物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件控制細(xì)則

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔物業(yè)管理有限公司質(zhì)量體系文件控制細(xì)則河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版本A/0第1頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日1目的 為質(zhì)量體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。2范圍適用于河南省金色年華物業(yè)管理有限公司各部門(mén)對(duì)質(zhì)量體系文件的管理。3職責(zé)3.1 相關(guān)人士負(fù)責(zé)編制、更改、審核、審批各類文件。3.2 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的分發(fā),保存質(zhì)量體系文件正本和作廢文件正本,修訂質(zhì)量體系文件分類(發(fā)放)表,監(jiān)督各部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)使用之文件有效性及管理情況

2、。3.3 各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)現(xiàn)場(chǎng)使用之質(zhì)量體系文件的有效性全權(quán)負(fù)責(zé),妥善保管領(lǐng)用的質(zhì)量體系文件副本,負(fù)責(zé)或授權(quán)對(duì)作廢的空白表格進(jìn)行處理。3.4 當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)使用文件的生效版本無(wú)法確定時(shí)，應(yīng)以公司正本文件為準(zhǔn)。4方法和過(guò)程控制4.1 重要說(shuō)明為進(jìn)一步明確質(zhì)量體系文件的受控狀態(tài)，采用如下控制方法：受控文件紅色印章在左上角的為體系文件正本，受控文件紅色印章在右上角的為體系文件副本。最近一次修改的文件均在本次修改的內(nèi)容下面加下劃線，以示區(qū)別。42 文件修訂狀態(tài)/4.2.1 各類文件的版本號(hào)用來(lái)標(biāo)識(shí)文件的修改狀態(tài)，格式為大寫(xiě)英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合，未經(jīng)修改的文件版本號(hào)為“A/0”，修改一次版本號(hào)升為“A/1”

3、，當(dāng)版本號(hào)從“A/9”升河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版本A/0第2頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日級(jí)時(shí)，應(yīng)升為“B/0”，依次類推。4.2.2 文件頁(yè)數(shù)超過(guò)1頁(yè)以上,則只更改修訂頁(yè)的文件狀態(tài),如文件某一頁(yè)的版本號(hào)升至“A/9”,則該頁(yè)再次修改升級(jí)時(shí)，文件全部頁(yè)的版本號(hào)升為“B/0”。4.2.3 若文件更改后增加或減少頁(yè)數(shù)，則文件狀態(tài)按照文件修改次數(shù)全部依次順延。4.3 文件的編制、更改4.3.1 各類文件按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行編制和更改,具體權(quán)限見(jiàn)下表：文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限質(zhì)量手冊(cè)品質(zhì)主管部門(mén)

4、主管以上人員管理者代表總經(jīng)理程序文件具有相關(guān)技能人士公司任意員工品質(zhì)主管管理者代表作業(yè)指導(dǎo)書(shū)具有相關(guān)技能人士公司任意員工品質(zhì)主管品質(zhì)主管表格具有相關(guān)技能人士公司任意員工品質(zhì)主管品質(zhì)主管由品質(zhì)主管編制或更改的文件，須由管理者代表或總經(jīng)理審核、審批4.3.2 各類文件的編制和更改需按如下指定格式和編號(hào)方法進(jìn)行。A質(zhì)量手冊(cè)基本格式（楷體、小四、加黑）河南省金色年華物業(yè)管理有限公司質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)JSNHWY-QM名稱章節(jié)頁(yè)版本A/0第 頁(yè)共 頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期 年 月 日B程序文件/作業(yè)指導(dǎo)書(shū)基本格式（楷體、小四、加黑）河南省金色年華物業(yè)管理有限公司編號(hào) 名稱 版本A/0第 頁(yè)共 頁(yè)編制更改審核批

5、準(zhǔn)生效期 年 月 日C表格基本格式河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版本A/0第3頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日河南省金色年華物業(yè)管理有限公司（楷體、5號(hào)）表格名稱（楷體、2號(hào)、加黑）編號(hào): 版本： 表格生效日期： 序號(hào):（楷體、小4號(hào)、加黑）D質(zhì)量手冊(cè)編碼規(guī)則 JSNHWY-QM 固定格式，“質(zhì)量手冊(cè)”英文縮寫(xiě) 固定格式，公司名稱中文拼音縮寫(xiě)E程序文件/作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編碼規(guī)則 JSNHWY XX-YY-ZZ 同一程序文件中作業(yè)指導(dǎo)書(shū)序號(hào) 同一條款中程序文件序號(hào) ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條款 公司名稱中文拼音縮寫(xiě)F程序文件

6、、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中表格編碼規(guī)則 JSNHWY-XX-YY-ZZ -FX 同一文件下表格序號(hào) 文件編號(hào)（包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)）G質(zhì)量手冊(cè)中某章節(jié)下的表格編碼 JSNHWY XX-FX 該章節(jié)下的表格序號(hào) 質(zhì)量手冊(cè)章節(jié)號(hào) 公司中文名稱拼音縮寫(xiě)4.3.3 如需編制文件，動(dòng)議人需填寫(xiě)文件編制申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，附稿件（草稿、打印稿、磁盤(pán)均可）報(bào)送公司品質(zhì)主管。如需更改文件，動(dòng)議人需填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版本A/0第4頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日表,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)送公司

7、品質(zhì)主管。如文件不適用需取消，由公司品質(zhì)主管填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)表，并注明報(bào)廢。4.3.44.3.5 如對(duì)服務(wù)有重大影響須修改的文件，由公司及時(shí)召開(kāi)專業(yè)人員進(jìn)行討論，確定更改內(nèi)容，按審批權(quán)限報(bào)批。4.3.6 方可復(fù)印。修改文件的每個(gè)過(guò)程完成以后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在文件更改申請(qǐng)表或文件編制申請(qǐng)表的文件修改狀態(tài)欄內(nèi)簽字確認(rèn)。4.3.7 質(zhì)量體系文件通過(guò)審批后,需立即執(zhí)行的，由品質(zhì)主管以郵件、網(wǎng)頁(yè)或電話等形式通知相關(guān)部門(mén)，各部門(mén)在接收到通知后立即生效、執(zhí)行，相關(guān)的文件在三個(gè)工作日內(nèi)打印分發(fā)給相關(guān)部門(mén)；非緊急的質(zhì)量體系文件，自文件下發(fā)之日起第八個(gè)工作日開(kāi)始生效、執(zhí)行。4.3.8 文件編制申請(qǐng)表、文件更改申請(qǐng)表

8、由公司綜合辦公室保存至少三年。4.4 文件分發(fā)4.4.1 新編或更改的體系文件，由公司綜合辦公室參照質(zhì)量體系文件分類(發(fā)放)表復(fù)印相應(yīng)份數(shù)的副本,并在文件上加蓋紅色受控文件印章,分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。4.4.2 公司使用文件發(fā)放專用袋發(fā)放文件,各部門(mén)須由指定文件管理員負(fù)責(zé)領(lǐng)取，領(lǐng)到新編制或經(jīng)更改的受控文件時(shí)需進(jìn)行清點(diǎn)，如有缺少當(dāng)場(chǎng)提出并由發(fā)放人員即時(shí)補(bǔ)發(fā)，確認(rèn)無(wú)誤后，須在文件發(fā)放清單上簽收。4.4.3 各部門(mén)領(lǐng)回新增或更改的體系文件后應(yīng)及時(shí)更換，并在七個(gè)工作日內(nèi)將舊文件蓋上“作廢”章，裝入文件發(fā)放專用袋河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版

9、本A/0第5頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日歸還公司。品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)歸還的作廢體系文件進(jìn)行抽查和處理。4.4.4 新部門(mén)成立一周內(nèi)須向公司申領(lǐng)體系文件。新部門(mén)領(lǐng)用體系文件或各部門(mén)因特殊情況需增加持有體系文件時(shí),需填寫(xiě)文件領(lǐng)用審批表,經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放。4.4.5文件領(lǐng)用審批表、文件發(fā)放清單由公司綜合辦公室妥善保存至少三年。4.5 體系文件的培訓(xùn)4.5.1 新編或更改的體系文件，如內(nèi)容涉及到質(zhì)量體系的各個(gè)方面，由品質(zhì)主管負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)到各部門(mén)班長(zhǎng)以上管理人員；如只涉及到個(gè)別專業(yè)，由品質(zhì)主管對(duì)各部門(mén)該專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)時(shí)相關(guān)人員不得缺席。4.5.2 新編或

10、更改的體系文件執(zhí)行前，各部門(mén)應(yīng)就所有新增或更改的內(nèi)容對(duì)相關(guān)崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保相關(guān)崗位人員按新增或更改后的體系文件執(zhí)行。4.5.3班長(zhǎng)以上管理人員進(jìn)行全脫產(chǎn)一天培訓(xùn)，新部門(mén)在體系文件執(zhí)行前應(yīng)對(duì)全體員工進(jìn)行培訓(xùn)、考核，確保各項(xiàng)工作都能按體系文件要求正常、有序運(yùn)作。4.6 文件作廢處理4.6.1 在文件修改之前，各部門(mén)必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有體系文件執(zhí)行。新文件開(kāi)始執(zhí)行時(shí)，舊文件立即作廢，并加蓋作廢章。4.6.3 作廢文件正本由綜合辦公室妥善保存至少三年。4.6.4 如果在工作現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)兩份相同題目、編號(hào)的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號(hào)區(qū)別新舊文件,并立即將舊件加蓋作廢印章。4.7 文件的查閱、借閱河

11、南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版本A/0第6頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日4.7.1 非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。4.7.24.7.3 各部門(mén)工作人員如因培訓(xùn)或工作需要借閱體系文件時(shí)，須填寫(xiě)借閱登記表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借出的體系文件由文件管理員負(fù)責(zé)及時(shí)收回并檢查完整和清潔情況，如有人為污損或遺失，需在借閱登記表的“備注”欄加以注明，追究當(dāng)事人責(zé)任，并及時(shí)向品質(zhì)主管申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。4.7.4 體系文件如因培訓(xùn)等需要隔夜借出，須征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，由培訓(xùn)負(fù)責(zé)人或主辦以上人員

12、借出，并妥善保管。隔夜外借時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)3天。4.8 文件的保管和保密4.8.1 部門(mén)負(fù)責(zé)人指定文件管理員負(fù)責(zé)妥善保管部門(mén)體系文件，并履行監(jiān)督職能。如文件發(fā)生短缺或遺失，追究部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件管理員責(zé)任，并判處部門(mén)文件管理不合格。4.8.2 4.8.3河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號(hào)JSNHWY4.0-01-01名稱質(zhì)量體系文件控制細(xì)則版本A/0第7頁(yè)共8頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期2003年5月20日4.9 文件控制流程圖填寫(xiě)文件編制申請(qǐng)表/文件更改申請(qǐng)表填寫(xiě)文件編制申請(qǐng)表/文件更改申請(qǐng)表部門(mén)負(fù)責(zé)人審核審批修改電腦文件打印校對(duì)復(fù)印蓋受控章培訓(xùn)下發(fā)文件部門(mén)換舊文件部門(mén)培訓(xùn)蓋作廢章交回執(zhí)行新文件新部門(mén)成立填寫(xiě)文件領(lǐng)用審批表審核審批品質(zhì)主管培訓(xùn)發(fā)放文件部門(mén)培訓(xùn)YYYNYYNNN精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔河南