某房地產(chǎn)石家莊分公司檔案管理制度

1、檔案管理制度石家莊遠(yuǎn)洋城房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案是過去去工作和和歷史情情況的記記錄，它它可以為為工作提提供備查查的依據(jù)據(jù)。檔案案是歷史史的真憑憑實證，是是第一手手的參考考材料。檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。為了加強(qiáng)檔案管理，特制定本制度，請各部門執(zhí)行。1.0檔案案的基本本程序包包括檔案案的收集集，整理理，簽定定，保管管，銷毀毀，統(tǒng)計計，檢索索，編號號，利用用，這九九道工序序是檔案案工作的的整體。他他們之間間相對獨獨立，但但又相互互制約。2.0歸檔檔范圍：公司各各種具有有保存價價值的文文件、圖圖紙、方方案、軟軟件、圖圖片、音音像、實實物等都都必須立立卷、歸歸檔。具具體分類類：2.1辦

2、公公文件包包括公司司的各種種請示和和批復(fù)文文件、各各種申請請文件（如如：用印印申請文文件）、公公司對外外發(fā)文（公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知等文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價值的文件2.2證件件性文書書資料：包括法法人營業(yè)業(yè)執(zhí)照、土土地許可可證、開開發(fā)資質(zhì)質(zhì)證、施施工許可可證、規(guī)規(guī)劃許可可證、預(yù)預(yù)售許可可證、企企業(yè)和產(chǎn)產(chǎn)品獲得得各類榮榮譽(yù)牌匾匾和證書書，證書書、證明明等。2.3法規(guī)規(guī)性文件件：包括括上級頻頻發(fā)、需需企業(yè)執(zhí)執(zhí)行的，或或由企業(yè)業(yè)發(fā)行的的各種標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)規(guī)章制度度等。2.4企業(yè)業(yè)的重大大決議：包括由由企業(yè)股股東大會會、

3、董事事會、監(jiān)監(jiān)事會、總總經(jīng)理辦辦公會及及其相關(guān)關(guān)行政會會議等形形成的文文件和會會議材料料會議記記錄等。2.5計劃劃性文件件：包括括企業(yè)總總體計劃劃或規(guī)劃劃、開發(fā)發(fā)計劃、項項目質(zhì)量量計劃營營銷計劃劃、財務(wù)務(wù)計劃等等2.6總結(jié)結(jié)性文件件:包括括企業(yè)年年度和月月度工作作總結(jié)、下下屬部門門的年度度和月度度工作總總結(jié)、單單向性工工作總結(jié)結(jié)調(diào)查報報告等2.7批示示性文件件：包括括企業(yè)各各類計劃劃指標(biāo)、技技術(shù)指標(biāo)標(biāo)、營銷銷指標(biāo)等等以及企企業(yè)各類類任命工工作指示示等。2.8憑證證性文件件：包括括企業(yè)各各部門上上報的在在日常活活動中形形成的原原始記錄錄和憑證證、如財財產(chǎn)狀況況房屋銷銷售、合合同書、協(xié)協(xié)議書、意意

4、向書等等原始記記錄和文文本。2.9匯報報性文字字資料：包括企企業(yè)上報報各級主主管部門門的文件件資料和和相關(guān)統(tǒng)統(tǒng)計表，以以及公司司領(lǐng)導(dǎo)在在外部公公共場合合發(fā)言，匯匯報或發(fā)發(fā)布的各各類文書書資料。2.10聲聲像制品品資料：包括企企業(yè)及下下屬各部部在其經(jīng)經(jīng)營活動動或政治治，文件件娛樂活活動中，以以及在外外學(xué)習(xí)，考考察時或或外部門門提供的的，以聲聲像形式式記錄下下來的各各種資料料，如照照片資料料錄音資資料，影影片資料料等。2.11題題贈性資資料：包包括上級級領(lǐng)導(dǎo)和和外協(xié)友友好部門門或個人人提供的的題詞書書畫，工工藝制作作等。2.12工工程檔案案：立項項文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設(shè)計文

5、件，開工審批文件，招投標(biāo)文件，工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，工程財務(wù)文件，工程竣工驗收文件，竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統(tǒng)資料。2.13會會計檔案案：有關(guān)關(guān)會計工工作的方方針、政政策、制制度、預(yù)預(yù)算、計計劃、總總結(jié)、報報告、合合同以及及往來文文書都應(yīng)應(yīng)歸檔。會會計憑證證、會計計帳薄和和會計報報表等會會計核算算專業(yè)材材料可由由會計部部門自行行歸檔。2.13人人事檔案案：人事事檔案由由部門自自行立卷卷、歸檔檔、管理理。3.0公司司設(shè)置檔檔案管理理員，檔檔案管理理員的職職責(zé)：保保證公司司及各部部門的原原始資料料及單據(jù)據(jù)齊全完完整、安安全保密密和使用用方便。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，

6、認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。4.0檔案案的收集集，就是是把分散散的，以以及散失失到其他他部門的的各類檔檔案資料料，按有有關(guān)規(guī)定定，有計計劃地分分別集中中起來。其其收集的的主要方方式是歸歸檔，即即把公司司活動中中產(chǎn)生的的有保存存價值的的各類材材料，由由辦公室室及企業(yè)業(yè)下屬部部門和個個人定期期協(xié)同檔檔案進(jìn)行行整理，立立卷，歸歸檔。各各部門在在規(guī)定的的歸檔時時間，把把整理審審定完畢畢的檔案案資料，進(jìn)進(jìn)行歸檔檔。4.1移交交檔案要要填寫檔檔案移交交清單（見見附件22），移移交清單單一式兩兩份，雙雙方簽字字后各執(zhí)執(zhí)一份。歸歸檔的文文件資料

7、料必須完完整，真真實，準(zhǔn)準(zhǔn)確。4.2公司司各類證證照、批批文在頒頒發(fā)之日日起移交交總裁辦辦。公司司章程，股股東會、董董事會、監(jiān)監(jiān)事會會會議紀(jì)要要、決議議，應(yīng)自自簽發(fā)之之日起三三日內(nèi)移移交總裁裁辦。合合同協(xié)議議應(yīng)在簽簽訂之日日移交總總裁辦。凡凡已辦理理完畢的的具有保保存價值值的各種種文件資資料，均均應(yīng)在33日內(nèi)遞遞交總裁裁辦立卷卷歸檔，對對于某些些專門文文件，或或駐地分分散在外外的個別別業(yè)務(wù)部部門的文文件，為為方便日日常工作作，立卷卷歸檔時時間可根根據(jù)實際際情況適適當(dāng)延長長。5.0文件件質(zhì)量要要求5.1 字字跡清楚楚、圖物物相符、圖圖樣清晰晰，圖表表整潔，簽簽字手續(xù)續(xù)完備。請示和批復(fù)，印本和底稿

8、，正文和附件必須立在一起。5.2 永永久、長長期保存存的文件件不應(yīng)用用易褪色色的書寫寫材料，一一律用碳碳素墨水水鋼筆或或毛筆，禁禁止用圓圓珠筆或或鉛筆。5.3 復(fù)復(fù)印、打打印文件件及照片片字跡、線線條和影影像的清清晰及牢牢固程度度應(yīng)符合合設(shè)備標(biāo)標(biāo)定質(zhì)量量。5.4 錄錄音、錄錄像資料料應(yīng)保證證載體的的有效性性。聲像像檔案攝攝錄必須須詳細(xì)記記錄事由由，時間間，地點點，主要要人物，背背景，攝攝錄者，歸歸檔聲像像資料必必須是原原版，原原件，清清晰，完完整。5.5各類類實物檔檔案(獎獎品，獎獎杯，錦錦旗，證證書，牌牌匾，饋饋贈品等等)歸檔檔必須有有原件，并并保持其其完好無無損6.0機(jī)要要檔案按按其內(nèi)容容

9、分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。6.1絕密密檔案包包括：公公司經(jīng)營營發(fā)展中中的經(jīng)營營戰(zhàn)略、經(jīng)經(jīng)營方向向、經(jīng)營營規(guī)劃、經(jīng)經(jīng)營項目目及經(jīng)營營決策、戰(zhàn)戰(zhàn)略性的的合作協(xié)協(xié)議及金金額在1100萬萬元以上上的重大大合同。6.2 機(jī)機(jī)密檔案案包括：財務(wù)資料；公司重要會會議紀(jì)要要；公司經(jīng)營情情況；人事檔案、薪薪資性檔檔案、勞勞動合同同；技術(shù)資料；金額在100萬-1100萬萬元的合合同。6.3秘密密檔案包包括：重要項目資資料；項目合同協(xié)協(xié)議。7.0檔案案保存期期限除政政府有關(guān)關(guān)法令或或本公司司其他規(guī)規(guī)章制度度特定者者外，一一律按照照下列規(guī)規(guī)定辦理理：7.1永久久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董董事會、

10、監(jiān)監(jiān)事會會會議紀(jì)要要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經(jīng)經(jīng)營計劃劃；公司年度經(jīng)經(jīng)營總結(jié)結(jié)；年度財務(wù)報報表；技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有有權(quán)狀及及其他債債權(quán)憑證證；人事資料；大型活動圖圖片、音音像資料料；其他核定須須永久保保存的文文書。7.2十五五年保存存：會計憑證；其他經(jīng)核定定須十五五年保存存的文書書。(其其它財務(wù)務(wù)檔案的的保存期期限 按按國家相相關(guān)規(guī)定定執(zhí)行)7.3五年年保存：期滿或解除除的合同同協(xié)議；完結(jié)后的項項目方案案；其他經(jīng)核定定須保存存五年的的文書。7.4一年年保存：部門工作計計劃及工工作總結(jié)結(jié)；完結(jié)后的部部門請求求報告；8.0檔案案的借閱閱8.1檔案案主要供供本企業(yè)業(yè)利用，一一概不得得外

11、借。如如情況特特殊，外外單位人人員須持持介紹信信，并經(jīng)經(jīng)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)，方可可查閱。8.2各部部門工作作人員可可直接查查閱本部部門業(yè)務(wù)務(wù)工作范范圍的檔檔案資料料。如需需查閱非非本部門門重要文文件和有有密級檔檔案，須須經(jīng)公司司領(lǐng)導(dǎo)或或原形成成檔案的的部門批批準(zhǔn)，方方可借閱閱。8.3檔案案的借閱閱者應(yīng)負(fù)負(fù)責(zé)檔案案的完整整和完全全，不得得私自影影印，復(fù)復(fù)制，翻翻印，不不得擅自自拆散，調(diào)調(diào)整，抽抽取，污污損，不不得轉(zhuǎn)借借。8.4對珍珍貴或易易損的檔檔案，應(yīng)應(yīng)制成復(fù)復(fù)制品提提供使用用。復(fù)制制可采用用復(fù)印，照照片，重重印副本本，摘錄錄等方式式。復(fù)制制件應(yīng)仔仔細(xì)校對對，與原原告無誤誤后，注注明檔案案編號，

12、然然后提供供使用。如如有必要要，給復(fù)復(fù)制件加加蓋公章章，以示示復(fù)制不不會有誤誤。8.5檔案案一般不不得借出出，如有有特殊情情況，可可以短期期借閱，最最多為55天，但但必須辦辦理借閱閱手續(xù)，填填寫調(diào)閱閱單（附附件1），如如延長借借閱時間間，須辦辦理續(xù)借借手續(xù)。逾逾期不還還者，檔檔案管理理員要及及時催還還。借出出檔案材材料，因因保管不不慎丟失失時，要要及時追追查，并并報告主主管部門門及時處處理。8.6檔案案管理員員和借閱閱利用檔檔案的人人員要樹樹立高度度的政治治責(zé)任心心，加強(qiáng)強(qiáng)保密意意識，雙雙方共同同做好保保密工作作。8.7企業(yè)業(yè)在職工工作人員員調(diào)離本本企業(yè)時時，需按按要求整整理已形形成的文文件材

13、料料，并退退還所借借檔案，經(jīng)經(jīng)審查無無誤后簽簽字后，才才能調(diào)離離。8.8有有下列行行為之一一,據(jù)情情節(jié)輕重重,給予予（）處處理,若若構(gòu)成犯犯罪依法法追究刑刑事責(zé)任任: (1)毀損,丟失或或擅自銷銷毀企業(yè)業(yè)檔案 (22)擅自向向外界提提供,抄抄摘企業(yè)業(yè)檔案 (33)涂改,偽造檔檔案 (44)未及時時上報歸歸檔者9.0檔案案清理。9.1檔案案管理人人員應(yīng)隨隨時擦拭拭檔案架架，維護(hù)護(hù)檔案清清潔，以以防蟲蛀蛀、腐蝕蝕。定期期通風(fēng)、防防潮。9.2對破破損檔案案及時進(jìn)進(jìn)行修補(bǔ)補(bǔ)。10.0檔檔案的銷銷毀10.1公公司任何何個人或或部門非非經(jīng)允許許不得銷銷毀公司司檔案資資料。10.2對對超過保保存期限限檔案，由由檔案管管理員登登記造冊冊，經(jīng)有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)和檔案案形成部部門共同同鑒定，按按規(guī)定銷銷毀。10.3經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)銷銷毀的檔檔案，可可單獨存存放半年年，經(jīng)驗驗證確無無保存價價值時，再再行銷毀毀，以免免誤損。10.4銷銷毀文件件必須在在指定的的地點進(jìn)進(jìn)行，并并指定專專人監(jiān)銷銷，嚴(yán)禁禁將文件件作為它它用，或