會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理課件

會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2022/12/17會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2022/12/16會計電算化系統(tǒng)1第一節(jié)憑證管理任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細賬和總分類賬，進行月末對賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報表等。同時對個人往來和單位輔助賬進行管理。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理第一節(jié)憑證管理任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、2使用次序憑證管理主要完成對記賬憑證的錄入、修改、打印、匯總、出納簽字、審核和記賬等工作。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理使用次序憑證管理主要完成對記賬憑證的錄入、修改、打印、匯總、3記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始。在總賬中，記賬憑證的來源有三種：一是根據(jù)審核無誤的原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證，或是由人工編制記賬憑證，再輸入計算機；二是從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動傳遞到總賬中的憑證；三是從外部導(dǎo)入的憑證，如憑證引入或接口開發(fā)。1、填制憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來4在“總賬系統(tǒng)”的【憑證】菜單中，單擊【填制憑證】，打開“填制憑證”對話框，出現(xiàn)一張空白憑證。單擊【增加】按鈕或按[F5]鍵，增加一張新憑證。這時光標定位在憑證類別上。當前新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復(fù)制到下一分錄行。增加憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在“總賬系統(tǒng)”的【憑證】菜單中，單擊【填制憑證】，打開“填制5當憑證全部錄入完畢后，按〖保存〗按鈕或[F6]鍵保存這張憑證，按〖放棄〗按鈕放棄當前增加的憑證。也可用鼠標單擊〖增加〗則可繼續(xù)填制下一張憑證。若想放棄當前未完成的分錄的輸入，可按〖刪行〗按鈕或[Ctrl+D]鍵刪除當前分錄即可當一批憑證填完后，用鼠標單擊〖退出〗或通過菜單【文件】下的【退出】制單功能。P84-90實務(wù)增加憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理當憑證全部錄入完畢后，按〖保存〗按鈕或[F6]鍵保存這張憑證6會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理7注意：會計科目必須輸入末級科目。憑證編號由系統(tǒng)按分類按月自動編制，每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。如：12月16日收款類憑證已填到第200號憑證，則填制該類200號以后的憑證時，日期不能為12月2日。但用戶可通過在“選項”中，將其中的賬套參數(shù)“制單序時”取消來解除這種限制。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能再修改。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理注意：會計科目必須輸入末級科目。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理8對于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時也可進行支票登記，則應(yīng)在“選項”中設(shè)置“支票控制”選項。則在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿，在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。注意：會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理對于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時也可進行支9（二）涉及輔助核算業(yè)務(wù)的憑證處理在錄制憑證分錄過程中，當系統(tǒng)檢測到當前科目帶有輔助核算標記時，就會彈出輔助信息錄入窗，要求輸入相應(yīng)的輔助信息，如部門、個人、項目、客戶和供應(yīng)商（在總賬系統(tǒng)核算），在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。當需要對所錄入的輔助項進行修改時，可用鼠標雙擊。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（二）涉及輔助核算業(yè)務(wù)的憑證處理在錄制憑證分錄過程中，當系統(tǒng)101、個人往來業(yè)務(wù)憑證的處理個人往來是企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員間發(fā)生的經(jīng)濟往來業(yè)務(wù)，如個人借款等。例：2003年12月18日，總經(jīng)理辦公室肖劍借款3000元。會計分錄：借：其他應(yīng)收款（1133）3000貸：現(xiàn)金（1001）3000會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理1、個人往來業(yè)務(wù)憑證的處理個人往來是企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員間發(fā)生11（1）總賬系統(tǒng)→填制憑證→增加（2）輸入“付”，制單日期，附單據(jù)數(shù)，摘要“借款”，科目名稱“1133”，彈出輔助項窗口（3）輸入部門，個人，票號，發(fā)生日期，確認（4）輸入借方金額“3000”，第二行的摘要不變，科目名稱“1001”，貸方金額“3000”或按“=”，保存?！静僮鞑襟E】會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（1）總賬系統(tǒng)→填制憑證→增加【操作步驟】會計電算化系統(tǒng)日常122、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理單位往來是企業(yè)與其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商往來和銷售客戶往來。如果使用應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，且在賬簿選項中沒有選擇“可以使用應(yīng)收系統(tǒng)受控科目”時，則在制單中，不能使用客戶往來的科目，而是到應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。供應(yīng)商往來同客戶往來處理相似。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理單位往來是企業(yè)與其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)132、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理若使用總賬系統(tǒng)來管理所有單位往來業(yè)務(wù)，則在填制憑證時，屏幕將提示用戶輸入“客戶”或“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”及“票號”等信息，其中“客戶”或“供應(yīng)商”可輸入代碼或簡稱，也可通過參照功能輸入“業(yè)務(wù)員”可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售或采購人員，“票號”則輸入往來業(yè)務(wù)的單據(jù)號。注意：對于同一個往來單位來說，名稱要前后一致，否則系統(tǒng)會將其當成兩個單位。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理若使用總賬系統(tǒng)來管理所有單位往來業(yè)143、涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證處理系統(tǒng)為部門核算科目自動開設(shè)部門核算輔助賬，在處理涉及部門核算業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)會自動彈出相應(yīng)輔助信息輸入窗，提示用戶輸入“部門”信息。4、涉及項目核算業(yè)務(wù)和憑證處理若科目為項目核算，則屏幕彈出輔助信息窗提示用戶輸入“項目”信息。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理3、涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證處理系統(tǒng)為部門核算科目自動開設(shè)部門15（三）填制憑證的其他功能說明生成和調(diào)用常用憑證若某張憑證應(yīng)作為常用憑證保存時，可通過菜單“編輯”下的“生成常用憑證”制作常用憑證。調(diào)用常用憑證：在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，按向?qū)Р僮骷纯伞嬰娝慊到y(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）填制憑證的其他功能說明生成和調(diào)用常用憑證會計電算化系統(tǒng)16在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁查找或按〖查詢〗按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證。修改完畢后，按〖保存〗按鈕保存當前修改，按〖放棄〗按鈕放棄當前憑證的修改。P90-91實務(wù)修改憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁17若在【選項】中設(shè)置了“制單序時”的選項，那么，在修改制單日期時，不能在上一編號憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。若在【選項】中設(shè)置了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，則不能修改他人填制的憑證。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理若在【選項】中設(shè)置了“制單序時”的選項，那么，在修改制單日期18若在【選項】中設(shè)置了“合并憑證顯示、打印”的選項，那么，在合并狀態(tài)下不能錄入、修改憑證，只有切換到展開狀態(tài)才可以。使用快捷鍵Ctrl+A自動切換合并/展開。如果某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改該分錄，將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理若在【選項】中設(shè)置了“合并憑證顯示、打印”的選項，那么，在合19在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁查找或按〖查詢〗按鈕輸入查詢條件，找到要作廢的憑證。用鼠標單擊菜單【制單】下的【作廢/恢復(fù)】，憑證左上角顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢。作廢/恢復(fù)憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁20作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示“作廢”字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當前憑證已作廢，用鼠標單擊菜單【制單】下的【作廢/恢復(fù)】，可取消作廢標志，并將當前憑證恢復(fù)為有效憑證。P91-92實務(wù)作廢/恢復(fù)憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示“作廢”21會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理22進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【整理憑證】。選擇要整理的月份，按〖確定〗后，屏幕顯示作廢憑證整理選擇窗。若本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想對已記賬憑證作憑證整理，請先到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。整理憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【整理憑證】。整理23若由于手工編制憑證號造成憑證斷號，也可通過此功能進行整理，方法是不選作廢憑證，直接按〖確定〗按鈕即可。對由系統(tǒng)編號時，刪除憑證后系統(tǒng)提示是否整理空號憑證，若選取"是"，則將作廢憑證刪除并重新排憑證編號。P92-93實務(wù)整理憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理若由于手工編制憑證號造成憑證斷號，也可通過此功能進行整理，方24會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理25進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。先輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證，則系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證。本功能用于自動沖銷某張已記賬的憑證。P91實務(wù)沖銷憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【沖銷憑證】制作紅26用于查詢已記賬及未記賬憑證。用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【查詢憑證】，進入“查詢憑證”功能，屏幕顯示查詢條件窗。輸入查詢憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證?？捎檬髽藛螕簟际醉摗健忌享摗健枷马摗健寄╉摗桨粹o翻頁查找或按〖查詢〗按鈕查找輸入條件查找。P98-99實務(wù)2、查詢憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理用于查詢已記賬及未記賬憑證。2、查詢憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬27會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理28出納簽字查詢條件設(shè)置簽字前需先確定會計科目中已執(zhí)行過“編輯”→“指定科目”→將現(xiàn)金與銀行存款科目指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目，指定后才能進行出納簽字。用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【出納簽字】，進入“出納簽字”對話框。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。3、出納簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理出納簽字查詢條件設(shè)置3、出納簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理29在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證，如果此憑證不是要進行簽字的憑證，可用鼠標單擊〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁查找或按〖查詢〗按鈕查找輸入條件查找。當屏幕顯示待簽字憑證時，用戶可進行簽字，通過菜單【查看】下的【科目轉(zhuǎn)換】可切換顯示科目編碼和科目名稱，用↑或↓鍵在分錄中移動時，憑證下將顯示當前分錄的輔助信息。3、出納簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證，如果30出納人員在確認該張憑證正確后，用鼠標單擊〖簽字〗將在出納處自動簽上出納人姓名。若想對已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標單擊〖取消〗取消簽字。用鼠標單擊【簽字】菜單下的【成批簽字】，系統(tǒng)自動對當前范圍內(nèi)的所有未簽字憑證執(zhí)行簽字；用鼠標單擊【簽字】菜單下的【成批取消簽字】，系統(tǒng)自動對當前范圍內(nèi)的所有已簽字憑證執(zhí)行取消簽字。P93-95實務(wù)會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理出納人員在確認該張憑證正確后，用鼠標單擊〖簽字〗將在出納處自31會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理32會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理33憑證合并狀態(tài)可以進行出納簽字，但不能填補結(jié)算方式和票號。已簽字的憑證，不能被修改、刪除，只能取消簽字才能進行。取消簽字只能由出納人自己進行。企業(yè)可根據(jù)實際需要決定是否要對出納憑證進行出納簽字管理，若不需要此功能，可在"選項"中取消"出納憑證必須經(jīng)由出納簽字"的設(shè)置。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理憑證合并狀態(tài)可以進行出納簽字，但不能填補結(jié)算方式和票號。會計34使用前提：在“總賬-設(shè)置-選項-憑證”中選擇“憑證必須經(jīng)主管簽字”。幾種不能簽字的情況：已簽字憑證不能再簽字；未經(jīng)授權(quán)的憑證不能簽字；取消簽字必須由簽字人本人取消；簽字人不能與制單人相同；未簽字憑證不能再取消簽字；簽字前先對憑證進行合法性檢查（有錯憑證不能簽字），未通過的憑證不能簽字。P97-98實務(wù)4、主管簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理使用前提：在“總賬-設(shè)置-選項-憑證”中選擇“憑證必須經(jīng)主管35會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理36用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【審核憑證】，進入“審核憑證”對話框。輸入審核憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。選中任意一張憑證，單擊“確定”，進入“審核憑證”界面，即可進行憑證審核。兩種方式：逐張審核，成批審核。P95-97實務(wù)5、審核憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【審核憑證】，進入“審核憑證37會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理38審核人和制單人不能是同一個人。若想對已審核的憑證取消審核，單擊〖取消〗取消審核。取消審核簽字只能由審核人自己進行。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進行修改或刪除會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理審核人和制單人不能是同一個人。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理39審核人除了要具有審核權(quán)外，還需要有對待審核憑證制單人所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)限在“基礎(chǔ)設(shè)置”的“數(shù)據(jù)權(quán)限”中設(shè)置。采用手工制單的用戶，在憑單上審核完后還須對錄入機器中的憑證進行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。已標錯的憑證不能被審核，若想審核，需先按〖取消〗取消標錯后才能審核。已審核的憑證不能標錯。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理審核人除了要具有審核權(quán)外，還需要有對待審核憑證制單人所制憑證40憑證匯總本功能可按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張憑證匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理憑證匯總本功能可按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張憑證匯總表41單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【科目匯總】，進入“科目匯總”對話框。輸入?yún)R總憑證的條件后，按〖匯總〗，屏幕顯示科目匯總表。當光標在科目匯總表的某一科目行上時，按〖詳細〗按鈕，則顯示對方明細科目匯總表。按〖級次〗按鈕，可指定匯總的級次。如果憑證中存在紅字，按〖切換〗按鈕，可按兩種方式進行展開。點擊〖還原〗按鈕，恢復(fù)系統(tǒng)默認的欄目列寬。P99-100實務(wù)6、科目匯總會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【科目匯總】，進入“科目匯總”對話42會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理43記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞剑褂涃~過程更加明確。P101-104實務(wù)7、記賬會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門44會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理45如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可通過鼠標單擊〖上一步〗返回后進行修改。如果用戶在設(shè)置過程中不想再繼續(xù)記賬，可通過鼠標單擊〖取消〗，取消本次記賬工作。記賬范圍輸入采用范圍列示方式，可以輸入數(shù)字、“-”和“,”在記賬過程中，不得中斷退出。在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。如有不平衡憑證，不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。作廢憑證不需要審核可直接記賬。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可通過鼠標單擊〖上一步〗返回后進46選擇記賬范圍，可輸入連續(xù)編號范圍，例如1-4表示1號至4號憑證；也可輸入不連續(xù)編號，例如"5，6，9"，表示第5號、6號、9號憑證為此次要記賬的憑證。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理選擇記賬范圍，可輸入連續(xù)編號范圍，例如1-4表示1號至4號憑47進入系統(tǒng)時，本功能并沒有顯示，如果要使用該功能，必須在“期末-對賬”功能界面按下快捷鍵[Ctrl+H]激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，退出“對賬”功能，在系統(tǒng)主菜單“憑證”下顯示該功能。系統(tǒng)提供兩種恢復(fù)方式：一種是將系統(tǒng)恢復(fù)到最后一次記賬前狀態(tài)；另一種是將系統(tǒng)恢復(fù)到本月月初狀態(tài)，不管本月記過幾次賬。P104-105實務(wù)8、取消記賬會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理進入系統(tǒng)時，本功能并沒有顯示，如果要使用該功能，必須在“期末48在記賬過程中，已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。只有財務(wù)主管才能恢復(fù)到月初的記賬前狀態(tài)。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在記賬過程中，已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。會計電算化系49演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain2022/12/17會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain202250會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2022/12/17會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2022/12/16會計電算化系統(tǒng)51第一節(jié)憑證管理任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細賬和總分類賬，進行月末對賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報表等。同時對個人往來和單位輔助賬進行管理。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理第一節(jié)憑證管理任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、52使用次序憑證管理主要完成對記賬憑證的錄入、修改、打印、匯總、出納簽字、審核和記賬等工作。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理使用次序憑證管理主要完成對記賬憑證的錄入、修改、打印、匯總、53記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始。在總賬中，記賬憑證的來源有三種：一是根據(jù)審核無誤的原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證，或是由人工編制記賬憑證，再輸入計算機；二是從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動傳遞到總賬中的憑證；三是從外部導(dǎo)入的憑證，如憑證引入或接口開發(fā)。1、填制憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來54在“總賬系統(tǒng)”的【憑證】菜單中，單擊【填制憑證】，打開“填制憑證”對話框，出現(xiàn)一張空白憑證。單擊【增加】按鈕或按[F5]鍵，增加一張新憑證。這時光標定位在憑證類別上。當前新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復(fù)制到下一分錄行。增加憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在“總賬系統(tǒng)”的【憑證】菜單中，單擊【填制憑證】，打開“填制55當憑證全部錄入完畢后，按〖保存〗按鈕或[F6]鍵保存這張憑證，按〖放棄〗按鈕放棄當前增加的憑證。也可用鼠標單擊〖增加〗則可繼續(xù)填制下一張憑證。若想放棄當前未完成的分錄的輸入，可按〖刪行〗按鈕或[Ctrl+D]鍵刪除當前分錄即可當一批憑證填完后，用鼠標單擊〖退出〗或通過菜單【文件】下的【退出】制單功能。P84-90實務(wù)增加憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理當憑證全部錄入完畢后，按〖保存〗按鈕或[F6]鍵保存這張憑證56會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理57注意：會計科目必須輸入末級科目。憑證編號由系統(tǒng)按分類按月自動編制，每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。如：12月16日收款類憑證已填到第200號憑證，則填制該類200號以后的憑證時，日期不能為12月2日。但用戶可通過在“選項”中，將其中的賬套參數(shù)“制單序時”取消來解除這種限制。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能再修改。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理注意：會計科目必須輸入末級科目。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理58對于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時也可進行支票登記，則應(yīng)在“選項”中設(shè)置“支票控制”選項。則在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿，在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。注意：會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理對于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時也可進行支59（二）涉及輔助核算業(yè)務(wù)的憑證處理在錄制憑證分錄過程中，當系統(tǒng)檢測到當前科目帶有輔助核算標記時，就會彈出輔助信息錄入窗，要求輸入相應(yīng)的輔助信息，如部門、個人、項目、客戶和供應(yīng)商（在總賬系統(tǒng)核算），在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。當需要對所錄入的輔助項進行修改時，可用鼠標雙擊。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（二）涉及輔助核算業(yè)務(wù)的憑證處理在錄制憑證分錄過程中，當系統(tǒng)601、個人往來業(yè)務(wù)憑證的處理個人往來是企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員間發(fā)生的經(jīng)濟往來業(yè)務(wù)，如個人借款等。例：2003年12月18日，總經(jīng)理辦公室肖劍借款3000元。會計分錄：借：其他應(yīng)收款（1133）3000貸：現(xiàn)金（1001）3000會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理1、個人往來業(yè)務(wù)憑證的處理個人往來是企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員間發(fā)生61（1）總賬系統(tǒng)→填制憑證→增加（2）輸入“付”，制單日期，附單據(jù)數(shù)，摘要“借款”，科目名稱“1133”，彈出輔助項窗口（3）輸入部門，個人，票號，發(fā)生日期，確認（4）輸入借方金額“3000”，第二行的摘要不變，科目名稱“1001”，貸方金額“3000”或按“=”，保存?！静僮鞑襟E】會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（1）總賬系統(tǒng)→填制憑證→增加【操作步驟】會計電算化系統(tǒng)日常622、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理單位往來是企業(yè)與其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商往來和銷售客戶往來。如果使用應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，且在賬簿選項中沒有選擇“可以使用應(yīng)收系統(tǒng)受控科目”時，則在制單中，不能使用客戶往來的科目，而是到應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。供應(yīng)商往來同客戶往來處理相似。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理單位往來是企業(yè)與其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)632、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理若使用總賬系統(tǒng)來管理所有單位往來業(yè)務(wù)，則在填制憑證時，屏幕將提示用戶輸入“客戶”或“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”及“票號”等信息，其中“客戶”或“供應(yīng)商”可輸入代碼或簡稱，也可通過參照功能輸入“業(yè)務(wù)員”可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售或采購人員，“票號”則輸入往來業(yè)務(wù)的單據(jù)號。注意：對于同一個往來單位來說，名稱要前后一致，否則系統(tǒng)會將其當成兩個單位。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理2、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理若使用總賬系統(tǒng)來管理所有單位往來業(yè)643、涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證處理系統(tǒng)為部門核算科目自動開設(shè)部門核算輔助賬，在處理涉及部門核算業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)會自動彈出相應(yīng)輔助信息輸入窗，提示用戶輸入“部門”信息。4、涉及項目核算業(yè)務(wù)和憑證處理若科目為項目核算，則屏幕彈出輔助信息窗提示用戶輸入“項目”信息。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理3、涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證處理系統(tǒng)為部門核算科目自動開設(shè)部門65（三）填制憑證的其他功能說明生成和調(diào)用常用憑證若某張憑證應(yīng)作為常用憑證保存時，可通過菜單“編輯”下的“生成常用憑證”制作常用憑證。調(diào)用常用憑證：在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，按向?qū)Р僮骷纯?。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）填制憑證的其他功能說明生成和調(diào)用常用憑證會計電算化系統(tǒng)66在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁查找或按〖查詢〗按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證。修改完畢后，按〖保存〗按鈕保存當前修改，按〖放棄〗按鈕放棄當前憑證的修改。P90-91實務(wù)修改憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁67若在【選項】中設(shè)置了“制單序時”的選項，那么，在修改制單日期時，不能在上一編號憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。若在【選項】中設(shè)置了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，則不能修改他人填制的憑證。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理若在【選項】中設(shè)置了“制單序時”的選項，那么，在修改制單日期68若在【選項】中設(shè)置了“合并憑證顯示、打印”的選項，那么，在合并狀態(tài)下不能錄入、修改憑證，只有切換到展開狀態(tài)才可以。使用快捷鍵Ctrl+A自動切換合并/展開。如果某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改該分錄，將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理若在【選項】中設(shè)置了“合并憑證顯示、打印”的選項，那么，在合69在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁查找或按〖查詢〗按鈕輸入查詢條件，找到要作廢的憑證。用鼠標單擊菜單【制單】下的【作廢/恢復(fù)】，憑證左上角顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢。作廢/恢復(fù)憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在填制憑證中，通過按〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁70作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示“作廢”字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當前憑證已作廢，用鼠標單擊菜單【制單】下的【作廢/恢復(fù)】，可取消作廢標志，并將當前憑證恢復(fù)為有效憑證。P91-92實務(wù)作廢/恢復(fù)憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示“作廢”71會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理72進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【整理憑證】。選擇要整理的月份，按〖確定〗后，屏幕顯示作廢憑證整理選擇窗。若本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想對已記賬憑證作憑證整理，請先到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。整理憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【整理憑證】。整理73若由于手工編制憑證號造成憑證斷號，也可通過此功能進行整理，方法是不選作廢憑證，直接按〖確定〗按鈕即可。對由系統(tǒng)編號時，刪除憑證后系統(tǒng)提示是否整理空號憑證，若選取"是"，則將作廢憑證刪除并重新排憑證編號。P92-93實務(wù)整理憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理若由于手工編制憑證號造成憑證斷號，也可通過此功能進行整理，方74會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理75進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。先輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證，則系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證。本功能用于自動沖銷某張已記賬的憑證。P91實務(wù)沖銷憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理進入填制憑證后，用鼠標單擊菜單【制單】下的【沖銷憑證】制作紅76用于查詢已記賬及未記賬憑證。用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【查詢憑證】，進入“查詢憑證”功能，屏幕顯示查詢條件窗。輸入查詢憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證?？捎檬髽藛螕簟际醉摗健忌享摗健枷马摗健寄╉摗桨粹o翻頁查找或按〖查詢〗按鈕查找輸入條件查找。P98-99實務(wù)2、查詢憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理用于查詢已記賬及未記賬憑證。2、查詢憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬77會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理78出納簽字查詢條件設(shè)置簽字前需先確定會計科目中已執(zhí)行過“編輯”→“指定科目”→將現(xiàn)金與銀行存款科目指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目，指定后才能進行出納簽字。用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【出納簽字】，進入“出納簽字”對話框。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。3、出納簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理出納簽字查詢條件設(shè)置3、出納簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理79在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證，如果此憑證不是要進行簽字的憑證，可用鼠標單擊〖首頁〗〖上頁〗〖下頁〗〖末頁〗按鈕翻頁查找或按〖查詢〗按鈕查找輸入條件查找。當屏幕顯示待簽字憑證時，用戶可進行簽字，通過菜單【查看】下的【科目轉(zhuǎn)換】可切換顯示科目編碼和科目名稱，用↑或↓鍵在分錄中移動時，憑證下將顯示當前分錄的輔助信息。3、出納簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證，如果80出納人員在確認該張憑證正確后，用鼠標單擊〖簽字〗將在出納處自動簽上出納人姓名。若想對已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標單擊〖取消〗取消簽字。用鼠標單擊【簽字】菜單下的【成批簽字】，系統(tǒng)自動對當前范圍內(nèi)的所有未簽字憑證執(zhí)行簽字；用鼠標單擊【簽字】菜單下的【成批取消簽字】，系統(tǒng)自動對當前范圍內(nèi)的所有已簽字憑證執(zhí)行取消簽字。P93-95實務(wù)會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理出納人員在確認該張憑證正確后，用鼠標單擊〖簽字〗將在出納處自81會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理82會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理83憑證合并狀態(tài)可以進行出納簽字，但不能填補結(jié)算方式和票號。已簽字的憑證，不能被修改、刪除，只能取消簽字才能進行。取消簽字只能由出納人自己進行。企業(yè)可根據(jù)實際需要決定是否要對出納憑證進行出納簽字管理，若不需要此功能，可在"選項"中取消"出納憑證必須經(jīng)由出納簽字"的設(shè)置。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理憑證合并狀態(tài)可以進行出納簽字，但不能填補結(jié)算方式和票號。會計84使用前提：在“總賬-設(shè)置-選項-憑證”中選擇“憑證必須經(jīng)主管簽字”。幾種不能簽字的情況：已簽字憑證不能再簽字；未經(jīng)授權(quán)的憑證不能簽字；取消簽字必須由簽字人本人取消；簽字人不能與制單人相同；未簽字憑證不能再取消簽字；簽字前先對憑證進行合法性檢查（有錯憑證不能簽字），未通過的憑證不能簽字。P97-98實務(wù)4、主管簽字會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理使用前提：在“總賬-設(shè)置-選項-憑證”中選擇“憑證必須經(jīng)主管85會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理86用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【審核憑證】，進入“審核憑證”對話框。輸入審核憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。選中任意一張憑證，單擊“確定”，進入“審核憑證”界面，即可進行憑證審核。兩種方式：逐張審核，成批審核。P95-97實務(wù)5、審核憑證會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理用鼠標單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【審核憑證】，進入“審核憑證87會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理88審核人和制單人不能是同一個人。若想對已審核的憑證取消審核，單擊〖取消〗取消審核。取消審核簽字只能由審核人自己進行。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進行修改或刪除會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理審核人和制單人不能是同一個人。會計電算化系統(tǒng)日常賬務(wù)處理89審核人除了要具有審核權(quán)外，還需要有對待審核憑證制單人所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)