外資企業(yè)采購(gòu)控制程序

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔外資企業(yè)采購(gòu)控制程序1目的對(duì)采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，以確保所購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定的要求。2范圍本程序適用于本公司生產(chǎn)各類套管的原輔材料、外購(gòu)件的采購(gòu)及相應(yīng)供方的選擇、評(píng)價(jià)和控制。3職責(zé)3.1管理科負(fù)責(zé)組織對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇，制訂和實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃。3.2品管科負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品的技術(shù)要求和規(guī)格清單，采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證，參與對(duì)供方的評(píng)價(jià)和選擇。3.3其他相關(guān)部門根據(jù)需要參與對(duì)供方的評(píng)價(jià)和選擇。4程序內(nèi)容在下列情況下，可直接認(rèn)可有關(guān)供方：——顧客指定的供貨商；——曾供應(yīng)類似產(chǎn)品的合格供貨商；——已取得ISO證書的供貨商；——合格供貨商的批發(fā)商/代理商。其它的供貨商在提供新物品前，需經(jīng)4.1的確認(rèn)程序后，方可提供物品。4.1供方的評(píng)價(jià)和選擇4.1.1合格供方的評(píng)定流程(見圖示)調(diào)查有關(guān)部門提出評(píng)定申請(qǐng)組成評(píng)定小組調(diào)查有關(guān)部門提出評(píng)定申請(qǐng)組成評(píng)定小組評(píng)定審批確定合格/不合格供方評(píng)定審批確定合格/不合格供方4.1.2評(píng)定原則a.擇優(yōu):選擇具有批量生產(chǎn)能力、服務(wù)能力強(qiáng)的供方；b.擇廉:選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格相對(duì)便宜的供方；c.有一定的生產(chǎn)規(guī)模和質(zhì)量保證能力，供貨及時(shí)。4.1.3評(píng)定方法a．管理科負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門成立評(píng)審小組對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定；b．要求有關(guān)供方提供樣件/資料等作為評(píng)估項(xiàng)目；c．管理科根據(jù)評(píng)定結(jié)果對(duì)合格供方進(jìn)行登記，填寫《合格供方一覽表》；d.品管科對(duì)已經(jīng)評(píng)定的供方的供貨進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證，并進(jìn)行編號(hào)建檔，便于追溯；f.對(duì)新增加的供方提供的產(chǎn)品在試用階段可不進(jìn)行評(píng)定，試用合格后需指定供貨時(shí)必須進(jìn)行評(píng)定，對(duì)新增供方自申請(qǐng)之日起一個(gè)月內(nèi)評(píng)定結(jié)束，以利于生產(chǎn)正常進(jìn)行。4.2合格供方的控制4.2.1對(duì)已評(píng)定的合格供方一般每年例行復(fù)查，中斷供貨半年以上又恢復(fù)供貨時(shí)需進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查不合格的取消合格供方資格。4.2.2供方供應(yīng)的主要原材料發(fā)現(xiàn)一次不合格時(shí)，提出警告并限期整頓。連續(xù)兩次供貨不合格時(shí)取消合格供方資格。4.2.3對(duì)外協(xié)加工的供方控制，也應(yīng)執(zhí)行上述條款規(guī)定。4.3采購(gòu)依據(jù)及計(jì)劃編制4.3.1各部門根據(jù)生產(chǎn)需求及庫(kù)存情況，編制《購(gòu)買申請(qǐng)書》，明確訂貨廠家、采購(gòu)品種、規(guī)格、數(shù)量以及技術(shù)質(zhì)量要求等。4.3.2《購(gòu)買申請(qǐng)書》經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后交由管理科統(tǒng)一組織采購(gòu)。4.4采購(gòu)合同4.4.1管理科會(huì)同品管科對(duì)供方進(jìn)行認(rèn)定，確定合格供方。4.4.2采購(gòu)人員依據(jù)《購(gòu)買申請(qǐng)書》和合格供方名錄與供方簽訂供貨合同、購(gòu)銷協(xié)議。根據(jù)具體情況向供方傳真要貨或?qū)Ψ€(wěn)定供方而言，要貨傳真即視為采購(gòu)合同。4.4.3在采購(gòu)合同中應(yīng)明確規(guī)定以下內(nèi)容:a．原輔材料、外購(gòu)件的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格；b．供貨時(shí)間；c．驗(yàn)收方式；d．標(biāo)識(shí)；e．有特殊要求的應(yīng)附有技術(shù)協(xié)議；f．對(duì)簽定供貨合同的，還包括付款方式。4.4.4《購(gòu)買申請(qǐng)書》經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。4.5合同的跟蹤4.5.1采購(gòu)員應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，包括確保負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的原輔材料、外購(gòu)件能夠按質(zhì)、按量、按時(shí)到位。4.5.2因特殊原因必須在定點(diǎn)n個(gè)供方采購(gòu)時(shí)，必須經(jīng)審批，并遵循貨比三家，擇優(yōu)選用的原則。4.5.3采購(gòu)人員應(yīng)熟悉所購(gòu)原輔材料，外協(xié)件的質(zhì)量要求，同時(shí)要求供方提供質(zhì)量證明文件，客人指定供貨商的供貨，則由客戶確認(rèn)即可。4.6采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證4.6.1采購(gòu)物資入庫(kù)前由管理科采購(gòu)經(jīng)辦人員通知各部門在《購(gòu)買申請(qǐng)書》相應(yīng)欄目進(jìn)行確認(rèn)，檢驗(yàn)員嚴(yán)格按照進(jìn)貨檢驗(yàn)有關(guān)程序進(jìn)行。4.6.2當(dāng)本公司需要到供方進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，由管理科在采購(gòu)文件中(采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議)對(duì)驗(yàn)證安排和驗(yàn)證方式作出規(guī)定。4.7有關(guān)記錄分別由管理科、品管科保存。5相關(guān)文件5.1《原材料規(guī)格》5.2《進(jìn)口檢查標(biāo)準(zhǔn)》6質(zhì)量記錄6.1《供方評(píng)審表》6.2《合格供方一覽表》6.3《供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》6.4《購(gòu)買申請(qǐng)書》6.5《受入檢查成績(jī)書》6.6《鍍金銅板檢查日記》精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔物業(yè)管理采購(gòu)控制程序1目的對(duì)服務(wù)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。2范圍適用于對(duì)服務(wù)所需的原輔材料采購(gòu)、承擔(dān)服務(wù)項(xiàng)目分包合同的服務(wù)項(xiàng)目供方提供服務(wù)的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。3職責(zé)3.1管理部a.負(fù)責(zé)按公司的要求組織對(duì)供應(yīng)采購(gòu)物資及承擔(dān)分承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格從主名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案。b.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。c.負(fù)責(zé)審批日常服務(wù)分承包合同。3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.3采購(gòu)物資、接受服務(wù)的相關(guān)部門質(zhì)量檢查員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)供方提供的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。4程序4.1采購(gòu)物資4.1.1采購(gòu)物資分類。管理部根椐對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：a、重要物資：維修建材、五金、機(jī)電及工作服、保安器材、清潔用品等；b、一般物資：零星采購(gòu)的工具、維修與檢測(cè)設(shè)備等。4.1.2采購(gòu)物資的申請(qǐng)a、各部門根椐實(shí)際情況填寫《請(qǐng)購(gòu)單》，金額在500元以下的報(bào)經(jīng)理審批，500元以上的由經(jīng)理確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。b、《請(qǐng)購(gòu)單》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購(gòu)買時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。4.1.3采購(gòu)實(shí)施a、管理部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。對(duì)于重要物資，應(yīng)由《合格物資供方名錄》中選擇供方。對(duì)于第一次采購(gòu)的重要物資供方，應(yīng)與其簽訂《采購(gòu)合同》，明確品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；b、采購(gòu)前采購(gòu)員應(yīng)對(duì)《采購(gòu)單》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購(gòu)要求是充分的。4.1.4采購(gòu)物資的驗(yàn)證4.1.4.1對(duì)采購(gòu)的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：a．由各部門質(zhì)量檢查員進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；b．由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；c．由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；d．由業(yè)主或住戶在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證。對(duì)于后兩種情況，管理部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。4.1.4.2驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。4.1.4.3業(yè)主或住戶的驗(yàn)證不能免除本公司提供合格物品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。4.1.5采購(gòu)信息4.1.5.2本公司的采購(gòu)文件包括：采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單、采購(gòu)物資分類明細(xì)表、采購(gòu)合同及附件等，由管理部保管。在與供方溝通前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)要求是否充分進(jìn)行審批。4.2服務(wù)項(xiàng)目分承包4.2.1公司物業(yè)管理日常服務(wù)有如下分包項(xiàng)目：a．清潔、排污；b．機(jī)電設(shè)備維修、保養(yǎng)；c．綠化；d．房屋本體維修、保養(yǎng)；e．保安。4.2.2由公司接受服務(wù)的相關(guān)部門確定相應(yīng)分包服務(wù)方式報(bào)管理部審批，管理部代表公司與供方簽定《服務(wù)項(xiàng)目分包合同》，合同應(yīng)包括服務(wù)項(xiàng)目、完成時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)負(fù)責(zé)任等。4.2.3對(duì)供方服務(wù)的驗(yàn)證。由管理部相關(guān)人員對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理，驗(yàn)證方法可包括：a．管理部會(huì)同接受服務(wù)部門對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收；b．征求業(yè)主和住戶對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量的意見。驗(yàn)證方式應(yīng)在《服務(wù)項(xiàng)目分包合同》中給予明確規(guī)定。4.2.4服務(wù)項(xiàng)目分承包的有關(guān)信息a．供方法人資格證明文件；b．服務(wù)業(yè)績(jī)證明材料；c．相關(guān)部門提供的服務(wù)質(zhì)量報(bào)告；d．服務(wù)項(xiàng)目分承包合同。在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的服務(wù)要求是充分的。上述資料由管理部保管。4.3對(duì)采購(gòu)物資供方的評(píng)價(jià)4.3.1合格供應(yīng)商的條件a．具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b．具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；c．具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；d．價(jià)格合理e．服務(wù)良好。4.3.2管理部根椐采購(gòu)物資要求和服務(wù)需要，通過(guò)對(duì)物資、服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評(píng)定記錄表》。對(duì)同類的供貨物資和服務(wù)，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以供比較。管理部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根椐供應(yīng)物資有服務(wù)的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。4.3.3對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的重要物資供方和日常服務(wù)供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：a．質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；b．本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；c．本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；d．供方產(chǎn)品或財(cái)務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；e．供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。4.3.4對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：a．新供方根椐提供的技術(shù)要求提供少量樣品；b．使用部門的質(zhì)量檢查員對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，出具相應(yīng)的驗(yàn)證報(bào)告，并填寫《物資供方評(píng)定記錄表》中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；c．樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；d．樣品驗(yàn)證合格后，管理部通知供方小批量供貨，經(jīng)質(zhì)量檢查員進(jìn)貨驗(yàn)證合格后，交使用部門試用，并由使用部門出具相應(yīng)試用后的驗(yàn)證報(bào)告，并填寫《物資供方評(píng)定記錄表》中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；e．小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；f．零星采購(gòu)物資供方，質(zhì)量檢查員對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。4.3.5對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。4.4服務(wù)供方的評(píng)價(jià)4.4.1合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：a、應(yīng)在工商部門注冊(cè)、具有法人資格；b、有從事過(guò)類似服務(wù)項(xiàng)目的優(yōu)良業(yè)績(jī)；c、良好的質(zhì)量保證能力；d、有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項(xiàng)目的工作條件和實(shí)力；e、服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向相關(guān)部門提交對(duì)分承包項(xiàng)目的服務(wù)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容必須有分包責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、分包服務(wù)方案、完成時(shí)間、質(zhì)量保證等。4.4.2對(duì)多年己承擔(dān)服務(wù)項(xiàng)目的供方的評(píng)價(jià)；a、根椐4.4.1條款規(guī)定的條件，供方應(yīng)提供充分的證明材料；b、公司接受服務(wù)的部門負(fù)責(zé)對(duì)其相應(yīng)服務(wù)項(xiàng)目供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《服務(wù)供方評(píng)定記錄表》，對(duì)其服務(wù)質(zhì)量、工作能力等予以評(píng)價(jià)。4.4.3對(duì)第一次提供服務(wù)的供方的評(píng)價(jià)；a、管理部根椐服務(wù)供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、人員素質(zhì)技能證明材料、市場(chǎng)調(diào)查業(yè)績(jī)及所提供服務(wù)的初次試用，進(jìn)行供方的初步選擇；b、試用期為一個(gè)月，管理部及接受服務(wù)的部門對(duì)其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，管理部填寫《服務(wù)供方評(píng)定記錄表》。4.4.4對(duì)所有合格的服務(wù)供方應(yīng)列入《合格服務(wù)供方名錄》，報(bào)管理者代審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.5對(duì)合格的服務(wù)供方在服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的嚴(yán)重不合格，管理部應(yīng)填寫《不合格服務(wù)通知單》，通知服務(wù)供方限期改正。管理部應(yīng)按要求跟蹤驗(yàn)證糾正效果，如連續(xù)兩次仍不符合要求，管理部應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門審核，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可取消服務(wù)供方的資格。4.5對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)4.5.1管理部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（如質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，并執(zhí)行4.3.4條款。連續(xù)第二次評(píng)分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。4.5.2接受供方服務(wù)的部門，每年對(duì)長(zhǎng)期服務(wù)供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫《服務(wù)供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，服務(wù)質(zhì)量評(píng)分占6