HX-QP-003 內(nèi)部溝通管理控制程序(A)

1、程序文件版 本A內(nèi)部溝通管理控制程序頁 次 PAGE 8 of 6程序文件制訂部門行政部制訂日期2009年06月10日內(nèi)部溝通管理控制程序頁 碼 PAGE 1 of 6文件編號HX-QP-003版 本修(制)訂訂內(nèi)容制/修訂者者日 期審 核核 準(zhǔn)A新制訂Amos wanng2009-6-110一.目的:通過暢通高效的溝通渠道和方法,使與日常工作和質(zhì)量管理體系有關(guān)的信息在各級各部門和全體工作人員之間得到及時傳遞,從而在系統(tǒng)內(nèi)部形成相互了解、相互信任、團結(jié)協(xié)作、全員參與的良好氛圍.二.范圍: 適應(yīng)應(yīng)于本公公司范圍圍內(nèi)就質(zhì)質(zhì)量體系系的運作作事項進進行的溝溝通.三.權(quán)責(zé): 無四.定義: 4.1.對對外

2、會議議:指上級單位位、行業(yè)業(yè)單位和和第二方方、第三三方等單單位來本本公司檢檢查、審審查工作作、洽談?wù)剺I(yè)務(wù)、參參觀訪問等需要要組織召召開的會會議.4.2.管管理會議議:對全公司有有重大影影響的會會議,包包括董事事長、總總經(jīng)理主主持的會會議,以以及月末末大會、工工作例會會、生產(chǎn)產(chǎn)質(zhì)量等等專題會會議. 4.3.專專案會議議: 對對某一工工作事項項或工作作流程召召開有針針對性主主題的會會議.4.4.部部門會議議:指處理部門門(車間間)內(nèi)部部事務(wù),一般由由本單位位人員參參加的會會議.4.5.視視覺溝通通:指通過看板板、黑板板、公告告欄、海海報和標(biāo)標(biāo)語等視視覺交流流的形式式,把公司司的決定定、通知知以及質(zhì)

3、質(zhì)量、生生產(chǎn)、顧顧客反饋饋等信息息與員工工進行溝溝通.五.參考文文件: 無六.作業(yè)流流程: 無七.作業(yè)內(nèi)內(nèi)容:7.1.溝溝通的方方式:本公司除使使用質(zhì)量量體系內(nèi)內(nèi)其它文文件中規(guī)規(guī)定的文文件、表表格進行行信息傳傳遞和溝溝通外,還使用用了如下下的溝通通方式:序號方 式式頻 率率A電話聯(lián)絡(luò)不定B工作聯(lián)絡(luò)單單必要時C班前會次/日D早會次/周E管理會議次/周F專案會議必要時A.電話聯(lián)聯(lián)絡(luò):電話聯(lián)絡(luò)方方式適用用于各部部門間、部部門內(nèi)就就簡單事事項的聯(lián)聯(lián)絡(luò)進行行溝通.B.工作聯(lián)聯(lián)絡(luò)單:在沒有書面面文字可可能導(dǎo)致致錯誤產(chǎn)產(chǎn)生或在在部門負負責(zé)人認認為有必必要時,就特定定事項進進行聯(lián)絡(luò)絡(luò)時使用用.C.班前會會:主

4、持:生產(chǎn)產(chǎn)部門主主管/組組長參會人員:生產(chǎn)部部員工會議內(nèi)容:了解生生產(chǎn)進度度及產(chǎn)品品質(zhì)量狀狀況,布署當(dāng)當(dāng)天的工工作任務(wù)務(wù),協(xié)調(diào)解解決本部部門內(nèi)的的工作.D.早會:主持:行政政部主管管參加人員:公司全全體員工工.會議內(nèi)容:意識,觀念宣宣導(dǎo)及各各相關(guān)工工作事項項傳達.E.管理會會議:主持:(副副)總經(jīng)經(jīng)理參加人員:各部門門主管會議內(nèi)容:工作狀狀況的總總結(jié)與下下階段工工作的安安排.F.專題會會議:主持:相關(guān)關(guān)負責(zé)人人參加人員:各部門門主管及及相關(guān)負負責(zé)人.會議內(nèi)容:了解專專案現(xiàn)狀狀與運作作的管理理現(xiàn)狀,協(xié)調(diào)解解決專案案推動中中所發(fā)現(xiàn)現(xiàn)的問題題,并安安排下階階段工作作.7.2.會會議管理理：7.2.1

5、1.管理職職責(zé)：A.公司行行政部是是會議室室使用的的歸口管管理部門門.B.行政部部前臺負負責(zé)公司司級會議議的組織織、督辦辦,并發(fā)發(fā)布公司司級會議議的通知知.C.各部門門主管負負責(zé)本部部門會議議的組織織、召開開、會議議決議的的實施以以及督辦辦工作.D.會議主主持人負負責(zé)制定定會議議議程,確確定議題題及參加加會議人人員名單單.E.會議主主持人或或指派專專人負責(zé)責(zé)會議記記錄及會會議紀(jì)要要的起草草、發(fā)放放,會議議紀(jì)錄需需經(jīng)由主主持人審審核確認認.F.與會人人員應(yīng)服服從會議議安排,遵守會會議紀(jì)律律.G.會議主主持人應(yīng)應(yīng)親自或或指派專專人對會會議制訂訂的整改改計劃、糾糾正/預(yù)預(yù)防措施施進行跟跟蹤、驗驗證,

6、并并在下一一次同類類會議時時進行講講評.H.各部門門應(yīng)指定定一名看看板管理理人員,負責(zé)本本單位管管理看板板內(nèi)容的的更新.7.2.22.會議管管理規(guī)定定:A.當(dāng)多個個會議在在同一時時間或空空間上有有沖突時時,實行行小會服服從大會會,一般般會議服服從緊急急會議的的原則.B.公司工工作例會會應(yīng)按規(guī)規(guī)定準(zhǔn)時時召開,無特殊殊情況不不得延期期,不必必每次通通知.C.需召開開對外會會議時,接待部部門應(yīng)提提前1天通知知行政部部,以便便商定會會場,確定參參加會議議人員及及其它會會前準(zhǔn)備備工作.D.召開部部門會議議需要使使用會議議室時,該單位位應(yīng)提前前4小時通通知行政政部,以以便安排排會場.E.會議上上的個人人發(fā)

7、言一一律講普普通話,發(fā)言內(nèi)內(nèi)容應(yīng)提提前準(zhǔn)備備,不得長長篇大論論,不得偏偏離議題題或?qū)λ诉M行行人身攻攻擊.主持人人有權(quán)對對任何講講話予以以制止.7.2.33.會議紀(jì)紀(jì)律:A.與會人人員必須須準(zhǔn)時到到會,會會議期間間未經(jīng)主主持人同同意不得得擅自離離席,對對違反者者將罰款款10元元/次.B.會議開開始前,參會人人員必須須將手機機調(diào)為振振動或關(guān)關(guān)機,會會場內(nèi)禁禁止接聽聽電話,對違反反者將罰罰款100元/次次.C.會場內(nèi)內(nèi)嚴(yán)禁吸吸煙,違違反者罰罰款500元.D.接到會會議通知知且無故故缺席者者,罰款款20元元/次,中層以以上干部部罰款550元/次.E.會議通通知者未未及時通通知,造造成缺席席時,將將

8、對會議議通知者者罰款110元/次.注: 罰款款由會議議主持人人負責(zé)當(dāng)當(dāng)場兌現(xiàn)現(xiàn),作為為會議經(jīng)經(jīng)費.F.參會人人員必須須保持肅肅靜，愛愛護會場場設(shè)施，保保持會場場清潔.7.3.視視覺溝通通管理:7.3.11.看板板的設(shè)置置:在每每個部門門分別設(shè)設(shè)立管理理看板,公司在在門衛(wèi)室室旁設(shè)立立公告欄欄.7.3.22.看板板內(nèi)容的的管理:看板上上可以張張貼公司司的質(zhì)量量方針、質(zhì)質(zhì)量目標(biāo)標(biāo)、質(zhì)量量目標(biāo)完完成情況況、工作作進度計計劃、月月度質(zhì)量量信息、產(chǎn)產(chǎn)量信息息、顧客客反饋信信息、糾糾正預(yù)防防措施和和公司決決定、決決議、公公告、通通知等內(nèi)內(nèi)容.部門根根據(jù)工作作需要可可以在看看板上發(fā)發(fā)布本單單位管理理工作的的相

9、關(guān)信信息.7.3.22.每塊看看板應(yīng)確確定管理理負責(zé)人人,由其及及時更新新有關(guān)信信息.7.3.33.表彰好好人好事事的海報報可以在在公司公公告欄或或宣傳欄欄上張貼貼.7.3.44.未經(jīng)行政政部同意意,不得擅擅自在公公司視覺覺溝通設(shè)設(shè)施上發(fā)發(fā)布私人人信息,禁止涂涂鴉、更更改公司司發(fā)布的的決定、通通知等文文件,對違反反者將視視情節(jié)和和后果罰罰款5001000元.7.4.公公司同時時鼓勵員員工提出出合理化化建議,公司各各部門主主管負責(zé)責(zé)調(diào)動員員工合理理化建議議的積極極,并負責(zé)責(zé)收集和和傳達,公司每每年對產(chǎn)產(chǎn)生效益益的合理理化建議議的提出出人員進進行表彰彰和獎勵勵.7.5.信信息的處處理:7.5.11.對收集集到的信信息,各部門門根據(jù)實實際需要要,有目的的地加以