會計核實系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序；（三）使用電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案長久保管要求，并建立了電子會計

22、檔案與相關(guān)聯(lián)其它紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系；（四）采取有效方法，預(yù)防電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞影響；（六）形成電子會計資料不屬于含有永久保留價值或者其它主要保留價值會計檔案。 第九條 滿足本方法第八條要求條件，單位從外部接收電子會計資料附有符合中華人民共和國電子署名法要求電子署名，可僅以電子形式歸檔保留，形成電子會計檔案。43新會計檔案管理辦法解讀第43頁起源真實會計核實系統(tǒng)要求：1、輸出歸檔電子文件；2、輸出格式要求；3、設(shè)計要審批流程；檔案管理系統(tǒng)要求：1、能接收電子文件歸檔；2、長久保留；3、電子與紙質(zhì)檔案對應(yīng)這里“防纂改”是全

23、程安全要求：1、運維備份2、離線備份非永久、非主要（企業(yè)自定）新會計檔案管理辦法解讀第44頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收電子會計資料實施無紙化歸檔進行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條要求時，各單位應(yīng)首先全方面梳理和細化本單位屬于歸檔范圍會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進行衡量，對于符合第八條、第九條要求電子會計資料可僅以電子形式歸檔保留，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。45新會計檔案管理辦法解讀第45頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收電子會計資料實施無紙化歸檔

24、進行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條要求時，各單位應(yīng)首先全方面梳理和細化本單位屬于歸檔范圍會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進行衡量，對于符合第八條、第九條要求電子會計資料可僅以電子形式歸檔保留，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。怎樣了解第八條關(guān)于電子會計資料六項條件？46新會計檔案管理辦法解讀第46頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）1形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。該條重點強調(diào)了兩方面內(nèi)容：一是電子會計資料起源要真實有效起源真實性二是電子會計資料產(chǎn)生與傳遞全過程不能脫離計算機等電子設(shè)備，不能有些人為干預(yù)從而造成會計信息不可靠中間步驟傳遞安全性47新會計檔案管

25、理辦法解讀第47頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）1形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。一是電子會計資料起源要真實有效：48新會計檔案管理辦法解讀第48頁案例關(guān)于對電子會計檔案了解某企業(yè)實施財務(wù)共享服務(wù)后，為實現(xiàn)異地集中核實目標(biāo)，會計核實均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）電子掃描件，以及企業(yè)協(xié)議管理系統(tǒng)傳輸過來協(xié)議電子文檔為依據(jù)進行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和協(xié)議紙質(zhì)原件進行歸檔保留。新會計檔案管理方法頒布后，該企業(yè)責(zé)任人對會計人員說，新方法將電子會計檔案納入會計檔案范圍了，所以，企業(yè)以后能夠只保留原始憑證掃描件和協(xié)議電子文檔了，紙質(zhì)原件能

26、夠不用再保留了，企業(yè)為此能夠節(jié)約一大筆開支。該企業(yè)責(zé)任人說法是錯誤。為提升工作效率，單位經(jīng)過在內(nèi)部制訂對應(yīng)內(nèi)控流程，并在確保掃描件和電子文檔真實、可靠、不被篡改前提下，能夠利用原始憑證掃描件和協(xié)議電子文檔作為依據(jù)進行會計核實。不過，原始憑證掃描件和協(xié)議電子文檔不符合會計檔案管理方法中關(guān)于電子會計資料可僅以電子形式歸檔保留相關(guān)要求，所以，不能僅以電子形式歸檔保留，單位仍應(yīng)同時保留原始憑證和協(xié)議紙質(zhì)原件。49新會計檔案管理辦法解讀第49頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）1形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。二是電子會計資料產(chǎn)生與傳遞全過

27、程不能脫離計算機等電子設(shè)備，不能有些人為干預(yù)從而造成會計信息不可靠中間步驟。其中：單位內(nèi)部形成電子原始憑證，需要在信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度審批流程，完成了有效審批程序，方可視為符合本項條件。如經(jīng)過辦公自動化系統(tǒng)審批生效電子文件、在費用報賬信息系統(tǒng)中填制并經(jīng)審批費用報銷申請單等。單位內(nèi)部形成電子記賬憑證，凡是由會計核實軟件依據(jù)設(shè)定規(guī)則自動生成或由會計人員在會計核實軟件中直接編制記賬憑證，均可視為符合本項條件。對于會計賬簿和財務(wù)會計匯報，由會計軟件依據(jù)電子會計資料自動生成（如總賬、明細賬、日志賬、財務(wù)報表）或在信息系統(tǒng)中建立并經(jīng)過有效審批（如固定資產(chǎn)卡片），可視為符合本項條件。50新

28、會計檔案管理辦法解讀第50頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）1形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收外部電子會計憑證，可由本單位信息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬電子發(fā)票），也可使用其它電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要尤其注意兩點：51新會計檔案管理辦法解讀第51頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）1形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接

29、收外部電子會計憑證，可由本單位信息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬電子發(fā)票），也可使用其它電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要尤其注意兩點：第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其它電子文件類型，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保留。52新會計檔案管理辦法解讀第52頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）1形成電子會計資料起源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收外部電子會計憑證，可由本單位信

30、息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬電子發(fā)票），也可使用其它電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要尤其注意兩點：第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其它電子文件類型，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保留。第二，如電子會計資料生成方、發(fā)送方起源不可靠或不含有權(quán)威性，不得僅以電子文件歸檔。53新會計檔案管理辦法解讀第53頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）使用會計核實系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子

31、會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序。會計核實系統(tǒng)是為單位會計核實、財務(wù)管理直接采集會計信息與數(shù)據(jù)，生成會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計資料關(guān)鍵會計軟件，是電子會計檔案歸檔主要信息系統(tǒng)。54新會計檔案管理辦法解讀第54頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）使用會計核實系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序。第一，接收和讀取電子會計資料第二，會計核實系統(tǒng)要能輸出歸

32、檔電子文件第三，輸出格式符合要求第四，包括到審批流程55新會計檔案管理辦法解讀第55頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）使用會計核實系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序。第一，接收和讀取電子會計資料本條中“讀取”包含兩層含義：一是會計資料要以會計人員能夠了解形式展現(xiàn)，而不能是單純計算機代碼和純數(shù)據(jù)；二是展現(xiàn)方式應(yīng)該符合會計領(lǐng)域約定俗成內(nèi)容和格式，而不能是表達特殊業(yè)務(wù)邏輯內(nèi)容格式。56新會計檔案管理辦法解讀第56頁三是增加了實施會計檔案僅以電

33、子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）使用會計核實系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序。第二，會計核實系統(tǒng)要能輸出歸檔電子文件57新會計檔案管理辦法解讀第57頁本條中“輸出”是指，會計核實系統(tǒng)應(yīng)該含有提供導(dǎo)出電子會計檔案接口，會計檔案存放格式要符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。會計軟件在接口方面要到達要求，可能捕捉元數(shù)據(jù)： P229頁真實性認(rèn)定需要管理需要（沒有元數(shù)據(jù)無法分類、整理，更無法長久讀取電子檔案）移交歸檔文件標(biāo)識功效 能將電子文件和元數(shù)據(jù)傳輸或下載至指定位置和數(shù)據(jù)表中 對已

34、傳輸至檔案部門或已完成下載操作電子文件及其元數(shù)據(jù)進行已歸檔標(biāo)識 第二，會計核實系統(tǒng)要能輸出歸檔電子文件新會計檔案管理辦法解讀第58頁第三，輸出格式符合要求格式策略DA/T47-歸檔格式要求格式開放，沒有專利不綁定軟硬件文件自包含格式自描述顯示一致性連續(xù)可解釋穩(wěn)健可轉(zhuǎn)換利于存放支持技術(shù)認(rèn)證機制易于利用新會計檔案管理辦法解讀第59頁歸檔存放格式文本、圖文混合型圖像PDF主流格式數(shù)據(jù)庫XML或版式新會計檔案管理辦法解讀第60頁（一）字處理文件 1、TXT文檔能夠作為電子檔案直接存放。2、XML文檔能夠作為電子檔案直接存放。3、PDF文檔能夠作為電子檔案直接存放。4、WPS、RTF等文檔作為電子檔案存

35、放時應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF文檔同時存放。5、對于其它類型文檔，假如無法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將相關(guān)軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。新會計檔案管理辦法解讀第61頁（二）圖像文件1、TIFF格式圖片能夠作為電子檔案直接存放，有特殊壓縮參數(shù)要作說明。2、JPEG格式圖片能夠作為電子檔案直接存放，有特殊壓縮參數(shù)要作說明。3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一個，有特殊壓縮參數(shù)要作說明。4、對于無法轉(zhuǎn)換格式圖片應(yīng)按原格式存放并將相關(guān)軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。5、由掃描儀取得圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于60

36、0dpi。新會計檔案管理辦法解讀第62頁（三）影像文件1、MPEG2格式、比特率4Mb/S以上影像文件能夠作為電子檔案直接存放。2、對于無法轉(zhuǎn)換格式影像文件應(yīng)按原格式存放并將相關(guān)軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（四）聲音文件1、WAV格式聲音文件能夠作為電子檔案直接存放。2、MP3格式聲音文件能夠作為電子檔案直接存放。3、對于無法轉(zhuǎn)換格式聲音文件應(yīng)按原格式存放并將相關(guān)軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。新會計檔案管理辦法解讀第63頁（五）多媒體文件1、多媒體文件包含各種信息形式，信息完整多媒體文件能夠作為電子檔案直接存放。2、多媒體文件依賴計算機軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。新會計檔案管理

37、辦法解讀第64頁第四，包括到審批等流程使用會計核實系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序。本條中“設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要審簽程序”是對電子會計檔案在形成過程中所采取風(fēng)險控制伎倆。對于自動生成憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生過程往往就已伴伴隨審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換過程中沒有新風(fēng)險產(chǎn)生，則可視同已自動審核。其它手工編制會計憑證或會計信息傳輸過程中包括人工干預(yù)，應(yīng)設(shè)定必要審簽程序。65新會計檔案管理辦法解讀第65頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）

38、使用電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案長久保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)其它紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系。電子檔案管理系統(tǒng)是對電子會計檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置信息系統(tǒng)，會計檔案電子化要求單位建設(shè)與管理要求相適應(yīng)檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)功效要求可參考電子文件管理系統(tǒng)通用功效要求（GB/T29194）。1、向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送歸檔文件及元數(shù)據(jù)存放位置信息 2、接收來自業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)，并正確解析元數(shù)據(jù)包 3、向業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞歸檔成功消息 66新會計檔案管理辦法解讀第66頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）使用電

39、子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案長久保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)其它紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系。其關(guān)鍵要求是：電子會計檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進行歸檔保留。需要注意是：第一，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)，對原生成系統(tǒng)也應(yīng)進行歸檔保留；包括硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無法繼續(xù)讀取以前生成電子會計檔案，還應(yīng)將硬件設(shè)備進行保留。第二，因系統(tǒng)運行維護需要而對原生成系統(tǒng)進行備份，不論是在線還是離線，都不是真正意義上歸檔保留。67新會計檔案管理辦法解讀第67頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）使用電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔

40、案，符合電子檔案長久保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)其它紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系。建立電子會計檔案與其相關(guān)聯(lián)其它紙質(zhì)會計檔案檢索關(guān)系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱電子會計檔案能夠準(zhǔn)確定位對應(yīng)紙質(zhì)會計資料歸檔存放位置，反之，查閱紙質(zhì)會計檔案時也能夠利用關(guān)鍵信息查找電子會計檔案內(nèi)容，其目標(biāo)是確保會計檔案線索性和相互關(guān)聯(lián)性。如在實務(wù)中，能夠使用“年份+電子記賬憑證號”或類似編碼規(guī)則形成標(biāo)準(zhǔn)條形碼，粘貼在相關(guān)聯(lián)紙質(zhì)原始憑證首頁，紙質(zhì)原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標(biāo)準(zhǔn)檔號和盒號條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證與上述條形碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案與實體檔案之間相互檢索。68新會計檔案管理辦法

41、解讀第68頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）采取有效辦法，預(yù)防電子會計檔案被篡改。檔案本質(zhì)屬性是原始統(tǒng)計性，傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案含有信息與載體完整不可分割特點，而且修改后通常會留下痕跡。電子會計檔案能夠在不一樣載體之間轉(zhuǎn)換存放，在此過程中輕易被篡改且難以被發(fā)覺，所以，采取信息安全技術(shù)伎倆來確保它真實性和完整性顯得尤為主要。單位應(yīng)采取技術(shù)和管理相結(jié)合方式，確保電子文件在搜集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作不可抵賴性、數(shù)據(jù)存放完整性、用戶身份真實性，并妥善管理在運行過程中使用密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，確保電子文件和電子檔案信息不被非法更改

42、。69新會計檔案管理辦法解讀第69頁電子文件真實性影響原因來自硬件計算機接口：接口被非法接入網(wǎng)絡(luò)：網(wǎng)絡(luò)被攻擊，檔案被修改存放設(shè)備：被非法取得其它輸入接口管理：掃描儀接口來自操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)漏洞，使有些人非法入侵更改文件操作系統(tǒng)身份識別和權(quán)限管理不嚴(yán)格新會計檔案管理辦法解讀第70頁來自數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作系統(tǒng)身份識別和權(quán)限管理不嚴(yán)格備份：文件被無意覆蓋遷移：遷移數(shù)據(jù)不完整來自應(yīng)用系統(tǒng)身份與權(quán)限管理軟件功效瑕疵引發(fā)對數(shù)據(jù)修改系統(tǒng)開發(fā)、管理、應(yīng)用三員未作分離新會計檔案管理辦法解讀第71頁電子文件歸檔和電子檔案管理過程中風(fēng)險搜集過程電子文件管理系統(tǒng)功效不完善，電子文件搜集提取時被更改，如掛接錯誤格式轉(zhuǎn)換丟失

43、主要信息接口功效不完善，電子文件發(fā)生非預(yù)期更改接口被人為操縱修改電子文件病毒修改電子文件新會計檔案管理辦法解讀第72頁整理過程用戶權(quán)限設(shè)置不合理，電子文件被更改。如可人為掛接被系統(tǒng)開發(fā)人員惡意登錄操作修改軟件功效不完善，電子文件發(fā)生非預(yù)期更改新會計檔案管理辦法解讀第73頁保管過程遷移動態(tài)管理離線存放（見教材P3647.2）利用過程軟件功效缺點系統(tǒng)漏洞，用戶可修改文件和元數(shù)據(jù)系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置不合理，利用用戶含有修改電子文件權(quán)限新會計檔案管理辦法解讀第74頁可用技術(shù)防寫技術(shù)首先，格式上，針對歸檔電子文件，流式文檔格式化，按照國家標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為只讀版式文檔；其次，權(quán)限上運行于各類檔案文件管理系統(tǒng)內(nèi)電子文

44、件屬性能夠被設(shè)置成“只讀”狀態(tài)，權(quán)限級別不符操作者無法對處于只讀狀態(tài)文件信息進行更改，而只能進行正常讀取，實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)“防寫一；最終，存放上可選擇CDR光盤、WORM光盤等一次性寫入載體作為電子文件信息存放載體，不論操作者擁有何種權(quán)限級別，都無法對存放于這種載體中信息進行更改，實現(xiàn)了脫機保留“防寫”。新會計檔案管理辦法解讀第75頁信息加密技術(shù)新會計檔案管理辦法解讀第76頁信息確認(rèn)技術(shù)信息確認(rèn)技術(shù)為系統(tǒng)應(yīng)用級別安全保障，既能夠?qū)﹄娮游募倪M行有效保護，也能夠?qū)﹄娮游募渌鼘傩阅夸浶畔⑦M行有效保護。數(shù)字署名技術(shù)報文認(rèn)證技術(shù)數(shù)字水印技術(shù)新會計檔案管理辦法解讀第77頁訪問控制技術(shù)按用戶身份及其所歸屬

45、某預(yù)定義組來限制用戶對一些信息項訪問，或限制對一些控制功效使用防火墻入侵檢測與安全審計身份驗證權(quán)限限制防病毒技術(shù)新會計檔案管理辦法解讀第78頁真實性保障整體處理方案檔案管理真實性保障經(jīng)過技術(shù)伎倆，與電子文件形成、流轉(zhuǎn)各個步驟（收、管、存、用以及系統(tǒng)接口等）緊密結(jié)合，將技術(shù)控制伎倆與管理流程步驟緊密融合，才能有效到達真實性控制目標(biāo)，新會計檔案管理辦法解讀第79頁真實性保障整體處理方案步驟真實性技術(shù)接口防寫技術(shù)搜集信息加密和信息確認(rèn)判定訪問控制、信息確認(rèn)整理訪問控制、防寫技術(shù)保管訪問控制、信息確認(rèn)利用訪問控制、防寫技術(shù)、信息確認(rèn)統(tǒng)計訪問控制遷移防寫技術(shù)、信息加密、信息確認(rèn)全程防毒技術(shù)、訪問控制新會

46、計檔案管理辦法解讀第80頁真實性保障整體處理方案步驟真實性技術(shù)原理接口防寫技術(shù)利用防寫技術(shù)，預(yù)防文件在接口除被惡意截獲并篡改，確保原文被篡改。搜集信息加密和信息確認(rèn)1、在搜集過程中要對明文進行加密，確保在搜集過程中信息安全。判定訪問控制、信息確認(rèn)1、此階段確保含有判定權(quán)限人員才能夠訪問此功效模塊，所以利用身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)來確保系統(tǒng)中信息安。2、在判定過程中經(jīng)過數(shù)字署名、報文認(rèn)證、數(shù)字水印等信息確認(rèn)技術(shù)對待歸檔文件進行真實性判定。整理訪問控制、防寫技術(shù)1、此階段確保含有整理權(quán)限人員才能夠訪問此功效模塊，所以利用身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)來確保系統(tǒng)中信息安。2、對于部分目錄元

47、數(shù)據(jù)要采取只讀等防寫技術(shù)確保此部分?jǐn)?shù)據(jù)不被修改，確保目錄元數(shù)據(jù)信息真實性。保管訪問控制、信息確認(rèn)1、保管階段要嚴(yán)格控制對信息訪問，利用訪問控制技術(shù)對保管數(shù)據(jù)加以控制。新會計檔案管理辦法解讀第81頁步驟真實性技術(shù)原理利用訪問控制、防寫技術(shù)、信息確認(rèn)1、此階段應(yīng)用較頻繁，主要經(jīng)過身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制技術(shù)確保利用人對系統(tǒng)可用性。2、假如利用人申請原文情況經(jīng)過防寫技術(shù)確保原文在利用過程中不被改動。3、原文償還后利用數(shù)字署名、報文認(rèn)證、數(shù)字水印等信息確認(rèn)技術(shù)對原文加以確認(rèn)，判斷是否經(jīng)過改動，確認(rèn)文件真實性。統(tǒng)計訪問控制1、含有統(tǒng)計權(quán)限人員才能夠訪問此功效模塊，所以利用身份認(rèn)證、權(quán)限限制等訪問控制

48、技術(shù)來確保系統(tǒng)中信息安全。遷移防寫技術(shù)、信息加密、信息確認(rèn)1、數(shù)據(jù)在遷移前要經(jīng)過防寫技術(shù)對信息進行保護，預(yù)防在遷移過程中被篡改。2、利用信息加密技術(shù)對遷移數(shù)據(jù)進行加密，預(yù)防數(shù)據(jù)被惡意讀取及破壞。全程防毒技術(shù)、訪問控制1、全程經(jīng)過防火墻、入侵檢測與審計、防毒等技術(shù)確保系統(tǒng)所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。2、全程經(jīng)過身份認(rèn)證、權(quán)限限制等技術(shù)對系統(tǒng)或功效模塊進行限制，確保含有對應(yīng)權(quán)限人才能夠做對應(yīng)操作。新會計檔案管理辦法解讀第82頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞影響。備份要求1、運維備份檔案管理系統(tǒng)運維規(guī)范（

49、DA/T56）2、離線存貯備份P364電子文件移交與接收辦法(檔發(fā)20127號)83新會計檔案管理辦法解讀第83頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞影響。對于普通規(guī)模較小企業(yè)，尤其是小微企業(yè)而言，這些條件普通是達不到：小微企業(yè)要實施會計資料無紙化管理，能夠選擇采取大型會計軟件廠商提供會計軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。具備一定規(guī)模會計代理記賬機構(gòu)也可能具備上述條件。84新會計檔案管理辦法解讀第84頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）形成電子會計資料不屬于含有永久

50、保留價值或者其它主要保留價值會計檔案。 新管理方法要求保管期限為永久會計資料必須以紙質(zhì)形式歸檔保留，如年度財務(wù)會計匯報、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案判定意見書等。各單位自行判定認(rèn)為含有主要保留價值其它會計檔案也應(yīng)以紙面形式保留。85新會計檔案管理辦法解讀第85頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）第九條 滿足本方法第八條要求條件，單位從外部接收電子會計資料附有符合中華人民共和國電子署名法要求電子署名，可僅以電子形式歸檔保留，形成電子會計檔案。外部接收電子會計資料管理除具備與內(nèi)部形成電子會計資料管理相同條件以外，還需要具備符合中

51、華人民共和國電子署名法（年修正）要求電子署名。在傳統(tǒng)交易過程中，為了確保交易安全，交易中文件普通都要由當(dāng)事人簽字或者蓋章，方便能夠確認(rèn)署名人身份，并確保簽字或者蓋章人認(rèn)可文件內(nèi)容。當(dāng)交易經(jīng)過電子形式進行時，傳統(tǒng)手寫簽字和蓋章變得無法實現(xiàn)，必須依靠技術(shù)伎倆給予替換。這種在電子文件中識別交易人身份，確保交易安全電子技術(shù)伎倆，就是電子署名。86新會計檔案管理辦法解讀第86頁三是增加了實施會計檔案僅以電子形式歸檔保留管理要求。（第八條、第九條）第九條 滿足本方法第八條要求條件，單位從外部接收電子會計資料附有符合中華人民共和國電子署名法要求電子署名，可僅以電子形式歸檔保留，形成電子會計檔案。依據(jù)中華人民

52、共和國電子署名法第十三條要求，電子署名同時符合以下條件，視為可靠電子署名：（一）電子署名制作數(shù)據(jù)用于電子署名時，屬于電子署名人專有；（二）簽署時電子署名制作數(shù)據(jù)僅由電子署名人控制；（三）簽署后對電子署名任何改動能夠被發(fā)覺；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式任何改動能夠被發(fā)覺。 一項電子署名假如同時符合上述四項條件，能夠視為可靠電子署名。87新會計檔案管理辦法解讀第87頁第四章 條款解讀四是對會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交時間做了愈加靈活要求。第十一條新會計檔案管理辦法解讀第88頁第四章 條款解讀五是對定時保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料保管期限。第十四條、附表新會計

53、檔案管理辦法解讀第89頁舊管理方法新管理方法永久永久永久定時3年5年25年30年新會計檔案管理辦法解讀第90頁保管期限調(diào)整原因一是與各單位其它檔案保管期限保持一致需要二是與相關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)需要。三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)四是落實以人為本理念五是現(xiàn)實使用反應(yīng)會計原定保管期限過短六是考慮會計電子檔案特點七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會計檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查需要。八是原管理方法設(shè)定會計檔案定時保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案詳細保管期限時往往無法很好掌握。新會計檔案管理辦法解讀第91頁一是與各單位其它檔案保管期限保持一致需要機關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限要求（國家檔案局

54、8號令）永久，30年，企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限要求（國家檔案局10號令）永久，30年，新會計檔案管理辦法解讀第92頁二是與相關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)需要民法通則第一百三十七條 訴訟時效期間從知道或者應(yīng)該知道權(quán)利被侵害時起計算。不過，從權(quán)利被侵害之日起超出二十年，人民法院不予保護。有特殊情況，人民法院能夠延長訴訟時效期間。新會計檔案管理辦法解讀第93頁三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)與房屋相關(guān)票據(jù)與設(shè)備相關(guān)票據(jù)保費發(fā)票以上這些都有可能超出30年四是落實以人為本理念人壽命普遍超出30年，與人相關(guān)票據(jù)在生命周期內(nèi)都有可能用到如特殊工種退休奶粉添加濟新會計檔案管理辦法解讀第94頁五是現(xiàn)實使用反應(yīng)會計原定保管期限

55、過短超出憑證都不銷毀超出憑證大量在利用六是考慮會計電子檔案特點電子檔案不占用物理空間，保管成本相對較低新會計檔案管理辦法解讀第95頁五是對定時保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料保管期限。第十五條 各類會計檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)該按照本方法附表執(zhí)行，本方法要求會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案詳細名稱如有同本方法附表所列檔案名稱不相符，應(yīng)該比照類似檔案保管期限辦理。96新會計檔案管理辦法解讀第96頁五是對定時保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料保管期限。本條對會計檔案保管期限靈活處置標(biāo)準(zhǔn)進行了要求。本條是對第十四條補充。即各單位在劃分

56、檔案保管期限時，可不限于永久、30年、三個時間期限，而可依據(jù)本身實際需要，劃設(shè)會計檔案保管期限，但其劃設(shè)會計檔案保管期限不得低于管理方法要求各類會計檔案保管期限要求。如應(yīng)劃分為永久會計檔案不得定為50年，應(yīng)劃分為30年會計檔案不得定為低于30年保管期限，但能夠定為35年或40年保管期限。97新會計檔案管理辦法解讀第97頁五是對定時保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料保管期限。本條對會計檔案保管期限靈活處置標(biāo)準(zhǔn)進行了要求。單位會計檔案如不能與管理方法附表中各類會計檔案名稱一一對應(yīng)，能夠依據(jù)會計檔案使用價值劃定保管期限。如含有憑證價值會計檔案應(yīng)參考憑證類會計檔案，最低保管

57、期限為30年。98新會計檔案管理辦法解讀第98頁第四章 條款解讀六是深入完善了會計檔案判定銷毀程序。(第十六、第十七條、第十八條)新會計檔案管理辦法解讀第99頁六是深入完善了會計檔案判定銷毀程序會計檔案銷毀是會計檔案管理主要步驟，對到期會計檔案進行判定是檔案銷毀前提和基礎(chǔ)。100新會計檔案管理辦法解讀第100頁六是深入完善了會計檔案判定銷毀程序舊管理方法中關(guān)于會計檔案銷毀存在問題（1）要求了會計檔案銷毀詳細程序，但未明確銷毀前判定工作和相關(guān)責(zé)任（2）要求“單位責(zé)任人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀最主要責(zé)任歸于單位責(zé)任人。在實際工作中，為防止可能發(fā)生風(fēng)險和負(fù)擔(dān)責(zé)任，對于已超

58、出最低保管期限且符合銷毀條件會計檔案，單位責(zé)任人普通也不愿輕易銷毀，會計檔案銷毀工作極難有效實施。（3）國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)該由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷已無必要（4）沒有電子檔案銷毀要求新會計檔案管理辦法解讀第101頁六是深入完善了會計檔案判定銷毀程序（1）增加了銷毀判定程序和要求P51頁（2）刪除了國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)該由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷要求。（3）明確了會計檔案銷毀工作組織單位和監(jiān)督單位，要求“會計檔案判定工作應(yīng)該由單位檔案管理機構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。”（4）增加了會計檔案銷毀責(zé)任人，要求“單位責(zé)任人、檔案管理機構(gòu)

59、責(zé)任人、會計管理機構(gòu)責(zé)任人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見?！保?）增加電子會計檔案監(jiān)銷。“電子會計檔案銷毀還應(yīng)該符合國家相關(guān)電子檔案要求,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。”新會計檔案管理辦法解讀第102頁六是深入完善了會計檔案判定銷毀程序第十六條 單位應(yīng)該定時對已到保管期限會計檔案進行判定，并形成會計檔案判定意見書。經(jīng)判定，仍需繼續(xù)保留會計檔案，應(yīng)該重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保留價值會計檔案，能夠銷毀。第十七條 會計檔案判定工作應(yīng)該由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。第十六條、

60、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限會計檔案判定工作。各單位應(yīng)定時對保管期滿會計檔案進行判定，并依據(jù)判定結(jié)果，對保管期滿會計檔案進行對應(yīng)處置。會計檔案判定周期、頻率可視單位實際情況而定。假如每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充分，可幾年判定一次，假如每年到期會計檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次判定工作。103新會計檔案管理辦法解讀第103頁第十八條 經(jīng)判定能夠銷毀會計檔案，應(yīng)該按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位責(zé)任人、檔案管理機構(gòu)責(zé)任人、會計管理機構(gòu)責(zé)任人、檔案