公文處理與檔案管理教材課件

公文處理與檔案管理教材公文處理與檔案管理教材公文處理文件的生命周期理論發(fā)文處理收文處理概念區(qū)分12/11/20222公文處理文件的生命周期理論12/10/202221.文件的生命周期1940年，美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。12/11/202231.文件的生命周期1940年，美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克2.發(fā)文處理

12/11/202242.發(fā)文處理12/10/20224發(fā)文處理擬稿紙文頭紙12/11/20225發(fā)文處理12/10/20225第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件青奧組委011〕7號青奧組委﹝2011﹞7號簽發(fā)人：╳╳委〔2011〕7號關(guān)于╳╳╳╳的請示

中國奧委會：

經(jīng)╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。

附：

╳╳╳╳二〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會青奧組委函﹝2011﹞7號關(guān)于╳╳╳╳的函

╳╳╳：一、小標(biāo)宋或黑體（一）3號楷體1.3號仿宋

（1）二〇一一年七月四日

12/11/20226第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件第二屆青年奧林匹克運(yùn)動第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件青奧組委〔2011〕7號簽發(fā)人：組委會領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見、通知、通報(bào)；2、青奧組委給國務(wù)院及其部門的報(bào)告、請示；3、青奧組委與其它單位聯(lián)合發(fā)文；4、青奧組委各部門部級以下領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免；5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會各部門的文件；6、經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意的其它文件。2.1組委會行文12/11/20227第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件2.1組委會行文12.1組委會行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會1、函件

青奧組委函〔2011〕7號2、批復(fù)

青奧組委復(fù)〔2011〕8號12/11/202282.1組委會行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會12/2.2青奧辦行文南京市青奧會工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)〔2011〕2號給市委、市政府的請示、報(bào)告；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；其他需要發(fā)文的事項(xiàng)南京市青奧會工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門商洽工作的函件寧青奧辦函〔2011〕2號青奧辦的批復(fù)寧青奧辦復(fù)〔2011〕2號12/11/202292.2青奧辦行文南京市青奧會工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件12/2.3部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會××部（廳）文件青奧廳〔2011〕17號簽發(fā)人：部門領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委各部門的請示、報(bào)告、決定、通知等2、兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會××部（廳）1、函件

青奧策函〔2011〕7號2、批復(fù)

青奧宣復(fù)〔2011〕8號12/11/2022102.3部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會××部（3.收文處理12/11/2022113.收文處理12/10/2022113.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；上級機(jī)關(guān)公文，已經(jīng)通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；要求組委會（或青奧辦）答復(fù)問題的來文已經(jīng)作出明確答復(fù)；應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。12/11/2022123.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程4.概念區(qū)分“請示”與“報(bào)告”。報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)?！罢埵尽迸c“函”（商請函、詢答函、請批函、答批函）“南京市青奧辦”與“南京青奧組委”“擬文”與“辦文”、“傳閱”12/11/2022134.概念區(qū)分“請示”與“報(bào)告”。報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)檔案管理什么是檔案文書檔案數(shù)碼照片檔案實(shí)物檔案重大活動檔案的收集文獻(xiàn)資料12/11/202214檔案管理什么是檔案12/10/2022141.什么是檔案

檔案是階級社會的產(chǎn)物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺、石渠閣、唐宋的架閣庫、明清的黃冊庫、皇史宬等。12/11/2022151.什么是檔案檔案是階級社會的產(chǎn)物。12/10/2021.什么是檔案——定義檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。12/11/2022161.什么是檔案——定義檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動1.什么是檔案——檔案的種類12/11/2022171.什么是檔案——檔案的種類12/10/2022171.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容12/11/2022181.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容12/10/2022182.文書檔案——?dú)w檔范圍1、工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、大事記、簡報(bào)等。2、制發(fā)的各種文件及領(lǐng)導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門職責(zé)、規(guī)章、守則等。4、黨支部活動形成的文件、總結(jié)、報(bào)告等。5、重要會議記錄、重要統(tǒng)計(jì)資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來信、來訪形成的電話記錄、處理意見、報(bào)告等有關(guān)材料。7、外出考察活動資料、考察報(bào)告。8、與相關(guān)單位或國際奧委會等國際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書、備忘錄等法律文本。12/11/2022192.文書檔案——?dú)w檔范圍1、工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、大事記、2.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括黨中央、國務(wù)院及中央、國家有關(guān)部門對青奧組委請示事項(xiàng)的批復(fù)；上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人為青奧會所作的題詞、賀詞、講話和指示等。以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級部門提交的工作報(bào)告；青奧組委與中央、國家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會、全會、執(zhí)委會、秘書長辦公會、專題會及其他重要會議的文件材料。12/11/2022202.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括2.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國內(nèi)外重要活動中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發(fā)的各類電報(bào)、傳真、秘密文件。青奧組委編印的大事記、簡報(bào)等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規(guī)章制度等；車輛安排、使用、調(diào)度方案；辦公用品、設(shè)備的購置計(jì)劃、請示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。12/11/2022212.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國內(nèi)外2.1文書檔案歸檔范圍——國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會、各國際單項(xiàng)體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關(guān)的報(bào)名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作計(jì)劃、安排及相關(guān)文件材料，包括請示、批件、登記表等；重要外事活動方案，外賓、貴賓名單，邀請函，會談紀(jì)要，備忘錄等；大型宴會方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機(jī)構(gòu)發(fā)來的電報(bào)。12/11/2022222.1文書檔案歸檔范圍——國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會、各國際2.1文書檔案歸檔范圍——總體策劃部青奧組委向國際奧委會提交的工作報(bào)告；以青奧組委名義向國內(nèi)外媒體和社會各界發(fā)布的文稿；青奧組委年度工作報(bào)告、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)；青奧組委重點(diǎn)工作計(jì)劃；編制《總體工作進(jìn)度表》及基礎(chǔ)計(jì)劃；有關(guān)青奧村的工作計(jì)劃和實(shí)施方案；項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)管理工作中產(chǎn)生的文件材料。12/11/2022232.1文書檔案歸檔范圍——總體策劃部青奧組委向國際奧委會2.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)支部、工會工作及活動中形成的文件材料；青奧組委組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案，各部門、賽區(qū)工作職責(zé)；與志愿者工作有關(guān)的文件材料；各部門、賽區(qū)《工作人員手冊》；干部任免及人員調(diào)配材料；各部門、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補(bǔ)貼辦法；工作人員培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施細(xì)則；年度考核辦法及相關(guān)材料；面向社會公開招聘形成的文件資料。12/11/2022242.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)2.1文書檔案歸檔范圍——市場開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行計(jì)劃、贊助商識別計(jì)劃、火炬接力活動市場開發(fā)計(jì)劃、文化活動市場開發(fā)計(jì)劃、市場開發(fā)預(yù)算等；青奧組委贊助商、供應(yīng)商銷售計(jì)劃；特許經(jīng)營計(jì)劃及郵品、紀(jì)念幣計(jì)劃；對青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、分析的材料；對贊助商／轉(zhuǎn)播商的接待計(jì)劃及提供服務(wù)所產(chǎn)生的文件材料；贊助商顧問組會議、贊助商研討會等相關(guān)會議材料；青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略計(jì)劃和操作方案；青奧組委捐贈登記及各類統(tǒng)計(jì)資料等。12/11/2022252.1文書檔案歸檔范圍——市場開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行計(jì)劃、贊助商2.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會徽發(fā)布、開、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動方案等；策劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動、奧林匹克主題活動形成的文件材料；會徽、吉祥物等的設(shè)計(jì)方案及相關(guān)文件材料；征集、評選會歌文件，會歌原稿及青奧會入選歌曲名錄等；城市景觀設(shè)計(jì)活動的相關(guān)文件材料。12/11/2022262.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動、慶2.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報(bào)、會議紀(jì)要等；對國內(nèi)、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊、折頁、宣傳畫等宣傳品的設(shè)計(jì)、評選方案及相關(guān)材料；參加國內(nèi)外有關(guān)展覽活動的布展方案、圖片、預(yù)算等資料；青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料；新聞發(fā)布會的材料及對國內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號及標(biāo)語；比賽場館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料；涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料12/11/2022272.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報(bào)2.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部競賽規(guī)程總則、總秩序冊，各競賽項(xiàng)目設(shè)置方案、競賽日程表；確定比賽(訓(xùn)練)場地的文件材料；28個(gè)國際單項(xiàng)體育組織（IF）關(guān)于確認(rèn)奧運(yùn)會比賽場館、競賽日程的文件材料；運(yùn)動員資格審查辦法；運(yùn)動員報(bào)名手冊，技術(shù)代表、技術(shù)官員、運(yùn)動員名冊；競賽紀(jì)律的有關(guān)規(guī)定，抽簽方案等；編寫的技術(shù)手冊、指南等12/11/2022282.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部競賽規(guī)程總則、總秩2.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部頒獎工作方案，獎杯、獎牌設(shè)計(jì)制作方案、合同書等；審定場地、器材、計(jì)時(shí)、記分設(shè)備的文件；選派培訓(xùn)裁判員，建立仲裁委員會，確定裁判長（總裁判長）、副裁判長（副總裁判）的文件；總成績冊，每日成績公告。12/11/2022292.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部頒獎工作方案，獎杯2.1文書檔案歸檔范圍——財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；各部門年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件；青奧組委經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、實(shí)施細(xì)則；青奧組委財(cái)務(wù)制度及管理辦法；青奧組委物資需求計(jì)劃，物資、采購的管理制度及相關(guān)文件；青奧會財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)管理過程中形成的文件；青奧組委外匯使用和管理辦法；青奧組委出國人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。12/11/2022302.1文書檔案歸檔范圍——財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；122.1文書檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧”總體方案、實(shí)施計(jì)劃；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、通信項(xiàng)目等工作的運(yùn)行、實(shí)施方案；辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等文件材料；計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)技術(shù)手冊、使用指南；青奧會期間的計(jì)時(shí)記分、成績處理、運(yùn)動會管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料；青奧會場館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收、運(yùn)行及組織、培訓(xùn)、分配場館運(yùn)營隊(duì)伍中形成的文件材料。12/11/2022312.1文書檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧”總體方案2.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場館建設(shè)中安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類安保工作信息資料；設(shè)計(jì)、制作、審核、發(fā)放及管理各類證件的文件材料；青奧會醫(yī)療服務(wù)工作規(guī)劃；各項(xiàng)醫(yī)療準(zhǔn)備工作的相關(guān)文件材料；配合有關(guān)部門推動開展疾病防疫、監(jiān)測等工作的相關(guān)文件材料；有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測前期準(zhǔn)備工作形成的文件材料；與動物檢驗(yàn)檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略計(jì)劃、運(yùn)行計(jì)劃及相關(guān)文件材料12/11/2022322.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場2.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求每年二月底前，將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度的確定★12/11/2022332.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件12/10/202.3文書檔案的整理12/11/2022342.3文書檔案的整理12/10/2022342.3.1件的確定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報(bào)表、名冊、圖冊等來文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會議記錄類材料12/11/2022352.3.1件的確定文件正本與不同稿本12/10/202232.3.2裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

12/11/2022362.3.2裝訂12/10/2022362.3.3編目件號責(zé)任者題名日期保管期限頁數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國際奧委會主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實(shí)施方案20100812永久837市委書記信箱來信交辦單[關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進(jìn)水上自行車項(xiàng)目的來信的答復(fù)]（附來信）20100813永久338體育與場館部關(guān)于赴新加坡青奧會、廣州亞運(yùn)會實(shí)習(xí)考察情況的報(bào)告20101231永久712/11/2022372.3.3編目件號責(zé)任者題名日期保管期3.數(shù)碼照片檔案照片號：20100055題名：在國際奧委會122次全會上國際奧委會主席羅格宣布南京獲得2014年青奧會主辦權(quán)責(zé)任者：南京市青奧辦拍攝時(shí)間：20100110攝影者：國際奧委會12/11/2022383.數(shù)碼照片檔案照片號：2010005512/10/203.1歸檔范圍領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。本單位組織或參加的重要外事活動的照片。記錄本單位重大事件、活動的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。12/11/2022393.1歸檔范圍領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)3.2歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時(shí)歸檔歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式對具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件12/11/2022403.2歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時(shí)歸檔12/10/3.3著錄項(xiàng)目照片號責(zé)任者照片題名拍攝時(shí)間類別攝影者密級備注20100001南京市青奧辦南京申辦代表團(tuán)參加瑞士洛桑舉行的國際奧委會青奧會申辦工作會議，圖為代表在現(xiàn)場研究工作，左一國家體育總局外聯(lián)司司長宋魯增，左三王詠紅副市長20090310數(shù)碼件蔣平

20100002南京市青奧辦季建業(yè)市長到青奧辦調(diào)研工作，圖為季建業(yè)市長（左四）講話20091121數(shù)碼件蔣平

20100003南京市青奧辦國際奧委會第122次全會青奧會申辦城市陳述會議會場20100210數(shù)碼件楊磊

12/11/2022413.3著錄項(xiàng)目照片號責(zé)任者照片題名拍攝時(shí)間類別攝影者密級4.實(shí)物檔案12/11/2022424.實(shí)物檔案12/10/2022424.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍青奧會會徽、吉祥物、會歌、火炬等青奧產(chǎn)物及相關(guān)紀(jì)念品、旗幟等實(shí)物青奧會開閉幕式及各比賽場館舉行的半決賽、決賽等重大活動、會議的門票，以及相關(guān)標(biāo)志、宣傳冊、紀(jì)念品、證件和獎杯、獎牌等相關(guān)實(shí)物的樣品、模具等由青奧組委指定企業(yè)設(shè)計(jì)的各類特許產(chǎn)品，如鑰匙鏈、紀(jì)念章、紀(jì)念郵票、紀(jì)念幣、郵折等國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個(gè)人舉辦的各類活動中，與青奧相關(guān)的，并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物和文獻(xiàn)資料12/11/2022434.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍青奧會會徽、吉祥物、會歌、火炬4.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個(gè)人為青奧會制作并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物及其背景資料，包括工藝品、橫幅等上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等青奧組委對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品青奧組委成立以來使用過的牌、匾、印章等其它有保存價(jià)值的實(shí)物12/11/2022444.1實(shí)物檔案——?dú)w檔范圍國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個(gè)人為青奧4.2實(shí)物檔案——?dú)w檔要求應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時(shí)保留的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系本單位對外交往中贈送給對方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔12/11/2022454.2實(shí)物檔案——?dú)w檔要求應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月5.重大活動檔案收集請示、批復(fù)、活動方案及主要活動安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文）、簽到簿、開閉幕詞、上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話、總結(jié)代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道分會會議的討論記錄，會議代表登記表、接待手冊、合同、協(xié)議、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、工作預(yù)案等各類證件、紀(jì)念品及各類音頻、視頻文件其他需歸檔的文件材料12/11/2022465.重大活動檔案收集請示、批復(fù)、活動方案及主要活動安排、6.文獻(xiàn)資料青奧會在申辦、籌備和舉辦各階段獲得的，有參考作用的書刊、手冊、指南、畫冊、圖表、報(bào)告、會議文件等各類紙質(zhì)、聲像、電子等載體形式的文件材料。各部從國際奧委會、國際單項(xiàng)體育聯(lián)合會及其他有關(guān)國際機(jī)構(gòu)獲得的文獻(xiàn)資料；各部工作人員參加國內(nèi)外各類會議、培訓(xùn)和其他交流活動帶回的文獻(xiàn)資料；各部認(rèn)為重要，應(yīng)推薦共享的其他文獻(xiàn)資料。12/11/2022476.文獻(xiàn)資料青奧會在申辦、籌備和舉辦各階段獲得的，有參考公文處理與檔案管理教材公文處理與檔案管理教材公文處理文件的生命周期理論發(fā)文處理收文處理概念區(qū)分12/11/202249公文處理文件的生命周期理論12/10/202221.文件的生命周期1940年，美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。12/11/2022501.文件的生命周期1940年，美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克2.發(fā)文處理

12/11/2022512.發(fā)文處理12/10/20224發(fā)文處理擬稿紙文頭紙12/11/202252發(fā)文處理12/10/20225第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件青奧組委011〕7號青奧組委﹝2011﹞7號簽發(fā)人：╳╳委〔2011〕7號關(guān)于╳╳╳╳的請示

中國奧委會：

經(jīng)╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。

附：

╳╳╳╳二〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會青奧組委函﹝2011﹞7號關(guān)于╳╳╳╳的函

╳╳╳：一、小標(biāo)宋或黑體（一）3號楷體1.3號仿宋

（1）二〇一一年七月四日

12/11/202253第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件第二屆青年奧林匹克運(yùn)動第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件青奧組委〔2011〕7號簽發(fā)人：組委會領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見、通知、通報(bào)；2、青奧組委給國務(wù)院及其部門的報(bào)告、請示；3、青奧組委與其它單位聯(lián)合發(fā)文；4、青奧組委各部門部級以下領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免；5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會各部門的文件；6、經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意的其它文件。2.1組委會行文12/11/202254第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會文件2.1組委會行文12.1組委會行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會1、函件

青奧組委函〔2011〕7號2、批復(fù)

青奧組委復(fù)〔2011〕8號12/11/2022552.1組委會行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會12/2.2青奧辦行文南京市青奧會工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)〔2011〕2號給市委、市政府的請示、報(bào)告；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；其他需要發(fā)文的事項(xiàng)南京市青奧會工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門商洽工作的函件寧青奧辦函〔2011〕2號青奧辦的批復(fù)寧青奧辦復(fù)〔2011〕2號12/11/2022562.2青奧辦行文南京市青奧會工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件12/2.3部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會××部（廳）文件青奧廳〔2011〕17號簽發(fā)人：部門領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委各部門的請示、報(bào)告、決定、通知等2、兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會××部（廳）1、函件

青奧策函〔2011〕7號2、批復(fù)

青奧宣復(fù)〔2011〕8號12/11/2022572.3部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動會組織委員會××部（3.收文處理12/11/2022583.收文處理12/10/2022113.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；上級機(jī)關(guān)公文，已經(jīng)通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；要求組委會（或青奧辦）答復(fù)問題的來文已經(jīng)作出明確答復(fù)；應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。12/11/2022593.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程4.概念區(qū)分“請示”與“報(bào)告”。報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)?！罢埵尽迸c“函”（商請函、詢答函、請批函、答批函）“南京市青奧辦”與“南京青奧組委”“擬文”與“辦文”、“傳閱”12/11/2022604.概念區(qū)分“請示”與“報(bào)告”。報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)檔案管理什么是檔案文書檔案數(shù)碼照片檔案實(shí)物檔案重大活動檔案的收集文獻(xiàn)資料12/11/202261檔案管理什么是檔案12/10/2022141.什么是檔案

檔案是階級社會的產(chǎn)物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺、石渠閣、唐宋的架閣庫、明清的黃冊庫、皇史宬等。12/11/2022621.什么是檔案檔案是階級社會的產(chǎn)物。12/10/2021.什么是檔案——定義檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。12/11/2022631.什么是檔案——定義檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動1.什么是檔案——檔案的種類12/11/2022641.什么是檔案——檔案的種類12/10/2022171.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容12/11/2022651.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容12/10/2022182.文書檔案——?dú)w檔范圍1、工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、大事記、簡報(bào)等。2、制發(fā)的各種文件及領(lǐng)導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門職責(zé)、規(guī)章、守則等。4、黨支部活動形成的文件、總結(jié)、報(bào)告等。5、重要會議記錄、重要統(tǒng)計(jì)資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來信、來訪形成的電話記錄、處理意見、報(bào)告等有關(guān)材料。7、外出考察活動資料、考察報(bào)告。8、與相關(guān)單位或國際奧委會等國際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書、備忘錄等法律文本。12/11/2022662.文書檔案——?dú)w檔范圍1、工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、大事記、2.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括黨中央、國務(wù)院及中央、國家有關(guān)部門對青奧組委請示事項(xiàng)的批復(fù)；上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人為青奧會所作的題詞、賀詞、講話和指示等。以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級部門提交的工作報(bào)告；青奧組委與中央、國家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會、全會、執(zhí)委會、秘書長辦公會、專題會及其他重要會議的文件材料。12/11/2022672.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括2.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國內(nèi)外重要活動中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發(fā)的各類電報(bào)、傳真、秘密文件。青奧組委編印的大事記、簡報(bào)等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規(guī)章制度等；車輛安排、使用、調(diào)度方案；辦公用品、設(shè)備的購置計(jì)劃、請示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。12/11/2022682.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國內(nèi)外2.1文書檔案歸檔范圍——國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會、各國際單項(xiàng)體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關(guān)的報(bào)名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作計(jì)劃、安排及相關(guān)文件材料，包括請示、批件、登記表等；重要外事活動方案，外賓、貴賓名單，邀請函，會談紀(jì)要，備忘錄等；大型宴會方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機(jī)構(gòu)發(fā)來的電報(bào)。12/11/2022692.1文書檔案歸檔范圍——國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會、各國際2.1文書檔案歸檔范圍——總體策劃部青奧組委向國際奧委會提交的工作報(bào)告；以青奧組委名義向國內(nèi)外媒體和社會各界發(fā)布的文稿；青奧組委年度工作報(bào)告、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)；青奧組委重點(diǎn)工作計(jì)劃；編制《總體工作進(jìn)度表》及基礎(chǔ)計(jì)劃；有關(guān)青奧村的工作計(jì)劃和實(shí)施方案；項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)管理工作中產(chǎn)生的文件材料。12/11/2022702.1文書檔案歸檔范圍——總體策劃部青奧組委向國際奧委會2.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)支部、工會工作及活動中形成的文件材料；青奧組委組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案，各部門、賽區(qū)工作職責(zé)；與志愿者工作有關(guān)的文件材料；各部門、賽區(qū)《工作人員手冊》；干部任免及人員調(diào)配材料；各部門、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補(bǔ)貼辦法；工作人員培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施細(xì)則；年度考核辦法及相關(guān)材料；面向社會公開招聘形成的文件資料。12/11/2022712.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)2.1文書檔案歸檔范圍——市場開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行計(jì)劃、贊助商識別計(jì)劃、火炬接力活動市場開發(fā)計(jì)劃、文化活動市場開發(fā)計(jì)劃、市場開發(fā)預(yù)算等；青奧組委贊助商、供應(yīng)商銷售計(jì)劃；特許經(jīng)營計(jì)劃及郵品、紀(jì)念幣計(jì)劃；對青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、分析的材料；對贊助商／轉(zhuǎn)播商的接待計(jì)劃及提供服務(wù)所產(chǎn)生的文件材料；贊助商顧問組會議、贊助商研討會等相關(guān)會議材料；青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略計(jì)劃和操作方案；青奧組委捐贈登記及各類統(tǒng)計(jì)資料等。12/11/2022722.1文書檔案歸檔范圍——市場開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行計(jì)劃、贊助商2.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會徽發(fā)布、開、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動方案等；策劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動、奧林匹克主題活動形成的文件材料；會徽、吉祥物等的設(shè)計(jì)方案及相關(guān)文件材料；征集、評選會歌文件，會歌原稿及青奧會入選歌曲名錄等；城市景觀設(shè)計(jì)活動的相關(guān)文件材料。12/11/2022732.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動、慶2.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報(bào)、會議紀(jì)要等；對國內(nèi)、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊、折頁、宣傳畫等宣傳品的設(shè)計(jì)、評選方案及相關(guān)材料；參加國內(nèi)外有關(guān)展覽活動的布展方案、圖片、預(yù)算等資料；青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料；新聞發(fā)布會的材料及對國內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號及標(biāo)語；比賽場館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料；涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料12/11/2022742.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報(bào)2.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部競賽規(guī)程總則、總秩序冊，各競賽項(xiàng)目設(shè)置方案、競賽日程表；確定比賽(訓(xùn)練)場地的文件材料；28個(gè)國際單項(xiàng)體育組織（IF）關(guān)于確認(rèn)奧運(yùn)會比賽場館、競賽日程的文件材料；運(yùn)動員資格審查辦法；運(yùn)動員報(bào)名手冊，技術(shù)代表、技術(shù)官員、運(yùn)動員名冊；競賽紀(jì)律的有關(guān)規(guī)定，抽簽方案等；編寫的技術(shù)手冊、指南等12/11/2022752.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部競賽規(guī)程總則、總秩2.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部頒獎工作方案，獎杯、獎牌設(shè)計(jì)制作方案、合同書等；審定場地、器材、計(jì)時(shí)、記分設(shè)備的文件；選派培訓(xùn)裁判員，建立仲裁委員會，確定裁判長（總裁判長）、副裁判長（副總裁判）的文件；總成績冊，每日成績公告。12/11/2022762.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部頒獎工作方案，獎杯2.1文書檔案歸檔范圍——財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；各部門年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件；青奧組委經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、實(shí)施細(xì)則；青奧組委財(cái)務(wù)制度及管理辦法；青奧組委物資需求計(jì)劃，物資、采購的管理制度及相關(guān)文件；青奧會財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)管理過程中形成的文件；青奧組委外匯使用和管理辦法；青奧組委出國人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。12/11/2022772.1文書檔案歸檔范圍——財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；122.1文書檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧”總體方案、實(shí)施計(jì)劃；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、通信項(xiàng)目等工作的運(yùn)行、實(shí)施方案；辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等文件材料；計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)技術(shù)手冊、使用指南；青奧會期間的計(jì)時(shí)記分、成績處理、運(yùn)動會管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料；青奧會場館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收、運(yùn)行及組織、培訓(xùn)、分配場館運(yùn)營隊(duì)伍中形成的文件材料。12/11/2022782.1文書檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧”總體方案2.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場館建設(shè)中安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類安保工作信息資料；設(shè)計(jì)、制作、審核、發(fā)放及管理各類證件的文件材料；青奧會醫(yī)療服務(wù)工作規(guī)劃；各項(xiàng)醫(yī)療準(zhǔn)備工作的相關(guān)文件材料；配合有關(guān)部門推動開展疾病防疫、監(jiān)測等工作的相關(guān)文件材料；有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測前期準(zhǔn)備工作形成的文件材料；與動物檢驗(yàn)檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略計(jì)劃、運(yùn)行計(jì)劃及相關(guān)文件材料12/11/2022792.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場2.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求每年二月底前，將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度的確定★12/11/2022802.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件12/10/202.3文書檔案的整理12/11/2022812.3文書檔案的整理12/10/2022342.3.1件的確定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報(bào)表、名冊、圖冊等來文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會議記錄類材料12/11/2022822.3.1件的確定文件正本與不同稿本12/10/202232.3.2裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

12/11/2022832.3.2裝訂12/10/2022362.3.3編目件號責(zé)任者題名日期保管期限頁數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國際奧委會主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實(shí)施方案20100812永久837市委書記信箱來信交辦單[關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進(jìn)水上自行車項(xiàng)目的來信的答復(fù)]（附來信）20100813永久338體育與場館部關(guān)于赴新加坡青奧會、廣州亞運(yùn)會實(shí)習(xí)考察情況的報(bào)告20101231永久712/11/2022842.3.3編目件號責(zé)任者題名日期保管期3.數(shù)碼照片檔案照片號：20100055題名：在國際奧委會122次全會上國際奧委會主席羅格宣布南京獲得2014年青奧會主辦權(quán)責(zé)任者：南京市青奧辦拍攝時(shí)間：20100110攝影者：國際奧委會12/11/20228