公司文件管理制度00026

1、公司文件管理制度00026公司文件管理制度00026公司文件管理制度00026xxx公司公司文件管理制度00026文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準審 核制 定方案設計，管理制度文件管理制度 一、 目的為了規(guī)范公司文件管理工作，保證文件的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。二、 文件管理機構及其職責 1、公司文件工作實行二級管理，一級管理是指公司行政部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的文件資料管理工作。 2、行政部文員為公司的文件總負責人員，負責公司所有文件資料的統(tǒng)一管理及監(jiān)督，各部門的文件由各部門負責人負責本部門文件資料的收集、整理

2、，統(tǒng)一存檔到指定位置。 3、文件負責人員要嚴格執(zhí)行公司文件管理規(guī)定，認真細致地做好文件保管以及利用工作，充分發(fā)揮文件資料的作用。三、 文件制度 1、凡是涉及到公司重要文件的資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬于歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一指定位置歸檔，任何個人不得徑自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門必須保留的，可歸檔復印件。 4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、工程項目從開始承辦、設計到簽約完成，所有的資料由業(yè)務部統(tǒng)一整理，做好資料清單后歸檔，并填寫資料歸檔表。部門需要

3、使用可采取復印的方式，歸檔范圍（見附件一）外的由各部門自行保管。 6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留兩份原件，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時 ，由財務部保存原件。四、 文件保管制度 1、文件總負責人員為行政部文員，歸檔資料要按照制度進行登記，編制歸檔目錄。 2.、歸檔資料登記編號后放于指定文件柜，并以電子檔形式保存于公司服務器一份（填寫資料前掃描成電子檔）。 3、文件要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。 5、文件負責人員要熟悉所管理的文件資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 6、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定文件保存期限，每年年終據(jù)此

4、進行整理、剔除。 7、經確定需銷毀的文件，由文件負責人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的文件清單由文件員永久保存。 8、嚴格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防護工作。 9、公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。五、 文件借閱制度 1、文件屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。 2、借閱文件資料，須經文件保管負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出文件的，須經文件保管負責人批準。 3、借閱文件，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出文件材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期有文件負責人員催還。需要長期借出的，須經總經理批準。 5、借出文件時，應填寫借閱登記表，以便查閱和催還。 6、借閱文件資料者必須妥善保管文件資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證文件材料完整無損，否則，追究當事人責任。 7、借出文件材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時