材料采購流程管理制度（2篇）

第13頁共13頁材料采購流程管理制度為保證公?司日常辦公?事務及各現(xiàn)?場工作的物?資需要，提?高采購工作?的質量管理?，特制定本?管理規(guī)程。?二、范圍?各部門工?作所需的生?產(chǎn)材料和輔?料、小型機?械和設備、?備品備件、?辦公設備、?辦公用品、?清潔用品、?工服勞保用?品、印制表?格標牌以及?設備維修所?需的配件、?材料等.?三、職責?1.熱愛本?職工作，勤?于學習新技?術，了解新?產(chǎn)品，注意?市場信息的?積累。2?.廉潔奉公?，不徇私舞?弊，不違法?亂紀，勤儉?節(jié)約，講究?職業(yè)道德。?3.負責?公司生產(chǎn)所?需材料的采?購工作。?4.負責供?應商的開發(fā)?、管理及維?護工作。?5.堅決執(zhí)?行各項采購?工作制度及?公司各項規(guī)?章制度。?6.大項材?料必須做招?標工作，其?他材料詢價?必須三家供?應商以上參?與。7.?積極了解材?料的短缺、?發(fā)貨、驗收?等實際情況?，早知道，?早處理。?8.及時協(xié)?助財務部對?照欠款數(shù)額?或者合同要?求安排對供?應商進行付?款。9.?做到每周一?小結，每月?一總結，每?年一審核。?10.完?成領導交辦?的其他工作?。四、人?員配置及崗?位分工1?.人員配置?采購部長?一人，采購?員二人，內?勤一人。?2.分工?計劃分為板?材材料采購?一人，墊片?材料采購一?人，零星及?設備、模具?采購一人，?內勤一人(?基礎資料管?理、體系、?賬務處理等?)五、程?序采購部?在公司生產(chǎn)?經(jīng)營中擔負?著不可推卸?的重要責任?，采購工作?的好壞，直?接影響公司?產(chǎn)品的質量?、交期、成?本等。建立?高效、實用?、完善的采?購工作流程?是提高采購?效率，降低?成本最有效?的方法。在?整個采購過?程中，采購?部需要生產(chǎn)?、技術、控?制、財務、?質檢等各個?部門的大力?支持才能順?利的完成采?購工作，每?個部門之間?的聯(lián)系需要?一個標準來?規(guī)劃，來提?升工作效率?，減少工作?失誤，為公?司的整體發(fā)?展做出各自?的貢獻。?(一)請購?及其規(guī)定?1.請購單?要填寫完整?，具體應包?括以下要素?:(1)?請購的部門?;(2)?請購物品所?屬項目;?(3)請購?的用途;?(4)請購?的物品名;?(5)請?購的物品數(shù)?量;(6?)請購的物?品規(guī)格;?(7)請購?物品的樣品?、圖片或詳?細參數(shù)資料?(技術標準?及使用要求?)等;(?8)請購的?物品的需求?時間(使用?時間);?(9)請購?如有特殊需?要請備注;?(10)?請購單填寫?人;(1?1)請購部?門主管;?(12)請?購單審核人?;(13?)倉庫保管?員;(1?4)公司總?經(jīng)理。2?.計劃單及?其提報規(guī)定?(1)計?劃單應按照?要素填寫完?整、清晰，?由公司領導?審核批準后?報采購部;?(2)固?定資產(chǎn)申購?按照(固定?資產(chǎn)購置申?請表)的格?式進行填寫?提報;(?3)日常零?星采購按照?公司印制的?(月份材料?使用計劃)?的格式填寫?提報;(?4)請購部?門在提報計?劃單時，應?要求采購部?簽字接收人?，請購部門?備份;(?5)涉及的?請購數(shù)量過?多時可以附?件清單的形?式進行提交?，為提高效?率該清單的?電子文檔也?需一并提交?;(6)?遇公司生產(chǎn)?、生活急需?的物資，公?司領導不在?的情況，可?以電話或其?他形式請示?，征得同意?后提報采購?部門，并在?計劃單上寫?上說明。?(7)如果?是單一來源?采購或指定?采購廠家及?品牌的產(chǎn)品?，請購部門?必須作出書?面說明。?(8)計劃?單的更改和?補充應以書?面形式由公?司領導簽字?后報采購部?。3.公?司物資計劃?單的提報部?門(1)?公司經(jīng)營生?產(chǎn)的物資由?生產(chǎn)安全部?提報材料需?求計劃(每?月___日?)，期間如?材料需求有?變化，需加?報材料使用?追加計劃。?(2)公?司生活及辦?公的物資、?固定資產(chǎn)、?設備維修等?零星材料，?需使用部報?月材料使用?計劃;(?3)公司各?部門專用的?物資由各部?門自行提報?。(二)?請購單的接?收及分發(fā)規(guī)?定1、請?購的接收要?點(1)?采購部在接?收計劃單時?應檢查計劃?單的填寫是?否按照規(guī)定?填寫完整、?清晰，檢查?計劃單是否?經(jīng)過公司領?導審批;?(2)接收?計劃單時應?遵循無計劃?不采購，名?稱規(guī)格等不?完整清晰不?采購，圖片?或詳細參數(shù)?資料不全不?采購，庫存?已超儲積壓?的物資不采?購的原則;?(3)無?倉庫保管員?核查、簽字?的請購物資?不采購;?(4)對于?不符合規(guī)定?和撤銷的請?購物資應及?時通知請購?部門。2?、計劃單的?分發(fā)規(guī)定?(1)對于?計劃單采購?部應按照人?員分工和崗?位職責進行?分工處理;?(2)對?于緊急請購?項目應優(yōu)先?處理;(?3)無法在?請購部門需?求日期辦妥?的應通知請?購部門;?(4)重要?的項目采購?前應征求公?司相關領導?的建議。?3、采購周?期的規(guī)定?(1)常規(guī)?商品采購周?期在___?天時間;?(2)遇到?緊急采購，?應匯報公司?領導采取快?速優(yōu)先采購?的策略，緊?急采購商品?周期在__?_天時間;?(三)詢?價及其規(guī)定?1.詢價?應認真審閱?計劃單的品?名、規(guī)格、?數(shù)量，了解?圖紙及其技?術要求，遇?到問題應及?時的與請購?部門溝通;?2.屬于?相同類型或?屬性近似的?產(chǎn)品應整理?、歸類集中?打包采購;?3.對于?緊急請購項?目應優(yōu)先處?理;4.?所有采購項?目必須向生?產(chǎn)廠家或服?務商直接詢?價，原則不?能通過中間?商詢價;?5.對于請?購部門需求?的物資或設?備如有成本?較低的替代?品可以推薦?采購替代品?;6.遇?到重要的物?資、設備或?預估單次采?購金額大于?___萬的?采購情況，?詢價前應先?向公司相關?領導匯報，?并說明基本?情況;7?.詢價時對?于相同規(guī)格?和技術要求?應對不同品?牌進行詢價?;8.除?固定資產(chǎn)外?單次采購金?額在___?萬元以下項?目可以自行?采購;單次?采購金額預?算金額在_?__萬元以?上的所有項?目都應要求?至少三家上?的供應商參?與比價或招?標采購，比?價或招標項?目應至少邀?請四家以上?單位參與;?單次采購金?額預算價格?在___萬?元以上的項?目應由采購?部___招?標，公司相?關領導參與?監(jiān)督;單次?采購金額預?算價格在_?__萬元以?上的項目由?公司領導決?定是否委托?第三方機構?代理招標;?9.比價?采購或招標?采購所邀請?的單位均應?具備一定資?質和實力，?具有提供或?完成我公司?所需物資和?項目的能力?;10.?在詢價時遇?到特殊情況?應書面報請?公司領導批?示。(四?)比價、議?價1.對?供應商的供?應能力，交?貨時間及產(chǎn)?品或服務質?量進行確認?;2.對?于合格供應?商的價格水?平進行市場?分析，是否?其他廠商的?價格最低，?所報價格的?綜合條件更?加突出;?3.收到供?應單位報價?后應向公司?領導匯報情?況，設定目?標或理想價?格;4.?重要項目應?通過一定的?方法對于目?標單位的實?力，資質進?行驗證和_?__，如通?過進行實地?考察了解供?應商的各方?面的實力等?;5.參?考目標或理?想價格與合?作單位進行?價格及條件?的進一步談?判。(五?)合同的簽?訂及其規(guī)定?。1.合?同是當事人?或當事雙方?之間設立、?變更、終止?民事關系的?協(xié)議。依法?成立的合同?，受法律保?護。(1?)合同正文?應包含的要?素(2)?合同名稱、?編號、簽訂?時間、簽訂?地點;采購?物品、規(guī)格?、數(shù)量、單?價、總價及?合同總額，?清單、技術?文件與確認?圖紙是合同?不可分割的?部分;包裝?要求;合同?總額應含稅?，含運達公?司的總價，?特殊情況應?注明;付款?方式;交貨?日期;質量?保證期;質?量要求及規(guī)?范;違約責?任和解決糾?紛的辦法;?雙方的公司?信息;其他?約定。(?3)合同簽?訂及其規(guī)定?1)如涉?及到技術問?題及公司_?__的，注?意保密責任?;2)擬?定合同條款?時一定要將?各種風險降?低到最低;?3)為防?止合同數(shù)量?追加或追加?無依據(jù)，采?購時要求供?貨方提供報?價清單;?4)質保期?一定要明確?從什么時候?開始并應盡?量要求廠商?延長產(chǎn)品質?保期;5?)詳細約定?___的提?供時間及要?求;6)?針對不同的?合同約定不?同的付款方?式，如設備?類的合同一?般應分按照?預付款、驗?收款，調試?服務款、質?量保證金的?順序明確付?款額度、付?款時間和付?款條件等;?7)與初?次合作的單?位合作時，?應少付預付?款或不付預?付款;8?)違約責任?一定要詳細?、具體;?9)比價完?畢后方可進?行合同的簽?訂工作;?10)合同?簽定應按照?統(tǒng)一的格式?進行巡簽_?__;1?1)合同巡?簽___通?過后應由公?司領導簽字?，加蓋公司?合同章方可?生效;1?2)簽訂的?所有合同應?及時報送財?務部門并歸?檔;(七?)付款及合?同執(zhí)行1?.付款規(guī)定?(1)所?有已簽訂合?同付款時應?按照合同規(guī)?定的付款;?(2)按?照進度付款?的采購物資?必須確保質?檢合格方可?付款;(?3)按照公?司規(guī)定和合?同約定達到?付款條件時?，該審批單?巡簽完畢后?提交財務部?付款;(?4)財務部?門在接到付?款審批單后?應在___?天內付款，?以免影響合?同的執(zhí)行和?供貨周期，?遇特殊情況?限延期付款?的應及時_?_通知采購?部并匯報公?司領導。?2.合同執(zhí)?行(1)?已簽訂合同?由采購部負?責采購人員?負責跟進，?由采購部負?責人進行監(jiān)?督，如出現(xiàn)?問題，采購?部應及時提?出建議或補?救措施，并?及時通知請?購部門及公?司領導;?(2)已簽?訂的合同在?執(zhí)行期間，?應及時掌握?材料情況，?跟蹤并督促?其保質保量?，按時履約?;(3)?合同在履行?期間應按照?上方約定嚴?格執(zhí)行合同?，遇未盡事?宜應及時協(xié)?商并簽訂補?充合同;?(八)驗收?與入庫1?.報驗(?1)供應商?已經(jīng)履行完?畢的合同，?材料進廠時?采購部應及?時__通知?保管員進行?驗收;(?2)對材料?驗收標準參?照公司技術?部門的相關?要求執(zhí)行;?(3)達?到質檢和報?驗條件的材?料應在第一?時間報請質?檢部門進行?質檢、驗收?;(4)?質檢部門在?接到報驗通?知后應及時?報驗，并出?具報驗結果?證明書，對?于質檢不及?時延誤生產(chǎn)?部門使用或?不能入庫的?情況質檢部?門應負主要?責任;(?5)用于公?司生活和辦?公的物資不?在公司質檢?部質檢范圍?之內。2?.入庫(?1)公司所?有的生產(chǎn)材?料、設備及?外協(xié)加工件?入庫前均應?通過質檢部?門的檢驗或?驗收;(?2)材料在?運達公司后?采購部應及?時通知保管?員，由保管?員及時安排?卸貨與搬運?;(3)?質檢部門未?及時驗收的?材料，倉庫?在收到送貨?清單后應將?其作為暫存?物資接受;?(4)質?檢部門已經(jīng)?驗收的產(chǎn)品?倉庫應及時?的入庫，并?及時出具入?庫清單;?(5)外協(xié)?加工件應按?照原材料入?庫;(6?)質檢合格?后的固定資?產(chǎn)按照公司?財務規(guī)定不?入庫。材料采購流程管理制度（二）第一?條為了滿足?公司飛速發(fā)?展的需要，?為了加強對?本公司物資?采購與付款?環(huán)節(jié)的內部?控制，財務?部在___?的指示下，?在項目部、?采購部等部?門的配合下?，特制定此?制度。第?二條對外采?購業(yè)務內部?控制制度的?基本要求是?采購與付款?中的不相容?職務應當分?離，其中包?括:(一?)付款審批?人員和付款?執(zhí)行人員不?能同時辦理?尋求供應商?和洽談價格?的業(yè)務;?(二)采購?合同的洽談?人員、訂立?人員和采購?人員不能由?一人同時擔?任;(三?)貨物的采?購人員不能?同時擔任貨?物的驗收和?記賬工作。?第三條采?購部門的劃?分(一)?生產(chǎn)原材料?采購:由采?購部門負責?辦理。(?二)日常辦?公用品采購?:由行政管?理部或其指?定的部門或?專人負責辦?理。(三?)對于重要?材料的采購?，必要時由?總經(jīng)理指派?專人或指定?部門辦理采?購作業(yè)。?第四條采購?方式一般?情況，選擇?下列一種最?有利的方式?進行采購:?(一)集?中計劃采購?:凡具有共?同性的材料?，須以集中?計劃辦理采?購較為有利?，采購前，?先通知請購?部門依計劃?提出請購，?采購部門集?中辦理采購?。(二)?長期報價采?購:凡經(jīng)常?性使用，且?使用量較大?的材料，采?購部門應事?先選定供應?廠商，議定?長期供應價?格，批準后?通知請購部?門依需要提?出請購。?(三)未經(jīng)?公司主管領?導書面同意?，不得私自?變更、替換?現(xiàn)有原輔材?料供應商;?如有更適合?供應商而需?要替換原供?應商的，采?購部必須提?交書面變更?供應商陳述?材料，獲得?書面批準后?方可變更。?(四)詢?價、議價結?束后，需公?司主管領導?書面同意方?可定價，否?則公司不予?認可價格(?特殊情況下?，需電話征?得總經(jīng)理同?意);由此?引起后果由?責任人負全?責。(五?)采購合同?簽訂由公司?指定或授權?委派專人負?責，否則視?為無效。?第五條詢價?、比價、議?價(一)?經(jīng)辦人員應?對廠商的報?價資料進行?整理并經(jīng)過?深入調查分?析后，以電?話或其他聯(lián)?絡方式向供?應廠商議價?。(二)?凡是最低采?購量超過請?購量的，采?購經(jīng)辦人員?在議價后，?應在請購單?中注明，經(jīng)?主管簽字確?認后上報。?(三)采?購經(jīng)辦人員?接到“采購?申請單”后?應依采購材?料使用時間?的緩急，并?參考市場行?情及過去采?購記錄或廠?商提供的資?料，需精選?三家以上的?供應商進行?產(chǎn)品的書面?比價，經(jīng)分?析后進行議?價，議價結?果書面上報?主管領導。?(四)采?購部門接到?請購部門(?項目部、行?政管理部)?以電話聯(lián)絡?的緊急采購?情況，主管?應立即指定?經(jīng)辦人員先?行詢價、議?價，待接到?請購單后，?按一般采購?程序優(yōu)先辦?理。第六?條請購與采?購(一)?使用部門根?據(jù)本部門實?際物資需求?情況，填寫?請購單(即?采購單第一?聯(lián))，明確?采購物資的?名稱、規(guī)格?、質量執(zhí)行?標準、數(shù)量?、價格、使?用日期等，?交給采購部?門審核。請?購單應有部?門經(jīng)理簽字?。(二)?采購部門收?到使用部門?提交的請購?單時，審核?后如確有必?要購買，由?采購經(jīng)理簽?字，再請總?經(jīng)理予以批?示。采購經(jīng)?辦人員接到?經(jīng)批準的“?采購申請單?”(即采購?單第二聯(lián))?后，應按照?上述總則操?作，貨比三?家，選擇出?合適的供應?商后，并以?電話或傳真?確定交貨(?到貨)日期?。(三)?采購單一式?四份，第一?聯(lián)即使用部?門提交的請?購單，第二?聯(lián)即采購部?門使用的采?購申請單，?第三聯(lián)交給?財務(采購?員核銷時)?,第四聯(lián)交?給倉管員(?以備驗收)?。第七條?驗收與入庫?(一)采?購物資到貨?后，采購員?要及時__?_質監(jiān)部門?、倉庫管-?理-員進行?入庫前的清?點驗收，驗?收過程中應?首先比較所?收物資與請?購單、__?_賬單上的?品名、規(guī)格?、數(shù)量、單?價是否相符?，然后檢查?物資有無損?壞、使用性?能優(yōu)劣。驗?收合格后，?驗收部門的?人員應對已?收物資編制?一式兩聯(lián)、?事先編號的?驗收單進行?簽字，作為?驗收和檢驗?物資的依據(jù)?，第一聯(lián)本?部門留存，?第二聯(lián)交給?倉管員。?(二)倉管?員根據(jù)進貨?檢驗報告結?果(主要是?驗收單)對?合格貨品進?行入庫，入?庫單必須通?過采購員、?倉管員簽字?。不合格品?由相關采購?員辦理退貨?事宜。入庫?單一式三份?，第一聯(lián)本?部門留存，?第二聯(lián)交給?財務，第三?聯(lián)交給采購?員。第八?條付款與核?算(一)?預付款采購?1、按合?同約定需要?預付購貨款?的，由采購?員提供采購?申請單、合?同復印