淺談加強工程項目檔案管理措施

淺談加強工程項目檔案管理措施

發(fā)電工程項目檔案管理工作是整個工程建設(shè)過程中的一項重要基礎(chǔ)工作，項目檔案是評價工程質(zhì)量的信用依據(jù)，是發(fā)電企業(yè)今后運行、維護、改造不可替代的權(quán)威憑證；是機組投產(chǎn)達標驗收的重要指標之一。因此，如何加強基建期間檔案管理尤為重要。本研究主要基于電力工程項目檔案管理實際情況，提出幾點發(fā)電工程項目基本建設(shè)期間檔案管理的措施與建議，僅供參考與借鑒。關(guān)鍵詞：發(fā)電工程項目；檔案管理；措施一、充分重視項目檔案管理的重要性，建立三級檔案管理體系，加強檔案工作過程管控按照統(tǒng)一管理、專人負責(zé)的原則，認真做好工程建設(shè)檔案管理工作。配備專職檔案管理員。在工程建設(shè)初期就成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，同時建立了由領(lǐng)導(dǎo)、部門主任、專（兼）職檔案員、各施工單位檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強了對檔案工作的宏觀管理和具體指導(dǎo)，形成上下一致，齊抓共管的良好機制。二、嚴格制定并認真履行檔案各項管理制度根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《火電工程達標投產(chǎn)驗收規(guī)程》(DL5277-2012)、《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》DL/241-2012等國家、行業(yè)標準，建立一系列檔案管理制度-----《**火電工程建設(shè)項目檔案管理實施細則》、《檔案管理工作標準》、《文書檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保密制度》、《電子檔案管理制度》，明確各部門及參建單位在工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責(zé)及工作要求，以確保工程檔案的完整性、準確性、及時性、系統(tǒng)性。使工程檔案達到“三同步”、“四統(tǒng)一”的要求。還可根據(jù)實際情況對這些制度予以修訂、完善，使各部門及參建單位的檔案有章可循，從而使檔案管理規(guī)范化、標準化和制度化。三、保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施（一）加強事前控制，明確收集范圍項目檔案管理工作貫穿了項目建設(shè)全過程，為保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng),堅持項目檔案工作與建設(shè)階段同步管理，緊緊抓住工程的每一個關(guān)鍵節(jié)點，具體措施如下：1.將文件歸檔納入到合同管理，在合同管理上體現(xiàn)檔案管理要求，與施工、監(jiān)理、設(shè)計等單位的合同條款中，明確規(guī)定不按規(guī)定時間及要求完成檔案整理移交，不進行工程結(jié)算；2.在與設(shè)備制造供應(yīng)商簽訂合同協(xié)議時，及時要求工程技術(shù)人員在技術(shù)協(xié)議中明確檔案移交要求；3.檔案人員認真參與工程項目招投標工作，及時收集招投標檔案，保證項目招投標檔案規(guī)范化管理。（二）加強過程控制，提高文件規(guī)范性1.在工程施工過程中，檔案人員積極參加設(shè)備開箱驗收并作好記錄，對缺少的資料及時催促設(shè)備廠家盡快提供，設(shè)備資料不全時不在開箱單上簽字；2.定期參加工程管理工作會議，及時了解工程進度，明確項目文件的收集范圍，協(xié)調(diào)工程各管理部門提前做好工程資料預(yù)歸檔工作；3.檔案人員在工程檔案管理實施細則中明確了各參建單位移交的檔案應(yīng)符合DL/T241-2012《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》及GB/11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，對項目文件的歸檔范圍、編制的質(zhì)量要求、分類原則、組卷方法及歸檔時間、歸檔份數(shù)提出了具體的要求，力求實現(xiàn)歸檔文件規(guī)范化、格式統(tǒng)一化。（三）加強驗收控制，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改1.檔案人員定期對施工、監(jiān)理單位的歸檔文件進行檢查，針對基建期間工程檔案的要求，加強工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時、準確、完整、系統(tǒng)地做好竣工文件的移交、驗收工作。檔案室可要求各參建單位按照文件規(guī)定及相關(guān)驗評標準，規(guī)范表格，規(guī)范施工過程中形成的文件，并加強與施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的工作聯(lián)系，對工程項目進度及時跟蹤，對各單位項目所形成的文件材料隨時抽查，做到心中有數(shù)，同時對各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，不合規(guī)范的及時反饋給各參建單位予以整改，嚴把質(zhì)量關(guān)，從源頭抓起，有效地保障了項目文件歸檔的及時性、完整性。2.在工程竣工驗收階段，檔案人員對竣工資料認真檢查，如果資料不符合歸檔要求，堅決不在驗收單上簽字，經(jīng)營部不予結(jié)算工程款。（四）提高專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)水平，檔案人員積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，廣泛吸收知識和經(jīng)驗，可采取“走出去、請進來”的方式，派檔案員到兄弟單位進行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其它工程中寶貴的經(jīng)驗和有效做法，可少走許多的彎路。在基建期間還可不定期邀請檔案專家到現(xiàn)場指導(dǎo)，為施工單位進行現(xiàn)場授課、答疑，抽查施工單位的檔案，并對抽查結(jié)果提出整改意見，不僅可以讓建設(shè)方檔案人員、各參建單位檔案員的專業(yè)知識得到了提升，也可以讓檔案人員與專家保持緊密聯(lián)系，整個工程在專家的支持和指導(dǎo)下，工程檔案一直能處于規(guī)范化的整理之中。四、把控工程竣工文件、竣工圖的形成、收集、整理、審核、歸檔（一）施工單位竣工文件的整理、歸檔、審核施工單位竣工文件管理主要加強過程管控，文件流轉(zhuǎn)程序；執(zhí)行規(guī)范和標準的版本，并嚴格監(jiān)督執(zhí)行?？⒐の募彶闀r，明確檔案審查和技術(shù)審查職責(zé)，做到分工明確，職責(zé)明確，以確保歸檔案卷質(zhì)量。在竣工文件正式移交前，嚴格通過文件編制方（施工單位）、監(jiān)理公司、建設(shè)單位（工程部、檔案室）三方會審，并在《竣工檔案驗收簽證》上填寫審核意見、簽名，做好竣工檔案的交接工作。（二）竣工圖的整理、歸檔、審核組織監(jiān)理單位對竣工圖及竣工草圖進行認真審核，并加蓋審核章、簽字確認，編制審核報告后進行整理歸檔。綜上所述，做好電力工程項目檔案管理工作，電力企業(yè)應(yīng)當充分重視項目檔案管理的重要性，結(jié)合工程檔案管理現(xiàn)狀，通過建立檔案管理體系、嚴