會前籌備課件

第八章第八章1[本章學(xué)習(xí)要求]●會擬訂科學(xué)合理的會議籌備方案●會制發(fā)各類會議通知●會根據(jù)實際需要選擇和布置會場●能夠做好會議資料、用品、禮儀等準(zhǔn)備工作[本章學(xué)習(xí)要求]2第一節(jié)準(zhǔn)備會議方案一、擬訂會議籌備方案1．會議的主題2．會議的名稱3．會議的時間4．會議的地點5．會議的議程、日程、程序6．會議的出席范圍7．會議的經(jīng)費預(yù)算8．會議的籌備機(jī)構(gòu)9．會議的食宿安排第一節(jié)準(zhǔn)備會議方案3

二、擬訂會議的應(yīng)急方案（1）人員問題（2）場地問題（3）設(shè)備問題（4）資料問題（5）健康與安全問題（6）行為問題二、擬訂會議的應(yīng)急方案4三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將會議分為不同的種類。請課下通過多種途徑收集會議種類的相關(guān)資料，了解會議種類的常識?！鲇?xùn)練請討論分析什么樣的地點是召開會議的理想之處？請課下通過網(wǎng)絡(luò)搜索引擎查找一些會議地點的信息并下載下來作為資料留存。三、技能訓(xùn)練5第二節(jié)制發(fā)會議通知一、會議通知的擬寫1．標(biāo)題2．通知對象3．正文4．落款5．回執(zhí)（1）會議時間（2）會議地點（3）會議內(nèi)容（4）參會對象（5）其他事項第二節(jié)制發(fā)會議通知（1）會議時間6二、會議通知的發(fā)送1．明確通知發(fā)送對象5．落實回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)3．把握通知發(fā)送時間4．準(zhǔn)確書寫通知封筒2．選擇通知發(fā)送形式二、會議通知的發(fā)送7三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練1××公司準(zhǔn)備在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2006年訂貨會議，于2005年12月20發(fā)出會議通知。會期為2天，1月9日報到。報到地點在××××酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費用自理。請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知?！鲇?xùn)練2請分析下面這份會議通知（邀請函）存在什么問題，并做修改。三、技能訓(xùn)練8第三節(jié)布置會議場所一、會場的布局1．相對式2．全圍式3．半圍式4．分散式第三節(jié)布置會議場所9

二、座次的排列1．主席臺人員座次排列2．其他人員座次排列（1）橫排法（2）豎排法（3）左右排列法3．座次標(biāo)識二、座次的排列10三、會場的裝飾1．主席臺的裝飾（1）會標(biāo)（2）會徽2．會場背景的裝飾3．色調(diào)的選擇三、會場的裝飾11四、會場的設(shè)備·音響布置·聲像布置·其他布置四、會場的設(shè)備·音響布置12四、技能訓(xùn)練■訓(xùn)練1請根據(jù)基本知識中的介紹，在老師的指導(dǎo)下，分別畫出常見的會場布局示意圖，課下并將其制成電子文檔形式?！鲇?xùn)練2請通過實地觀察（如學(xué)校的會議）或間接觀察（如電視上的相關(guān)新聞）來感受不同的會場布局的區(qū)別?！鲇?xùn)練3請?zhí)摂M一份某次會議的主席臺就座人員的名單，然后按照就座人數(shù)為奇數(shù)、偶數(shù)及前后雙排等不同情況，畫出主席臺示意圖。四、技能訓(xùn)練13第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作一、準(zhǔn)備會議資料1．文件性資料2．服務(wù)性資料（1）程序文件（2）參考文件（3）管理文件（4）指導(dǎo)文件（5）主題文件第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作（1）程序文件14二、準(zhǔn)備會議用品1．必備用品2．特殊用品三、制發(fā)會議證件1．會議證件的內(nèi)容2．會議證件的制作二、準(zhǔn)備會議用品15四、邀請會議嘉賓五、安排禮儀服務(wù)1．選擇禮儀服務(wù)人員2．分解工作程序3．培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員4．準(zhǔn)備服裝用具四、邀請會議嘉賓16六、安排會議食宿1．安排會議餐飲2．安排會議住宿七、做好會前檢查六、安排會議食宿17八、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練請通過你的親朋好友、同學(xué)老師等，收集一些會議的證件實物，增強(qiáng)對會議證件制作的感性認(rèn)識。■訓(xùn)練請利用PPT做出某次會議的各種證件，如有條件再打印成書面形式■訓(xùn)練請討論分析常見的會議證件都有哪些？八、技能訓(xùn)練18[本章綜合實訓(xùn)]◎?qū)嵱?xùn)項目情景：“五四”青年節(jié)來臨之際，XX職業(yè)技術(shù)學(xué)院準(zhǔn)備舉行一次主題演講比賽，以豐富校園文化生活。此活動由校團(tuán)委組織，學(xué)生會承辦。

實訓(xùn)要求：

（1）將班級同學(xué)分為5～7人小組，對籌備中的工作事項進(jìn)行討論，編寫籌備方案。（2）每個小組提出經(jīng)過討論后的具體方案，以及需要避免的問題。（3）每個小組的方案由教師進(jìn)行點評。[本章綜合實訓(xùn)]19第八章第八章20[本章學(xué)習(xí)要求]●會擬訂科學(xué)合理的會議籌備方案●會制發(fā)各類會議通知●會根據(jù)實際需要選擇和布置會場●能夠做好會議資料、用品、禮儀等準(zhǔn)備工作[本章學(xué)習(xí)要求]21第一節(jié)準(zhǔn)備會議方案一、擬訂會議籌備方案1．會議的主題2．會議的名稱3．會議的時間4．會議的地點5．會議的議程、日程、程序6．會議的出席范圍7．會議的經(jīng)費預(yù)算8．會議的籌備機(jī)構(gòu)9．會議的食宿安排第一節(jié)準(zhǔn)備會議方案22

二、擬訂會議的應(yīng)急方案（1）人員問題（2）場地問題（3）設(shè)備問題（4）資料問題（5）健康與安全問題（6）行為問題二、擬訂會議的應(yīng)急方案23三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將會議分為不同的種類。請課下通過多種途徑收集會議種類的相關(guān)資料，了解會議種類的常識?！鲇?xùn)練請討論分析什么樣的地點是召開會議的理想之處？請課下通過網(wǎng)絡(luò)搜索引擎查找一些會議地點的信息并下載下來作為資料留存。三、技能訓(xùn)練24第二節(jié)制發(fā)會議通知一、會議通知的擬寫1．標(biāo)題2．通知對象3．正文4．落款5．回執(zhí)（1）會議時間（2）會議地點（3）會議內(nèi)容（4）參會對象（5）其他事項第二節(jié)制發(fā)會議通知（1）會議時間25二、會議通知的發(fā)送1．明確通知發(fā)送對象5．落實回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)3．把握通知發(fā)送時間4．準(zhǔn)確書寫通知封筒2．選擇通知發(fā)送形式二、會議通知的發(fā)送26三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練1××公司準(zhǔn)備在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2006年訂貨會議，于2005年12月20發(fā)出會議通知。會期為2天，1月9日報到。報到地點在××××酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費用自理。請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。■訓(xùn)練2請分析下面這份會議通知（邀請函）存在什么問題，并做修改。三、技能訓(xùn)練27第三節(jié)布置會議場所一、會場的布局1．相對式2．全圍式3．半圍式4．分散式第三節(jié)布置會議場所28

二、座次的排列1．主席臺人員座次排列2．其他人員座次排列（1）橫排法（2）豎排法（3）左右排列法3．座次標(biāo)識二、座次的排列29三、會場的裝飾1．主席臺的裝飾（1）會標(biāo)（2）會徽2．會場背景的裝飾3．色調(diào)的選擇三、會場的裝飾30四、會場的設(shè)備·音響布置·聲像布置·其他布置四、會場的設(shè)備·音響布置31四、技能訓(xùn)練■訓(xùn)練1請根據(jù)基本知識中的介紹，在老師的指導(dǎo)下，分別畫出常見的會場布局示意圖，課下并將其制成電子文檔形式?！鲇?xùn)練2請通過實地觀察（如學(xué)校的會議）或間接觀察（如電視上的相關(guān)新聞）來感受不同的會場布局的區(qū)別?！鲇?xùn)練3請?zhí)摂M一份某次會議的主席臺就座人員的名單，然后按照就座人數(shù)為奇數(shù)、偶數(shù)及前后雙排等不同情況，畫出主席臺示意圖。四、技能訓(xùn)練32第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作一、準(zhǔn)備會議資料1．文件性資料2．服務(wù)性資料（1）程序文件（2）參考文件（3）管理文件（4）指導(dǎo)文件（5）主題文件第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作（1）程序文件33二、準(zhǔn)備會議用品1．必備用品2．特殊用品三、制發(fā)會議證件1．會議證件的內(nèi)容2．會議證件的制作二、準(zhǔn)備會議用品34四、邀請會議嘉賓五、安排禮儀服務(wù)1．選擇禮儀服務(wù)人員2．分解工作程序3．培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員4．準(zhǔn)備服裝用具四、邀請會議嘉賓35六、安排會議食宿1．安排會議餐飲2．安排會議住宿七、做好會前檢查六、安排會議食宿36八、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練請通過你的親朋好友、同學(xué)老師等，收集一些會議的證件實物，增強(qiáng)對會議證件制作的感性認(rèn)識?！鲇?xùn)練請利用PPT做出某次會議的各種證件，如有條件再打印成書面形式■訓(xùn)練請討論分析常見的會議證件都有哪些？八、技能訓(xùn)練37[本章綜合實訓(xùn)]◎?qū)嵱?xùn)