采購部管理制度(修改版)

..文件編號:QMS-PU-SMP-001版本編號:A/0受控狀態(tài):分發(fā)號:采購管理制度編制:審核:批準:發(fā)布日期:實施日期:采購日常管理制度目的為加強采購部日常工作管理,做到有章可循；加強原輔料及包裝材料的采購管理,保證原輔材料及包裝材料的質量,使原輔材料及包裝材料符合相應產(chǎn)品標準及工藝技術要求從而保證產(chǎn)品質量,特制訂本制度。采購范圍生產(chǎn)部、研發(fā)部所用原輔材料、包裝材料由采購部負責采購采購；辦公用品、耗材、勞保用品等由行政人事部采購,詳見《行政人事部管理制度》各部門的固定資產(chǎn)由各部門自行采購,詳見《行政人事部管理制度》責任采購部負責制訂原輔材料及包裝材料采購管理制度,采購員員執(zhí)行原輔材料及包裝材料采購管理制度。原輔料、包裝材料采購流程1、采購人員要以高度的責任心進行采購工作,要對每一種所采購的原輔材料及包裝材料的質量進行負責,要保證采購物品按時到場。同時堅決避免采購活動中的任何違法行為。采購部制度應保證原輔料材料符合相應的食品安全國家標準、地方標準和企業(yè)標準的規(guī)定；3、采購前必須索要供應廠家的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證等相關證件,等質監(jiān)部門驗證合格后方可進行采購；4、采購部根據(jù)生產(chǎn)年計劃,擬定采購合同,根據(jù)生產(chǎn)月計劃,及時編制及修訂《原材料采購計劃》,報部門經(jīng)理批準。采購計劃必須明確采購原輔材料及包裝材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家或供應商名稱、質量要求,價格及供貨時間等。5、采購人員應嚴格按照采購計劃中規(guī)定的內容擬定《采購訂單》,小量訂貨也可采用訂貨,必須填寫《非訂單訂貨記錄》特殊情況需請示經(jīng)理和生產(chǎn)車間主任同意后,可改變采購計劃。6、采購員不得采購不在食品生產(chǎn)領域使用的,不符合國家《食品安全法》規(guī)定要求的原輔材料及包裝材料。7、采購原料時,必須嚴格按照國家標準,執(zhí)行進貨檢驗制度,每批原料必須有廠家隨貨《檢測報告單》,進出口原料必須有進出口《檢驗檢疫證明》,做到批批送樣檢測,并做好記錄。8、采購人員對于采購的原輔材料及包裝材料要認真做好檢查和登記工作。對于不符合采購計劃的情況,采購人員都要做好相應的處理工作。9、采購進場的原輔材料及包裝材料,采購人員要妥善保管,防止物品變質、損壞等,同時,要及時與質量監(jiān)督員聯(lián)系做好原輔材料及包裝材料的質量驗收工作。10、采購人員要以高度的責任心進行采購工作,要對每一種所采購的原輔材料及包裝材料的質量進行負責,要保證采購物品按時到場。同時堅決避免采購活動中的任何違法行為。五、退貨流程1、不合格貨物,由采購部與供貨商溝通,在3日內退貨。2、庫存時間較長需退貨的貨物,由生產(chǎn)部申請,采購部審核后退貨。3、流程圖檢驗不合格貨物檢驗不合格貨物生產(chǎn)要求退貨采購部采購部簽訂退貨協(xié)議出具退貨單轉運輸通知供應商退貨時間收集供應商簽收單財務部辦理退票手續(xù)如需退票六、附件《原材料采購計劃》《采購訂單》《非訂單訂貨記錄》《合格供應商名單》采購價格管理制度一、采購部于每月1日、16日給財務部提供原材料價格變動表。二、返利以貨物或者現(xiàn)金方式返還,由采購部出具返利報告單,財務部復核、生產(chǎn)總監(jiān)審核后財務入賬。第三章合同管理制度一、目的為規(guī)范公司采購合同的管理,防范與控制合同風險,有效維護公司的合法權益,特制定本制度。二、合同形式及內容1、原材料采購年采購額在50000元以上,均應簽訂正式的文本合同,其他的以訂單的形式簽訂。2、合同內容詳見《采購合同》模版。三、合同簽訂與管理1、采購合同由采購部與供應商就購貨事宜協(xié)商后確定合同條款。2、確定的合同文本,研發(fā)負責審核原輔料的質量參數(shù)內容,品控負責審核法律法規(guī)相關內容,財務負責審核費用及相關付款內容等,最后交由研發(fā)、品控、財務、生產(chǎn)總監(jiān)審核簽字后由采購部與對方簽訂。3、合同一式四份,財務部、供應部各一份,供應商兩份。四、附件《采購合同》第四章新增供應商管理制度一、目的為提高采購安全性,降低采購成本。二、新增供應商依據(jù)1、采購部根據(jù)市場信息及研發(fā)部、生產(chǎn)工藝的要求進行新增供應商的篩選。2、在現(xiàn)有供應商因價格、供貨、質量、服務等原因不能滿足需求時。三、新增供應商流程1、流程圖原材料樣品信息原材料樣品信息研發(fā)部研發(fā)部生產(chǎn)生產(chǎn)工藝采購部采購部品控檢測檢測報告品控檢測檢測報告過濾排除過濾排除YN生產(chǎn)工藝小試生產(chǎn)工藝小試品控檢測檢測報告品控檢測檢測報告研發(fā)部研發(fā)部應用研發(fā)報告生產(chǎn)車間中式應用研發(fā)報告生產(chǎn)車間中式檢測報告檢測報告樣品信息樣品信息采購部樣品信息樣品信息采購部價格、到貨期供應商儲備、庫存、月分析供應商儲備、庫存、月分析2、采購部在新增新供應商時,必須以研發(fā)部、生產(chǎn)工藝的實驗結果為依據(jù)。3、新增供應商,由采購部填寫《新增供應商申請表》報生產(chǎn)總監(jiān)、研發(fā)部總工、研發(fā)總監(jiān)審核,總經(jīng)理審批后轉財務。4、采購部每半年向研發(fā)部提供由其協(xié)助增加第二供應商和降低成本的明細。四、附件《新增供應商申請表》第五章供應商管理規(guī)定一、目的規(guī)范供應商的行為,確保產(chǎn)品質量、到貨及時率,降低成本。二、供應商評定辦法1、采購部門根據(jù)生產(chǎn)車間提出的采購物品的質量要求,對供應商進行嚴格的選擇和評價評估標準以供貨合格率、供貨及時率、價格、服務態(tài)度、技術支持五個主要因素,以分數(shù)計算評等級,供貨合格率40分,供貨及時率20分,價格20分,服務態(tài)度10分,技術支持10分。2、供應商評定辦法,供應商之評價每年進行一次,并將每年的《供應商評定表》進行匯總分析,對供應商做出分類管理〔A級、B級、C級,91-100分為A級,81-90分為B級,80分以下為C級,從中選擇優(yōu)等供應商。3、A級供應商為優(yōu)秀供應商,B級供應商為良好供應商,C級由采購部提請供應商改進不足,C級供應商由質量監(jiān)督部、研發(fā)部、采購部門予以輔導,三個月內未能達到C級以上予以淘汰；被淘汰供應商如欲再向本公司供貨,需再經(jīng)過供應商調查評價。三、供應商分類1、根據(jù)客戶分類,建立供應商信息檔案。2、根據(jù)供應商的資質、重要程度或能提供附加值服務為標準進行分類。=1\*GB2⑴優(yōu)等資質類：建立原材料行業(yè)廠家列表,擇優(yōu)為研發(fā)中心提供樣品,并建立長期的聯(lián)系。=2\*GB2⑵重要程度類：鞏固和維護好現(xiàn)有合作關系,積極拓展備選供應商,降低公司對其的依存風險。=3\*GB2⑶能提供附加值服