華為時間管理培訓(xùn)

華為時間管理培訓(xùn)華為時間管理培訓(xùn)51/51華為時間管理培訓(xùn)華為時間管理培訓(xùn)程時數(shù)：3．5小時授課方式：演講、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數(shù)字投影儀、便攜課程簡介:本課程經(jīng)過對有效時間管理重要性的講解，經(jīng)過對人們平常工作中在時間管理上存在的誤區(qū)的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進行有效的時間管理、提高工作績效。合適對象:新員工培訓(xùn)目標(biāo)學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達到：在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間學(xué)會擬定SMART的工作目標(biāo)掌握擬定有效工作計劃的方法和過程課程要點時間管理的看法和誤區(qū)時間管理的基本準(zhǔn)則目標(biāo)原則20/80原則四象限原則有序原則對象原則時間管理的方法和技巧認識自己使用時間的方式和狀況做好工作計劃縮短別人攪亂的時間不要延誤第一次就把事情做好時間的判斷應(yīng)有彈性第一章：時間管理的看法和誤區(qū)§1：時間管理的看法1.1什么是時間？在我們商議“時間管理”這個問題以前，不如先來讀篇文章：1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，公布了一篇演講，內(nèi)容以下：各位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要走開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。以前的功課也許有一大多數(shù)是為了這張文憑，不得已而做的。從今今后，你們能夠依自己的夢想去自由研究了。趁現(xiàn)在年青體壯的時候，努力做一種特地學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。有人說：出去做事此后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學(xué)問？我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不愿讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了信心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出方法來設(shè)置儀器。至于時間，更不能問題。達爾文一世多病，不能夠多做工，每日只好做1點鐘的工作。你們看他的成績！每日花1點種看10頁適用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。各位，11萬頁書能夠使你成為一個學(xué)者了。但是每日看3種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快資料鑄造成器。學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問即是毀了你自己。再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年此后成什么器?？吹胶m先生的這一番語重心長的話語，你有何感覺？“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸這樣類的描述我們每個人都能夠信口雌黃，但是我們做得終究怎樣呢？我們經(jīng)常聽到——“我若是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！”“我應(yīng)該少看些電視，好好地拘束自己，多讀點書！”“時間根本不夠用，企業(yè)股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂同樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)當(dāng)和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！”世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不能功的人同樣，一天都只有24小時，但差別就在于他們怎樣利用這所擁有的24小時。那么時間終究是什么呢？我們哲學(xué)家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的次序性和連續(xù)性，其特點是一維性，是一種特其他資源?！币肽軌蛘媲械卣J識時間而且管理“時間”，我們有必要對時間的實質(zhì)有深刻的認識。第一讓我們先認識時間的四項獨到性：1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何狀況下不會增加、也不會減少，每日都是24小時，因此我們無法開源。2）無法儲存：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被儲存儲存。不論愿不愿意，我們都必定開銷時間，因此我們無法節(jié)流。3）無法代替：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不能缺少的基本資源。因此，時間是無法代替的。4）無法物歸原主：時間無法象失物同樣物歸原主。它一但喪失，則會永遠喪失。開銷了金錢，尚可賺回，但若是揮霍了時間，任何人都無力挽回。小案例：若是銀行每日清早向你的帳號撥款8.64萬元。你在這日能夠為非作歹，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能夠留到第二天再用，也不能夠節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你怎樣用這筆錢？1.2什么是“時間管理”？“時間管理”所研究的是怎樣減少時間浪費，以便有效地達成既定目標(biāo)。由于時間所具備的四個獨到性，因此時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。請注意：1）所謂“時間的浪費”，是指對目標(biāo)毫無貢獻的時間耗資。（2）所謂“自管理者的管理”——你必定拋棄惡習(xí)，引進新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、穩(wěn)當(dāng)計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)益下放，加上自我拘束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。大凡能夠在事業(yè)上做出優(yōu)異成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營企業(yè)當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該企業(yè)是美國最成功的超級市場之一，他獲取了好多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所敬羨，這個記錄中包括連年不停的銷售記錄和利潤記錄。第二，他絕不廢弛地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激勵、議論和控制等項目基根源則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻身時間管理原則的事跡已經(jīng)獲取大量文章的贊美。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是優(yōu)異的時間管理。在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無量地擴展，面對競爭的壓力、客戶高質(zhì)量的需求，您可否又有些手足無措呢？由于時間所擁有的獨到性，時間在各種資源中又經(jīng)常簡單被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每日我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么能夠聽而不聞？又怎么能夠隨意處之？這個問題生怕需要我們花點時間來考慮。有人曾大概地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅游：6年排隊：6年學(xué)習(xí)：4年開會：3年打電話：2年找東西：1年其他：3年看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感覺？“時間管理”向來是個重要的問題，但向來沒像今天這么重要過，為什么？原因以下：追求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要信息爆炸競爭的壓力你的客戶對證量的要求看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題終究在哪里呢？第二章、時間管理的誤區(qū)我們研究戰(zhàn)勝時間浪費的路子即是“培養(yǎng)戰(zhàn)勝時間管理誤區(qū)的技術(shù)”。所謂時間管理的誤區(qū)，是指以致時間浪費的各種要素。以以下出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細閱讀并分析，看看自已可否存在同樣的問題：誤區(qū)之一：工作缺少計劃查爾斯·史瓦在半世紀前擔(dān)當(dāng)伯利恒鋼鐵企業(yè)總裁時期，以前向管理顧問李愛菲提出這樣一個不平常的挑戰(zhàn)：“請告訴我怎樣能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你隨意的顧問費。”李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必定做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并連續(xù)地做下去，直抵達成該項工作為止。重新檢查你的做事次序，爾后著手進行第二項重要的工作。若是任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)憂。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。若是按這種方法你無法達成所有的重要工作，那么即使運用任何其他方法，你也同樣無法達成它們，而且若是不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的所有變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你見效時，把它供給給你的手下采用”。數(shù)禮拜后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分可貴的一課，伯利恒甕今后之因此能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，聽聞可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事向來不做或是不重視做計劃，原因不外乎以下幾條：1、因過分重申“知難行易”而以為沒有必要行家動以前多做思考；2、不做計劃也能獲取實效；3、不認識做計劃的好處；4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失約心；5、不知怎樣做計劃。我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個重申實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)作工作中的借口，為什么呢？分析以下：1、誠然有些事情是易行而難料的，但若過分地重申這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房屋燃燒的存亡關(guān)頭，消防隊員可否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應(yīng)開銷少許時間鑒識風(fēng)向、搜尋火源、分配工作，爾后再進行搶救？2、不做計劃的人可是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實經(jīng)常難以趨于一致，因此我們必定如期審察我們的目標(biāo)與計劃，做出必要的修正，搜尋最正確路子。但若是是處于無計劃的指引，則所有行動將紛亂無章，最后走進死胡同。綜上所述，由于我們的工作缺少計劃，將以致以下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒有進行工作歸類的習(xí)慣3、缺少做事輕重緩急的次序4、沒有時間分配的原則誤區(qū)之二：組織工作不妥組織工作不妥的主要表現(xiàn)在以下幾個方面：職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)“親力親為，親力而為”溝通不良工作斷斷續(xù)續(xù)第一，學(xué)會怎樣接受請托：對于我們每個人來說，所面對的請托可能來自手下、上司、其他同級管理者、或是組織之外的人士。在好多請托中，有一類是職務(wù)所系而當(dāng)仁不讓的；另一類誠然也是職務(wù)所系，但請托自己倒是不合時宜或是不合情理的；還有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。若是我們?yōu)榱讼胱鰪V受尊敬的好人而有求必應(yīng)，則各色各種的請托將周圍八方地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不但他所乞求的尊敬將子虛烏有，而且他將喪失請托者尊敬?！袄碇堑亟邮苷埻小钡闹匾栽谟冢旱谝唬骸熬芙^”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由別人承受可能比你承受更為合適，你不如對請托者提出合時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。若是因勉強接受別人的請托而攪亂自己的步伐，是不合理的、不理智的。因此在我們接受請托以前不如先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？若是接受它，將付出什么代價？若是不接受他，則需擔(dān)當(dāng)什么結(jié)果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”此后，你即能夠決定棄取了。其次，學(xué)會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想認識本月度部門考勤信息，不如去問問部門秘書；想認識企業(yè)的考勤信息，不如去問問企業(yè)的考勤管理員；等等。對于管理者而言，他們經(jīng)常簡單犯下面的錯誤：1、擔(dān)憂手下做錯事；2、擔(dān)憂手下表現(xiàn)太好；3、擔(dān)憂喪失對手下的控制；4、不愿意放棄駕輕就熟的工作；5、找不到合適的手下授權(quán)。其實每個人的精力都是有限的，特別是管理者應(yīng)該學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。誤區(qū)三：時間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習(xí)就是延誤時間，以致到頭來一事無成。我們供給了一個延誤商數(shù)的測試，請你先做一下自我評核。延誤商數(shù)測試請據(jù)實選擇以下每一個陳述最符合你的答案：（1）為了防備對棘手的難題采用行動，我于是搜尋原因和借口。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（2）為使困難的工作能被履行，對履行者下壓力是必要的。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（3）我經(jīng)常采用折衷方法以防備或延緩不快樂的事是困難的工作。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（4）我遭到了太多足以阻擋達成重要任務(wù)的攪亂與危機。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（5）當(dāng)被迫從事一項不快樂的決策時，我防備斬釘截鐵的回復(fù)。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予搭理。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（7）試圖令別人為管理者履行不快樂的工作。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午辦理，也許攜回家里，以便在夜晚或周末辦理它。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成9）我在過分疲倦（或過分緊張、或過分氣餒、或太受控制）時，以致無法辦理所面對的困難任務(wù)。10）在著手辦理一件困難的任務(wù)以前，我喜歡除去桌上的每一個物件。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成評分標(biāo)準(zhǔn)：每一個“特別贊成”評4分，“略表贊成”評3分，“略表不一樣意”評2分，“極不贊成”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是延誤者，你也許有時有延誤的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有延誤的弊端，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你也許已患上嚴重的延誤弊端。我們平常在時間控制簡單墜入下面的陷井：1、習(xí)慣延誤時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的延誤時間的人。2、不擅辦理不請自來的打擾。3、不擅辦理無端電話的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。很多中、上層管理者以前指出，會議竟占去他們平常工作的時間的四分之一，甚至三分之一！但是更令他們感想莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是空費無功的浪費！誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的紛亂無章與辦公桌的大小沒關(guān)，由于紛亂是人為的。“紛亂的辦公桌顯示紛亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得紛亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭到同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿可供達成工作的時間”，我們也能夠?qū)С觥拔募e聚定律”——“文件的積聚將被擴展，以便填滿可供積聚的空間?！碑?dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你可否能在第一時間沉著不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時，可否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件辦理測試”，看看你的文件辦理系統(tǒng)可否完滿。文件辦理測試請迅速地解答以下十二個問題。如你無法立刻對某些題目供給確實的答案，則請在題目前打問號“？”。1、訂購文具后所獲取的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能擁有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。5、手下交來的（或是你個人的）一份用于準(zhǔn)備下一個月業(yè)務(wù)報告的相關(guān)資料。6、一封需要趕忙回復(fù)的信，但你必定先打數(shù)次電話才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人見告新地址及新電話號碼的E-mail。8、組織內(nèi)其他平行部門的來函，要求獲取你的部門的市場（或其他）檢查報告。9、某管理顧問企業(yè)中寄來的初版物宣傳單，你以為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確立可否真切值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的相關(guān)員工核查程序的信件。12、提示自己明年提前準(zhǔn)備財務(wù)估量的備忘錄。若是你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完滿的文件辦理系統(tǒng)。你最好趕忙設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！誤區(qū)五：進步意識不強我們經(jīng)常說到：“人最大的仇家就是自己”。有些人之因此能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺少進步意識，缺少對工作和生活的責(zé)任感和仔細態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：個人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢工作中閑聊若是我們向來處于愚癡的時間感覺中，換句話說，當(dāng)你感覺時間沒關(guān)緊迫，不愿面對工作中的詳細事務(wù)，沉浸于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，由于你隨時在喪失難得的機遇，隨時可能被社會所裁汰！好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不論以前我們做得怎樣，要記住：世界上所有的成就都是“現(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，掌握“現(xiàn)在”，放眼“將來”。送給大家一句話：昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張還沒有到期的本票，今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！3.1時間管理的六項基根源則經(jīng)過前面的學(xué)習(xí)，我們對時間管理的看法和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認識，現(xiàn)在我們一起來商議時間管理的基根源則，只有對原則有了一個認識后，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。時間管理的六項基根源則：1、明確目標(biāo)2、有計劃、有組織地進行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時間5、與別人的時間獲取協(xié)作6、擬定規(guī)則、遵守紀律下面我們就時間管理的六項基根源則分別進行闡述。2.1原則之一：明確目標(biāo)目標(biāo)刺激我們奮勇向上在人生的旅途上，沒有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往哪處去。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，若是生活沒有任何目標(biāo)，每日可是刻板地吃飯和睡覺，誠然生活無憂，但他們今后的壽命一般不會高出七年。固然目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對好多人來說，擬定目標(biāo)實在不是一件簡單的事，原因是我們每日單是忙在平常工作上就已透但是氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結(jié)，就是由于沒有目標(biāo)，每日才弄得傻里傻氣、蓬首垢面，這可是一個惡性循環(huán)罷了！其他有些人沒有目標(biāo)，則是由于他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如爽快一點，那即是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最后只會是一事無成！事實上，人云亦云，缺少目標(biāo)的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們必然要做一個目注明確的人，生活才有意義。但是不幸的是，多數(shù)人對自己的夢想，僅有一點模糊的看法，而只有少許人會貫徹這模糊的看法。好多人在企業(yè)五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只好說有五年一次的經(jīng)驗。好多年前，某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追趕沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣里，報道上說：“這些小魚把海上巨人引向死亡。鯨魚由于追趕小利而暴死，為了不足掛齒的目標(biāo)而空耗了巨大力量?！泵绹骷腋Ｋ沟峡苏f得好：“蒸汽或瓦斯可是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流此后才能轉(zhuǎn)變成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲取成長?！毕旅娌蝗缱屛覀円黄鹂纯础百嚰蔚墓适隆薄Ｙ嚰纬须S父親母親遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他的父親母親只有小學(xué)五年級的學(xué)歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉情義已決，最結(jié)果真成為家中唯一進大學(xué)的人。但是一年此后，他卻由于貪玩以致功課不及格而被迫休學(xué)。在接下來的6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標(biāo)。他大多數(shù)時候都在一家低功率的電臺擔(dān)當(dāng)導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完滿改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲再生的賴嘉，終于認識到目標(biāo)的重要性。確實，目標(biāo)決定我們的將來。賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，但是他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。在遇到第二次拒絕此后的某天，賴嘉沒心間撞見院長韓翠絲，他順便向她剖明心志。結(jié)果，院長答應(yīng)了他的央求，同意他入學(xué)，但有一個附加條件：他的平均分數(shù)要達到乙等，否則就要再度休學(xué)。賴嘉一悔悟去的松散態(tài)度，以信心堅定、目注明確、心里無畏的姿態(tài)，重新踏入校門。他每季平均進修多個學(xué)分。經(jīng)過2年零3個月，即以優(yōu)異的成績獲取了學(xué)位，緊接著再邁向更高的目標(biāo)?，F(xiàn)在，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會擔(dān)當(dāng)牧師，教會地址就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。從上面的例子我們能夠看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們終究怎樣選擇或是擬校正確的目標(biāo)呢？我們以為在選擇或擬定目標(biāo)時應(yīng)試慮兩個方面：一是目標(biāo)要符合自己的價值觀，二是要認識自己目前的狀況。請記?。撼晒ν隄M部是一種個人現(xiàn)象，只有你所達成的事情和你的價值觀切合，你才會感覺成功。為什么有的人成功此后，又會感覺空虛？為什么有的人獲取名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更難得的事物？鄧尼斯個人設(shè)定目標(biāo)能夠說是一個成功的例子。在1974年，美國著名證券經(jīng)紀人鄧尼斯是一個已干了6年的證券經(jīng)紀人，以社會標(biāo)準(zhǔn)來看，他是美國中產(chǎn)階級分子的典范：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰穎靈巧的孩子、一棟房屋、兩部車，但是患了潰瘍。證券經(jīng)紀商的收入誠然不錯，卻與他的性格格格不入。他希望活得更扎實，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運，這使他感覺受挫。“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。于是，他開始成立自己的目標(biāo)。他從小就喜好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電企業(yè)，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無線電喜好者）的設(shè)備。1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資本，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設(shè)備。鄧特隆企業(yè)出生了。他的好多朋友與親戚都以傷心和慌亂的眼光看著他，判斷他發(fā)瘋了。1974年8月24日，鄧特隆無線電企業(yè)成交了第一筆買賣。1975年4月，企業(yè)搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975年終，鄧特隆的營業(yè)額高出了100萬元。今天，鄧尼斯已經(jīng)是一家財富數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁。2.1.2怎樣擬定目標(biāo)一個目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個特點才能夠說是完滿的：詳細的（specific）可權(quán)衡的（measurable）可達到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時間的（time-based）1、詳細的：有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不詳細的目標(biāo)。目標(biāo)必然若是詳細的，比方你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個目標(biāo)：每日必然要背十個單詞、一篇文章。有人以前做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ摺山M人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米?！彼麑Φ诙M說：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有詳細的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人由于沒有詳詳目標(biāo)，因此他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少許人跳過了1.2米。這就是有和沒有詳詳目標(biāo)的差別所在。2、可權(quán)衡的：任何一個目標(biāo)都應(yīng)有能夠用來權(quán)衡目標(biāo)達成狀況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能供給給你愈多的指引。比方你要買一棟房屋，先要在心里有個底。房屋要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地址呢？你的估量呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房屋。3、可達到的：不能夠達到的目標(biāo)只好說是想象、白日做夢，太輕易達到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩騙局到木棒上，離木棒的距離能夠自己選擇。站得太近的人很簡單就把繩騙局在木棒上，而且很快地就氣餒了；有的人站得太遠，總是套不進去，于是很快就氣餒了；但有少許人站的距離恰到好處，不僅使游戲擁有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者講解這些人有高度的成就動機，他們平常不停地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做獲取的目標(biāo)。4、相關(guān)的：目標(biāo)的擬定應(yīng)試慮和自己的生活、工作有必然的相關(guān)性，比方一個企業(yè)的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不愿努力奮斗，在一天一天耗資中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進步，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最后會被企業(yè)拋棄、會被社會遺棄。5、基于時間的：任何一個目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時間的限制，比方你說：“我必然要拿到律師證書?！蹦繕?biāo)應(yīng)該很明確了，可是不知是在一年內(nèi)達成，還是十年后才達成？3.2原則之二：有計劃、有組織地進行工作所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃，經(jīng)過采用合適的步驟和方法，最后達成有效的結(jié)果。平常會體現(xiàn)在以下五個方面：1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。2、將整理好有各種事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列次序進行辦理。4、為擬定上述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也即能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進行，各哪些是能夠同時進行的工作。那么有人會問：終究該怎樣做計劃呢？大概的步驟以下：1、確立目標(biāo)；2、探望達成目標(biāo)的各種路子；3、選定最正確的達成方式；4、將最正確路子轉(zhuǎn)變成月/周/日的工作事項；5、編排月/周/日的工作次序并加以履行；6、如期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及達成目標(biāo)的最正確路子的可行性。目標(biāo)怎樣擬定，我們已在前面的內(nèi)容進行了說明；至于怎樣制訂并檢查計劃，我們會在后邊的章節(jié)中詳細地闡述。有了計劃，就必定有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。?、確實推行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不論想法有多好，除非真切以身作則，否則永遠沒有收獲。2、推行時心理要寧靜，估計困難、做好準(zhǔn)備、及時調(diào)整。美國的成功學(xué)家格林演講時，經(jīng)常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞企業(yè)——聯(lián)邦快遞，實質(zhì)上是他發(fā)明的。他不謊話言，他確實有過這個想法。但是我們相信世界是最少還有一萬個和他同樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的想法。60年代格林方才起步，在全美為企業(yè)間做結(jié)合工作，每日都生活在趕截止日期、并在限時內(nèi)將文件從美國的一端送一其他一端的時間縫隙中。當(dāng)時格林以前想到，若是有人能夠創(chuàng)立一個能夠?qū)⒅匾募?4小時之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年向到達有一個名叫弗列德·史密斯的家伙真的把這想法變換為實質(zhì)行動。這個故事的教訓(xùn)是：成功地將一個好想法付諸實踐，比在家想象出一千個好想法要有從價值得多。3.3原則之三：分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平常喜好用哪一種方式？1、先做喜歡做的事，爾后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，爾后再做不熟悉的事。3、先做簡單的做，爾后再做難做的事。4、先做只要開銷少許時間即可做好的事，爾后再做需要開銷大量時間才能做好的事。5、先辦理資料齊全的事，爾后再辦理資料不全的事。6、先做已排準(zhǔn)時間的事，爾后再做未經(jīng)排準(zhǔn)時間的事。7、先做經(jīng)過籌辦的事，爾后再做未經(jīng)籌辦的事。8、先做別人的事，爾后再做自己的事。9、先做緊迫的事，爾后再做不緊迫的事。10、先做幽默的事，再做無聊的事。11、先做易于達成的整件事或易于告一段落的事，爾后再做難以達成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系親近的利害關(guān)系的人所拜托的事，爾后再其別人所委托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。以上的各種行事準(zhǔn)則，從必然程度上說大概上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實現(xiàn)目標(biāo)為依照的待做事項中，終究哪些應(yīng)該先著手辦理，哪些能夠拖后辦理，哪些甚至不予辦理？一般以為是依照事情的緊迫程度來判斷。若是愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。但是在多數(shù)狀況下，愈是重要的事恰好不緊迫。比方參加管理技術(shù)培訓(xùn)、向上司提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。若是我們按事情的“緩急程度”做事的話，不僅使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊迫狀態(tài)之下，最大的惡果是原來重要不緊迫的事必然會轉(zhuǎn)變成重要又緊迫的事。舉個例子來說，所有的主管都認同（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間還有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應(yīng)該成的事”，更不會把它視為“今天必定做的事”，既然今天能夠不做這件事，那么即能夠不停地延誤下去。直到截止日期的數(shù)幾日，他們才如臨大敵般地辦理“緊迫事件”，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應(yīng)付了事。經(jīng)過一番掙扎此后，他們可能會信誓旦旦地下信心：下次必然要將業(yè)務(wù)報告提前準(zhǔn)備好！但是除非能夠完整地改變按“緩急程度”做事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題生怕就在于此。因此，我們以為：辦理事情優(yōu)先次序的判斷依照是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻大小。提請注意：誠然有以上的原因，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”做事的習(xí)慣，可是需要重申的是，在考慮行事的先后次序時，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們平常采用的“第二象限組織法”。我們以下面的時間管理的方法來商議“急事”與“要事”的關(guān)系，請看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時達成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時辰，也是能夠?qū)Ｐ母N的園志。若是荒棄了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能夠忘記，好多重要的事都是由于一拖再拖或預(yù)先準(zhǔn)備不足，而變成火燎眉毛。第二象限是重要但不緊迫的事。主若是與生活質(zhì)量相關(guān)，包括長遠的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上司提出問題辦理的建議等等。荒棄這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們墜入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有益于提高實踐能力，減小第一象限的范圍。做好起初的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，好多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成督促力量，因此必定主支去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。第三象限是緊迫但不重要的事。表面看似第一象限，由于急迫的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實質(zhì)上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花好多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實但是是在滿足別人的希望與標(biāo)準(zhǔn)。第四象限屬于不緊迫也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，因此根本不值得花半點時間在這個象限。但我們經(jīng)常在一、三象限來回奔波，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，由于真切有創(chuàng)立意義的休閑活動是很有價值的。但是向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不僅不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到今后你就會發(fā)現(xiàn)實質(zhì)上是很空虛的。現(xiàn)在你不如回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很簡單被誤以為重要的事。其實兩者的差別就在于這件事可否有助于完成某種重要的目標(biāo)，若是答案可否定的，便應(yīng)歸入第三象限。請思慮下面的問題：你可否“知道”在哪一方面若是連續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類以下：1、改進人際關(guān)系。2、改進起初準(zhǔn)備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。4、善待自己。5、抓住機遇。5、充分自我。6、增進能力。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。若是你的答案也屬于這七項，為什么不以身作則呢？大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的狀況。急迫性指數(shù)測試采用出你最可能作出的反響行為或態(tài)度（A=從不；B=有時；C=經(jīng)常）1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆促或緊張，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（）4、我休息時會感覺不安。（）5、我憂如永遠在趕時間。（）6、我常為了達成某項事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就感覺不安。（）8、我在做一件事經(jīng)常會想到另一件事。（）9、我辦理危機時表現(xiàn)最好。（）10、辦理突發(fā)狀況的愉悅感，憂如比慢工出細活更讓我感覺有成就。（）11、我常為了辦理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。（）12、當(dāng)我為了辦理突發(fā)狀況，必定取消約會或中途走開，我以為別人應(yīng)該能諒解。（）13、我感覺辦理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）15、我向來以為總有一天能做我真切想做的事情。（）16、一天下來辦公桌上“已辦”文件若是堆得高高的，我會很有成就感。（）“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：A=0分；B=2分；C=4分）0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。2.4原則之四：合理地安排時間第一我們來看看穆爾的故事：案例穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆企業(yè)找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)時的月薪是160美元，但滿懷壯心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆爾逐漸對工作感感覺心應(yīng)手后，他立刻拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大多數(shù)的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不論客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是同樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回企業(yè)，爾后全力服務(wù)其他20%的客戶。結(jié)果怎樣？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個目標(biāo)，而成為美國西海岸首屈一指的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆企業(yè)（Kelly-MoorePaintCompany)的董事長。這個故事除了告訴我們成立正確的目標(biāo)的重要性，還表現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總耗資時間中的20%所形成的按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是成立在“重要的少許與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的電話是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；80%的財富集中在20%的人手中；再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當(dāng)你使用冷凍庫時，則經(jīng)常非下蹲不能。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們好多家庭婦女在使用電冰箱時經(jīng)常因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器企業(yè)在電冰箱的設(shè)計上做了更正，將冷藏庫與冷凍庫的地址做了對調(diào)，這種新式的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計就是利用了80/20原理。80/20原理對我們的一個重要啟示即是：防備將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，由于就算你花了80%的時間，你也只好獲取20%的成效。因此，你應(yīng)該將時間花于重要的少許問題上，由于掌握了這些重要的少許問題，你只要花20%的時間，即可獲取80%的見效。掌握要點能夠讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。我們很簡單陷在平常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理的人，總是保證最要點的20%的活動具有最高的優(yōu)先級。2.5原則之五：與別人的時間獲取協(xié)作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是集體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種狀況下，我們需要互相尊敬對方的時間安排，也就是說要與別人的時間獲取協(xié)作。認清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是若是你在各企業(yè)都已經(jīng)做完廣告估量后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構(gòu)想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進行預(yù)定，雙方共同達成一個相關(guān)時間、地址、人員安排等等的約定。否則，忽如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！大家想想，我們可否是也在經(jīng)常抱怨外面的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然這樣，我們可否是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與別人的時間獲取協(xié)作，少一份慌亂，多一份沉著！2.6原則之六：擬定規(guī)則、遵守紀律我們在成長的過程中，常被各種紀律所拘束，“沒有規(guī)矩、不成方園”，由于有紀律，我們才有次序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。世界著名的音樂家莫扎特平常被描述成草率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一世的作曲數(shù)量都是特別固定的，甚至能夠用代數(shù)程式來計算。歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃呆在辦公室里的每個清早都寫10封信；優(yōu)異的演說學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，禮拜三、四則是12個，禮拜五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)系上的人。好多作家固定在每日某個時段工作，而且在擱筆前必定達成一定的字數(shù)。這個方法很有效，若是你養(yǎng)成每日寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便萬無一失。接著你能夠增加字數(shù)到大概1200字，過十幾日后，或同意再增加幾百字。因此，我們說，擬定規(guī)則、遵守紀律的核心主要表現(xiàn)在以下三個方面：1、在進行工作的時候，必然要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。2、即使外面沒有規(guī)定截止的日期，自己也要成立一個何時達成的目標(biāo)。3、由于不得已原因此不能夠如期達成時，必然要提前和相關(guān)部門獲取聯(lián)系，將影響減小在最小范圍內(nèi)。在我們談詳細的時間管理的方法與技巧以前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。分析自己使用時間的方式和狀況大多數(shù)人不喜歡好好地認識自己，閃避現(xiàn)實比觀察及講解我們的行為更簡單。面對自己并客觀地擬定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個禮拜做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。下面的練習(xí)將顯示你以你的時間與生命真切去做的好多相關(guān)事項。在本項練習(xí)中列有一個你在一禮拜內(nèi)開銷時間的清單。這里要強調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一禮拜每隔半小時的所有活動。請記住：時間管理并沒有什么高妙的技巧，要點就在于持之以恒。接下來就請循序漸進地達成怎樣進行時間使用清單的分析，此后，你會考慮到一些問題，搜尋指引你更合適的運用你的時間的答案。請先看表一和表二：表一：時間使用清單表時間統(tǒng)計項目活動每禮拜估計開銷的時間（小時）每禮拜實質(zhì)開銷的時間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每禮拜的總時間的百分比%）一、公務(wù)活動11整理儀容1上下班12飲食2開會13睡覺3打電話小計4閱讀文件、整理通信三、家庭活動5幫助手下14煮飯6款待貴賓15洗熨衣服7向上司報告16打掃房屋8公務(wù)出差17瑣務(wù)與家事9拜會客戶18賣雜物10其他工作上的活動19其他的逛街活動小計20繳款二、個人活動21看孩子22宗教活動29喜好23家庭出門30觀看比賽24家庭溝通31運動25其他家庭活動32休閑旅游小計33聚會與社交四、休閑活動34其他休閑活動26聽廣播與音樂35其他活動27看電視小計休閑閱讀時間統(tǒng)計(小時)表二：一禮拜時間日記與簡單分析表時間周一周二周三周周圍五周六周日活動標(biāo)號時間小計7:001上下班13:0013睡覺7:302開會13:3014煮飯8:003打電話14:0015洗熨衣服8:304閱讀文件、整理通信14:3016打掃房屋9:005幫助手下15:0017瑣務(wù)與家事9:306款待貴賓15:3018賣雜物10:007向上司報告16:0019其他的逛街活動10:308公務(wù)出差16:3020繳款11:009拜會客戶17:0021看孩子11:3010其他工作上的活動17:3022宗教活動12:0011整理儀容18:0023家庭出門12:3012飲食18:3024家庭溝通19:0025其他家庭活動22:0031運動19:3026聽廣播與音樂22:3032休閑旅游20:0027看電視23:0033聚會與社交20:3028休閑閱讀23:3034其他休閑活動21:0029喜好24:0035其他活動21:3030觀看比賽推行步驟：1、熟悉并準(zhǔn)備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，因此效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。2、在表一中效率先生列出約30項每禮拜中的主要活動，并分成五或六類。希望你按表一的要求近似地列出公務(wù)活動、個人活動、家庭活動與休閑及其他活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不同樣。3、在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動挨次序編號，如表一。4、準(zhǔn)備一份的“一禮拜日記與簡單分析表”（如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中。5、在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的合適地址記上該活動的號碼。比方效率先生禮拜一上午7點到7點半穿衣服去上班，他就把編號11記在禮拜一上午7點的空格里。6、該禮拜結(jié)束時，表二的所有空格都應(yīng)該有一個號碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次數(shù)。比方效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的“時間小計”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數(shù)量字（可能是零）。7、爾后把表二中的“時間小計”填到表一的“每禮拜實質(zhì)開銷時間”上。8、將“每禮拜估計開銷時間”減“每禮拜實質(zhì)開銷時間”的余數(shù)填在表一的“上兩項時間的差額”上。若是是負數(shù)，表示你開銷在該活動上的時間多于你的估計；若是是正數(shù)，則正好相反。9、為每項活動算出“占每禮拜總時間的百分比”，公式以下：百分比（%）=（每禮拜實質(zhì)開銷時間÷168）×10010、檢查數(shù)量字。“每禮拜實質(zhì)開銷時間”的總計應(yīng)該等于168，而“占每禮拜總時間的百分比”的總計應(yīng)該是100%。若有些微差別，不用擔(dān)憂。本項練習(xí)的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習(xí)。11、再把每一類所有活動的數(shù)量字相加，并分門別類制成一表，可對你怎樣使用時間有更顯然的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：表三一禮拜時間總結(jié)表時間統(tǒng)計項目活動每禮拜估計開銷的時間（小時）每禮拜實質(zhì)開銷的時間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每禮拜的總時間的百分比（%）公務(wù)活動小時4550-529.8%個人活動小時4540523.8%家庭活動小時3246-1427.4%休閑活動小時4027.512.516.4%其他活動64.51.52.6%時間總計1681680100%一旦你達成了時間使用清單，并對資料達成精曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在將來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些吃驚，可能它們其實不全讓你快樂?，F(xiàn)在，請你達成誠實地做到以下練習(xí)。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標(biāo)，詳細考慮后，寫出你對以下問題的答案：1、我怎樣浪費我的時間？將來有何算路子可預(yù)防或減低時間的浪費？2、我怎樣浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應(yīng)怎樣預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動我現(xiàn)在能夠減少、不予考慮或交給別人做？4、別人怎樣浪費我的時間？將來有沒有方法減少或除去其發(fā)生？若是有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊迫？6、我做的哪些事對我的目標(biāo)很重要？7、我可否開銷時間追求那些對我很重要的事？若是沒有，原因何在？若是有，是哪些事？這些問題的答案應(yīng)能供給好多使你將時間使用得更理想的構(gòu)想。每6個月做一份一禮拜時間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時候就輕松多了。你知道怎樣做，就不會感覺吃驚。在努力擬定計劃與設(shè)定目標(biāo)此后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。新的壞習(xí)慣在根深蒂固以前，即可迅速裸露并加以除去。仿佛薩繆爾·約翰生所言：“習(xí)慣的拘束平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了?！比缙谑褂们鍐危鼓阌幸粋€更好的機遇打破那些拘束。第七章、怎樣擬定計劃]在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的認識后，即能夠依照部門/個人的工作/生活目標(biāo)來擬定計劃了。第一，讓我們對計劃的基礎(chǔ)看法有一些認識：計劃的種類分類標(biāo)準(zhǔn)種類按廣度分戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃準(zhǔn)時間框架分短期計劃、長遠計劃按明確性分詳細性計劃、指導(dǎo)性計劃應(yīng)用于組織，為之成立整體目標(biāo)和追求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標(biāo)怎樣實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，平常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定詳細的目標(biāo)；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要側(cè)重于實現(xiàn)的方法。短期計劃與長遠計劃短期是指一年之內(nèi)的時期；長遠一般高出5年以上；而中期界于兩者之間。詳細計劃與指導(dǎo)性計劃詳細的計劃擁有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在簡單引起誤解的問題；指導(dǎo)性計劃只規(guī)定一些一般的目標(biāo)，指出要點而不限制在特定的行動方案上。比方一個增加利潤的詳細計劃，可能詳細規(guī)定在將來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導(dǎo)性計劃也許只提出將來6個月使利潤增加5%—10%。顯然，指導(dǎo)性計劃擁有內(nèi)在的靈便性，詳細計劃則更擁有明確性。剛剛我們已經(jīng)介紹了怎樣確立目標(biāo)，實質(zhì)上目標(biāo)是計劃的基礎(chǔ)，確立了方向，怎么走就清楚多了。注意事項1、起初的認識：、所在部門的業(yè)務(wù)定位、所在崗位的業(yè)務(wù)定位、上司主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)、上司主管對你的希望和要求、與其他相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系2、依照5W2H原則Why:為什么要做這項任務(wù)，對工作目標(biāo)可否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達成的目標(biāo)When：在什么時間段進行Where：任務(wù)發(fā)生的地址Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰負責(zé)Howto：用什么方法進行Howmuch：需要多少成本3、設(shè)置控制點（milestone）、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，經(jīng)過檢查，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還能夠夠獲取同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說，我們計劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要成立控制點，若是不能夠刷完2層，顯爾后邊就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期達成。、堅持工作周記和工作日記，對計劃的履行狀況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和轉(zhuǎn)動。其他，還能夠夠?qū)ο绕诘墓ぷ鲿r間分配進行分析，千錘百煉時間管理。利用計劃工具1、定義WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)立出產(chǎn)品所必定進行的所有活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及估量和人員分配的基礎(chǔ)。2、WBS基本構(gòu)架階段、步驟、任務(wù)、活動3、權(quán)衡標(biāo)準(zhǔn)v可否所有分解達成WBS分解的所有活動可否所有定義了項目的工作所分解的活動可否可行可否包括臨時的里程碑和監(jiān)控點WBS的分解結(jié)構(gòu)可否合適分解后的活動在邏輯上可否能形成一個大的活動可否集成了所有的要點要素邏輯上可否合理、清楚和簡單3.2計劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式擬定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進度，達到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。詳細來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：第一，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后次序和互相關(guān)系；爾后，經(jīng)過計算找出計劃中要點工序和要點路線；第三，經(jīng)過不停改進網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸推行，最后，在計劃履行過程中進行有效的控制和督查，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標(biāo)達成任務(wù)。2、計劃要素1）PERT主要反響任務(wù)的時間、資源、配合、控制等。2）WBS主要反響任務(wù)的層次。建議：1）先畫WBS,注明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）2）注明任務(wù)間關(guān)系3）再畫PERT2、計劃要素步驟一：先畫圖第一不用側(cè)重雅觀，主要弄清楚任務(wù)之間的互相關(guān)系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時間；b：希望時間；c：最消極時間）倒推法：一般確立結(jié)束時間，再逐漸推出各部分需要時間。留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確立要點路徑1、時間上的要點路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，能夠很簡單算出整個計劃的所需時間。同時，能夠?qū)⒄麄€開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都能夠算出一個總連續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為要點路徑。2、技術(shù)上的要點路徑某項任務(wù)采用的技術(shù)為要點技術(shù)，它的達成決定整個任務(wù)的達成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的要點路徑。3、要點路徑是能夠變化的3.2計劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式擬定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進度，達到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。詳細來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：第一，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后次序和互相關(guān)系；爾后，經(jīng)過計算找出計劃中要點工序和要點路線；第三，經(jīng)過不停改進網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸推行，最后，在計劃履行過程中進行有效的控制和督查，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標(biāo)達成任務(wù)。2、計劃要素1）PERT主要反響任務(wù)的時間、資源、配合、控制等。2）WBS主要反響任務(wù)的層次。建議：1）先畫WBS,注明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）2）注明任務(wù)間關(guān)系3）再畫PERT2、計劃要素步驟一：先畫圖第一不用側(cè)重雅觀，主要弄清楚任務(wù)之間的互相關(guān)系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時間；b：希望時間；c：最消極時間）倒推法：一般確立結(jié)束時間，再逐漸推出各部分需要時間。留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確立要點路徑1、時間上的要點路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，能夠很簡單算出整個計劃的所需時間。同時，能夠?qū)⒄麄€開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都能夠算出一個總連續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為要點路徑。2、技術(shù)上的要點路徑某項任務(wù)采用的技術(shù)為要點技術(shù)，它的達成決定整個任務(wù)的達成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的要點路徑。3、要點路徑是能夠變化的第八章、不要讓別人浪費你的時間3.3不要讓別人浪費你的時間辦公室的打擾無可防備，電話、來訪、郵件等等，甚至有很多人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。對待打擾的方法有好多，有全面出擊來應(yīng)付，也有消極地對應(yīng)付，更有甚者是聽而不聞。全面出擊的人終會變得疲倦不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事那么終究怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少。打電話的藝術(shù)1、起初的約定與準(zhǔn)備打電話約準(zhǔn)時間和約定要求其實不是什么奇異的看法，經(jīng)過約定能夠避免你在需要沉寂工作的時候被不停打擾、或是占線、或是接不到電話，更主若是防備電話中需要某些資料卻無法供給，從而造成時間的浪費。2、保持簡短而明確的開場白平常我們在打電話為了聯(lián)系感情的需要，在開場白中經(jīng)常會有一些寒喧，除了拜會客戶、問候長輩等狀況，比方“你近來很忙啊，在哪里發(fā)達啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，但是在辦公室場合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。若是你正在將電話打給某人，不如斬釘截鐵：“你好，我是XXX，我給你打電話是由于”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要”等等；若是是某人打電話給你，你能夠說“接到你的電話真快樂，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真快樂，能為你做點什么嗎？”或“好久沒有收到你的信息了，請問有什么事需要幫忙嗎？”等等。3、控制通話時間、保持通話主題在我們打電話的時候，要注意做好合適的記錄，省得掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間并保持通話的主題。我們有好多人喜歡拿起電話就開始滔滔不停，而且經(jīng)常是缺少主題。在這種狀況下，你不如直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？”、“你的要點是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論可否是這到這里呢？”誠然一次電話省下的時間可能只有2~3分鐘，但依照你每日接10個電話來算，每個月你即能夠省下7~10個小時，一年就是就84~120個小時，這但是一段很多的時間呀！4、過濾電話你必然經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。第一講解你現(xiàn)在不能夠接電話的原因，如立刻要出門了、要去開會了、正在與主管或其他同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候必然要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。當(dāng)你被打斷時在前面的“時間管理的誤區(qū)”中，我們以前提到了怎樣接受請托，但是在我們被各種狀況所打斷時，應(yīng)該怎樣辦理呢？1、來自上司的打斷來自上司的打擾最難控制，特別是當(dāng)你正在悉心全力地辦理一項緊迫而重要的事情時。但是，若是你就是一名上司，你還是應(yīng)該第一想想，你可否是也會對手下這樣呢？以下是怎樣辦理近似問題的一個實質(zhì)例子和妙招：有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待達成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、也許閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務(wù)辦理的時間，二來能夠提示上司自己的工作也是很忙的，希望能夠趕忙結(jié)束對話或事情的安排，三來還能夠讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。2、來自手下的打斷你不如想想以下相關(guān)解決手下打擾上司的各項問題：1）你可否以前訓(xùn)練你的助理，將別人可能的打擾含集中起來，爾后每日或每禮拜一次地向你報告？2）你可否是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？3）你可否是每日都會保留一段固定的時間，供手下向你提出問題，同時在一旦察覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？4）你可否是以前激勵手下以便條/郵件方式提出問題，而不用親自上門打擾你的工作？5）你可否是立刻向手下回話，使他們不至于以為他們必定經(jīng)常打擾你，才能立刻獲取回應(yīng)？3、來自同事的打擾在上司打擾的時候，你只好無奈地加以接受；而手下在打擾你的時候，你能夠?qū)⑺拇驍_方式加以定型化。但是，要辦理同事或同級人員的打擾，生怕必定多花一點心思才行。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點：1）雙方應(yīng)起初達成共識。你應(yīng)該力求對他們的要求保持熱忱、同情以及隨時愿意加以協(xié)