文件級(jí)檔案的整理 課件

文件級(jí)檔案的整理

文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理

國家檔案局

《歸檔文件整理規(guī)則》青島市檔案局

《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級(jí)）

依據(jù)：文件級(jí)檔案的整理國家檔案局依據(jù)：文件級(jí)檔案的整理

概念1、文件材料：指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的各種形式和載體的記錄。包括各種文書、圖表、圖紙、照片、影片、錄音、錄像等。其中不但有文字材料，而且還包括非文字材料。（本講所涉內(nèi)容為紙質(zhì)文件材料）文件級(jí)檔案的整理概念指企

2、

文件級(jí)檔案：

是檔案的一種保管形式。即以文件為保管單位的檔案。

它是目前國家正在推行的一種

較為簡便的檔案管理形式。

文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理

提示采用文件級(jí)檔案整理方法的單位，對(duì)原有的檔案原則上不進(jìn)行重新整理。文件級(jí)檔案的整理提示文件級(jí)檔案的整理

一、文件歸檔

1、歸檔范圍：企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)、運(yùn)營以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的，直接記錄和反映本單位活動(dòng)的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料。

文件級(jí)檔案的整理一、文件歸檔文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理提示：各單位應(yīng)根據(jù)本單位的主要職能活動(dòng)情況，制定本單位的文件材料歸檔范圍。

文件級(jí)檔案的整理提示：《檔案工作指南》

18-92

文件級(jí)檔案的整理制定本單位文件材料歸檔范圍可參照：《檔案工作指南》文件級(jí)檔案的整理制定本單位文件材料2、歸檔要求文件級(jí)檔案的整理質(zhì)量：

（1）字跡清晰，材料耐久；（2）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用；（3）歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。2、歸檔要求文件級(jí)檔案的整理質(zhì)量：齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致。文件級(jí)檔案的整理齊全是指文件材料不同的版本、文件級(jí)檔案的整理數(shù)量：

（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；（2）具有長期保存價(jià)值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。文件級(jí)檔案的整理數(shù)量：文件級(jí)檔案的整理

時(shí)間：（1）管理類文件一般應(yīng)在辦理完畢后,第二年上半年歸檔；（2）產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的項(xiàng)目可分階段、分單項(xiàng)歸檔；

文件級(jí)檔案的整理時(shí)間：文件級(jí)檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件在開箱驗(yàn)收或項(xiàng)目接收后登記歸檔；（4）會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理保存一年，次年上半年歸檔案室保存；

文件級(jí)檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件文件級(jí)檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時(shí)歸檔：

A、變更、補(bǔ)充的文件；B、基建、設(shè)備的維修文件；C、產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件；D、機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗等留在部門或個(gè)人手中的文件；E、本單位人員外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件。文件級(jí)檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時(shí)歸檔：文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理二、組件文字文件：一般一份文件為一件必要時(shí)也可按問題特征組件

將歸檔的文件組成檔案基本保管單位文件級(jí)檔案的整理二、組件將歸檔的文件組成檔案基本保管單圖樣文件：

一套為一件或數(shù)件

一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、專業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱等特征分別組成數(shù)件文件級(jí)檔案的整理數(shù)件：圖樣文件：一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、文件級(jí)檔案的整理

檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

主要包括：

（全宗號(hào)）

(1)類目號(hào)(2)年度號(hào)(3)保管期限號(hào)(4)件號(hào)

文件級(jí)檔案的整理三、編寫檔號(hào)檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定文件級(jí)

1、編寫方法(1)類目號(hào)--

一級(jí)類目：

采用類目中兩個(gè)有代表性文字的大寫聲母作為代號(hào)

文件級(jí)檔案的整理

管理類________________

“GL”產(chǎn)品類_________________“CP”科學(xué)技術(shù)研究類_________“KY”基本建設(shè)類_____________“JJ”設(shè)備儀器類_____________“SB”會(huì)計(jì)類_________________“KJ”文件級(jí)檔案的整理一級(jí)類目名稱與代號(hào)管理類________________“GL”文件級(jí)檔案

文件級(jí)檔案的整理

二級(jí)及二級(jí)以下類目：

采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1-9”或“01-99”表示

亦可采用型號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)表示相應(yīng)級(jí)類目文件級(jí)檔案的整理采用文件級(jí)檔案的整理(2)年度號(hào)--

用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫年度號(hào)

如：二00五年用“2005”表示文件級(jí)檔案的整理(2)年度號(hào)--

永久（50年以上）—“1”

長期（15-50年）—“2”

短期（15年以下）—“3”

文件級(jí)檔案的整理(3)保管期限號(hào)--

提示

確定歸檔文件材料保管期限參考依據(jù)：A、《檔案工作指南》：

《歸檔文件整理規(guī)程》附錄AB、《檔案工作文件選編》：

財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》國檔發(fā)[1988]4號(hào)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》文件級(jí)檔案的整理提示文件級(jí)檔案的整理(4)件號(hào)--管理類檔案--

同一年度內(nèi)按三個(gè)不同保管期限分別編寫件號(hào)；檔案數(shù)量較少的單位，同一年度可編寫一個(gè)起止件號(hào)?？萍碱悪n案--

分別按其最低一級(jí)類目編寫件號(hào)。

文件級(jí)檔案的整理(4)件號(hào)--文件級(jí)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案:

一冊(cè)為一件分別按二級(jí)類目編寫件號(hào)

（編寫方法有所不同）

文件級(jí)檔案的整理

財(cái)務(wù)報(bào)告

采用大流水形式編寫件號(hào)。即按財(cái)務(wù)報(bào)告形成的年度順序自“1”始編寫件號(hào)。一個(gè)年度占有一個(gè)件號(hào)文件級(jí)檔案的整理財(cái)務(wù)報(bào)告文件級(jí)檔案的整理其他二級(jí)類目

分別在年度內(nèi)編寫件號(hào)，

即一年一個(gè)起止件號(hào)。文件級(jí)檔案的整理其他二級(jí)類目文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理2、檔號(hào)示意：(1)GL2002·1-016

第16件（管理類檔案2002年永久保存的第16件）

永久2002年管理類文件級(jí)檔案的整理2、檔號(hào)示意：GL200(2)JJ1·2·3·7·1-01

第1件（2號(hào)辦公樓采暖通風(fēng)空調(diào)竣工圖）

2號(hào)辦公樓辦公設(shè)施基建文件級(jí)檔案的整理竣工圖暖風(fēng)空調(diào)永久(2)JJ1·2·3·7·1-012號(hào)辦公樓辦公設(shè)文件級(jí)檔案的整理(3)KJ3·2002-001

第1件（會(huì)計(jì)憑證2002年第1本）

2002年度憑證會(huì)計(jì)檔案文件級(jí)檔案的整理(3)KJ3·2002-001第

在每份歸檔文件材料的

首頁右上角空白處加蓋檔號(hào)章，并按已確定該文件材料的檔號(hào)填寫有關(guān)內(nèi)容。文件級(jí)檔案的整理3、加蓋并填寫檔號(hào)章：在每份歸檔文件材料的文件級(jí)檔案的整理3、加蓋并填寫

檔號(hào)章式樣文件級(jí)檔案的整理GL2002·1-01616

提示

作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋檔號(hào)章并填寫同一檔號(hào)章內(nèi)容，在其右下角逐一填寫頁號(hào)。文件級(jí)檔案的整理

文件級(jí)檔案的整理1、固定歸檔文件

工具：

（1）三角袋（2）不銹鋼裝釘（3）塑料拉桿（4）細(xì)線繩（5）其他四、檔案裝盒文件級(jí)檔案的整理四、檔案裝盒三角袋式樣：底邊=210mm直角邊=260mm 文件級(jí)檔案的整理三角袋式樣：文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料按檔號(hào)順序（小號(hào)在前，大號(hào)在后）裝入檔案盒，

裝滿為止。文件級(jí)檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料3、填寫《備考表》文件級(jí)檔案的整理3、填寫《備考表》文件級(jí)檔案的整理（1）說明：填寫盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號(hào)（互見號(hào)）。（2）整理人：

檔案整理人員簽名。（3）檢查人：

歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員）簽名。

文件級(jí)檔案的整理（1）說明：文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件分類號(hào)

年度號(hào)：盒內(nèi)文件形成年度代號(hào)

保管期限號(hào)：盒內(nèi)文件保管期限代號(hào)

部門（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理部門或主要內(nèi)容。

起止件號(hào)：盒內(nèi)文件的起止順序號(hào)。文件級(jí)檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件分類

5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章

位置：

檔案盒正面上方中央印章離檔案盒上端約10厘米文件級(jí)檔案的整理5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章文件級(jí)檔案的整理

提示

不同年度或不同保管期限或不同項(xiàng)目的

歸檔文件材料一般不應(yīng)放入同一檔案盒。

文件級(jí)檔案的整理

五、檔案排列：大類排列順序：管理檔案--科技檔案--會(huì)計(jì)檔案

科技檔案：產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備

（大類之間不得交叉）

文件級(jí)檔案的整理五、檔案排列：文件級(jí)檔案的整理

1、管理類檔案：按年度—期限—（機(jī)構(gòu)）—時(shí)間順序排列。

2、科技檔案：

各大類內(nèi)按性質(zhì)—項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一臺(tái)設(shè)備、一項(xiàng)工程、一個(gè)課題）—階段或系統(tǒng)排列。

3、會(huì)計(jì)檔案：

財(cái)務(wù)報(bào)告—會(huì)計(jì)帳簿—會(huì)計(jì)憑證在各二級(jí)類目內(nèi)分別按年度順序排列。文件級(jí)檔案的整理

文件級(jí)檔案的整理六、填寫《檔案分類目錄》序號(hào)日期

位置文件級(jí)檔案的整理六、填寫《檔案分類目錄》序號(hào)日期位置序號(hào)：填寫檔案在大類中的排列順序號(hào)日期：用八位阿拉伯?dāng)?shù)字分上下兩排填寫位置：填寫檔案存放位置的代號(hào)文件級(jí)檔案的整理序號(hào)：日期：位置：文件級(jí)檔案的整理

提示

文件級(jí)檔案整理的具體方法、檔案裝具與用表格式請(qǐng)按照

《檔案工作指南》中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理建議

采用文件級(jí)檔案整理方法的單位請(qǐng)使用微機(jī)管理檔案

文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和檔案信息網(wǎng)上查詢的企業(yè)，可參照?qǐng)?zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，否則暫緩執(zhí)行此標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)科字[2003]第2號(hào)文件提出：文件級(jí)檔案的整理檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)經(jīng)科字[2003]第2文件級(jí)檔案的整理課件謝謝！85840972dajerch@謝謝！85840972dajerch@qdda.演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！文件級(jí)檔案的整理

文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理

國家檔案局

《歸檔文件整理規(guī)則》青島市檔案局

《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級(jí)）

依據(jù)：文件級(jí)檔案的整理國家檔案局依據(jù)：文件級(jí)檔案的整理

概念1、文件材料：指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的各種形式和載體的記錄。包括各種文書、圖表、圖紙、照片、影片、錄音、錄像等。其中不但有文字材料，而且還包括非文字材料。（本講所涉內(nèi)容為紙質(zhì)文件材料）文件級(jí)檔案的整理概念指企

2、

文件級(jí)檔案：

是檔案的一種保管形式。即以文件為保管單位的檔案。

它是目前國家正在推行的一種

較為簡便的檔案管理形式。

文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理

提示采用文件級(jí)檔案整理方法的單位，對(duì)原有的檔案原則上不進(jìn)行重新整理。文件級(jí)檔案的整理提示文件級(jí)檔案的整理

一、文件歸檔

1、歸檔范圍：企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)、運(yùn)營以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的，直接記錄和反映本單位活動(dòng)的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料。

文件級(jí)檔案的整理一、文件歸檔文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理提示：各單位應(yīng)根據(jù)本單位的主要職能活動(dòng)情況，制定本單位的文件材料歸檔范圍。

文件級(jí)檔案的整理提示：《檔案工作指南》

18-92

文件級(jí)檔案的整理制定本單位文件材料歸檔范圍可參照：《檔案工作指南》文件級(jí)檔案的整理制定本單位文件材料2、歸檔要求文件級(jí)檔案的整理質(zhì)量：

（1）字跡清晰，材料耐久；（2）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用；（3）歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。2、歸檔要求文件級(jí)檔案的整理質(zhì)量：齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致。文件級(jí)檔案的整理齊全是指文件材料不同的版本、文件級(jí)檔案的整理數(shù)量：

（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；（2）具有長期保存價(jià)值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。文件級(jí)檔案的整理數(shù)量：文件級(jí)檔案的整理

時(shí)間：（1）管理類文件一般應(yīng)在辦理完畢后,第二年上半年歸檔；（2）產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的項(xiàng)目可分階段、分單項(xiàng)歸檔；

文件級(jí)檔案的整理時(shí)間：文件級(jí)檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件在開箱驗(yàn)收或項(xiàng)目接收后登記歸檔；（4）會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理保存一年，次年上半年歸檔案室保存；

文件級(jí)檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件文件級(jí)檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時(shí)歸檔：

A、變更、補(bǔ)充的文件；B、基建、設(shè)備的維修文件；C、產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件；D、機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗等留在部門或個(gè)人手中的文件；E、本單位人員外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件。文件級(jí)檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時(shí)歸檔：文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理二、組件文字文件：一般一份文件為一件必要時(shí)也可按問題特征組件

將歸檔的文件組成檔案基本保管單位文件級(jí)檔案的整理二、組件將歸檔的文件組成檔案基本保管單圖樣文件：

一套為一件或數(shù)件

一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、專業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱等特征分別組成數(shù)件文件級(jí)檔案的整理數(shù)件：圖樣文件：一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、文件級(jí)檔案的整理

檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

主要包括：

（全宗號(hào)）

(1)類目號(hào)(2)年度號(hào)(3)保管期限號(hào)(4)件號(hào)

文件級(jí)檔案的整理三、編寫檔號(hào)檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定文件級(jí)

1、編寫方法(1)類目號(hào)--

一級(jí)類目：

采用類目中兩個(gè)有代表性文字的大寫聲母作為代號(hào)

文件級(jí)檔案的整理

管理類________________

“GL”產(chǎn)品類_________________“CP”科學(xué)技術(shù)研究類_________“KY”基本建設(shè)類_____________“JJ”設(shè)備儀器類_____________“SB”會(huì)計(jì)類_________________“KJ”文件級(jí)檔案的整理一級(jí)類目名稱與代號(hào)管理類________________“GL”文件級(jí)檔案

文件級(jí)檔案的整理

二級(jí)及二級(jí)以下類目：

采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1-9”或“01-99”表示

亦可采用型號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)表示相應(yīng)級(jí)類目文件級(jí)檔案的整理采用文件級(jí)檔案的整理(2)年度號(hào)--

用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫年度號(hào)

如：二00五年用“2005”表示文件級(jí)檔案的整理(2)年度號(hào)--

永久（50年以上）—“1”

長期（15-50年）—“2”

短期（15年以下）—“3”

文件級(jí)檔案的整理(3)保管期限號(hào)--

提示

確定歸檔文件材料保管期限參考依據(jù)：A、《檔案工作指南》：

《歸檔文件整理規(guī)程》附錄AB、《檔案工作文件選編》：

財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》國檔發(fā)[1988]4號(hào)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》文件級(jí)檔案的整理提示文件級(jí)檔案的整理(4)件號(hào)--管理類檔案--

同一年度內(nèi)按三個(gè)不同保管期限分別編寫件號(hào)；檔案數(shù)量較少的單位，同一年度可編寫一個(gè)起止件號(hào)?？萍碱悪n案--

分別按其最低一級(jí)類目編寫件號(hào)。

文件級(jí)檔案的整理(4)件號(hào)--文件級(jí)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案:

一冊(cè)為一件分別按二級(jí)類目編寫件號(hào)

（編寫方法有所不同）

文件級(jí)檔案的整理

財(cái)務(wù)報(bào)告

采用大流水形式編寫件號(hào)。即按財(cái)務(wù)報(bào)告形成的年度順序自“1”始編寫件號(hào)。一個(gè)年度占有一個(gè)件號(hào)文件級(jí)檔案的整理財(cái)務(wù)報(bào)告文件級(jí)檔案的整理其他二級(jí)類目

分別在年度內(nèi)編寫件號(hào)，

即一年一個(gè)起止件號(hào)。文件級(jí)檔案的整理其他二級(jí)類目文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理2、檔號(hào)示意：(1)GL2002·1-016

第16件（管理類檔案2002年永久保存的第16件）

永久2002年管理類文件級(jí)檔案的整理2、檔號(hào)示意：GL200(2)JJ1·2·3·7·1-01

第1件（2號(hào)辦公樓采暖通風(fēng)空調(diào)竣工圖）

2號(hào)辦公樓辦公設(shè)施基建文件級(jí)檔案的整理竣工圖暖風(fēng)空調(diào)永久(2)JJ1·2·3·7·1-012號(hào)辦公樓辦公設(shè)文件級(jí)檔案的整理(3)KJ3·2002-001

第1件（會(huì)計(jì)憑證2002年第1本）

2002年度憑證會(huì)計(jì)檔案文件級(jí)檔案的整理(3)KJ3·2002-001第

在每份歸檔文件材料的

首頁右上角空白處加蓋檔號(hào)章，并按已確定該文件材料的檔號(hào)填寫有關(guān)內(nèi)容。文件級(jí)檔案的整理3、加蓋并填寫檔號(hào)章：在每份歸檔文件材料的文件級(jí)檔案的整理3、加蓋并填寫

檔號(hào)章式樣文件級(jí)檔案的整理GL2002·1-01616

提示

作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋檔號(hào)章并填寫同一檔號(hào)章內(nèi)容，在其右下角逐一填寫頁號(hào)。文件級(jí)檔案的整理

文件級(jí)檔案的整理1、固定歸檔文件

工具：

（1）三角袋（2）不銹鋼裝釘（3）塑料拉桿（4）細(xì)線繩（5）其他四、檔案裝盒文件級(jí)檔案的整理四、檔案裝盒三角袋式樣：底邊=210mm直角邊=260mm 文件級(jí)檔案的整理三角袋式樣：文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料按檔號(hào)順序（小號(hào)在前，大號(hào)在后）裝入檔案盒，

裝滿為止。文件級(jí)檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料3、填寫《備考表》文件級(jí)檔案的整理3、填寫《備考表》文件級(jí)檔案的整理（1）說明：填寫盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號(hào)（互見號(hào)）。（2）整理人：

檔案整理人員簽名。（3）檢查人：

歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員）簽名。

文件級(jí)檔案的整理（1）說明：文件級(jí)檔案的整理文件級(jí)檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件分類號(hào)

年度號(hào)：盒內(nèi)文件形成年度代號(hào)

保管期限號(hào)：盒內(nèi)文件保管期限代號(hào)

部門（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理部門或主要內(nèi)容。

起止件號(hào)：盒內(nèi)文件的起止順序號(hào)。文件級(jí)檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件分類

5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章

位置：

檔案盒正面上方中央印章離檔案盒上端約10厘米文件級(jí)檔案的整理5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章文件級(jí)檔案的整理