商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件

第九章

商務(wù)旅行安排

第九章

商務(wù)旅行安排1一、商務(wù)旅行

商務(wù)旅行是指商務(wù)人士在商務(wù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的所有旅游消費(fèi)行為。商務(wù)旅行有兩大類：個(gè)人商務(wù)旅游和MICE。即Meeting(會議)、Incentive(獎(jiǎng)勵(lì)旅游)、Conference(大型企業(yè)會議)、Exhibition(活動(dòng)展覽)

除了傳統(tǒng)的商貿(mào)經(jīng)營外，還包括參加行業(yè)會展、跨國公司的區(qū)域年會、調(diào)研與考察、公司間跨區(qū)域的技術(shù)交流、產(chǎn)品發(fā)布會、以及公司獎(jiǎng)勵(lì)旅游等。

一、商務(wù)旅行商務(wù)旅行是指商2中國已成為世界最具潛力的

商務(wù)旅行市場

世界旅游組織估計(jì)中國商務(wù)旅游及支出在現(xiàn)階段每年高達(dá)103億美元,并將以每年20%的速度增長。中國商務(wù)旅行市場的發(fā)展?jié)摿@人。

中國已成為世界最具潛力的

商務(wù)旅行市場3商務(wù)旅游目的——增進(jìn)相互間的協(xié)作和彼此間的了解，同時(shí)掌握最新的市場動(dòng)態(tài)、了解客戶需求、擴(kuò)大市場份額、進(jìn)行宣傳造勢等商務(wù)活動(dòng)，越來越多地成為企業(yè)決策層重要的工作。商務(wù)旅游目的——增進(jìn)相互間的協(xié)作和彼此間的了解4

案例分析：

A城光明公司經(jīng)理李平與B城華新公司經(jīng)理趙明就某重要合作項(xiàng)目安排約見，予以洽談，時(shí)間預(yù)訂在8月8日下午1：00開始。李經(jīng)理讓秘書張?zhí)m幫他預(yù)訂飛往B城的機(jī)票。張?zhí)m查了飛機(jī)班次，覺得8日上午8：00的航班正合適，于是就訂了兩張。可是第二天因?yàn)樘鞖獾脑?，飛機(jī)誤點(diǎn)，到達(dá)B城時(shí)已是下午2點(diǎn)多，再趕到華新公司已是3點(diǎn)多。由于遲到，華新公司趙經(jīng)理大為不悅，認(rèn)為天地公司對該項(xiàng)目的合作缺乏誠意。最終，天地公司失去了與華新公司合作的商機(jī)。

此案例對你有什么啟發(fā)？

案例分析：A城光明公司經(jīng)理李平與B城華新公司5商務(wù)旅游的特點(diǎn)商務(wù)旅游是以商務(wù)或其他特定的活動(dòng)目的為導(dǎo)向,

它的特點(diǎn)具體有：1.事前計(jì)劃性強(qiáng)。2.商務(wù)旅游和休閑度假趨于融合。注重過程中的舒適性、安全性、便利性。3.商務(wù)旅游者時(shí)間觀念較強(qiáng)。4.活動(dòng)具有重復(fù)性。以公務(wù)為主、旅游為輔

商務(wù)旅游的特點(diǎn)商務(wù)旅游是以商務(wù)或其他特定的活動(dòng)目的為導(dǎo)向,6秘書與商務(wù)旅行工作

作為企業(yè)秘書，須了解相關(guān)常識、自己的工作內(nèi)容，做好準(zhǔn)備工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行的圓滿完成。因此，成功安排和參與商務(wù)旅行活動(dòng)是秘書的重要工作之一。秘書與商務(wù)旅行工作7二、秘書為上司出差的準(zhǔn)備工作思考：XX移動(dòng)通信公司總經(jīng)理因公務(wù)需要，攜王秘書到西安出差，主要是洽談手機(jī)生產(chǎn)項(xiàng)目合作前期有關(guān)事宜，請思考小王出差前要做哪些準(zhǔn)備工作？假如小王沒有隨同領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那在領(lǐng)導(dǎo)出差中、出差后，小王要做哪些工作？二、秘書為上司出差的準(zhǔn)備工作思考：8

為上司出差的具體準(zhǔn)備工作

（國內(nèi)）1、準(zhǔn)備出差計(jì)劃2、制定日程表3、為商務(wù)洽談收集和準(zhǔn)備資料4、準(zhǔn)備出差用品5、預(yù)訂機(jī)車票6、安排旅館7、預(yù)支差旅費(fèi)為上司出差的具體準(zhǔn)備工作

（國內(nèi)）1、準(zhǔn)備出差計(jì)9商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件10（一）出差計(jì)劃內(nèi)容：1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排2、出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排3、會晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間）4、交通工具的選擇5、需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。6、旅行內(nèi)容：行程安排，約會、會議計(jì)劃，會晤人員的名單背景，會晤主題7、出差日程表8、上司或接待人的特別要求9、差旅費(fèi)用（一）出差計(jì)劃內(nèi)容：1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排11商務(wù)活動(dòng)文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱合同草案協(xié)議書演講稿討論有關(guān)問題的信件備忘錄日程表科技、產(chǎn)品資料公司簡介對方公司的相關(guān)資料目的地的交通圖旅行指南請柬介紹信通訊錄（地址、電話、傳真）（二）差旅用品一覽表商務(wù)活動(dòng)文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱目的地的交通圖（二）差旅12辦公用品個(gè)人物品筆記本電腦光盤或磁盤微型錄音機(jī)及磁帶照相/攝像機(jī)文件夾筆、筆記本公司信封及信紙手機(jī)名片現(xiàn)金、支票身份證信用卡替換衣服洗漱用品急救藥品旅行箱車船票、機(jī)票差旅用品一覽表辦公用品個(gè)人物品筆記本電腦差旅用品一覽表13（三）制定商務(wù)旅程表保證上司公務(wù)旅行的順利。

商務(wù)旅程表至少包括：時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、住宿、備注。

（三）制定商務(wù)旅程表保證上司公務(wù)旅行的順利。

141．時(shí)間：

一是指旅行出發(fā)、返回時(shí)間，包括因商務(wù)活動(dòng)需要到兩個(gè)或兩個(gè)以上的國家或地區(qū)的抵離時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間；二是指旅行過程中各項(xiàng)活動(dòng)或工作時(shí)間；三是指旅行期間就餐、休息的時(shí)間。

1．時(shí)間：

一是指旅行出發(fā)、返回時(shí)間，包152．地點(diǎn)：

一是指旅行抵達(dá)的目的地（包括中轉(zhuǎn)的地點(diǎn)），目的地的名稱既可以詳寫，即哪個(gè)國家、哪個(gè)地區(qū)、哪個(gè)公司，也可以略寫，即直接寫到達(dá)的公司名稱；二是指旅行過程中開展的各項(xiàng)活動(dòng)或工作的地點(diǎn)；三是指食宿地點(diǎn)。2．地點(diǎn)：

一是指旅行抵達(dá)的目的地16

3．交通工具：

一是指出發(fā)、返回的交通工具；二是指商務(wù)活動(dòng)使用的交通工具。

4.住宿：住宿地點(diǎn)、時(shí)間以及要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格等。

5.具體事項(xiàng)：

一是指商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動(dòng)等；二是指私人事務(wù)活動(dòng)。三是與之相關(guān)的資料、物品攜帶。

3．交通工具：

一是指出發(fā)、返回的176.備注：

記載提醒上司注意的事項(xiàng)，諸如抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)、中轉(zhuǎn)站的名稱，休息時(shí)間，飛機(jī)起飛的時(shí)間，或需要中轉(zhuǎn)時(shí)轉(zhuǎn)機(jī)機(jī)場的名稱、時(shí)間，或某國家為旅客提供了特殊服務(wù)等，或展開活動(dòng)時(shí)，就餐時(shí)要注意攜帶哪些有關(guān)文件契約，應(yīng)該遵守對方民族習(xí)慣的注意事項(xiàng)等。

6.備注：

記載提醒上司注意的事項(xiàng)，諸18

旅行日程安排表（李子木總經(jīng)理）日期具體時(shí)間交通工具地點(diǎn)事項(xiàng)備注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租車廣州從家出發(fā)到白云機(jī)場昆明地接公司電話：0852—875488869：30—11：00民航班機(jī)飛機(jī)上從廣州飛往昆明11：20—11：40昆明分公司接機(jī)車與分公司人員在車上去往分公司視察12：00—3：00午餐和午休地接公司安排的昆明飯店準(zhǔn)備下午會議3：30—5：00昆明飯店會議廳召開分公司和地接公司有關(guān)人員會議5：00—6：30昆明飯店宴會廳舉行宴會，召待相關(guān)新老客戶和地方官員6：30—8：30出租車去往昆明機(jī)場準(zhǔn)備返回廣州9：00—10：30民航班機(jī)飛機(jī)上飛回廣州旅行日程安排表（李子木總經(jīng)理）日期具體時(shí)間交通19商務(wù)旅程表P.2301.這份日程安排表少了什么項(xiàng)目及內(nèi)容？2.你覺得怎樣做更好些？商務(wù)旅程表P.23020旅程表（日程表）還有哪些具體要求？1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔2，時(shí)間不可太緊，應(yīng)留有余地；3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。4，如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃，供上司參考。旅程表（日程表）還有哪些具體要求？21三、領(lǐng)導(dǎo)國（境外）商務(wù)旅行

準(zhǔn)備工作申領(lǐng)護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書”購買機(jī)（車、船）票辦理入出境手續(xù)旅行過程安排三、領(lǐng)導(dǎo)國（境外）商務(wù)旅行

準(zhǔn)備工作22

（一）秘書編制旅程表

注意事項(xiàng)

1.要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時(shí)間，到達(dá)目的地后商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。

2.了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關(guān)規(guī)定。

（一）秘書編制旅程表

注意事項(xiàng)

1.要明確上司23商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件24塞納河左岸：由圣日耳曼大街，蒙巴納斯大街和米歇爾大街所構(gòu)成的拉丁區(qū)，是全世界藝術(shù)家和哲人心目中的精神家園。

塞納河右岸

塞納河左岸：由圣日耳曼大街，蒙巴納斯大街和米歇爾大街所構(gòu)25

3．收集相關(guān)信息：向公司所在國家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)氐哪酥疗淙珖鹘煌üぞ哌\(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在2小時(shí)-4小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限度。

3．收集相關(guān)信息：26

4.編排旅行計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變化，買機(jī)票（車票、船票）時(shí)也要注意時(shí)差；離開和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為準(zhǔn)，秘書應(yīng)熟悉國際時(shí)間計(jì)算的方法。5.擬定幾個(gè)旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案。

4.編排旅行計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變27主要國家時(shí)差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00主要國家時(shí)差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+128旅行計(jì)劃（李子木總經(jīng)理）廣州——波士頓2004年12月12日—14日時(shí)間日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中國民航CA521次班機(jī)由廣州至波士頓。抵波士頓，由麗云小姐接，住F旅館。與格蘭（GRAN）先生共進(jìn)晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30與格蘭先生在公司會議室會談（所用08號文件在公文包中）。與格蘭先生共進(jìn)午餐。與格蘭先生繼續(xù)會談（所用10號文件在公文包中）。在旅館用晚餐。拜訪陳名先生（麗云陪同，禮品手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班機(jī)回廣州（李大鵬副總經(jīng)理接）旅行計(jì)劃（李子木總經(jīng)理）廣州——29（二）秘書做好準(zhǔn)備工作P.233

準(zhǔn)備好出國商務(wù)旅行的手續(xù):

1.撰寫出國申請、事由、路線、日程安排、人數(shù)、附相關(guān)說明。2.辦理護(hù)照。3.辦理簽證。辦理《國際預(yù)防接種證書》。(黃皮書,憑護(hù)照和簽證到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生檢疫部門進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種后領(lǐng)取黃皮書)（二）秘書做好準(zhǔn)備工作P.233

準(zhǔn)備好出國商務(wù)旅304.辦理出境登記卡:憑護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理。5.訂購機(jī)票:需出示護(hù)照并仔細(xì)查對機(jī)票。6.辦理保險(xiǎn):通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。7.出行前準(zhǔn)備:編制旅行方案；了解外匯信息,辦理兌換；隨身物品；相關(guān)文件；相關(guān)證件；了解所去國背景資料。8.出入境:邊防檢查、海關(guān)檢查、安全檢查、健康檢查。4.辦理出境登記卡:憑護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理。31外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照32綠卡：綠卡：33

簽證:

一個(gè)主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護(hù)照或其他旅行證件上的簽注、蓋印,以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護(hù)照看成是身份證,簽證就是出入證。我國的簽證一般在護(hù)照上。

簽證:一個(gè)主權(quán)國家在本國或外國公民所34黃皮書P.234黃皮書的英文為：InternationalertificateOfVaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。黃皮書P.234黃皮書的英文為：35確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人.與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（餐飲安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息）。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（三）秘書還應(yīng)做的工作（出差前）（三）秘書還應(yīng)做的工作（出差前）36相機(jī)信用卡機(jī)票旅行箱飛機(jī)輪船……相機(jī)信用卡機(jī)票旅行箱飛機(jī)輪船……37赴國外商務(wù)旅行物品攜帶表出差物品備注出差物品備注名片日程表證件身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等筆記本電腦和ppt2張保存在桌面、ppt備份軟盤往返機(jī)票書面講話稿及素材2份活動(dòng)或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品赴國外商務(wù)旅行物品攜帶表出差物品備注出差物品備注名片日程表證38

在第一時(shí)間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)上司日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合上司授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及上司溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；（四）秘書還應(yīng)做的工作（出差中）在第一時(shí)間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它39

(五）出國商務(wù)旅行過程的

注意事項(xiàng)P.238-2401.安全旅途小常識2.尊重各國風(fēng)俗3.了解各國談判風(fēng)格(五）出國商務(wù)旅行過程的

注意事項(xiàng)P.238-24040商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件41風(fēng)俗習(xí)慣與禮儀1.如信奉伊斯蘭教的民族不吃豬肉,不喝酒,不去卡拉OK歌廳；信奉佛教的印度教徒尊重牛,不吃牛肉；在泰國不能摸小孩子的頭,也不能用腳踢門和物品；在印尼,進(jìn)入主人家庭要脫鞋等。2．遵守時(shí)間，不要失約：參加活動(dòng)要按約定時(shí)間到達(dá)。不要過早，使主人因未準(zhǔn)備好而難堪；也不要晚到，不守時(shí)是很失禮的。

不要作一些異乎尋常的動(dòng)作，不要用手指指人，不喧嘩，不放聲大笑，不在遠(yuǎn)距離大聲喊人。走路不要搭肩膀……

風(fēng)俗習(xí)慣與禮儀1.如信奉伊斯蘭教的民族不吃豬肉42境外游中國人三大陋習(xí)戒一、喧鬧的中國人公共場合嗓門大。例：過海關(guān)是進(jìn)入一國領(lǐng)土的第一關(guān)，中國游客喜歡在過關(guān)時(shí)開始議論，相互拍照什么的。關(guān)口是一個(gè)國家主權(quán)的重要場所，面對這種情況一些海關(guān)和邊檢的工作人員自然對你印象很差。比如說，一次帶一個(gè)旅游團(tuán)出國，當(dāng)時(shí)整個(gè)團(tuán)辦的是旅游簽證，團(tuán)內(nèi)有很多是生意人。邊檢詢問，你們來做什么？游客就比較張揚(yáng)地說，我們來尋找商機(jī)，要同你們做生意。邊檢就說，既然是做生意，為什么不辦商務(wù)簽證？于是就拉到小房間里問上個(gè)1小時(shí)。

二、不守秩序的中國人三、衛(wèi)生習(xí)慣不佳的中國人境外游中國人三大陋習(xí)戒一、喧鬧的中國人43（六）秘書還應(yīng)做的工作

（出差后）票據(jù)報(bào)銷寫工作匯報(bào)繼續(xù)旅行前的工作記錄出差時(shí)的工作，以備參考對旅行中有關(guān)人員表示感謝（六）秘書還應(yīng)做的工作

（出差后）票據(jù)報(bào)銷44（七）關(guān)于APEC商務(wù)旅行卡（一）持卡人憑有效護(hù)照和旅行卡在三年內(nèi)無須辦理入境簽證，自由往來于被批準(zhǔn)入境的各APEC經(jīng)濟(jì)體之間從事商務(wù)活動(dòng)。（二）持卡人在各經(jīng)濟(jì)體主要出入境口岸享有使用APEC商務(wù)旅行卡專用通道快速通關(guān)的便利。停留時(shí)間，一般不超過兩個(gè)月（三）持卡人不能免除進(jìn)出各經(jīng)濟(jì)體時(shí)填寫各類出入境表格的要求，也不享有其他特權(quán)與豁免。（七）關(guān)于APEC商務(wù)旅行卡（一）持卡人憑有效護(hù)照和旅行卡45APEC經(jīng)濟(jì)體有18個(gè)：澳大利亞、文萊、智利、中國、中國香港、印度尼西、日本、韓國、馬來西亞、新西蘭、巴布亞新幾內(nèi)亞、秘魯、菲律賓、新加坡、中國臺北、泰國、越南、墨西哥（其中，內(nèi)地、中國香港與中國臺北之間的人員流動(dòng)仍按現(xiàn)行辦法辦理，互不適用該卡）APEC經(jīng)濟(jì)體有18個(gè)：澳大利亞、文萊、智利、中國、中46

視頻鏈接

視頻鏈接47（八）“生活方式管理服務(wù)”

旅行社采用旅行網(wǎng)站（商務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)旅行網(wǎng)、中國商務(wù)旅行網(wǎng)等）和800電話預(yù)定服務(wù)美國運(yùn)通公司的Centurion卡

APEC商務(wù)旅行卡（八）“生活方式管理服務(wù)”旅行社48課堂實(shí)踐：寶潔公司楊總經(jīng)理今年5月5日周三要從上海出差到北京，預(yù)訂了浦東機(jī)場上午9:50的DH851班機(jī)，飛機(jī)將在11:00到達(dá)，之后他將入住距離機(jī)場僅30分鐘的皇朝賓館，當(dāng)天下午14:00-16:00參觀北京天成公司，參考產(chǎn)品質(zhì)量，天成公司派車接機(jī)，之后楊總要應(yīng)酬一些商場上的朋友。課堂實(shí)踐：寶潔公司楊總經(jīng)理今年5月5日周三要49

5月6日9:00與天成公司進(jìn)行商務(wù)會談，隨后簽訂協(xié)約，下午五點(diǎn)坐火車趕往西安，入住西安飯店，5月7日周五，9:00楊總拜訪西安大地公司總經(jīng)理，并洽談商務(wù)，中午12點(diǎn)視察本公司駐西安的辦事處，下午兩點(diǎn)乘坐飛機(jī)返回上海，公司派車接機(jī)。請根據(jù)上面內(nèi)容，擬定一份出差旅程表。5月6日9:00與天成公司進(jìn)行商務(wù)會談50日期時(shí)間交通工具預(yù)定行程備注5/5星期三9：50~11：00DH851班機(jī)（浦東機(jī)場）從上海至北京。住皇朝賓館（機(jī)場至賓館30分鐘），預(yù)訂5/6北京至西安火車票7：30派車去總經(jīng)理家接14：00~16：00參觀北京天成公司，參考產(chǎn)品質(zhì)量天成公司廠長秘書機(jī)場接18：00~20：00應(yīng)酬5/6星期四9：00~11：30與天成公司商務(wù)會談14：30~16：00天成公司繼續(xù)會談或簽約17：00~20：30火車從北京至西安，住西安飯店確認(rèn)次日機(jī)票5/7星期五9：00~10：30拜訪西安大地公司總經(jīng)理，洽談商務(wù)12：00~13：00視察本公司駐西安的辦事處14：00~16：50飛機(jī)返回公司派車去機(jī)場接日期時(shí)間交通工具預(yù)定行程備注5/59：50~11：00DH851

第九章

商務(wù)旅行安排

第九章

商務(wù)旅行安排52一、商務(wù)旅行

商務(wù)旅行是指商務(wù)人士在商務(wù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的所有旅游消費(fèi)行為。商務(wù)旅行有兩大類：個(gè)人商務(wù)旅游和MICE。即Meeting(會議)、Incentive(獎(jiǎng)勵(lì)旅游)、Conference(大型企業(yè)會議)、Exhibition(活動(dòng)展覽)

除了傳統(tǒng)的商貿(mào)經(jīng)營外，還包括參加行業(yè)會展、跨國公司的區(qū)域年會、調(diào)研與考察、公司間跨區(qū)域的技術(shù)交流、產(chǎn)品發(fā)布會、以及公司獎(jiǎng)勵(lì)旅游等。

一、商務(wù)旅行商務(wù)旅行是指商53中國已成為世界最具潛力的

商務(wù)旅行市場

世界旅游組織估計(jì)中國商務(wù)旅游及支出在現(xiàn)階段每年高達(dá)103億美元,并將以每年20%的速度增長。中國商務(wù)旅行市場的發(fā)展?jié)摿@人。

中國已成為世界最具潛力的

商務(wù)旅行市場54商務(wù)旅游目的——增進(jìn)相互間的協(xié)作和彼此間的了解，同時(shí)掌握最新的市場動(dòng)態(tài)、了解客戶需求、擴(kuò)大市場份額、進(jìn)行宣傳造勢等商務(wù)活動(dòng)，越來越多地成為企業(yè)決策層重要的工作。商務(wù)旅游目的——增進(jìn)相互間的協(xié)作和彼此間的了解55

案例分析：

A城光明公司經(jīng)理李平與B城華新公司經(jīng)理趙明就某重要合作項(xiàng)目安排約見，予以洽談，時(shí)間預(yù)訂在8月8日下午1：00開始。李經(jīng)理讓秘書張?zhí)m幫他預(yù)訂飛往B城的機(jī)票。張?zhí)m查了飛機(jī)班次，覺得8日上午8：00的航班正合適，于是就訂了兩張?？墒堑诙煲?yàn)樘鞖獾脑颍w機(jī)誤點(diǎn)，到達(dá)B城時(shí)已是下午2點(diǎn)多，再趕到華新公司已是3點(diǎn)多。由于遲到，華新公司趙經(jīng)理大為不悅，認(rèn)為天地公司對該項(xiàng)目的合作缺乏誠意。最終，天地公司失去了與華新公司合作的商機(jī)。

此案例對你有什么啟發(fā)？

案例分析：A城光明公司經(jīng)理李平與B城華新公司56商務(wù)旅游的特點(diǎn)商務(wù)旅游是以商務(wù)或其他特定的活動(dòng)目的為導(dǎo)向,

它的特點(diǎn)具體有：1.事前計(jì)劃性強(qiáng)。2.商務(wù)旅游和休閑度假趨于融合。注重過程中的舒適性、安全性、便利性。3.商務(wù)旅游者時(shí)間觀念較強(qiáng)。4.活動(dòng)具有重復(fù)性。以公務(wù)為主、旅游為輔

商務(wù)旅游的特點(diǎn)商務(wù)旅游是以商務(wù)或其他特定的活動(dòng)目的為導(dǎo)向,57秘書與商務(wù)旅行工作

作為企業(yè)秘書，須了解相關(guān)常識、自己的工作內(nèi)容，做好準(zhǔn)備工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行的圓滿完成。因此，成功安排和參與商務(wù)旅行活動(dòng)是秘書的重要工作之一。秘書與商務(wù)旅行工作58二、秘書為上司出差的準(zhǔn)備工作思考：XX移動(dòng)通信公司總經(jīng)理因公務(wù)需要，攜王秘書到西安出差，主要是洽談手機(jī)生產(chǎn)項(xiàng)目合作前期有關(guān)事宜，請思考小王出差前要做哪些準(zhǔn)備工作？假如小王沒有隨同領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那在領(lǐng)導(dǎo)出差中、出差后，小王要做哪些工作？二、秘書為上司出差的準(zhǔn)備工作思考：59

為上司出差的具體準(zhǔn)備工作

（國內(nèi)）1、準(zhǔn)備出差計(jì)劃2、制定日程表3、為商務(wù)洽談收集和準(zhǔn)備資料4、準(zhǔn)備出差用品5、預(yù)訂機(jī)車票6、安排旅館7、預(yù)支差旅費(fèi)為上司出差的具體準(zhǔn)備工作

（國內(nèi)）1、準(zhǔn)備出差計(jì)60商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件61（一）出差計(jì)劃內(nèi)容：1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排2、出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排3、會晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間）4、交通工具的選擇5、需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。6、旅行內(nèi)容：行程安排，約會、會議計(jì)劃，會晤人員的名單背景，會晤主題7、出差日程表8、上司或接待人的特別要求9、差旅費(fèi)用（一）出差計(jì)劃內(nèi)容：1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排62商務(wù)活動(dòng)文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱合同草案協(xié)議書演講稿討論有關(guān)問題的信件備忘錄日程表科技、產(chǎn)品資料公司簡介對方公司的相關(guān)資料目的地的交通圖旅行指南請柬介紹信通訊錄（地址、電話、傳真）（二）差旅用品一覽表商務(wù)活動(dòng)文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱目的地的交通圖（二）差旅63辦公用品個(gè)人物品筆記本電腦光盤或磁盤微型錄音機(jī)及磁帶照相/攝像機(jī)文件夾筆、筆記本公司信封及信紙手機(jī)名片現(xiàn)金、支票身份證信用卡替換衣服洗漱用品急救藥品旅行箱車船票、機(jī)票差旅用品一覽表辦公用品個(gè)人物品筆記本電腦差旅用品一覽表64（三）制定商務(wù)旅程表保證上司公務(wù)旅行的順利。

商務(wù)旅程表至少包括：時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、住宿、備注。

（三）制定商務(wù)旅程表保證上司公務(wù)旅行的順利。

651．時(shí)間：

一是指旅行出發(fā)、返回時(shí)間，包括因商務(wù)活動(dòng)需要到兩個(gè)或兩個(gè)以上的國家或地區(qū)的抵離時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間；二是指旅行過程中各項(xiàng)活動(dòng)或工作時(shí)間；三是指旅行期間就餐、休息的時(shí)間。

1．時(shí)間：

一是指旅行出發(fā)、返回時(shí)間，包662．地點(diǎn)：

一是指旅行抵達(dá)的目的地（包括中轉(zhuǎn)的地點(diǎn)），目的地的名稱既可以詳寫，即哪個(gè)國家、哪個(gè)地區(qū)、哪個(gè)公司，也可以略寫，即直接寫到達(dá)的公司名稱；二是指旅行過程中開展的各項(xiàng)活動(dòng)或工作的地點(diǎn)；三是指食宿地點(diǎn)。2．地點(diǎn)：

一是指旅行抵達(dá)的目的地67

3．交通工具：

一是指出發(fā)、返回的交通工具；二是指商務(wù)活動(dòng)使用的交通工具。

4.住宿：住宿地點(diǎn)、時(shí)間以及要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格等。

5.具體事項(xiàng)：

一是指商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動(dòng)等；二是指私人事務(wù)活動(dòng)。三是與之相關(guān)的資料、物品攜帶。

3．交通工具：

一是指出發(fā)、返回的686.備注：

記載提醒上司注意的事項(xiàng)，諸如抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)、中轉(zhuǎn)站的名稱，休息時(shí)間，飛機(jī)起飛的時(shí)間，或需要中轉(zhuǎn)時(shí)轉(zhuǎn)機(jī)機(jī)場的名稱、時(shí)間，或某國家為旅客提供了特殊服務(wù)等，或展開活動(dòng)時(shí)，就餐時(shí)要注意攜帶哪些有關(guān)文件契約，應(yīng)該遵守對方民族習(xí)慣的注意事項(xiàng)等。

6.備注：

記載提醒上司注意的事項(xiàng)，諸69

旅行日程安排表（李子木總經(jīng)理）日期具體時(shí)間交通工具地點(diǎn)事項(xiàng)備注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租車廣州從家出發(fā)到白云機(jī)場昆明地接公司電話：0852—875488869：30—11：00民航班機(jī)飛機(jī)上從廣州飛往昆明11：20—11：40昆明分公司接機(jī)車與分公司人員在車上去往分公司視察12：00—3：00午餐和午休地接公司安排的昆明飯店準(zhǔn)備下午會議3：30—5：00昆明飯店會議廳召開分公司和地接公司有關(guān)人員會議5：00—6：30昆明飯店宴會廳舉行宴會，召待相關(guān)新老客戶和地方官員6：30—8：30出租車去往昆明機(jī)場準(zhǔn)備返回廣州9：00—10：30民航班機(jī)飛機(jī)上飛回廣州旅行日程安排表（李子木總經(jīng)理）日期具體時(shí)間交通70商務(wù)旅程表P.2301.這份日程安排表少了什么項(xiàng)目及內(nèi)容？2.你覺得怎樣做更好些？商務(wù)旅程表P.23071旅程表（日程表）還有哪些具體要求？1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔2，時(shí)間不可太緊，應(yīng)留有余地；3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。4，如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃，供上司參考。旅程表（日程表）還有哪些具體要求？72三、領(lǐng)導(dǎo)國（境外）商務(wù)旅行

準(zhǔn)備工作申領(lǐng)護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書”購買機(jī)（車、船）票辦理入出境手續(xù)旅行過程安排三、領(lǐng)導(dǎo)國（境外）商務(wù)旅行

準(zhǔn)備工作73

（一）秘書編制旅程表

注意事項(xiàng)

1.要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時(shí)間，到達(dá)目的地后商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。

2.了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關(guān)規(guī)定。

（一）秘書編制旅程表

注意事項(xiàng)

1.要明確上司74商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件75塞納河左岸：由圣日耳曼大街，蒙巴納斯大街和米歇爾大街所構(gòu)成的拉丁區(qū)，是全世界藝術(shù)家和哲人心目中的精神家園。

塞納河右岸

塞納河左岸：由圣日耳曼大街，蒙巴納斯大街和米歇爾大街所構(gòu)76

3．收集相關(guān)信息：向公司所在國家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)氐哪酥疗淙珖鹘煌üぞ哌\(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在2小時(shí)-4小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限度。

3．收集相關(guān)信息：77

4.編排旅行計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變化，買機(jī)票（車票、船票）時(shí)也要注意時(shí)差；離開和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為準(zhǔn)，秘書應(yīng)熟悉國際時(shí)間計(jì)算的方法。5.擬定幾個(gè)旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案。

4.編排旅行計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變78主要國家時(shí)差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00主要國家時(shí)差表英（格）中+8法+1美（紐）-5澳+179旅行計(jì)劃（李子木總經(jīng)理）廣州——波士頓2004年12月12日—14日時(shí)間日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中國民航CA521次班機(jī)由廣州至波士頓。抵波士頓，由麗云小姐接，住F旅館。與格蘭（GRAN）先生共進(jìn)晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30與格蘭先生在公司會議室會談（所用08號文件在公文包中）。與格蘭先生共進(jìn)午餐。與格蘭先生繼續(xù)會談（所用10號文件在公文包中）。在旅館用晚餐。拜訪陳名先生（麗云陪同，禮品手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班機(jī)回廣州（李大鵬副總經(jīng)理接）旅行計(jì)劃（李子木總經(jīng)理）廣州——80（二）秘書做好準(zhǔn)備工作P.233

準(zhǔn)備好出國商務(wù)旅行的手續(xù):

1.撰寫出國申請、事由、路線、日程安排、人數(shù)、附相關(guān)說明。2.辦理護(hù)照。3.辦理簽證。辦理《國際預(yù)防接種證書》。(黃皮書,憑護(hù)照和簽證到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生檢疫部門進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種后領(lǐng)取黃皮書)（二）秘書做好準(zhǔn)備工作P.233

準(zhǔn)備好出國商務(wù)旅814.辦理出境登記卡:憑護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理。5.訂購機(jī)票:需出示護(hù)照并仔細(xì)查對機(jī)票。6.辦理保險(xiǎn):通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。7.出行前準(zhǔn)備:編制旅行方案；了解外匯信息,辦理兌換；隨身物品；相關(guān)文件；相關(guān)證件；了解所去國背景資料。8.出入境:邊防檢查、海關(guān)檢查、安全檢查、健康檢查。4.辦理出境登記卡:憑護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理。82外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照83綠卡：綠卡：84

簽證:

一個(gè)主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護(hù)照或其他旅行證件上的簽注、蓋印,以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護(hù)照看成是身份證,簽證就是出入證。我國的簽證一般在護(hù)照上。

簽證:一個(gè)主權(quán)國家在本國或外國公民所85黃皮書P.234黃皮書的英文為：InternationalertificateOfVaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。黃皮書P.234黃皮書的英文為：86確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人.與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（餐飲安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息）。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（三）秘書還應(yīng)做的工作（出差前）（三）秘書還應(yīng)做的工作（出差前）87相機(jī)信用卡機(jī)票旅行箱飛機(jī)輪船……相機(jī)信用卡機(jī)票旅行箱飛機(jī)輪船……88赴國外商務(wù)旅行物品攜帶表出差物品備注出差物品備注名片日程表證件身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等筆記本電腦和ppt2張保存在桌面、ppt備份軟盤往返機(jī)票書面講話稿及素材2份活動(dòng)或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品赴國外商務(wù)旅行物品攜帶表出差物品備注出差物品備注名片日程表證89

在第一時(shí)間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)上司日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合上司授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及上司溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；（四）秘書還應(yīng)做的工作（出差中）在第一時(shí)間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它90

(五）出國商務(wù)旅行過程的

注意事項(xiàng)P.238-2401.安全旅途小常識2.尊重各國風(fēng)俗3.了解各國談判風(fēng)格(五）出國商務(wù)旅行過程的

注意事項(xiàng)P.238-24091商務(wù)活動(dòng)旅行安排資料課件92風(fēng)俗習(xí)慣與禮儀1.如信奉伊斯蘭教的民族不吃豬肉,不喝酒,不去卡拉OK歌廳；信奉佛教的印度教徒尊重牛,不吃牛肉；在泰國不能摸小孩子的頭,也不能用腳踢門和物品；在印尼,進(jìn)入主人家庭要脫鞋等。2．遵守時(shí)間，不要失約：參加活動(dòng)要按約定時(shí)間到達(dá)。不要過早，使主人因未準(zhǔn)備好而難堪；也不要晚到，不守時(shí)是很失禮的。

不要作一些異乎尋常的動(dòng)作，不要用手指指人，不喧嘩，不放聲大笑，不在遠(yuǎn)距離大聲喊人。走路不要搭肩膀……

風(fēng)俗習(xí)慣與禮儀1.如信奉伊斯蘭教的民族不吃豬肉93境外游中國人三大陋習(xí)戒一、喧鬧的中國人公共場合嗓門大。例：過海關(guān)是進(jìn)入一國領(lǐng)土的第一關(guān)，中國游客喜歡在過關(guān)時(shí)開始議論，相互拍照什么的。關(guān)口是一個(gè)國家主權(quán)的重要場所，面對這種情況