時(shí)間管理對(duì)工作的重要性

時(shí)間管理的法則一、效能管理法分析事件的重要與緊急情況，就是闡釋效率和效能的關(guān)系。根據(jù)輕重緩急可以將事件分為四類，如圖1所示：校重急CADB圖1象限時(shí)間管理法示意圖四象限時(shí)間管理A類事件既重要又緊急，B類事件重要但不緊急，C類事件緊急但不重要，D類事件既不重要又不緊急。處理這四類事件的順序依次是：A類事件一B類事件一C類事件一D類事件。在管理者的工作中，紛至沓來(lái)的A類事件總是讓人感到棘手，為什么會(huì)出現(xiàn)如此多的A類事件？是哪個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有做好呢？，「A類事件頻發(fā)的原因管理專家研究發(fā)現(xiàn)，A類事件一般是由錯(cuò)誤處理B類事件導(dǎo)致的，也就是說(shuō)，當(dāng)重要但不緊急的事件未得到妥善處理時(shí)，就會(huì)越來(lái)越緊急，隨著時(shí)間推移，最終轉(zhuǎn)換為A類事件，當(dāng)轉(zhuǎn)化發(fā)生后，經(jīng)理人只能停下手邊的工作，全力以赴地處理A類事件，之后再回到原來(lái)的工作上。這種管理不善的情況就不停地循環(huán)出現(xiàn)在經(jīng)理人的時(shí)間表。值得注意的是，人們往往未能妥善處理B類事件的原因是被C類事件遮住了眼睛。經(jīng)理人往往要花費(fèi)50%左右的時(shí)間處理瑣碎的雜事，也就是C類事件，又花費(fèi)50%左右的時(shí)間處理A類事件，于是經(jīng)理人就在C類事件和A類事件之間來(lái)回奔波，成了時(shí)間管理的救火隊(duì)員，將B類事件扔在一邊，無(wú)暇顧及?！霰苊廪D(zhuǎn)化的方法要想避免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件，一般可以采用的方法包括：壓縮：完成事件的核心，或簡(jiǎn)化完成該事件的步驟。替代：尋找比此事件更重要或更緊急的事件，或以更有成效的事件代替該事件。授權(quán)：將事件的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。先做：依照重要性區(qū)分事件，相對(duì)于C類事件來(lái)說(shuō)，先做B類事件。舍棄：舍棄重要程度和緊急程度都不高的部分事件，用更多時(shí)間完成其他工作。增加：增加時(shí)間和工作量，全力以赴地完成重要事件，使處理結(jié)果更加完美。改進(jìn)：改進(jìn)部分事件的性質(zhì)，尤其需要將A類事件改成B類事件。杜絕：杜絕不重要且不緊急的事件的發(fā)生。確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時(shí)完成。聚焦：安排專門(mén)的時(shí)間段，集中精力處理重要事件。少做：不重要的事件要盡量少做。不做：不予理睬既不重要又不緊急的事件，甚至可以犧牲部分利益?！鰰r(shí)間分配對(duì)于四類事件，經(jīng)理人要掌握好時(shí)間分配的尺度。合理的時(shí)間分配如圖2所示:1IIII15NIVIIn655i-0DJi>重要圖2時(shí)間分配示意圖對(duì)于既緊急又重要的突發(fā)事件，需要安排20%-25%的時(shí)間，且一定要控制在25%以下；對(duì)于重要但不緊急的事件，需要安排65%-80%的時(shí)間，也就是將絕大部分時(shí)間花費(fèi)在這類工作上，把重要但不緊急的工作當(dāng)做既緊急又重要的工作去做；對(duì)于緊急但不重要的工作，需要花費(fèi)15%的時(shí)間處理；對(duì)于既不緊急又不重要的工作，則要花費(fèi)1%甚至更少的時(shí)間去做。艾森豪威爾的時(shí)間管理原則艾森豪威爾認(rèn)為，對(duì)A、B、C、D四個(gè)象限的工作應(yīng)該采取不同的應(yīng)對(duì)措施，如圖3所示：緊J急C委派A本人立即干D廢紙簍B戰(zhàn)略規(guī)劃安排時(shí)間重要圖3艾森豪威爾的時(shí)間管理原則第一，A類既緊急又重要的突發(fā)事件，本人做，且立即做；第二，B類重要但不緊急的工作，本人做，且花費(fèi)大量時(shí)間做；第三，C類緊急但不重要的工作，盡量不自己做，委托給別人做，如果必須自己做，則要減少工作量；第四，D類既不重要且不緊急的工作，扔進(jìn)廢紙簍，不做。3.4D原則4D原則與艾森豪威爾的時(shí)間管理原則不謀而合，面對(duì)A、B、C、D四類工作，要采取不同的原則：A類工作要馬上去做，也就是Doitnow；B類工作可以以后再說(shuō)，也就是Doitlater；C類工作要授權(quán)給別人做，也就是Delegate；D類工作則干脆不做，也就是Don’tdoit。二、艾維?李的效率法在經(jīng)理人時(shí)間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，經(jīng)理人要想有效地利用時(shí)間，就必須對(duì)工作有所取舍，選取最重要、最有價(jià)值的工作執(zhí)行。美國(guó)管理學(xué)家艾維?李提出了“10分鐘6件事效率法”，這種時(shí)間管理法也被譯為“效率法”、“艾維?李效率法”。從完成工作的性價(jià)比來(lái)看，也可以稱為“效能法”。艾維.李認(rèn)為，工作者可以花費(fèi)5分鐘時(shí)間列出明天、下周甚至下個(gè)月要做的6件重要事情，再花費(fèi)5分鐘時(shí)間給這些事情按照重要程度排序，將最重要事件的編為“1號(hào)”，次要事件編為“2號(hào)”，依此類推，最后把這6件事寫(xiě)在紙上，剪成小紙條，工作時(shí)就按照事件次序一一執(zhí)行，保證每一時(shí)、每一分、每一秒都在做最重要、最有價(jià)值的工作。簡(jiǎn)而言之，艾維?李的效率法可以總結(jié)為以下三個(gè)步驟：第一，列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；第二，把這六件事情按重要程度排序；第三，上班后按照所排順序做事，直至下班結(jié)束。三、一周時(shí)間運(yùn)籌法

時(shí)間管理從計(jì)劃開(kāi)始，好的時(shí)間運(yùn)籌方法需要科學(xué)合理地記錄過(guò)去的工作，發(fā)現(xiàn)時(shí)間浪費(fèi)之處，找到改進(jìn)的措施，修正原有的時(shí)間管理方案，再嚴(yán)格按照修正后的方案執(zhí)行。一周時(shí)間運(yùn)籌法就是這種時(shí)間管理方法的代表。使用方法使用一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)，以星期時(shí)間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記為從星期一、星期二到星期天，以小時(shí)時(shí)間為縱坐標(biāo)，標(biāo)記為從早晨到晚上，還需要加上備注和總結(jié)。在接下來(lái)的一周里，使用者要認(rèn)真記錄時(shí)間利用情況，每天都要進(jìn)行總結(jié)，當(dāng)一周結(jié)束后，再進(jìn)行周總結(jié)。如表1所示：表1一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)間星期一時(shí)間星期一星期二星期三上午中午下午晚上備注總結(jié)星期上星期五星期六星期日時(shí)間管理細(xì)到周對(duì)中、基層經(jīng)理人而言，周計(jì)劃和周檢討是最有效、最重要的時(shí)間管理手段。經(jīng)理人傾向于制定月計(jì)劃，但實(shí)際上這種方法并不理想。例如，麥肯錫通過(guò)調(diào)查全球經(jīng)理人的計(jì)劃實(shí)現(xiàn)有效性，發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)都在做月計(jì)劃，而制定月計(jì)劃之后，每個(gè)星期的實(shí)施有效性是不一樣的，第一周為70%?80%，第二周為60%?70%，第三周為50%?60%，第四周只有40%?50%。個(gè)人月計(jì)劃的實(shí)施情況也與此相似，月末時(shí)只剩下50%左右。這種情況發(fā)生的原因在于計(jì)劃趕不上變化。一個(gè)月之前料想的情形，到現(xiàn)在很可能已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。如果每天追蹤這些變化，就會(huì)發(fā)現(xiàn)每天的計(jì)劃實(shí)施有效性都在減弱，頻繁的情況變動(dòng)導(dǎo)致經(jīng)理人只關(guān)注眼前的具體工作，往往忘記了整體的方向和目標(biāo)，很難做到協(xié)調(diào)和平衡，所以周計(jì)劃和周檢討非常重要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計(jì)劃?？紤]到中國(guó)人的文化觀念比較急功近利、注重實(shí)用主義，報(bào)表應(yīng)該要越少越好，越精要越好，一個(gè)星期只需要兩張表就足夠了，一張表為周報(bào)表，另一張表為客戶檔案記錄表。除此之外，表格設(shè)計(jì)也要風(fēng)格簡(jiǎn)明為上，抓住關(guān)鍵數(shù)據(jù)即可。四、辦公室的5S辦公室的工作既繁也雜，要想做到很好地管理文件檔案和辦公區(qū)域，就必須進(jìn)行辦公室的5S行動(dòng)。辦公室的5S包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)，如圖4所示:圖4辦公室的5S示意圖整理整理是指整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒(méi)有雜物、能集中注意力工作的地方。首先，辦公桌上擺放的都是目前需要處理的文件，將過(guò)去的文件、將來(lái)的文件、目前還未涉及的文件收到柜子里；其次，每天都要進(jìn)行整理工作，防止事務(wù)滯留到第二天；最后，定期定制標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)，用紅色、綠色等不同顏色區(qū)別標(biāo)記文件。整頓整頓是指整頓工作作風(fēng)和流程，讓一切向節(jié)約時(shí)間、增加效能的方向前進(jìn)。整頓包括收拾辦公室，工作者要在午餐前做簡(jiǎn)單整頓，下午下班前做徹底全面的整頓，這樣可以快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。有人習(xí)慣上班工作之前做打掃辦公室衛(wèi)生、泡茶等無(wú)聊的事情，往往導(dǎo)致工作效率降低。,要點(diǎn)提示辦公室的5S指的是:整理；整頓；清掃；清潔；素養(yǎng)。清掃清掃是指將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營(yíng)造快速進(jìn)入工作狀態(tài)的環(huán)境。具體包括及時(shí)處理文件（包括紙質(zhì)文件和電腦文件）、建立合理的文檔系統(tǒng)、定期更新日用品等。清潔清潔是指保持辦公氛圍的簡(jiǎn)潔，使自己能夠很快地進(jìn)入高效工作的狀態(tài)。首先，辦公室里除了辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且椅子最好樣式簡(jiǎn)單、沒(méi)有靠背，這樣可以有效防止人們?cè)诤欣速M(fèi)時(shí)間；其次，辦公室內(nèi)切忌放置個(gè)人照片、雜志、愛(ài)好的羽毛球、網(wǎng)球拍、好玩的玩具等分散注意力的物品，工作時(shí)間內(nèi)可以將其收在柜子里，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人難以抵制這些物品的誘惑。素養(yǎng)素養(yǎng)是指養(yǎng)成良好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對(duì)時(shí)間的侵蝕，讓時(shí)間成為自己掌控的有形資源。例如，在辦公室可以喝茶、喝咖啡，甚至到衛(wèi)生間抽煙，但當(dāng)收到別人這樣的邀請(qǐng)，而自己恰好有一個(gè)很重要的工作時(shí)，就要敢于拒絕，否則礙于面子或交情就會(huì)浪費(fèi)時(shí)間、擱置工作?？偠灾?，辦公室的5S行動(dòng)應(yīng)該做到：在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；每天都整理，不要把事務(wù)留到第二天，定制標(biāo)簽標(biāo)色；及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)；整理工作時(shí)間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔；避免被打斷工作，讓助手篩選電話。五、計(jì)劃的杠桿原理計(jì)劃是非常重要的管理措施，管理者應(yīng)該花費(fèi)時(shí)間做詳細(xì)的計(jì)劃，讓下屬加倍努力，不斷完善計(jì)劃。有人認(rèn)為做計(jì)劃浪費(fèi)時(shí)間，不如用于具體工作，這種想法很片面。中國(guó)有句古話“工欲善其事，必先利其器”，即在分析思考、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定計(jì)劃的時(shí)候，多花時(shí)間有助于開(kāi)展工作，考慮得越周全，工作進(jìn)展就越快。有很多經(jīng)理人正好與此相反，他們急于行動(dòng)，疏于計(jì)劃，有條件要干，沒(méi)有條件也要干，這個(gè)理論本身沒(méi)有錯(cuò)，但是如果不做備選方案和計(jì)劃，就很可能多交學(xué)費(fèi)、多走彎路。經(jīng)理人和員工最大的區(qū)別就在于要做計(jì)劃，員工只要服從和執(zhí)行就可以達(dá)到合格、優(yōu)秀，但是經(jīng)理人在行動(dòng)之前要做盡可能詳細(xì)的計(jì)劃，如果沒(méi)有具體的操作方法、沒(méi)有具體的數(shù)量、沒(méi)有制定三個(gè)以上的計(jì)劃就開(kāi)始行動(dòng)，經(jīng)理人的管理就是失敗的。帕累托原理（二八原理）經(jīng)理人制定計(jì)劃時(shí)要遵循一個(gè)杠桿原理一一帕累托原理，也被稱為二八原理，即80%的結(jié)果往往取決于20%的努力。圖5帕累托原理示意圖【案例】分?jǐn)?shù)與努力之比很多大學(xué)生讀書(shū)不用功，往往臨考試的時(shí)候才開(kāi)始看書(shū)，從這些學(xué)生的考試成績(jī)中可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)規(guī)律：如果連續(xù)突擊一天一夜，這樣的學(xué)生的考試成績(jī)可能是30分；如果想考60-70分，大概需要復(fù)習(xí)兩個(gè)星期；如果想考80分，大概需要復(fù)習(xí)兩個(gè)月；如果想考到90分，就需要每一節(jié)課都認(rèn)真聽(tīng)講。從這個(gè)案例中可以看到，人們的時(shí)間效率是不同的。到達(dá)一定程度后，增長(zhǎng)的速度就會(huì)越來(lái)越慢，想要取得成果就要付出更多努力。每個(gè)人都有工作的巔峰期，也就是在每天的工作中，總有一段時(shí)間的工作效率最高，如果能將最重要的工作放在巔峰期內(nèi)完成，就可以取得最好的效能。有一項(xiàng)關(guān)于巔峰期的研究表明，大多數(shù)人的巔峰期在上午9點(diǎn)到11點(diǎn)之間，低谷期則在下午3點(diǎn)鐘以后。每個(gè)人的實(shí)際情況都有不同，因此對(duì)巔峰期的高效利用要靈活進(jìn)行。提高效率的三問(wèn)法美國(guó)人伯納姆認(rèn)為，為了提高時(shí)間的效率和效能，做每一項(xiàng)工作之前都應(yīng)該認(rèn)真問(wèn)自己以下三個(gè)問(wèn)題：?第一個(gè)問(wèn)題是：能不能取消？?第二個(gè)問(wèn)題是：能不能與別的工作合并？?第三個(gè)問(wèn)題是：能不能用更簡(jiǎn)便的東西代替？伯納姆認(rèn)為不是所有工作都要做，而是要“有所為，有所不為”，學(xué)會(huì)進(jìn)行取舍，無(wú)法取舍時(shí)就要想辦法合并，實(shí)在不能合并就要思考替代的方案，盡最大努力提高工作效率。善用空閑時(shí)間在現(xiàn)實(shí)生活中，專家并不比常人多懂什么，他們只不過(guò)多讀書(shū)、多看報(bào)、多吸收信息，而且需要的信息積累起來(lái)而已。因此，不斷收集需要的信息，通過(guò)長(zhǎng)期積累，必然會(huì)成為專家。.善用等車時(shí)間每個(gè)人都有等車的時(shí)候，可能每次只有10分鐘，但積少成多也會(huì)變成很大的數(shù)目，因此要善用這段空閑時(shí)間。例如，可以用MP3收聽(tīng)學(xué)習(xí)課程，或認(rèn)真地想問(wèn)題，或看“口袋書(shū)”。利用生活的點(diǎn)滴時(shí)間積累知識(shí)，信息量就會(huì)越來(lái)越大，掌握的資訊也就越來(lái)越多。，關(guān)掉電視，扔掉報(bào)紙現(xiàn)在是信息爆炸的時(shí)代，有用的和無(wú)用的信息充斥著人們的生活，人們每天都可以從電視、報(bào)紙、互聯(lián)網(wǎng)上看到大量的垃圾信息，無(wú)形中浪費(fèi)了人們的時(shí)間。因此我們要關(guān)掉電視、扔掉無(wú)聊的報(bào)紙，堅(jiān)決抵制花邊新聞，要學(xué)會(huì)訂閱與自己專業(yè)相符的報(bào)紙，以及快速瀏覽報(bào)紙主要內(nèi)容的方法。r早起一小時(shí)女人每天的睡眠最好在8個(gè)小時(shí)以上，男人最好在7個(gè)小時(shí)以上。在保證睡眠時(shí)間和睡眠質(zhì)量的情況下，早晨最好早起1小時(shí)，“早起一時(shí)，輕松一天”，利用這一個(gè)小時(shí)的時(shí)間運(yùn)動(dòng)或?qū)W習(xí)?？焖俚墓?jié)奏感養(yǎng)成快速的節(jié)奏感是時(shí)間管理的重要措施。只有養(yǎng)成快速的節(jié)奏感，才能提醒自己時(shí)間管理的重要性，體會(huì)時(shí)間的緊迫性，成為自己的人生導(dǎo)師和時(shí)間安排的先知。經(jīng)理人可以借助手表、手機(jī)等工具，讓自己時(shí)刻清楚當(dāng)前的時(shí)間點(diǎn)，進(jìn)而想到這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的計(jì)劃，檢查實(shí)際上正在從事的工作，考慮如何協(xié)調(diào)自己的工作狀態(tài)等。例如，日本在第二次世界大戰(zhàn)后快速崛起，發(fā)展速度十分驚人，原因就在于日本人講究速度，其時(shí)間講究“六快”一一，快食、快便、快睡、快行、快思、快記，這種時(shí)間管理方法在環(huán)境快速變化的今天非常實(shí)用。六、時(shí)間管理細(xì)則時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是管理生活方式，因此時(shí)間管理的法則也就是有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，浪費(fèi)時(shí)間的往往不是大塊的工作，恰恰是一些不良的生活習(xí)慣和工作方式。因此，經(jīng)理人要從微小的細(xì)節(jié)開(kāi)始做起，把工作時(shí)間安排好，把業(yè)余時(shí)間管理好，具體包括以下幾個(gè)方面：?每一分、每一秒都做最有生產(chǎn)力的事；?有效授權(quán)，帶來(lái)輕松；?用金錢(qián)換取時(shí)間；?把重要的事情變成緊急的事情；?不斷地行動(dòng)；?遇事馬上做，現(xiàn)在就做；?第一次做好，次次都做好；?明確目標(biāo)，制定計(jì)劃，寫(xiě)成清單；?設(shè)定完成期限；?分秒不浪費(fèi)，工作日志法；?