物業(yè)管理公司質量體系文件控制細則

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔物業(yè)管理有限公司質量體系文件控制細則河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版本A/0第1頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日1目的 為質量體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。2范圍適用于河南省金色年華物業(yè)管理有限公司各部門對質量體系文件的管理。3職責3.1 相關人士負責編制、更改、審核、審批各類文件。3.2 公司綜合辦公室負責質量體系文件的分發(fā),保存質量體系文件正本和作廢文件正本,修訂質量體系文件分類(發(fā)放)表,監(jiān)督各部門現(xiàn)場使用之文件有效性及管理情況

2、。3.3 各部門負責人對現(xiàn)場使用之質量體系文件的有效性全權負責,妥善保管領用的質量體系文件副本,負責或授權對作廢的空白表格進行處理。3.4 當現(xiàn)場使用文件的生效版本無法確定時，應以公司正本文件為準。4方法和過程控制4.1 重要說明為進一步明確質量體系文件的受控狀態(tài)，采用如下控制方法：受控文件紅色印章在左上角的為體系文件正本，受控文件紅色印章在右上角的為體系文件副本。最近一次修改的文件均在本次修改的內容下面加下劃線，以示區(qū)別。42 文件修訂狀態(tài)/4.2.1 各類文件的版本號用來標識文件的修改狀態(tài)，格式為大寫英文字母與阿拉伯數(shù)字的組合，未經修改的文件版本號為“A/0”，修改一次版本號升為“A/1”

3、，當版本號從“A/9”升河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版本A/0第2頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日級時，應升為“B/0”，依次類推。4.2.2 文件頁數(shù)超過1頁以上,則只更改修訂頁的文件狀態(tài),如文件某一頁的版本號升至“A/9”,則該頁再次修改升級時，文件全部頁的版本號升為“B/0”。4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數(shù)，則文件狀態(tài)按照文件修改次數(shù)全部依次順延。4.3 文件的編制、更改4.3.1 各類文件按照規(guī)定的權限進行編制和更改,具體權限見下表：文件類別編制權限更改權限審核權限審批權限質量手冊品質主管部門

4、主管以上人員管理者代表總經理程序文件具有相關技能人士公司任意員工品質主管管理者代表作業(yè)指導書具有相關技能人士公司任意員工品質主管品質主管表格具有相關技能人士公司任意員工品質主管品質主管由品質主管編制或更改的文件，須由管理者代表或總經理審核、審批4.3.2 各類文件的編制和更改需按如下指定格式和編號方法進行。A質量手冊基本格式（楷體、小四、加黑）河南省金色年華物業(yè)管理有限公司質量手冊編號JSNHWY-QM名稱章節(jié)頁版本A/0第 頁共 頁編制更改審核批準生效期 年 月 日B程序文件/作業(yè)指導書基本格式（楷體、小四、加黑）河南省金色年華物業(yè)管理有限公司編號 名稱 版本A/0第 頁共 頁編制更改審核批

5、準生效期 年 月 日C表格基本格式河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版本A/0第3頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日河南省金色年華物業(yè)管理有限公司（楷體、5號）表格名稱（楷體、2號、加黑）編號: 版本： 表格生效日期： 序號:（楷體、小4號、加黑）D質量手冊編碼規(guī)則 JSNHWY-QM 固定格式，“質量手冊”英文縮寫 固定格式，公司名稱中文拼音縮寫E程序文件/作業(yè)指導書編碼規(guī)則 JSNHWY XX-YY-ZZ 同一程序文件中作業(yè)指導書序號 同一條款中程序文件序號 ISO9001標準條款 公司名稱中文拼音縮寫F程序文件

6、、作業(yè)指導書中表格編碼規(guī)則 JSNHWY-XX-YY-ZZ -FX 同一文件下表格序號 文件編號（包括質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書）G質量手冊中某章節(jié)下的表格編碼 JSNHWY XX-FX 該章節(jié)下的表格序號 質量手冊章節(jié)號 公司中文名稱拼音縮寫4.3.3 如需編制文件，動議人需填寫文件編制申請表，經部門負責人確認后，附稿件（草稿、打印稿、磁盤均可）報送公司品質主管。如需更改文件，動議人需填寫文件更改申請河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版本A/0第4頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日表,經部門負責人確認后報送公司

7、品質主管。如文件不適用需取消，由公司品質主管填寫文件更改申請表，并注明報廢。4.3.44.3.5 如對服務有重大影響須修改的文件，由公司及時召開專業(yè)人員進行討論，確定更改內容，按審批權限報批。4.3.6 方可復印。修改文件的每個過程完成以后，相關責任人應在文件更改申請表或文件編制申請表的文件修改狀態(tài)欄內簽字確認。4.3.7 質量體系文件通過審批后,需立即執(zhí)行的，由品質主管以郵件、網頁或電話等形式通知相關部門，各部門在接收到通知后立即生效、執(zhí)行，相關的文件在三個工作日內打印分發(fā)給相關部門；非緊急的質量體系文件，自文件下發(fā)之日起第八個工作日開始生效、執(zhí)行。4.3.8 文件編制申請表、文件更改申請表

8、由公司綜合辦公室保存至少三年。4.4 文件分發(fā)4.4.1 新編或更改的體系文件，由公司綜合辦公室參照質量體系文件分類(發(fā)放)表復印相應份數(shù)的副本,并在文件上加蓋紅色受控文件印章,分發(fā)給相關部門。4.4.2 公司使用文件發(fā)放專用袋發(fā)放文件,各部門須由指定文件管理員負責領取，領到新編制或經更改的受控文件時需進行清點，如有缺少當場提出并由發(fā)放人員即時補發(fā)，確認無誤后，須在文件發(fā)放清單上簽收。4.4.3 各部門領回新增或更改的體系文件后應及時更換，并在七個工作日內將舊文件蓋上“作廢”章，裝入文件發(fā)放專用袋河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版

9、本A/0第5頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日歸還公司。品質主管負責對各部門歸還的作廢體系文件進行抽查和處理。4.4.4 新部門成立一周內須向公司申領體系文件。新部門領用體系文件或各部門因特殊情況需增加持有體系文件時,需填寫文件領用審批表,經總經理或其授權人批準后方可發(fā)放。4.4.5文件領用審批表、文件發(fā)放清單由公司綜合辦公室妥善保存至少三年。4.5 體系文件的培訓4.5.1 新編或更改的體系文件，如內容涉及到質量體系的各個方面，由品質主管負責組織培訓到各部門班長以上管理人員；如只涉及到個別專業(yè)，由品質主管對各部門該專業(yè)負責人進行培訓。培訓時相關人員不得缺席。4.5.2 新編或

10、更改的體系文件執(zhí)行前，各部門應就所有新增或更改的內容對相關崗位人員進行培訓，確保相關崗位人員按新增或更改后的體系文件執(zhí)行。4.5.3班長以上管理人員進行全脫產一天培訓，新部門在體系文件執(zhí)行前應對全體員工進行培訓、考核，確保各項工作都能按體系文件要求正常、有序運作。4.6 文件作廢處理4.6.1 在文件修改之前，各部門必須嚴格按照現(xiàn)有體系文件執(zhí)行。新文件開始執(zhí)行時，舊文件立即作廢，并加蓋作廢章。4.6.3 作廢文件正本由綜合辦公室妥善保存至少三年。4.6.4 如果在工作現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)兩份相同題目、編號的文件,應以最近生效日期或最高版本號區(qū)別新舊文件,并立即將舊件加蓋作廢印章。4.7 文件的查閱、借閱河

11、南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版本A/0第6頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日4.7.1 非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經管理者代表批準。4.7.24.7.3 各部門工作人員如因培訓或工作需要借閱體系文件時，須填寫借閱登記表，經部門負責人批準后方可借閱。借出的體系文件由文件管理員負責及時收回并檢查完整和清潔情況，如有人為污損或遺失，需在借閱登記表的“備注”欄加以注明，追究當事人責任，并及時向品質主管申請補發(fā)。4.7.4 體系文件如因培訓等需要隔夜借出，須征得部門負責人同意，由培訓負責人或主辦以上人員

12、借出，并妥善保管。隔夜外借時間最長不得超過3天。4.8 文件的保管和保密4.8.1 部門負責人指定文件管理員負責妥善保管部門體系文件，并履行監(jiān)督職能。如文件發(fā)生短缺或遺失，追究部門負責人和文件管理員責任，并判處部門文件管理不合格。4.8.2 4.8.3河南省金色年華物業(yè)管理有限公司體系文件編號JSNHWY4.0-01-01名稱質量體系文件控制細則版本A/0第7頁共8頁編制更改審核批準生效期2003年5月20日4.9 文件控制流程圖填寫文件編制申請表/文件更改申請表填寫文件編制申請表/文件更改申請表部門負責人審核審批修改電腦文件打印校對復印蓋受控章培訓下發(fā)文件部門換舊文件部門培訓蓋作廢章交回執(zhí)行新文件新部門成立填寫文件領用審批表審核審批品質主管培訓發(fā)放文件部門培訓YYYNYYNNN精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔河南