2023秘書資格考試輔導(dǎo)：素質(zhì)的表現(xiàn)與培養(yǎng)

1、2023秘書資格考試輔導(dǎo)：素質(zhì)的表現(xiàn)與培養(yǎng)所謂智能是指集知識(shí)與能力于一體的綜合體，它可分為科學(xué)智能素質(zhì)和社會(huì)智能素質(zhì)。從根本上說(shuō)，秘書智能素質(zhì)是其內(nèi)才外才的凝聚，它表達(dá)出秘書人員知識(shí)構(gòu)成及辦事能力。一、科學(xué)智能素質(zhì)的表現(xiàn)與培養(yǎng)(一)科學(xué)智能素質(zhì)的表現(xiàn)形式科學(xué)智能素質(zhì)包括兩方面的素質(zhì)，即專業(yè)智能素質(zhì)和非專業(yè)智能素質(zhì)。其中專業(yè)智能素質(zhì)是運(yùn)用性、務(wù)實(shí)性等操作方面的能力，它是秘書取得成效的根底和保證;而非專業(yè)智能素質(zhì)是智力、創(chuàng)造力等具有開創(chuàng)性方面的能力，它在變幻多樣的秘書工作中起承上啟下的支配地位。1、專業(yè)智能素質(zhì)方面。專業(yè)智能素質(zhì)包括非機(jī)械性操作和機(jī)械性操作兩方面。非機(jī)械性操作是學(xué)習(xí)理論的過(guò)程，簡(jiǎn)言

2、之即掌握知識(shí)，它是從事秘書工作的前提和根底。秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)除應(yīng)有本專業(yè)緊密結(jié)合的根底知識(shí)、專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)在邊緣學(xué)科上加以完善，只有涉及了科技、地理、法律、藝術(shù)、文學(xué)和各地風(fēng)俗禮儀等方面，個(gè)體結(jié)構(gòu)才有自成體系的可能，為成為一個(gè)“通才打下根底，提高非機(jī)械性操作能力，多方位地為領(lǐng)導(dǎo)效勞。而這方面正是秘書從業(yè)人員忽略的一個(gè)問(wèn)題。機(jī)械性操作是指運(yùn)用理論知識(shí)操作行動(dòng)的活動(dòng)，即應(yīng)用知識(shí)。它與非機(jī)械性操作不同在于一個(gè)是學(xué)習(xí)知識(shí)，一個(gè)是應(yīng)用知識(shí)?？梢哉f(shuō)，機(jī)械性操作是非機(jī)械性操作的深化，例如利用所掌握的科技知識(shí)進(jìn)行多媒體操作等等。2、非專業(yè)智能素質(zhì)方面。非專業(yè)智能素質(zhì)是觀察力、注意力、思維力、想象力等智力和創(chuàng)造力

3、方面的能力。它夾于專業(yè)智能和社會(huì)智能素質(zhì)之間，是專業(yè)智能素質(zhì)，特別是機(jī)械性操作能力在理性思維指導(dǎo)下的上升，它注重于實(shí)踐但又未運(yùn)用于實(shí)踐，即未到達(dá)社會(huì)智能素質(zhì)要求的能力。結(jié)合秘書工作的特點(diǎn)，秘書要保持高度的觀察力、注意力，并對(duì)事物進(jìn)行分析判斷，捕捉到與工作相關(guān)的信息，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;保持敏捷的思維力和豐富的想象力，對(duì)所得結(jié)果進(jìn)行研究，注重其實(shí)效。由此可見，非專業(yè)智能素質(zhì)不等同于機(jī)械性操作，它不僅強(qiáng)調(diào)“操作，更重要的是它在單純“操作的同時(shí)具備了更高層次的主動(dòng)性，即思維力、想象力等智力方面的指導(dǎo)，把總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)為社會(huì)智能素質(zhì)效勞。這一素質(zhì)有利于樹立秘書自身成熟、穩(wěn)重、精干的形象。(二)科學(xué)智能素質(zhì)的培

4、養(yǎng)其一，通過(guò)正規(guī)教育和自學(xué)方式實(shí)現(xiàn)。?素質(zhì)的透視和測(cè)評(píng)?一書中指出：“科學(xué)智能素質(zhì)來(lái)源于人與自然的交往的直接經(jīng)驗(yàn)和通過(guò)書本學(xué)習(xí)的間接經(jīng)驗(yàn)得來(lái)的。正規(guī)教育或自學(xué)是秘書獲得根底知識(shí)、專業(yè)知識(shí)的第一步，在這種培養(yǎng)方式下應(yīng)表達(dá)其寬廣性、層次性、動(dòng)態(tài)性、中心性的特點(diǎn)。寬廣性是指所學(xué)的知識(shí)面要廣，門類多樣，以便查詢、記憶;層次性指對(duì)知識(shí)要有歸納，分門別類;動(dòng)態(tài)性是所學(xué)知識(shí)要跟上時(shí)代步伐，對(duì)舊的知識(shí)要分析地吸收;中心性是指在眾多的知識(shí)中不能籠統(tǒng)地不分主次地吸收，必須結(jié)合秘書工作的特點(diǎn)重點(diǎn)掌握專業(yè)知識(shí)輔以根底知識(shí)及邊緣學(xué)科知識(shí)。其二，通過(guò)模擬實(shí)驗(yàn)、單位掛牌實(shí)習(xí)等形式實(shí)現(xiàn)。模擬實(shí)驗(yàn)、掛牌實(shí)習(xí)是秘書專業(yè)人員了解秘

5、書工作程序，熟悉秘書工作運(yùn)轉(zhuǎn)的起點(diǎn)。它有利于秘書在知識(shí)指導(dǎo)下模擬工作，從而提高機(jī)械性操作。但是，由于設(shè)備及其它條件的限制，這一點(diǎn)正是不少秘書人員的弱點(diǎn)，甚至理論知識(shí)與操作能力相背離，理論豐富，操作力貧乏。其三，通過(guò)非正規(guī)教育方式實(shí)現(xiàn)。非正規(guī)教育在這里主要指正式群眾性教育、非正式群眾性教育，它在激發(fā)秘書的智力和創(chuàng)造力方面起重大影響。正式群眾性教育指在固定的環(huán)境中進(jìn)行的固定活動(dòng)，如上下級(jí)關(guān)系，同事關(guān)系等;非正式群眾性教育指沒(méi)有固定的交往環(huán)境，這種情形下，智能和創(chuàng)造靈感更能被遇到的新鮮事物激發(fā)。與正規(guī)教育不同點(diǎn)在于非正規(guī)教育更關(guān)切讓秘書人員接觸陌生環(huán)境，以更為現(xiàn)實(shí)手段豐富秘書的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和為人處世之道

6、，形成自己的理論。社會(huì)智能素質(zhì)的表現(xiàn)與培養(yǎng)(一)社會(huì)智能素質(zhì)的表現(xiàn)形式從本質(zhì)上講，社會(huì)智能素質(zhì)是智力和創(chuàng)造力等科學(xué)智能素質(zhì)在理性及社會(huì)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)作用下于交際交往活動(dòng)中的靈活運(yùn)用，是智能素質(zhì)的最高形式，主要表現(xiàn)為語(yǔ)言表達(dá)、應(yīng)變指揮、公關(guān)活動(dòng)、調(diào)查研究和組織協(xié)調(diào)等能力。語(yǔ)言表達(dá)能力。語(yǔ)言是人類傳遞信息最為直接和主要的工具，語(yǔ)言表達(dá)的好壞都將影響到事情的成敗。例如在辯論、演講、談判中，一句恰到好處的話語(yǔ)能打破嚴(yán)肅緊張的氣氛，取得對(duì)方的認(rèn)可，接近雙方的情感，從而取得意想不到的效果，到達(dá)自己的目的。當(dāng)然，在使用語(yǔ)言時(shí)必須因人而異，因時(shí)而異。公關(guān)活動(dòng)的目標(biāo)就是要使組織與組織之間，組織與公眾之間形成相互融洽的

7、整體，這就要求公關(guān)人員能起到牽線搭橋的作用，激發(fā)出自身最大的公關(guān)活動(dòng)素質(zhì)，協(xié)調(diào)促進(jìn)企業(yè)或部門內(nèi)部之間的關(guān)系，增強(qiáng)內(nèi)部的凝聚力，發(fā)揮最大的效率。對(duì)企業(yè)秘書來(lái)說(shuō)，公關(guān)能力的地發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)助手的職責(zé)，在外界樹立高效的良好形象。因此，秘書應(yīng)時(shí)刻保持高度的注意力和敏銳的觀察力，從而應(yīng)變接踵而來(lái)的突發(fā)事件。調(diào)查研究能力。當(dāng)代秘書改革的一個(gè)主要目標(biāo)就是由技能型向謀略型轉(zhuǎn)變，即不斷朝著為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策方向開展，而不單純是懂得“操作。實(shí)踐證明，調(diào)查研究是秘書為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策最有效最準(zhǔn)確的手段。做成一件調(diào)研，首先要制定全面的調(diào)查方案，其次要深入實(shí)踐，得到確實(shí)可靠的數(shù)字和行業(yè)信息，再次就是對(duì)這些調(diào)查結(jié)果綜合比擬分析，最后制

8、定確實(shí)可行的方案。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，如要做好參謀一職，調(diào)查研究能力是必不可少的素質(zhì)之一。(二)社會(huì)智能素質(zhì)的培養(yǎng)其一，必須接受科學(xué)智能素質(zhì)的培養(yǎng)，掌握理論知識(shí)，懂得辦公自動(dòng)化及其操作，形成敏銳的觀察力。專致的注意力，嚴(yán)密的思維力和豐富的想象力。科學(xué)智能區(qū)別于社會(huì)智能，但它們具有承前啟后，相互依存的淵源。沒(méi)有科學(xué)智能教育，社會(huì)智能的產(chǎn)生及提高只是一句空話，科學(xué)智能，尤其是智力和創(chuàng)造力是上升為社會(huì)智能素質(zhì)的根底，它是秘書在工作中的靈活運(yùn)用。例如科學(xué)智能素質(zhì)方面的聰明、敏捷、自學(xué)能力和創(chuàng)造力在社會(huì)智能素質(zhì)方面便表現(xiàn)為精明(或說(shuō)狡猾)、機(jī)敏、練達(dá)和足智多謀。其二，要認(rèn)知自我，端正角色形象。秘書地位較為特殊，

9、既不因?yàn)樽约航巧綄?、被?dòng)、效勞性強(qiáng)而輕視自己的職業(yè)，更不因?yàn)樽约菏穷I(lǐng)導(dǎo)身邊的“紅人而自高自大，目中無(wú)人，無(wú)視下級(jí)部門及同事。并且，秘書對(duì)自己的思想、情感、行為要有較強(qiáng)的控制能力。當(dāng)某項(xiàng)工作出現(xiàn)失誤時(shí)不能完全尋找外因推脫。相反，假設(shè)知錯(cuò)能改，在不貶低自己形象的前提下端正自我，長(zhǎng)此以往，定能得到領(lǐng)導(dǎo)及同事的贊賞。這是增強(qiáng)秘書角色意識(shí)，發(fā)揮社會(huì)智能潛能的又一方式。其三，完善秘書道德修養(yǎng)，注重作風(fēng)形象。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，具有附屬性、服從性特點(diǎn)，因此秘書應(yīng)當(dāng)處處以領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)考慮問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)著想。只有這樣，秘書才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視、青睞，拉近雙方的感情，從而為樹立自己的形象，為展開自己各方面的工作打下根底。道德敗壞、“一心事二主的人，不會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)愿意把他們留在身邊，更別說(shuō)重用了。其四，在工作崗位上多方面鍛煉自己，對(duì)經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)分析。社會(huì)是一所大學(xué)，它是提高社會(huì)智能的最直接有效的手段。但要到達(dá)社會(huì)智能的最高形式，使自己游刃于社會(huì)各種場(chǎng)合，不能盲目地、被動(dòng)地、不假