(BT-XZ-201)公文處理管理制度

1、公文處理管管理制度度受控狀態(tài)：_受控控_發(fā)放編號(hào)：_生效日期：_20007-004-002_版本/修改改次第更改頁次/章節(jié)編制審核批準(zhǔn)生效日期1總則1.11.21.31.4為規(guī)范公司司各種公公文管理理，保證證公文質(zhì)質(zhì)量，提提高公司司內(nèi)部溝溝通和外外部聯(lián)系系的有效效性結(jié)合合公司實(shí)實(shí)際，特特制訂本本制度。公文處理應(yīng)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持持“實(shí)事求求是、精精簡高效效”的原則則，做到到及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確、安安全。公文處理過過程中必必須注意意保密，確確保公司司利益不不受損害害。辦公室為公公文處理理的歸口口管理部部門，負(fù)負(fù)責(zé)公司司的公文文處理工工作。公公文內(nèi)容容涉及的的業(yè)務(wù)部部門為該該項(xiàng)公文文的主辦辦部門，如如涉及其其他部門

2、門的，該該部門為為此項(xiàng)公公文的會(huì)會(huì)辦部門門。2行文規(guī)范2.12.22.32.42.5行文應(yīng)當(dāng)確確有必要要，注重重效用。行文關(guān)系根根據(jù)隸屬屬關(guān)系和和職權(quán)范范圍確定定，一般般不得越越級(jí)請示示和報(bào)告告。公司各部門門向相關(guān)關(guān)業(yè)務(wù)部部門及下下屬公司司行文，一一般以公公司名義義，用函函的形式式商洽工工作、詢詢問或答答復(fù)問題題及審批批事項(xiàng)?！罢埵尽睉?yīng)應(yīng)當(dāng)一文文一事；一般只只寫一個(gè)個(gè)主送部部門，需需要同時(shí)時(shí)送其他他部門的的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)用抄送送形式，但但不得抄抄送下屬屬公司。“報(bào)告”不不得夾帶帶請示事事項(xiàng)。3文件格式3.13.1.113.1.223.1.333.23.2.113.2.223.2.333.2.443.

3、2.553.2.663.33.3.113.3.223.3.33文件眉首是是指首頁頁橫線以以上部分分，包括括發(fā)文項(xiàng)項(xiàng)目部標(biāo)標(biāo)識(shí)、發(fā)發(fā)文字號(hào)號(hào)、秘密密等級(jí)、緊緊急程度度、簽發(fā)發(fā)人等內(nèi)內(nèi)容。眉眉首部分分一般占占首頁的的1/33到2/5（見見附件）。文件秘密等等級(jí)或緊緊急程度度的標(biāo)識(shí)識(shí)，注在在文件首首頁右上上角。“絕密”、“機(jī)密”公文在在文件左左上角標(biāo)標(biāo)明文件件份數(shù)序序號(hào)。如如需同時(shí)時(shí)標(biāo)識(shí)秘秘密等級(jí)級(jí)和緊急急程度的的，保密密等級(jí)標(biāo)標(biāo)識(shí)在右右上角第第1行，緊緊急程度度在右上上角第22行。發(fā)文項(xiàng)目部部標(biāo)識(shí)分分為二種種，一種種是由公公司全稱稱加“文件”組成；另一種種僅為公公司全稱稱。發(fā)文字號(hào)由由公司代代字、

4、年年度、順順序號(hào)組組成，置置于發(fā)文文項(xiàng)目部部標(biāo)識(shí)之之下，橫橫線中央央之上。文件主體是是指橫線線以下至至主題詞詞（不含含）之間間的各要要素的統(tǒng)統(tǒng)稱。文件標(biāo)題應(yīng)應(yīng)位于橫橫線下方方空1行行處，排排列應(yīng)遵遵循美觀觀易懂的的原則，字字?jǐn)?shù)不多多可居中中排成一一行；如如字?jǐn)?shù)較較多可排排成兩行行，分行行時(shí)不要要將詞組組分開。上下排列可可采用“兩行等等長”、“上短下下長”、“上長下下短”、“正梯形形”、“倒梯形形”、“上下短短中間長長”或“上下長長中間短短”的排列列格式，照照顧閱讀讀的方便便并保持持頁面的的美觀。主送項(xiàng)目部部應(yīng)在標(biāo)標(biāo)題下空空1行處處，左側(cè)側(cè)頂格，主主送項(xiàng)目目部名稱稱后標(biāo)用用全角冒冒號(hào)。文件正文在

5、在主送項(xiàng)項(xiàng)目部名名稱下11行處，每每自然段段左空22字，回回行頂格格。數(shù)字字、年份份、計(jì)量量項(xiàng)目部部不能回回行。文件附件目目錄在正正文空11行處，左左側(cè)需空空2字標(biāo)標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)標(biāo)全角冒冒號(hào)和名名稱。附附件名稱稱后不加加標(biāo)點(diǎn)符符號(hào)。附附件應(yīng)與與主件一一起裝訂訂，并在在附件左左上角第第1行頂頂格標(biāo)識(shí)識(shí)“附件”，并標(biāo)標(biāo)識(shí)序號(hào)號(hào)。成文日期應(yīng)應(yīng)用漢字字將年、月月、日標(biāo)標(biāo)全，“零”寫成“O”。文件落款通通常應(yīng)在在正文或或附件下下空行行。當(dāng)文文件排版版后所剩?？瞻滋幪幉荒苋萑菹掠≌抡挛恢脮r(shí)時(shí)，應(yīng)采采取調(diào)整整行距、字字距的措措施加以以解決，務(wù)務(wù)必使印印章與正正文同處處一面，不不得采取取標(biāo)識(shí)“此頁無無正文

6、”的方法法解決。版記是指位位于主題題詞以下下的各要要素的統(tǒng)統(tǒng)稱。“主題詞”標(biāo)引在在文件末末頁左下下端、分分送欄之之上，居居左頂格格標(biāo)識(shí)，后后標(biāo)全角角冒號(hào)；主題詞詞按類別別詞、類類屬詞、文文種的順順序排列列，詞目目之間空空1字；分送欄設(shè)在在主題詞詞下1行行，左空空1字標(biāo)標(biāo)識(shí)“呈報(bào)”或“抄送”，后標(biāo)標(biāo)全角冒冒號(hào)；回回行時(shí)與與冒號(hào)后后的抄送送項(xiàng)目部部對齊；在最后后一個(gè)抄抄送項(xiàng)目目部后標(biāo)標(biāo)句號(hào)；印發(fā)欄（擬擬稿、核核稿、打打字）應(yīng)應(yīng)設(shè)在文文件末頁頁最后一一行。4排版、印刷刷格式4.14.24.34.3.114.3.224.44.54.6文件用紙文件用紙一一般采用用國際標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A44型（2210mmm297

7、7mm），特特殊文種種用紙可可根據(jù)實(shí)實(shí)際需要要確定。文頭與頁邊邊文件的各頁頁在印制制時(shí)，均均應(yīng)在四四邊留出出空白的的余地。天天頭寬225毫米米，地腳腳寬200毫米，訂訂口寬228毫米米，翻口口寬200毫米。字體與字號(hào)號(hào)文件標(biāo)題用用小號(hào)號(hào)宋體加加黑；發(fā)發(fā)文字號(hào)號(hào)、簽發(fā)發(fā)人、抄抄送項(xiàng)目目部、主主送項(xiàng)目目部、正正文、附附件、落落款等用用號(hào)仿仿宋體；簽發(fā)人人姓名用用4號(hào)楷楷體標(biāo)識(shí)識(shí)；密級(jí)級(jí)、緊急急程度用用號(hào)黑黑體；“主題詞詞”三個(gè)字字用號(hào)號(hào)黑體，具具體標(biāo)引引的主題題詞用號(hào)宋體體。如文件內(nèi)容容層次較較多，可可用分級(jí)級(jí)標(biāo)題標(biāo)標(biāo)出。第第一層大大標(biāo)題用用小3號(hào)號(hào)宋體加加黑，第第二層用用號(hào)黑黑體，第第三層用用號(hào)

8、楷楷體。規(guī)規(guī)范性文文件的章章節(jié)名可可用小號(hào)宋體體加黑居居中，前前后各空空一行；條名用用黑體或或4號(hào)仿仿宋加黑黑標(biāo)出。字?jǐn)?shù)排列與與行間距距WORD字字處理系系統(tǒng)排列列為每頁頁25行行，每行行35個(gè)個(gè)字符，行行距為11.5倍倍。頁碼：多頁頁文件應(yīng)應(yīng)逐頁編編出頁碼碼，用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字表示示，在每每頁正面面的右下下角，背背面寫在在左下角角。裝訂：文件件左側(cè)裝裝訂，不不掉頁。5公文管理5.15.1.115.1.225.1.335.1.445.1.555.1.665.1.775.1.885.25.35.45.55.65.75.85.95.105.115.125.13草擬公文應(yīng)應(yīng)當(dāng)做到到：符合國家的的法律、

9、法法規(guī)及其其他有關(guān)關(guān)規(guī)定；情況確實(shí)、觀觀點(diǎn)明確確、表述述準(zhǔn)確、結(jié)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)、條理理清楚、直直述不曲曲、字詞詞規(guī)范、標(biāo)標(biāo)點(diǎn)正確確、篇幅幅力求簡簡短；擬制緊急公公文，應(yīng)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)現(xiàn)緊急的的原因，并并根據(jù)實(shí)實(shí)際需要要確定緊緊急程度度；人名、地名名、數(shù)字字、引文文準(zhǔn)確，引引用公文文應(yīng)當(dāng)先先引標(biāo)題題，后引引發(fā)文字字號(hào)，日日期應(yīng)當(dāng)當(dāng)寫明具具體的年年、月、日日；結(jié)構(gòu)層次序序數(shù)，第第一層為為“一”，第二二層“（一）”，第三三層為“、”，第四四層為“（）”，結(jié)構(gòu)構(gòu)層次序序數(shù)可跳跳開但不不能顛倒倒使用；應(yīng)當(dāng)使用國國家法定定的計(jì)量量項(xiàng)目部部；文內(nèi)使用非非規(guī)范化化簡稱，應(yīng)應(yīng)當(dāng)先用用全稱并并注明簡簡稱；公文中的數(shù)數(shù)字，除

10、除成文日日期、部部分結(jié)構(gòu)構(gòu)層次序序數(shù)和在在詞、詞詞組、慣慣用語、縮縮略語、具具有修辭辭色彩語語句中作作為詞素素的數(shù)字字必須使使用漢字字外，應(yīng)應(yīng)當(dāng)使用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字。承辦部門收收到交辦辦的公文文后應(yīng)當(dāng)當(dāng)及時(shí)辦辦理，不不得延誤誤、推諉諉。緊急急公文應(yīng)應(yīng)當(dāng)按時(shí)時(shí)限要求求辦理，確確有困難難的，應(yīng)應(yīng)當(dāng)及時(shí)時(shí)予以說說明。對對不屬于于本部門門職權(quán)范范圍或者者不宜由由本部門門辦理的的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)及時(shí)退退回辦公公室并說說明理由由。送負(fù)責(zé)人批批示或者者交有關(guān)關(guān)部門辦辦理的公公文，辦辦公室要要負(fù)責(zé)催催辦，做做到緊急急公文跟跟蹤催辦辦，重要要公文重重點(diǎn)催辦辦，一般般公文定定期催辦辦。辦公室在公公文處理理時(shí)要及及時(shí)準(zhǔn)確確，

11、事后后落實(shí)和和監(jiān)督應(yīng)應(yīng)到位，在在公文流流轉(zhuǎn)過程程中要注注意保密密和保管管；文件件處理完完畢，要要及時(shí)準(zhǔn)準(zhǔn)確注辦辦，包括括領(lǐng)導(dǎo)批批示和部部門處理理落實(shí)的的意見。公文辦理完完畢后，應(yīng)應(yīng)及時(shí)整整理（立立卷）、歸歸檔。個(gè)個(gè)人不得得保存應(yīng)應(yīng)當(dāng)歸檔檔的公文文。歸檔的外部部收文應(yīng)應(yīng)具有一一定的政政策指導(dǎo)導(dǎo)意義或或行業(yè)管管理內(nèi)容容，與公公司經(jīng)營營發(fā)展無無關(guān)的外外部收文文原則上上不作歸歸檔。歸檔范圍內(nèi)內(nèi)的公文文，應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)其其相互聯(lián)聯(lián)系、特特征和保保存價(jià)值值等整理理，要保保證歸檔檔公文的的齊全、完完整，便便于保管管和查找找利用。擬制、修改改和簽批批公文，書書寫及所所用紙張張和字跡跡材料必必須符合合存檔要要求。熱

12、熱敏紙傳傳真件不不得直接接作為文文件歸檔檔，應(yīng)將將復(fù)印件件歸檔。公文由辦公公室統(tǒng)一一收發(fā)、傳傳閱、審審核、用用印、歸歸檔和銷銷毀。公文翻印需需經(jīng)辦公公室負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)，絕密密級(jí)和注注明不準(zhǔn)準(zhǔn)翻印的的公文除除外。公文被撤銷銷，視作作自撤銷銷之日起起不產(chǎn)生生效力；公文被被廢止，視視作自廢廢止之日日起不產(chǎn)產(chǎn)生效力力。不具備歸檔檔和存查查價(jià)值的的公文，經(jīng)經(jīng)過鑒別別并經(jīng)辦辦公室分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核，報(bào)報(bào)總經(jīng)理理審批同同意后，可可以銷毀毀。部門或下屬屬公司合合并時(shí)，全全部公文文應(yīng)當(dāng)隨隨之合并并管理。部部門或下下屬公司司撤銷時(shí)時(shí)，需要要?dú)w檔的的公文整整理后按按有關(guān)規(guī)規(guī)定移交交辦公室室歸檔。員員工調(diào)離離工作崗崗位時(shí)，應(yīng)應(yīng)將由本本人暫存存、借用用的公文文按照有有關(guān)規(guī)定定移交、歸歸還。6