會(huì)前籌備課件

第八章第八章1[本章學(xué)習(xí)要求]●會(huì)擬訂科學(xué)合理的會(huì)議籌備方案●會(huì)制發(fā)各類會(huì)議通知●會(huì)根據(jù)實(shí)際需要選擇和布置會(huì)場(chǎng)●能夠做好會(huì)議資料、用品、禮儀等準(zhǔn)備工作[本章學(xué)習(xí)要求]2第一節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議方案一、擬訂會(huì)議籌備方案1．會(huì)議的主題2．會(huì)議的名稱3．會(huì)議的時(shí)間4．會(huì)議的地點(diǎn)5．會(huì)議的議程、日程、程序6．會(huì)議的出席范圍7．會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算8．會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)9．會(huì)議的食宿安排第一節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議方案3

二、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案（1）人員問(wèn)題（2）場(chǎng)地問(wèn)題（3）設(shè)備問(wèn)題（4）資料問(wèn)題（5）健康與安全問(wèn)題（6）行為問(wèn)題二、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案4三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將會(huì)議分為不同的種類。請(qǐng)課下通過(guò)多種途徑收集會(huì)議種類的相關(guān)資料，了解會(huì)議種類的常識(shí)?！鲇?xùn)練請(qǐng)討論分析什么樣的地點(diǎn)是召開會(huì)議的理想之處？請(qǐng)課下通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索引擎查找一些會(huì)議地點(diǎn)的信息并下載下來(lái)作為資料留存。三、技能訓(xùn)練5第二節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的擬寫1．標(biāo)題2．通知對(duì)象3．正文4．落款5．回執(zhí)（1）會(huì)議時(shí)間（2）會(huì)議地點(diǎn)（3）會(huì)議內(nèi)容（4）參會(huì)對(duì)象（5）其他事項(xiàng)第二節(jié)制發(fā)會(huì)議通知（1）會(huì)議時(shí)間6二、會(huì)議通知的發(fā)送1．明確通知發(fā)送對(duì)象5．落實(shí)回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)3．把握通知發(fā)送時(shí)間4．準(zhǔn)確書寫通知封筒2．選擇通知發(fā)送形式二、會(huì)議通知的發(fā)送7三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練1××公司準(zhǔn)備在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2006年訂貨會(huì)議，于2005年12月20發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)期為2天，1月9日?qǐng)?bào)到。報(bào)到地點(diǎn)在××××酒店1506房。請(qǐng)各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費(fèi)用自理。請(qǐng)根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會(huì)議通知?！鲇?xùn)練2請(qǐng)分析下面這份會(huì)議通知（邀請(qǐng)函）存在什么問(wèn)題，并做修改。三、技能訓(xùn)練8第三節(jié)布置會(huì)議場(chǎng)所一、會(huì)場(chǎng)的布局1．相對(duì)式2．全圍式3．半圍式4．分散式第三節(jié)布置會(huì)議場(chǎng)所9

二、座次的排列1．主席臺(tái)人員座次排列2．其他人員座次排列（1）橫排法（2）豎排法（3）左右排列法3．座次標(biāo)識(shí)二、座次的排列10三、會(huì)場(chǎng)的裝飾1．主席臺(tái)的裝飾（1）會(huì)標(biāo)（2）會(huì)徽2．會(huì)場(chǎng)背景的裝飾3．色調(diào)的選擇三、會(huì)場(chǎng)的裝飾11四、會(huì)場(chǎng)的設(shè)備·音響布置·聲像布置·其他布置四、會(huì)場(chǎng)的設(shè)備·音響布置12四、技能訓(xùn)練■訓(xùn)練1請(qǐng)根據(jù)基本知識(shí)中的介紹，在老師的指導(dǎo)下，分別畫出常見的會(huì)場(chǎng)布局示意圖，課下并將其制成電子文檔形式?！鲇?xùn)練2請(qǐng)通過(guò)實(shí)地觀察（如學(xué)校的會(huì)議）或間接觀察（如電視上的相關(guān)新聞）來(lái)感受不同的會(huì)場(chǎng)布局的區(qū)別?！鲇?xùn)練3請(qǐng)?zhí)摂M一份某次會(huì)議的主席臺(tái)就座人員的名單，然后按照就座人數(shù)為奇數(shù)、偶數(shù)及前后雙排等不同情況，畫出主席臺(tái)示意圖。四、技能訓(xùn)練13第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作一、準(zhǔn)備會(huì)議資料1．文件性資料2．服務(wù)性資料（1）程序文件（2）參考文件（3）管理文件（4）指導(dǎo)文件（5）主題文件第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作（1）程序文件14二、準(zhǔn)備會(huì)議用品1．必備用品2．特殊用品三、制發(fā)會(huì)議證件1．會(huì)議證件的內(nèi)容2．會(huì)議證件的制作二、準(zhǔn)備會(huì)議用品15四、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓五、安排禮儀服務(wù)1．選擇禮儀服務(wù)人員2．分解工作程序3．培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員4．準(zhǔn)備服裝用具四、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓16六、安排會(huì)議食宿1．安排會(huì)議餐飲2．安排會(huì)議住宿七、做好會(huì)前檢查六、安排會(huì)議食宿17八、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練請(qǐng)通過(guò)你的親朋好友、同學(xué)老師等，收集一些會(huì)議的證件實(shí)物，增強(qiáng)對(duì)會(huì)議證件制作的感性認(rèn)識(shí)。■訓(xùn)練請(qǐng)利用PPT做出某次會(huì)議的各種證件，如有條件再打印成書面形式■訓(xùn)練請(qǐng)討論分析常見的會(huì)議證件都有哪些？八、技能訓(xùn)練18[本章綜合實(shí)訓(xùn)]◎?qū)嵱?xùn)項(xiàng)目情景：“五四”青年節(jié)來(lái)臨之際，XX職業(yè)技術(shù)學(xué)院準(zhǔn)備舉行一次主題演講比賽，以豐富校園文化生活。此活動(dòng)由校團(tuán)委組織，學(xué)生會(huì)承辦。

實(shí)訓(xùn)要求：

（1）將班級(jí)同學(xué)分為5～7人小組，對(duì)籌備中的工作事項(xiàng)進(jìn)行討論，編寫籌備方案。（2）每個(gè)小組提出經(jīng)過(guò)討論后的具體方案，以及需要避免的問(wèn)題。（3）每個(gè)小組的方案由教師進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。[本章綜合實(shí)訓(xùn)]19第八章第八章20[本章學(xué)習(xí)要求]●會(huì)擬訂科學(xué)合理的會(huì)議籌備方案●會(huì)制發(fā)各類會(huì)議通知●會(huì)根據(jù)實(shí)際需要選擇和布置會(huì)場(chǎng)●能夠做好會(huì)議資料、用品、禮儀等準(zhǔn)備工作[本章學(xué)習(xí)要求]21第一節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議方案一、擬訂會(huì)議籌備方案1．會(huì)議的主題2．會(huì)議的名稱3．會(huì)議的時(shí)間4．會(huì)議的地點(diǎn)5．會(huì)議的議程、日程、程序6．會(huì)議的出席范圍7．會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算8．會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)9．會(huì)議的食宿安排第一節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議方案22

二、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案（1）人員問(wèn)題（2）場(chǎng)地問(wèn)題（3）設(shè)備問(wèn)題（4）資料問(wèn)題（5）健康與安全問(wèn)題（6）行為問(wèn)題二、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案23三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將會(huì)議分為不同的種類。請(qǐng)課下通過(guò)多種途徑收集會(huì)議種類的相關(guān)資料，了解會(huì)議種類的常識(shí)?！鲇?xùn)練請(qǐng)討論分析什么樣的地點(diǎn)是召開會(huì)議的理想之處？請(qǐng)課下通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索引擎查找一些會(huì)議地點(diǎn)的信息并下載下來(lái)作為資料留存。三、技能訓(xùn)練24第二節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的擬寫1．標(biāo)題2．通知對(duì)象3．正文4．落款5．回執(zhí)（1）會(huì)議時(shí)間（2）會(huì)議地點(diǎn)（3）會(huì)議內(nèi)容（4）參會(huì)對(duì)象（5）其他事項(xiàng)第二節(jié)制發(fā)會(huì)議通知（1）會(huì)議時(shí)間25二、會(huì)議通知的發(fā)送1．明確通知發(fā)送對(duì)象5．落實(shí)回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)3．把握通知發(fā)送時(shí)間4．準(zhǔn)確書寫通知封筒2．選擇通知發(fā)送形式二、會(huì)議通知的發(fā)送26三、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練1××公司準(zhǔn)備在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2006年訂貨會(huì)議，于2005年12月20發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)期為2天，1月9日?qǐng)?bào)到。報(bào)到地點(diǎn)在××××酒店1506房。請(qǐng)各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費(fèi)用自理。請(qǐng)根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會(huì)議通知?！鲇?xùn)練2請(qǐng)分析下面這份會(huì)議通知（邀請(qǐng)函）存在什么問(wèn)題，并做修改。三、技能訓(xùn)練27第三節(jié)布置會(huì)議場(chǎng)所一、會(huì)場(chǎng)的布局1．相對(duì)式2．全圍式3．半圍式4．分散式第三節(jié)布置會(huì)議場(chǎng)所28

二、座次的排列1．主席臺(tái)人員座次排列2．其他人員座次排列（1）橫排法（2）豎排法（3）左右排列法3．座次標(biāo)識(shí)二、座次的排列29三、會(huì)場(chǎng)的裝飾1．主席臺(tái)的裝飾（1）會(huì)標(biāo)（2）會(huì)徽2．會(huì)場(chǎng)背景的裝飾3．色調(diào)的選擇三、會(huì)場(chǎng)的裝飾30四、會(huì)場(chǎng)的設(shè)備·音響布置·聲像布置·其他布置四、會(huì)場(chǎng)的設(shè)備·音響布置31四、技能訓(xùn)練■訓(xùn)練1請(qǐng)根據(jù)基本知識(shí)中的介紹，在老師的指導(dǎo)下，分別畫出常見的會(huì)場(chǎng)布局示意圖，課下并將其制成電子文檔形式?！鲇?xùn)練2請(qǐng)通過(guò)實(shí)地觀察（如學(xué)校的會(huì)議）或間接觀察（如電視上的相關(guān)新聞）來(lái)感受不同的會(huì)場(chǎng)布局的區(qū)別?！鲇?xùn)練3請(qǐng)?zhí)摂M一份某次會(huì)議的主席臺(tái)就座人員的名單，然后按照就座人數(shù)為奇數(shù)、偶數(shù)及前后雙排等不同情況，畫出主席臺(tái)示意圖。四、技能訓(xùn)練32第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作一、準(zhǔn)備會(huì)議資料1．文件性資料2．服務(wù)性資料（1）程序文件（2）參考文件（3）管理文件（4）指導(dǎo)文件（5）主題文件第四節(jié)其他準(zhǔn)備工作（1）程序文件33二、準(zhǔn)備會(huì)議用品1．必備用品2．特殊用品三、制發(fā)會(huì)議證件1．會(huì)議證件的內(nèi)容2．會(huì)議證件的制作二、準(zhǔn)備會(huì)議用品34四、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓五、安排禮儀服務(wù)1．選擇禮儀服務(wù)人員2．分解工作程序3．培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員4．準(zhǔn)備服裝用具四、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓35六、安排會(huì)議食宿1．安排會(huì)議餐飲2．安排會(huì)議住宿七、做好會(huì)前檢查六、安排會(huì)議食宿36八、技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練請(qǐng)通過(guò)你的親朋好友、同學(xué)老師等，收集一些會(huì)議的證件實(shí)物，增強(qiáng)對(duì)會(huì)議證件制作的感性認(rèn)識(shí)?！鲇?xùn)練請(qǐng)利用PPT做出某次會(huì)議的各種證件，如有條件再打印成書面形式■訓(xùn)練請(qǐng)討論分析常見的會(huì)議證件都有哪些？八、技能訓(xùn)練37[本章綜合實(shí)訓(xùn)]◎?qū)嵱?xùn)