綜合檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書

PAGE3/NUMPAGES3綜合檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書綜合檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書

這套綜合檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的目的是方便檔案管理的現(xiàn)代化而設(shè)計(jì)的，在計(jì)算機(jī)已經(jīng)很普遍的前提下，對(duì)檔案的保管、利用、統(tǒng)計(jì)等提出新的要求，這個(gè)檔案管理軟件就是適應(yīng)了這個(gè)信息的要求而開(kāi)發(fā)的。

A、軟件的層次如下：

一、用戶管理模塊

圖表1

點(diǎn)擊主菜單中的‘用戶管理’里的‘添加用戶后，出現(xiàn)以上界面，在以上添加用戶界面中，管理員可以添加用戶名，輸入密碼后，選中身份（只能選管理員外的身份），之后點(diǎn)擊“開(kāi)始添加”按鈕后即可添加一個(gè)用戶，點(diǎn)擊“取消添加”

按鈕可以退出添加用戶窗口。

圖表2

點(diǎn)擊主菜單中的‘用戶管理’里的‘修改密碼’按鈕后，出現(xiàn)以上界面，在以上修改密碼窗口中，當(dāng)前登錄用戶可以為自己重新設(shè)置新密碼，前提是原密碼必須輸入正確，否則不能進(jìn)行修改。

圖表3

點(diǎn)擊主菜單里的‘用戶管理’里的‘刪除用戶’后，出現(xiàn)上述界面，這是管理員刪除一般用戶的窗口，在列表中選中一個(gè)一般用戶后，點(diǎn)擊“開(kāi)始刪除”按鈕，將出現(xiàn)如下提示：

點(diǎn)擊“確定”后，出現(xiàn)如下提示：

圖表5

點(diǎn)擊“確定”后，才真正刪除用戶，用了這種設(shè)計(jì)思路，主

要是為了使用戶慎重刪除一般用戶。

二、檔案操作模塊

本操作模塊是這套檔案系統(tǒng)的主模塊，主要包括文書檔案輸

入、科技檔案輸入、基建輸入，當(dāng)然也包括用戶自定義的類別模塊的輸入，用戶自定義類別模塊在“類別操作模塊”里進(jìn)行設(shè)置，文書檔案輸入如下圖所示：

圖表6

按照上圖提示的要求進(jìn)行輸入就可以了，本系統(tǒng)上邊是輸入條目的區(qū)域，下邊是顯示條目的區(qū)域，下面的控制面板可以進(jìn)行‘添加’、‘修改’、‘刪除’、‘記錄移動(dòng)’等操作，本模塊最大的兩個(gè)特點(diǎn)是:：一是可以防止重號(hào)輸入，如果有重號(hào)

輸入，將出現(xiàn)如下提示：

圖表7、

另一個(gè)重要的功能是可以進(jìn)行原文、掃描件、圖片等一切文件的掛接，并且能打開(kāi)word、txt、jpg文件，掛接方法如下：圖表8

點(diǎn)擊“開(kāi)始掛接”后，出現(xiàn)上圖的界面，選擇目標(biāo)文件后，雙擊或點(diǎn)擊“打開(kāi)”后，出現(xiàn)如下提示后，即表示掛成功：點(diǎn)擊“掛接文件”按鈕后將出現(xiàn)上圖所未的選擇文件界面，

選中文件雙擊或點(diǎn)擊‘打開(kāi)’后，

即可心成功掛接文件，出現(xiàn)下面的成功提示。

圖表9

點(diǎn)擊“查看文件”按鈕后，即可以查看剛才掛接的文件，如下圖所示：

圖表10

其他類別操作與此文書檔案操作類似，在此不一一講述。

三、類別操作模塊

在主菜單的‘類別操作’的‘添加類別’被單擊后，將出

現(xiàn)如下圖示：

點(diǎn)擊添加后，將出現(xiàn)一個(gè)添加的界面，按照要求輸入后，即

可以添加新的檔案類別，之后在輸入檔案的時(shí)候，檔案類別下拉框?qū)⒊霈F(xiàn)添加的類別。

四、查詢借閱模塊

圖表12

點(diǎn)擊‘查詢與借閱’里的子菜單‘檔案查詢’將出現(xiàn)‘查詢與借閱’窗體界面，在輸入查詢內(nèi)容文本里，輸入您想查詢的內(nèi)容（可以模糊查詢），然后選中要查詢的條目（這里選擇的是題目），然后點(diǎn)擊‘開(kāi)始搜索’后即可以查出相關(guān)的結(jié)果。本菜單里的其他子菜單與本菜單操作類似，可以把查詢結(jié)果導(dǎo)出到excel里去打印，如果您的計(jì)算機(jī)上沒(méi)有excel軟件，可以下載免費(fèi)的金山文字處理軟件即可。

圖表13

點(diǎn)擊‘查詢與借閱’里的子菜單‘完全’將出現(xiàn)‘查詢與借閱’窗體界面，在輸入相關(guān)選項(xiàng)后，即在上面的表格里出現(xiàn)結(jié)果，移動(dòng)黑色的實(shí)體三角，表格上面將實(shí)時(shí)顯示記錄的內(nèi)容。

五、檔案輸出模塊

圖表14

點(diǎn)擊‘檔案輸出’里的子菜單‘分類輸出’將出現(xiàn)以上的界面，可以類別或類別加期限打印相關(guān)目錄，方法是導(dǎo)出到

excel里就可以了。

圖表15

點(diǎn)擊‘檔案輸出’里子菜單‘導(dǎo)出打印’后，即出現(xiàn)以上的界面，‘點(diǎn)擊開(kāi)始’按鈕被單擊后，將把數(shù)據(jù)里的所有記錄輸入下面的表格里，然后導(dǎo)出到excel里就可以打印了，文

件在安裝目錄里，文件名為temp.xls.

六、備份恢復(fù)模塊

圖表16

點(diǎn)擊‘?dāng)?shù)據(jù)備份與恢復(fù)’里的‘?dāng)?shù)據(jù)備份’子菜單后，將出現(xiàn)以上界面，選備份目標(biāo)位置后，點(diǎn)擊‘開(kāi)始備份’即可備份數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)與此類似，不在講述。

七、系統(tǒng)日志模塊

圖表17

點(diǎn)擊‘系統(tǒng)日志’菜單里的子菜單‘查詢?nèi)罩尽?，出現(xiàn)上述界面，‘點(diǎn)擊查看日志’后，即可看操作員行為，可以保存10年以上的。

八、使用幫助模塊

使用幫助模塊，可以查看系統(tǒng)使用說(shuō)明書。

九、檔案接收模塊

檔案接收模塊，此功能技術(shù)性十分強(qiáng)，因此對(duì)收費(fèi)用戶提供免費(fèi)上門服務(wù)和免費(fèi)遠(yuǎn)程指導(dǎo)。

B、系統(tǒng)安裝要求：

Cpu:1Ghz

硬盤：40gb以上

內(nèi)存：50m以上

操作：windows95開(kāi)始后的全系統(tǒng)操作系統(tǒng)。

C、系統(tǒng)安全事項(xiàng)：

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)要經(jīng)常備份，至少一周備份一次，使用本系統(tǒng)一定不要與外