房地產(chǎn)檔案管理制度

1、房地產(chǎn)地地產(chǎn)檔案案管理制制度為了公司司檔案管管理的統(tǒng)統(tǒng)一性、完整性性、規(guī)范范性和安安全性，充分發(fā)發(fā)揮檔案案的有效效作用，維護(hù)公公司合法法權(quán)益，防止檔檔案丟失失、損壞壞、被盜盜、受潮潮、蛀蝕蝕等，特特制定本本制度。一、編制制依據(jù)：（一）中華人人民共和和國(guó)檔案案法（二）國(guó)營(yíng)企企業(yè)檔案案管理暫暫行規(guī)定定（三）XX工工業(yè)企業(yè)業(yè)檔案分分類規(guī)劃劃（四）XX企企業(yè)網(wǎng)、機(jī)關(guān)檔檔案歸檔檔范圍及及保管期期限二、總則則（一）公公司檔案案是指各各職能部部門(mén)及個(gè)個(gè)人在房房地產(chǎn)開(kāi)開(kāi)發(fā)建設(shè)設(shè)中所形形成的，對(duì)公司司有保存存、查考考價(jià)值的的文字、圖表、聲像等等各種形形式的文文件材料料。（二）公公司檔案案是公司司在各項(xiàng)項(xiàng)工作中中

2、形成的的全部檔檔案的總總和，包包括行政政管理、營(yíng)銷策策劃、工工程開(kāi)發(fā)發(fā)建設(shè)、財(cái)務(wù)審審計(jì)、人人事勞資資、設(shè)備備等。（三）檔檔案是公公司的寶寶貴財(cái)富富，必須須堅(jiān)持集集中統(tǒng)一一管理，按照檔案法法規(guī)定定，任何何部門(mén)和和個(gè)人不不得以任任何形式式和手段段將應(yīng)歸歸檔的文文件、資資料據(jù)為為己有。（四）公公司檔案案由公司司總工程程師分管管，行政政隸屬總總經(jīng)辦。（五）公公司開(kāi)發(fā)發(fā)建設(shè)的的工程項(xiàng)項(xiàng)目各施施工、監(jiān)監(jiān)理單位位應(yīng)遵照照本制度度有關(guān)條條款執(zhí)行行。二、歸檔檔范圍：行政管理理，歸口口單位總總經(jīng)部。1、本級(jí)級(jí)組織所所形成的的各種會(huì)會(huì)議記錄錄、總結(jié)結(jié)、報(bào)告告、文件件資料及及上級(jí)組組織下發(fā)發(fā)的文件件資料等等；2、本公

3、公司總經(jīng)經(jīng)理工作作會(huì)、司司務(wù)會(huì)、專題會(huì)會(huì)、工程程協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)會(huì)議記記錄、紀(jì)紀(jì)要、決決定；3、本公公司中長(zhǎng)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃劃、工作作計(jì)劃、總結(jié)及及制定的的規(guī)章制制度等；4、本公公司的資資質(zhì)證書(shū)書(shū)、工商商、稅務(wù)務(wù)登記、營(yíng)業(yè)執(zhí)執(zhí)照等各各項(xiàng)證書(shū)書(shū)；5、本公公司形成成的各類類行政性性經(jīng)濟(jì)合合同、民民事案件件等；6、本公公司向上上級(jí)及有有關(guān)部門(mén)門(mén)呈送的的請(qǐng)示、報(bào)告及及匯報(bào)資資料及其其上級(jí)批批示等；7、本公公司的簡(jiǎn)報(bào)、機(jī)構(gòu)構(gòu)沿革、大事記記等；8、上級(jí)級(jí)及本公公司法律律事務(wù)等等工作的的資料；9、公司司章程程法人人治理結(jié)結(jié)構(gòu)的便便宜，議議事規(guī)則則，董事事會(huì)、監(jiān)監(jiān)事會(huì)的的預(yù)案、議案、決議等等。（二）財(cái)財(cái)務(wù)審計(jì)計(jì)，歸口口單位財(cái)

4、財(cái)務(wù)部1、財(cái)務(wù)務(wù)工作計(jì)計(jì)劃、總總結(jié)、上上級(jí)及本本公司有有關(guān)財(cái)務(wù)務(wù)管理方方面的制制度、規(guī)規(guī)定、辦辦法、通通知；2、有關(guān)關(guān)財(cái)務(wù)、稅費(fèi)檢檢查的文文件資料料；3、各類類財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)表、憑憑證、帳帳簿、工工資表等等；4、固定定資產(chǎn)的的新增、調(diào)撥、報(bào)廢、核資的的請(qǐng)示、批復(fù)等等文件資資料；5、上級(jí)級(jí)及本單單位關(guān)于于審計(jì)工工作的決決定、規(guī)規(guī)定、請(qǐng)請(qǐng)示、批批復(fù)等；（三）人人事勞資資，歸口口單位：人力資資源部1、有關(guān)關(guān)本公司司機(jī)構(gòu)設(shè)設(shè)立、撤撤消、合合并、更更名和改改變關(guān)系系的決定定、通知知等文件件；2、有關(guān)關(guān)本公司司定員、定編的的文件資資料；3、有關(guān)關(guān)本公司司干部任任免、聘聘用文件件資料；4、本公公司人員員有關(guān)專專業(yè)

5、技術(shù)術(shù)職務(wù)聘聘用資料料；5、本公公司臨時(shí)時(shí)短聘人人員聘用用計(jì)劃、考核及及聘用工工資待遇遇、解聘聘等；6、關(guān)于于本公司司人員退退職、退退休、調(diào)調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲等資資料；7、本公公司工資資計(jì)劃、報(bào)表、獎(jiǎng)金、津貼、福利等等方面的的文件資資料。（四）新新征，歸歸口單位位：行政政部1、新征征受讓土土地選點(diǎn)點(diǎn)、評(píng)估估、洽談?wù)?、科研研?bào)告、董事會(huì)會(huì)（董事事長(zhǎng)）批批復(fù)等原原始資料料；2、新征征受讓土土地合同同、法律律文書(shū)等等原始資資料；3、新征征受讓土土地規(guī)劃劃、國(guó)土土進(jìn)窗報(bào)報(bào)批等全全部原始始資料；4、規(guī)劃劃許可證證、國(guó)土土證、紅紅線圖等等全部原原始資料料；5、拆遷遷公告、差遣補(bǔ)補(bǔ)償?shù)荣Y資料。（五）住住宅營(yíng)銷銷分

6、配，歸口單單位：總總經(jīng)部、財(cái)務(wù)部部1、入園園人員資資格界定定資料；2、購(gòu)房房人員購(gòu)購(gòu)房申請(qǐng)請(qǐng)、戶型型選定、交納認(rèn)認(rèn)購(gòu)保證證金等資資料；3、購(gòu)購(gòu)房須知知、樓書(shū)；4、住宅宅預(yù)售報(bào)報(bào)告、批批復(fù)及證證書(shū)；5、首付付款有關(guān)關(guān)資料；6、住宅宅分配到到戶及個(gè)個(gè)人銀行行按揭等等資料；7、住宅宅房?jī)r(jià)結(jié)結(jié)算等資資料；8、辦理理產(chǎn)權(quán)證證書(shū)等形形成的全全部資料料。（六）工工程技術(shù)術(shù)部分，歸口單單位：工工程部、行政部部1、征地地受讓土土地手續(xù)續(xù)辦妥后后，工程程啟動(dòng)的的初步可可行性研研究報(bào)告告與批復(fù)復(fù)；2、規(guī)劃劃設(shè)計(jì)任任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)、圖紙文文件、報(bào)報(bào)告、審審查與批批復(fù)；3、工程程可研、環(huán)評(píng)報(bào)報(bào)告與批批復(fù)；4、初勘勘任務(wù)書(shū)書(shū)

7、及出勘勘資料；5、初設(shè)設(shè)任務(wù)書(shū)書(shū)及初設(shè)設(shè)圖紙文文件（含含概算）初設(shè)審審查與批批復(fù)；6、施工工詳勘及及詳勘資資料；7、施工工設(shè)計(jì)任任務(wù)書(shū)及及施設(shè)圖圖紙、文文件（含含預(yù)算）、資料料審查與與批復(fù)；8、工程程進(jìn)窗報(bào)報(bào)建報(bào)批批過(guò)程中中，所形形成的全全部資料料、文件件、證書(shū)書(shū)；9、工程程建設(shè)各各階段驗(yàn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告告；10、 HYPERLINK / 工工程竣工工圖、竣竣工驗(yàn)收收?qǐng)?bào)告；11、工工程設(shè)計(jì)計(jì)、監(jiān)理理、施工工、設(shè)備備、物資資材料等等招標(biāo)全全過(guò)程形形成的所所有請(qǐng)示示、報(bào)告告、批復(fù)復(fù)、紀(jì)要要等資料料；12、在在項(xiàng)目委委托過(guò)程程中所形形成的方方案、工工程量計(jì)計(jì)算、確確認(rèn)簽證證等資料料；13、所所有設(shè)計(jì)計(jì)修改、

8、變更中中形成的的全部資資料；14、設(shè)設(shè)備、材材料、產(chǎn)產(chǎn)品出產(chǎn)產(chǎn)證書(shū)、技術(shù)參參數(shù)指標(biāo)標(biāo)、開(kāi)箱箱驗(yàn)收等等資料；15、工工程各類類款項(xiàng)支支付審批批手續(xù)等等資料；16、工工程審計(jì)計(jì)、決算算等全部部資料。（七）電電力土木木建筑分分會(huì)1、分會(huì)會(huì)章程、組織機(jī)機(jī)構(gòu)沿革革、分會(huì)會(huì)組成領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)成員員名單等等；2、分會(huì)會(huì)工作規(guī)規(guī)則、各各會(huì)議工工程報(bào)告告等；3、分會(huì)會(huì)年度工工作計(jì)劃劃總結(jié)；4、各類類專業(yè)會(huì)會(huì)議形成成的全部部資料；5、各類類課題論論文及評(píng)評(píng)審意見(jiàn)見(jiàn)；6、土建建分會(huì)評(píng)評(píng)審專家家?guī)斓娜抠Y料料。四、歸檔檔要求（一）檔檔案資料料的形成成是全過(guò)過(guò)程的產(chǎn)產(chǎn)物，而而不是事事后追索索。因此此，必須須保證其其準(zhǔn)確性性、

9、完整整性、系系統(tǒng)性，任何工工作人員員不得因因工作貽貽誤而造造成資料料檔案的的遺失或或流失。（二）所所有歸檔檔的圖紙紙文件資資料必須須符合永永久保存存條件，凡圓珠珠筆、鉛鉛筆填寫(xiě)寫(xiě)或復(fù)印印資料均均不能作作為永久久保存條條件歸檔檔。（三）工工程技術(shù)術(shù)檔案按按工程技技術(shù)檔案案管理辦辦法執(zhí)行行。（四）設(shè)設(shè)計(jì)單位位提供的的圖紙、計(jì)算書(shū)書(shū)、說(shuō)明明書(shū)及設(shè)設(shè)計(jì)文件件必須先先交檔案案室簽收收，然后后再按有有關(guān)規(guī)定定分發(fā)。任何個(gè)個(gè)人不得得中間截截留。（五）設(shè)設(shè)備物資資開(kāi)箱資資料必須須由物資資部和檔檔案室工工作人員員共同簽簽收后歸歸檔。五、檔案案機(jī)構(gòu)及及其職責(zé)責(zé)、檔案案管理的的方式1）檔案案工作實(shí)實(shí)行統(tǒng)一一領(lǐng)導(dǎo)，分

10、級(jí)保保管、分分級(jí)查閱閱的原則則，進(jìn)行行網(wǎng)絡(luò)化化管理。2）公司司人力資資源檔案案由人力力資源部部統(tǒng)一管管理，在在沒(méi)有人人力資源源部授權(quán)權(quán)的情況況下，各各部門(mén)、經(jīng)辦人人不允許許保存應(yīng)應(yīng)當(dāng)歸檔檔的資料料。3）財(cái)務(wù)務(wù)檔案管管理由財(cái)財(cái)務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)，營(yíng)營(yíng)銷客戶戶檔案及及業(yè)務(wù)經(jīng)經(jīng)營(yíng)文件件資料管管理由所所在業(yè)務(wù)務(wù)部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)，管管理方式式應(yīng)與公公司其它它檔案保保持一致致，行政政部定期期檢查各各業(yè)務(wù)部部歸檔管管理情況況。4）檔案案一律存存放在檔檔案盒或或檔案袋袋里，然然后放在在專門(mén)的的檔案柜柜里。檔檔案柜應(yīng)應(yīng)有門(mén)鎖鎖，未使使用時(shí)必必須上鎖鎖。5）公司司及各部部門(mén)、員員工有保保護(hù)檔案案的義務(wù)務(wù)。6) 公公司各部部門(mén)指

11、定定專人負(fù)負(fù)責(zé)檔案案管理工工作（即即資料員員）。7) 檔檔案工作作由公司司行政經(jīng)經(jīng)理統(tǒng)一一領(lǐng)導(dǎo)，行政部部負(fù)責(zé)接接收，收收集、整整理、立立卷、保保管由指指定的由由行政部部保管的的檔案和和提供其其利用工工作，并并監(jiān)督各各部門(mén)、各下屬屬子公司司、各參參股公司司、各合合資合作作公司的的檔案工工作。8) 行行政部應(yīng)應(yīng)逐步完完善檔案案制度，確保檔檔案安全全和方便便利用，采用科科學(xué)手段段，逐步步實(shí)現(xiàn)檔檔案管理理現(xiàn)代化化。六、檔案案的管理理1） 整整理辦法法： 方法法：以問(wèn)問(wèn)題特征征為主，立小卷卷，一事事一卷。 步驟驟：A. 收收集 文書(shū)書(shū)檔案：當(dāng)年立立前一年年的卷，并預(yù)立立當(dāng)年的的卷。 企業(yè)業(yè)科技檔檔案類：

12、立竣工工工程卷卷，未竣竣工工程程資料整整理成冊(cè)冊(cè)。B. 整整理 根據(jù)分分類和成成立時(shí)間間整理。C. 分分類 根據(jù)下下述分類類方法分分類D. 立立卷 區(qū)分不不同價(jià)值值確定保保管期限限：永久久、長(zhǎng)期期、短期期。2）過(guò)程程管理： 屬于于公司保保管的檔檔案：公公司及各各下屬公公司的各各部門(mén)的的資料員員做好平平時(shí)文件件的預(yù)立立卷工作作，并在在事件結(jié)結(jié)束后或或在每季季頭一個(gè)個(gè)月的五五日前將將上季需需歸檔的的預(yù)立卷卷的文件件整理成成冊(cè)移交交行政部部保管，任何人人不得據(jù)據(jù)為己有有。 部門(mén)門(mén)保管的的檔案：在每季季頭一個(gè)個(gè)月五日日前匯編編成冊(cè)上上報(bào)行政政部，各各分級(jí)保保管者在在每年的的二月十十日前將將檔案總總目錄

13、、預(yù)立卷卷材料的的目錄交交行政部部。3）在業(yè)業(yè)務(wù)中對(duì)對(duì)外簽署署的各種種經(jīng)濟(jì)合合同按合同管管理規(guī)定定處理理。七、歸檔檔要求或或條件1、 代代表公司司發(fā)展歷歷史的2、 有有參考、存查價(jià)價(jià)值的3、 對(duì)對(duì)將來(lái)工工作有延延續(xù)性4、 有有保密等等級(jí)要求求的5、 勞勞動(dòng)人力力資源檔檔案6、過(guò)去去和現(xiàn)在在的公司司各級(jí)部部門(mén)及員員工從事事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管管理、公公關(guān)宣傳傳等活動(dòng)動(dòng)中所直直接形成成的對(duì)企企業(yè)有辦辦存價(jià)值值的各種種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資資料、電電腦盤(pán)片片、聲像像、膠卷卷、榮譽(yù)譽(yù)實(shí)物、證件等等不同形形式的歷歷史記錄錄。歸檔時(shí)，各部門(mén)門(mén)或經(jīng)辦辦人應(yīng)及及時(shí)將有有關(guān)材料料整理立立卷，一一般在

14、某某事項(xiàng)完完成后一一個(gè)月內(nèi)內(nèi)，辦理理移交手手續(xù)。通通常情況況下，歸歸檔文件件為原件件，相關(guān)關(guān)部門(mén)或或人員可可以保存存復(fù)制件件。有多多份原件件時(shí)，相相關(guān)部門(mén)門(mén)或人員員可以持持有原件件，但“絕密”、“機(jī)密”級(jí)文件件除外。幾個(gè)部門(mén)門(mén)聯(lián)合辦辦理的文文件，由由牽頭部部門(mén)立卷卷歸檔。檔案分類類及編號(hào)號(hào) 公司檔檔案的分分類及編編號(hào)：指指定資料料員經(jīng)人人力資源源行政部部培訓(xùn)后后，按有有關(guān)檔案案分類及及編號(hào)要要求操作作：1）公司司檔案暫暫時(shí)分為為政策法法規(guī)批文文類、公公司文件件類、工工程類、合同類類、人力力資源類類、行政政類、信信息類和和其它類類。檔案案分類可可在12年調(diào)調(diào)整一次次。2）檔案案編號(hào)：“檔案”二字

15、拼拼音的第第一個(gè)大大寫(xiě)字母母+類別別+日期期，即DDA-類類別-。日日期以年年月日表表示。例例20009年77月1日日可以寫(xiě)寫(xiě)成20009.07.01。人力資源源檔案：為公司司所屬員員工人力力資源檔檔案，在在編號(hào)前前以“G”（公司司）；具具體為“檔案”二字拼拼音的第第一個(gè)大大寫(xiě)字母+人人力資源源兩字的的第一個(gè)個(gè)大寫(xiě)字字母+GG編號(hào)，即DAA+RSS+G。3）查閱閱檔案時(shí)時(shí)以檔案案目錄與與檔案編編號(hào)對(duì)照照一致即即可。 九、保密密等級(jí)劃劃分及保保存期限限公司檔案案分絕密密、機(jī)密密、秘密密三個(gè)密密級(jí)，其其余為普普通級(jí)。絕密、機(jī)密文文件應(yīng)標(biāo)標(biāo)明份數(shù)數(shù)和序號(hào)號(hào)。密級(jí)級(jí)的確定定由文件件的起草草人或經(jīng)經(jīng)辦人

16、提提出，由由核簽收收人或簽簽收人審審定。檔案保存存期分永永久保存存、十年年保存、五年保保存、一一年保存存期。需要永久久保存的的有：公公司章程程、股東東名簿、組織規(guī)規(guī)程及辦辦事細(xì)則則、規(guī)章章制度、董事會(huì)會(huì)及股東東會(huì)記錄錄、財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)機(jī)關(guān)核準(zhǔn)準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)所有權(quán)權(quán)狀況及及其它債債權(quán)憑證證、工程程設(shè)計(jì)圖圖、核心心技術(shù)，其它經(jīng)經(jīng)核定需需永久保保存的資資料。十年保存存期的有有：預(yù)決決算書(shū)類類、會(huì)計(jì)計(jì)憑證、計(jì)劃資資料；企企業(yè)發(fā)展展規(guī)劃、其它經(jīng)經(jīng)核定需需十年保保存的資資料。五年保存存期的有有：期滿滿或解除除的合約約及其它它經(jīng)核定定需五年年保存的的資料。三年保存存期的有有：生產(chǎn)產(chǎn)記錄、銷售記記錄、規(guī)

17、規(guī)劃報(bào)建建資料。一年保存存期的有有：工作作事項(xiàng)完完成后，確認(rèn)無(wú)無(wú)長(zhǎng)期保保存必要要的。十、檔案案查、借借閱和復(fù)復(fù)制1）因公公司需要要借閱文文檔的，應(yīng)填好好檔案查查閱單，員工不不得隨意意外帶有有關(guān)公司司重要的的文件材材料，確確因工作作需要外外帶，需需辦理檔檔案外借借手續(xù)，經(jīng)所屬屬副總經(jīng)經(jīng)理或總總經(jīng)理核核準(zhǔn)后，方可帶帶出，用用畢即歸歸還。閱閱檔人對(duì)對(duì)所借閱閱檔案必必須妥善善保管，不得私私自復(fù)制制、調(diào)換換、涂改改、污損損、劃線線等，更更不能隨隨意亂放放，以免免遺失。2）具體體規(guī)定如如下： 公司司“秘密”級(jí)、普普通級(jí)檔檔案，公公司任何何員工都都可以在在行政部部登記后后，進(jìn)行行查閱；查閱時(shí)時(shí)，一般般不允許

18、許將檔案案帶出，若要帶帶出時(shí)，需經(jīng)所所在部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人或行政政部負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)。 查閱閱公司“絕密級(jí)級(jí)”、“機(jī)密”級(jí)檔案案，必須須經(jīng)所屬屬副總經(jīng)經(jīng)理和總總經(jīng)理批批準(zhǔn)。一一般不允允許帶出出檔案室室。 借閱閱公司秘秘密級(jí)、普通級(jí)級(jí)檔案，需經(jīng)所所在部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人或行政政部負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)并登記記。借閱閱時(shí)間不不超過(guò)一一周，需需繼續(xù)借借閱，應(yīng)應(yīng)辦理續(xù)續(xù)借手續(xù)續(xù)。 借閱閱公司絕絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)級(jí)檔案，需經(jīng)所所在部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人、行政政部負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)并登記記。借閱閱時(shí)間不不超過(guò)一一天。若若續(xù)借，應(yīng)辦理理續(xù)借手手續(xù)。 公司司絕密級(jí)級(jí)、機(jī)密密級(jí)檔案案，非經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理特批，不允許許復(fù)制，其它檔檔案經(jīng)部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人、行行政部負(fù)負(fù)責(zé)人批批準(zhǔn)，可可以復(fù)制制并登記記。 人力力資源檔檔案不允允許自己己查閱、借閱和和復(fù)制。 分級(jí)級(jí)查閱：具體的的查閱分分檔，公公司擁有有絕對(duì)的的制定權(quán)權(quán)。十一、檔檔案?jìng)浞莘葜贫?）公司司所有有有價(jià)值的的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記記錄等必必須備份份。2）各部部門(mén)應(yīng)盡盡量采用用電腦管管理和工工作，便便于業(yè)務(wù)務(wù)資料的的數(shù)字化化處理和和保存。對(duì)存入入電腦的的資料、檔案，按計(jì)計(jì)算機(jī)管管理辦法法管理理。3）備份份盤(pán)與源源盤(pán)應(yīng)分分開(kāi)存放放，公司司的備份份盤(pán)應(yīng)在在公司外外保存。十二、監(jiān)監(jiān)督：行行政部根根據(jù)各部部門(mén)和各各部門(mén)上上報(bào)的檔檔案總目目錄、預(yù)預(yù)立卷材材料的目目錄，進(jìn)進(jìn)行定期期或不定定期