MY2021信息溝通控制程序

MY2021信息溝通控制程序文件名稱：信息溝通操縱程序文件編號：MY2-003版本號：A修訂記錄修改日期修改內(nèi)容

修改日期1目的及時、準確地收集、傳遞及反饋有關信息，做好信息的管理。2范圍適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，與與外部各方的信息交流。3職責各職能部門負責對有關信息的收集。各部門負責工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。管理者代表負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外有關信息的傳遞與處理；負責建立信息庫,儲存與質(zhì)量管理有關的信息。辦公室負責緊急信息的處理。4工作內(nèi)容4.1信息的分類4.1.1外部信息a.質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)等監(jiān)測或者檢查的結(jié)果及反饋的信息。b.質(zhì)量管理、法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等政策法規(guī)標準類信息。c.顧客、供方、計量檢測單位、媒體等有關方面反饋的信息及其投訴等。d.各部門直接從外部獲取的有關質(zhì)量改進、技術(shù)、質(zhì)量管理等方面的外部信息。4.1.2內(nèi)部信息a.質(zhì)量方針、目標及完成情況、測量與監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告與體系正常運行時的其它記錄等正常信息。b.體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正與預防措施處理單等不合格信息。c.緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄。d.員工建議等其它內(nèi)部信息。4.2信息的收集、處理與溝通工具信息可使用書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設備通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或者方式予以傳遞。4.2.1外部信息的收集與處理4.2.1.1管理者代表與辦公室負責質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、質(zhì)量檢測中心、認證機構(gòu)等監(jiān)督檢查結(jié)果及反饋信息的收集。由辦公室傳遞到公司有關部門，當監(jiān)測或者檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照《改進操縱程序》的要求進行處理。4.2.1.2政策法規(guī)、標準類的資料信息由辦公室、品管部等部門負責收集、更新、整理，由辦公室文控員儲存，詳見《文件操縱程序》。4.2.1.3經(jīng)營部、品管部負責與原材料供應商、計量所等服務供方進行信息溝通，對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)控。4.2.1.4經(jīng)營部負責與顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面要求。4.2.1.5辦公室負責與公司上級主管部門、媒體等溝通，熟悉有關的信息。4.2.1.6對來自上述有關方投訴的處理按《改進操縱程序》的規(guī)定進行。當對方要求時，應在一周內(nèi)給予解決或者答復。上述有關方反饋的其它信息，可由對應部門以《信息聯(lián)絡處理單》的形式傳遞給管理者代表組織處理。4.2.1.7各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，一周內(nèi)以《信息聯(lián)絡處理單》反饋到辦公室，由其負責分類、整理，根據(jù)需要傳遞到有關部門。4.2.2內(nèi)部信息的收集與處理4.2.2.1正常信息的處理各部門根據(jù)有關文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息，管理者代表按照相應程序文件的規(guī)定向有關部門傳遞質(zhì)量方針目標及法律法規(guī)等信息。4.2.2.2不符合信息的處理，按《改進操縱程序》的規(guī)定進行處理。4.2.2.3緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時）由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給辦公室組織處理。2.2.4其它內(nèi)部信息，提供者能夠《信息聯(lián)絡處理單》反饋給管理者代表進行處理。信息庫的建立與應用管理者代表負責建立公司的信息庫，不斷匯合各方面反饋的信息，按照信息載體不一致（如紙、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一儲存并參照圖書分類的方式，進行整理分類，確保已獲取信息的完整性與可用性。管理者代表根據(jù)合同評審、設計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等不一致過程的需要,提供各部門所需信息相應的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，向管理者代表調(diào)閱所需的信息，管理者代表負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進的機會。對體系運行過程中各類記錄的操縱，詳見《質(zhì)量記錄操縱程序》。各部門健全收發(fā)文制度，對接收傳遞的