企業(yè)物資采購管理標準

..物資采購管理標準目錄TOC\o"1-3"\h\z一、目的3二、適用范圍3三、定義3四、采購人員管理要求3五、供應商選擇標準4六、供應商選擇、評價和終止辦法41、供應商檔案管理要求42、供應商選擇流程53、供應商選擇考察表64、合格供應商名錄75、供應商資料卡86、供應商考核辦法及考核表97、終止供應商的報告10七、采購流程111、采購原則112、常規(guī)采購113、小額應急采購12八、貨物檢驗131、抽貨檢驗標準132、貨物檢驗報告14九、采購中心職責與績效考核151、采購中心工作職責152、采購主管績效考核標準15十、采購報告必須具備要素及分析圖表16一、目的規(guī)范采購操作步驟和方法,確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性,符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司的設備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)〔不含公司長期代理產(chǎn)品等采購的控制。三、定義供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他組織。合格供應商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應商。購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù),此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權限必須簽批。供應商選擇考察表：是確立為公司供應商前對供應商進行評估的表格,一般由采購主管對供應商進行考察并填寫此表,填寫完畢后交商務經(jīng)理與運作中心總監(jiān)時行審批。供應商考核表：是每財年度對供應商交貨準時率、品質(zhì)和售前售后服務等進行考察的的表格,根據(jù)考核決定是否與該供應商繼續(xù)合作。終止供應商的報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作的報告,此報告由相關權責部門向采購中心提出,由采購主管填寫逐級上報審批。抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準,由技術部門或其他相關權責部門編寫交采購中心匯總成冊。貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。四、采購人員管理要求潔自律,嚴守工作紀律。不接受供應商禮金、禮品和宴請；嚴格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事；能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質(zhì)量；加強采購的事前管理,建立完善的設備價格信息檔案,以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量；科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查；處理好與供應商的關系,幫助供應商解決一定的問題；認真分析采購工作,改進流程、規(guī)范和采購標準,提出有助改進公司和供應商服務水平的建議；做好采購相關文檔的存檔、備份工作；在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本；所有采購,必須事前獲得批準.未經(jīng)計劃并報審核和批準,,除急購外不得采購,急購需在申請單上注時"急購",并由總經(jīng)理補批；凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中計劃辦理采購,可以核定物品項目,通知各請購部門依計劃提出請購,然后集中辦理采購；采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買,不得隨意變更供應商；五、供應商選擇標準具有良好的市信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識；注冊資金達到50萬以上的一般納稅人；健全的商務管理流程和制度；良好的財務狀況,至少可以給予七天以上帳期；具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；積極的合作態(tài)度；六、供應商選擇、評價和終止辦法供應商的資質(zhì)水平直接關系到供貨的質(zhì)量、售后服務水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲多問題,更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應的及時性都與供應商本身的資質(zhì)、能力有關。因此有必要嚴格地篩選、考核供應商,對不合格供應商制訂相關終止辦法。對供應商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見《供應商考核辦法及考核表》。1、供應商檔案管理要求對于供應商的管理,要求建立存檔文檔表格和電子表格,存檔文件包含《供應商選擇考察表》、《供應商名錄》、《供應商資料卡》《供應商考核表》、《詢價記錄》、《采購記錄》、《到貨檢驗報告》和《終止供應商的報告》,以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進行統(tǒng)一備份存檔管理。供應商選擇流程專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊客戶介紹展覽會和行業(yè)活動名片篩選待選擇的供應商進行資信調(diào)查考察上門了解經(jīng)濟實力信譽財務狀況優(yōu)勢產(chǎn)品資源管理水平營業(yè)執(zhí)照稅務登記證考察結果報告商務經(jīng)理審批運作中心總監(jiān)審批正式洽談選擇供應商的程序流程圖供應商選擇考察表考察人：年月日待選供應商基本資料名稱法人代表：地址：郵編：電話：聯(lián)系人：傳真：經(jīng)營性質(zhì)：主營產(chǎn)品：詳細評價指標經(jīng)濟實力序號評價辦法結果備注1注冊資金數(shù)額是多少2是不是一般納稅人3上年度銷售額是多少4給其他商家賬期一般是多久5一共有多少員工市場信譽序號評價辦法結果備注1被媒體曝光次數(shù)2業(yè)內(nèi)口碑3有哪些假貨/水貨4售后服務水平怎么樣優(yōu)勢資源序號評價辦法結果備注1與主營產(chǎn)品廠家的關系〔代理/經(jīng)銷/總代…2給不同渠道的價格結構及毛利3相關產(chǎn)品線是否齊全4最短送貨時間是多久管理水平序號評價辦法結果備注1業(yè)務人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象2對售前咨詢有沒有耐心講解3有沒有完善的貨物進出流程4員工是不是大小事情都要請示批示意見商務經(jīng)理意見簽名：運作中心總監(jiān)意見簽名：考察結果□推薦為C類認可供應商□推薦為D類認可供應商□不能推薦為供應商4、合格供應商名錄合格供應商名錄表格更新日期：年月日序號編號企業(yè)名稱等級地址提供的產(chǎn)品及折扣聯(lián)系人電話備注5、供應商資料卡供應商資料卡供應商編號：建卡日期：產(chǎn)品類別：建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職務公司地址電話傳真?zhèn)}庫地址電話傳真開戶行帳號公司類別代理商代理級別：生產(chǎn)商創(chuàng)立時間注冊資本法人代表公司性質(zhì)公司規(guī)模人員構成管理層技術人員普通員工合計人數(shù)比例經(jīng)營范圍序號考核年度準時交貨率品質(zhì)服務總分評等考核表編號備注6、供應商考核辦法及考核表供應商的考核采取財年度考核辦法,由采購中心征集各方意見匯總成考核評語,再由相關權責部門給出評審意見,最終由運作總監(jiān)決定是否終止供應資格。供應商考核表NO：PUR-KS-流水號供應商名稱考核日期主要考核人產(chǎn)品名稱考核評語評分等級考核內(nèi)容準時交貨率品質(zhì)服務其它綜合評價意見是否取消其資格各權責部門審批意見7、終止供應商的報告終止供應商的報告年月日供應商編號：供應商名稱：建立聯(lián)系時間：最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：來往主要業(yè)務：終止原因：目前來往財、物、帳等情況：終止該供應商可能造成的影響：終止供應商的步驟：終止供應商申請人簽字：商務經(jīng)理簽字：運作總監(jiān)批示：七、采購流程1、采購原則采購經(jīng)辦人員接獲"請購單"后應依請購的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時,采購經(jīng)辦人員要及時轉入撤消程序,即中止本次采購作業(yè),并在相關單據(jù)上加蓋"撤消"章。采購經(jīng)辦人員詢價完成后,于"請購單"詳填詢價或議價結果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經(jīng)主管審核,并依請購核決權限呈核2、常規(guī)采購業(yè)務人員采購中心商務部經(jīng)理財務部門詢價請求是 結束部門經(jīng)理審批 填寫購物申請表 詢價請求是 結束部門經(jīng)理審批 填寫購物申請表 詢價 詢價 議價議價否 是否A類供應商 否 是否A類供應商 是 是 采購采購確定最終供應商確定最終供應商應付款應付款3、小額應急采購需求人采購中心商務部經(jīng)理總經(jīng)理室財務部提出采購需求提出采購需求補簽字補簽字主管補簽主管補簽實施采購填寫購物申請單〔注明應急采購詢價/議價實施采購填寫購物申請單〔注明應急采購詢價/議價補簽字補簽字補簽字補簽字應付款應付款八、貨物檢驗1、抽貨檢驗標準來料名稱抽樣數(shù)驗收準則接收數(shù)量計算機主機100%運行測試正常,配置正確機箱無破損、變形全新設備不合格拒收CPU100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收內(nèi)存100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收主板100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收硬盤100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收板卡〔顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收軟盤驅動器100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收光盤驅動器100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收鍵盤50%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收鼠標50%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收顯示器100%1>運行測試正常,配置正確2>外觀無破損、變形不合格拒收UPS100%1>運行測試正常,配置正確2>機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)絡交換機100%運行測試正常,配置正確機箱無破損、變形不合格拒收路由器100%1>運行測試正常,配置正確2>機箱無破損、變形不合格拒收集線器100%1>運行測試正常,配置正確2>機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)線30%機箱無破損、變形原廠包裝和無開箱痕跡3>全新產(chǎn)品不合格拒收接插件〔面板、模塊等30%1>機箱無破損、變形2>原廠包裝和無開箱痕跡3>全新產(chǎn)品不合格拒收2、貨物檢驗報告NO：供應商：檢驗日期：年月日產(chǎn)品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗證記錄序號驗證項目標準要求實測結果結論驗證結論：檢驗人：復核：不合格批處理意見：□可用□挑選囗換貨囗退貨審批：九、采購中心職責與績效考核1、采購中心工作職責建立供應廠商與價格記錄；采購方式設定及市場行情調(diào)查；詢價、比價、議價、訂購工作；送貨進度控制與逾送督促；來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；付款整理、審查；提交采購工作報告