綜合辦公室行政管理工作流程手冊(cè)

1、綜辦行管作程()綜合辦室行政管理主要工內(nèi)容 ：行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納執(zhí)行公司對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政 日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)等。具體工作程一、 執(zhí)行辦用品日常用的采、發(fā)放理月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃及庫(kù)存情況要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ)備以備不時(shí)之需作好請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單經(jīng)主管審批后及時(shí)保質(zhì)保量地采購(gòu)辦公用品和日常用品采購(gòu)物品應(yīng)當(dāng)定價(jià)定點(diǎn)保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉要作好物品出入 庫(kù)登記，每月盤存，確保帳物相符。部門申請(qǐng)物品采

2、購(gòu)定期詢價(jià)議價(jià)查看庫(kù)存檢查驗(yàn)收請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單出入登記帳物相符主管審批月末盤存監(jiān)督檢查二、執(zhí)固定資產(chǎn)及值易耗的管理對(duì)于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺(tái)帳清單，監(jiān)督各部 門于每月 25 日進(jìn)行盤點(diǎn)，辦公室會(huì)根據(jù)各部門盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查，核對(duì)帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點(diǎn)狀況及調(diào)動(dòng)增加狀況制作固定資產(chǎn)、低耗品清單表發(fā)放各部門季度組織財(cái)務(wù)部對(duì)各部門進(jìn)行全面盤點(diǎn)對(duì)帳物。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請(qǐng)報(bào)廢，及時(shí)跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動(dòng)、出入庫(kù)單據(jù)的核對(duì)做到帳物相符于資產(chǎn)管理不當(dāng)帳物不符應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。資產(chǎn)分類建立臺(tái)帳清單每月盤存核對(duì)帳物三、執(zhí)各部門基礎(chǔ)備、設(shè)維修管理綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)

3、技術(shù)人員維過(guò)程進(jìn)行控 制；各部門對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài)；對(duì)未按要求完成的維修 事項(xiàng)、及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。維修申請(qǐng)安排維修維修結(jié)束檢查驗(yàn)收記錄備案四、執(zhí)文件檔案的檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使 / 傳閱控制、分類存放、排 列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來(lái)的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時(shí)間順序等存檔管理。文件、資料收集分類整理編號(hào)立卷歸檔裝訂成冊(cè)存放使用傳控制六、文資料收發(fā)、真管理各類文件資料收發(fā)傳真均需在登記薄上作好詳細(xì)登記記錄及時(shí)將各類信息（通知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時(shí)傳

4、遞給相 關(guān)部門；傳真往來(lái)文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達(dá)準(zhǔn)確記錄七、執(zhí)各種費(fèi)用的付、控按時(shí)申請(qǐng)、交納、控制公司各項(xiàng)費(fèi)用，例如：車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅等；并將所要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄對(duì)各項(xiàng)資金審批單歸類管理做到資金審批 的及時(shí)、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用支付各項(xiàng)費(fèi)用申請(qǐng)審批資金歸類登記管理部門主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字八、執(zhí)對(duì)外關(guān)系建維護(hù)建立良好的公共關(guān)系平臺(tái)是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵合辦公室門肩負(fù)著對(duì)外溝通協(xié)調(diào)的重任要把對(duì)外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來(lái)抓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門的，又有社會(huì)關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會(huì)有一定影響平時(shí)的工作中要經(jīng)常

5、保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實(shí)際情況建立新的公共關(guān)系在對(duì)外交往中要自覺(jué)維護(hù)公司形象要將 對(duì)外關(guān)系維護(hù)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便作出符合公司利益的調(diào)整。關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)檔案經(jīng)常維護(hù)情況匯報(bào)合理調(diào)整九、執(zhí)處理突發(fā)事公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后綜合辦公室在收到信息的同時(shí)要根據(jù)事件影響的大小迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)處理將有可能對(duì)公司或個(gè)人的不利影響降到最低限度情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)時(shí)可先處理再匯報(bào)但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因在處理突發(fā)事件時(shí)應(yīng)把握有利原則要充分維護(hù)公司或員工的 利益，樹立好公司的整體形象。突發(fā)事件出現(xiàn)減少不利影響主要情況收集處理結(jié)果匯報(bào)及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)妥善解決處理十、后服務(wù)保障綜合辦公室要將

6、后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進(jìn)行監(jiān)督收集員工建議緩解員工情緒通過(guò)有效途徑督促集團(tuán)公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度常提醒駕駛員遵章守紀(jì)車輛隨時(shí)處于良好的性能狀態(tài)， 確保人員接送、貨物輸送的時(shí)效性。擬定制度加強(qiáng)檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意安撫員工反饋確 實(shí)了解、記確 實(shí)了解、記錄工作要安全工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點(diǎn)安全項(xiàng)目，不定期地組織檢查，認(rèn)真查出安全隱患，及時(shí)消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實(shí)安全責(zé)任制定安全責(zé)

7、任制劃安全教育計(jì)劃并認(rèn)真加以實(shí)施。熟悉安全制度組織實(shí)施檢查明確安全目標(biāo)確保整體安全規(guī)劃教育培訓(xùn)提高防范意識(shí)十一、常事務(wù)處理綜合辦公室的工作雜而亂涉及面廣大小事情多并且很多事務(wù)具有不可確定性臨時(shí)出現(xiàn)的工作會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來(lái)很大的沖突這時(shí)就要擇其輕重而處理?？傮w來(lái)講，綜合辦公室屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務(wù)否則會(huì)影響正常工作秩序甚至 會(huì)影響經(jīng)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)日計(jì)劃工作保證正常工作臨時(shí)事務(wù)處理提高服務(wù)意識(shí)擇其輕重處理注重時(shí)效結(jié)果十二、行上級(jí)交辦務(wù)優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)定時(shí)限內(nèi)完成不了的向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明其原因， 并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。接受上級(jí)

8、交辦任務(wù)及時(shí)完成保質(zhì)保量匯報(bào)結(jié)果電腦系統(tǒng)護(hù)工作流程網(wǎng)絡(luò)管理員要保證公司網(wǎng)絡(luò)各個(gè)工作站點(diǎn)能正常工作保證公司電腦系統(tǒng) 的穩(wěn)定高效，信息通道的暢通，日常工作流程如下：一、 公司電設(shè)備申請(qǐng)流1、設(shè)備申請(qǐng)： 包括電腦整機(jī)、電配件、絡(luò)和通訊設(shè)、 卡建立主要應(yīng)用設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)各部門主管提出 申請(qǐng)?jiān)O(shè)備需要設(shè)備型號(hào)主要供應(yīng)商價(jià)格信息檔案采購(gòu)申請(qǐng)審 批了 解 當(dāng) 地 的 相 關(guān) 設(shè)備的價(jià)格、型號(hào)項(xiàng)目欄確寫什么部門使用么設(shè)備機(jī)部門建議欄： 添寫型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；最后備注中簡(jiǎn)單寫明原因；電腦用品 采購(gòu)領(lǐng)用申請(qǐng)單財(cái)務(wù)簽字認(rèn)可正確填寫 購(gòu)買名稱及用途、金額到財(cái)務(wù)領(lǐng)用 “資金審批單”貼 上 發(fā) 票 的 報(bào) 銷 單，供貨商簽字確認(rèn)型號(hào)無(wú)誤 填寫“報(bào)銷單”聯(lián)系供貨商 送貨上門到財(cái)務(wù)報(bào)帳，付上電腦設(shè)備 采購(gòu)單、固定資產(chǎn)申報(bào)設(shè)備到位 安裝調(diào)試投使用更新、核對(duì) 設(shè)備檔案2、日常障理各部門有電腦故障處理申請(qǐng)?zhí)幚硗旰?，?bào)告主管。及時(shí)到現(xiàn)場(chǎng) 觀察處理是公司內(nèi)部問(wèn)題