(房地產(chǎn)檔案管理)檔案管理作業(yè)指引

編號：JH-OP-XZ02檔案管理作業(yè)指引版號：A/0頁碼：第1頁共7頁檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第2頁共7頁目的為規(guī)范公司檔案及資料的管理，特制定本指引。適用范圍適用于公司級檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交、使用、保存及銷毀等管理工作。術(shù)語及定義資料：闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。檔案：是指公司過去和現(xiàn)在的日常經(jīng)營管理工作中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等形式的歷史記錄。檔案資料按密級分類，有如下幾種：絕密：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害。即公司發(fā)展經(jīng)營中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害。即公司的財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等。秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。內(nèi)部公開：是公司可以內(nèi)部公開，但不可以對外傳播的檔案。管理辦法檔案資料管理職責(zé)各職能部門公司各職能部門及全體員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)。公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作。公司各職能部門負(fù)責(zé)向行政管理部檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。公司各職能部門應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置兼職的檔案管理人員。行政管理部行政管理部是公司級檔案資料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)行。行政管理部檔案室負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識、整理、保存和日常管理。人力資源部人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、使用和管理。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第3頁共7頁工程管理部負(fù)責(zé)工程檔案的日常收集、整理和歸檔工作。向行政管理部檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。營銷策劃部負(fù)責(zé)營銷檔案的日常收集、整理和歸檔工作。向行政管理部檔案室移交除銷售檔案外的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。負(fù)責(zé)銷售檔案的日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、使用和管理。財務(wù)管理部按照《會計法》的規(guī)定，負(fù)責(zé)會計檔案的日常收集、整理、貯存、保護(hù)、使用、歸檔、管理。向行政管理部檔案室移交除會計制度規(guī)定須由財務(wù)管理部保管的相關(guān)會計檔案以外的，其他涉及公司經(jīng)營活動的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。行政管理部行政檔案專員負(fù)責(zé)公司檔案保管、查閱、使用工作，為公司業(yè)務(wù)的開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。根據(jù)實際情況，負(fù)責(zé)對失去保存價值的檔案資料提出處理、銷毀意見。負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。各部門兼職資料員編制部門檔案管理制度，并根據(jù)實際情況及時提出修改、補(bǔ)充意見。負(fù)責(zé)本部門所有審簽文件(即業(yè)務(wù)審批、合同及相關(guān)文件)、往來文件的收發(fā)、管理工作。負(fù)責(zé)收集本部門工作中形成的所有原始記錄、檔案、資料。對部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人移交的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類整理、歸檔，及時向公司移交成套的業(yè)務(wù)檔案資料正本原件。部門負(fù)責(zé)保管該套資料的副本、復(fù)印件。接受行政管理部行政檔案專員對其檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將本人經(jīng)辦取得的，涉及公司經(jīng)營活動的證照、文件、合同等重要資料，第一時間移交行政管理部檔案室。各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集、分類、整理本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)的記錄、文件、檔案，于業(yè)務(wù)階段性完結(jié)或全部完結(jié)后，移交本部門資料員。審簽文件由部門資料員集中管理，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在完成審簽文件的審批后一天內(nèi)，需及時將審簽文件正本及審批意見送交部門資料員，并辦理好相應(yīng)交接手續(xù)，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存審簽文件的復(fù)印件。往來文件由部門資料員統(tǒng)一管理，需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人傳閱的往來文件，經(jīng)辦人傳閱后應(yīng)及時交回部門資料員，并辦理好相應(yīng)交接手續(xù)，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存相應(yīng)文件的復(fù)印件。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第4頁共7頁檔案資料管理原則公司檔案資料管理分為三個層次：a）公司行政管理部檔案室b）各職能部門的檔案管理c）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的文件管理公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案資料必須按規(guī)定及時移交，集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，任何個人不得據(jù)為己有。檔案資料的歸檔范圍及分類a）檔案資料的歸檔范圍：凡公司各項工作中形成的有保存價值，能夠全面、系統(tǒng)地反映工作情況和歷史情況的各種類型檔案資料，其原始資料均屬于歸檔范圍，具體參照：《公司檔案資料歸檔范圍、移交時間、保管期限及密級一覽表》。b）公司檔案資料按種類不同，可分以下幾類：?政府辦文類（可細(xì)分為公司類、工程類、營銷類、財務(wù)類）?證照類（可細(xì)分為公司執(zhí)照類、工程類、營銷類、財務(wù)類）經(jīng)濟(jì)合同類（可細(xì)分為辦公行政類、工程類、營銷類、融資類）工程基建類（可細(xì)分為工程施工類、工程招標(biāo)類、工程預(yù)結(jié)算類）其他文件類（可細(xì)分為政策法規(guī)類、政府類、股東類、董事會類、上級公司類、下屬公司類、綜合類等）c）公司檔案資料按業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，可分以下幾類：綜合管理類工程檔案類營銷檔案類會計檔案類人事檔案類檔案資料收集及登記行政管理部行政檔案專員應(yīng)對收到的資料的有效性進(jìn)行核查并及時辦理收文登記。行政管理部行政檔案專員應(yīng)將資料來源及重要性對資料進(jìn)行分類,并編制資料名稱編號目錄表。資料存放在檔案袋盒中須與資料目錄一一對應(yīng)。以各職能部門為單位，各部門資料員為其檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)編制本部門《業(yè)務(wù)檔案及資料目錄》并負(fù)責(zé)進(jìn)行收集、整理、清理及移交等工作。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第5頁共7頁檔案資料移交移交范圍要求a)各部門的檔案資料按行政管理部行政檔案專員規(guī)定的公司級檔案及資料分類表要求進(jìn)行移交。移交時間要求a)根據(jù)各種文件形成特點及規(guī)律確定相應(yīng)的歸檔時間：?即時歸檔移交：政府部門相關(guān)的批示性文件材料、法規(guī)性等屬絕密性的資料應(yīng)即時移交、歸檔。按工作階段歸檔移交：如工程類的竣工資料等檔案資料，在工程進(jìn)行過程中，在每一個工作階段完成后，把該階段形成的資料整理歸檔移交。按子項目結(jié)束時間歸檔移交：如工程類的招標(biāo)文件資料等,在工程進(jìn)行過程中，每一個分包工程的招標(biāo)工作完成后，將該分包工程招投標(biāo)有關(guān)的文件資料歸檔、移交。b)按年度歸檔移交：一般的管理文件資料,一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案室移交。移交標(biāo)準(zhǔn)要求a)凡歸檔移交的檔案資料，必須保證所有資料為原件，需做到內(nèi)容真實，各種簽字蓋章齊全，無涂改現(xiàn)象。檔案資料保管行政管理部行政檔案專員負(fù)責(zé)按有關(guān)管理規(guī)定確定公司檔案資料保存期并報行政管理部經(jīng)理審核，行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。賬物相符。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須嚴(yán)格的手續(xù)做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案資料不散不丟。檔案庫房設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，非行政檔案專員未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房內(nèi)。檔案資料要裝放在檔案柜內(nèi)，排列要整齊、美觀，保持庫房內(nèi)空氣流通。存儲會計檔案的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份盤裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。檔案資料保密及提供使用檔案資料的保密a)檔案資料的密級由各職能部門提出，行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批，并由行政管理部統(tǒng)一標(biāo)注、加蓋密級印章。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第6頁共7頁檔案資料的使用a)檔案資料使用的審批權(quán)限劃分為：?絕密：借用/復(fù)制審批一一使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理部經(jīng)理、行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。機(jī)密：借用/復(fù)制審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理部經(jīng)理、行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。保密：借用審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理部經(jīng)理審核、行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)制審批——行政管理部經(jīng)理審核、行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)部公開：借用/復(fù)制審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理部經(jīng)理審批。檔案資料使用《檔案資料使用審批表》，經(jīng)上述授權(quán)人簽字同意后方可借用或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，檔案資料用后應(yīng)及時歸還，行政檔案專員有義務(wù)按期催還，并應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行清點、核對、辦理退還手續(xù)。借閱的檔案資料要求按期歸還，如有丟失、損壞或泄露，視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人的責(zé)任檔案資料是國家和公司的寶貴財富，借閱者應(yīng)予愛護(hù)，并對所借閱的檔案資料的安全、保密和完整負(fù)責(zé)，不得隨意損壞，涂改、沾污、標(biāo)記、拆散、抽頁、折角、轉(zhuǎn)借，更不得丟失。行政檔案專員要熟悉所管轄的檔案資料情況，編制卷內(nèi)目錄、全引目錄檢索工具，以便及時準(zhǔn)確地提供檔案利用。檔案資料統(tǒng)計檔案資料的收進(jìn)和移出隨時進(jìn)行登記，并出具月統(tǒng)計報表。全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次。行政檔案專員應(yīng)及時準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效果。檔案資料鑒定和銷毀檔案資料的鑒定對已超過保管期限的檔案，行政檔案專員組織定期鑒定。鑒定檔案在行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理部經(jīng)理主持下，由公司行政檔案專員、部門資料員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)成員組成鑒定小組共同進(jìn)行。檔案資料的銷毀a)鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組對確無保存價值的檔案，編制《檔案資料銷毀清單》，提出銷

檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0檔案管理作業(yè)指引頁碼：第7頁共7頁毀建議，由行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。b)檔案資料的銷毀程序?銷毀檔案時，必須指定兩人以上專人對照《檔案資料銷毀清單》檢查待銷毀的檔案資料，確認(rèn)無誤后，方可銷毀。銷毀后，負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章?！稒n案資料銷毀清單》及報告由檔案室保存。員工調(diào)(離)職時檔案交接的要求公司員工調(diào)(離