有效會議10準則

有效會議10準則會議目的要清楚明確，議題三個最適宜。會議的最佳時間◎早上十點左右：部門工作已交待完畢，適合開工作性質會議

◎中午：適合做信息交換或開高階主管會議，最好準備午餐給與會者

◎下午四點以后：適合做信息交換或開高階主管會議，并利用想準時下班的心理讓會議準時結束

◎星期一與星期五不宜會議的目的，是將值得每一位出席人員關注與努力的問題，賦與兼具深度與廣度的討論。與會人員要精選，四至十人最理想。選擇參加會議的人員◎對會議主題有了解并能有所貢獻的人

◎代表受決策影響的部門成員

◎有決策權力的人

◎負責執(zhí)行決策的人小秘訣

只要召集關鍵人物或有關人員開會即可，千萬不要邀請不相干的人與會，更不要以為讓不相干的人旁聽是一種附帶的教育訓練方法。會前有資料，以免空口講白話。議題的先后排列順序◎需創(chuàng)意與動腦的議題排在前面

◎重要性高的議題排在前面

◎爭議性少的議題排在前面，需費時討論的排在后面

◎可以保留幾個高興趣度的議題于后面，做為壓軸標準會議流程

1.主席做開場白

2.會議議程

3.項目執(zhí)行的現況報告

4.其他的議題或討論

5.分配新的工作項目以做跟催

6.討論行動項目

7.訂定下次會議的議程

8.周期性的會議評估與討論避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開始，準時結束。你不能不知道

如果以一個月工作二十二天、一天工作八小時來計算，一位月薪1萬元的中階主管，開一小時會議的成本約是60元。十位與會者一小時的會議，就要花費六百元的成本，這還不包括水電、設備、場地等其他費用。小秘訣

1.會議室內放個時鐘，可以幫助主席控制時間與進行會議。

2.參與人員拖拖拉拉、姍姍來遲的會議令人覺得厭煩。不妨在會前安排十五到二十分鐘，當做是傳閱開會文件、喝咖啡談心的時間，讓與會人員愿意提早到達?？s短會議的惡作劇包括──將椅子從會議室中搬走、將溫度降低到華氏六十二度，以及不要讓空氣處于停滯狀態(tài)。你會發(fā)現，站立開會所花的時間大約只有坐著開會的一半。每人發(fā)言時間控制在五分鐘之內，言簡意賅，掌握重點，不偏離主題。你要怎么說？

◎針對問題：「我們真正的問題究竟是什么？」

◎澄清問題：「你是說，在下個月初可以供應這些物料？」

◎控制進度：「現在已經是下午五點，我們目前進行到哪里了？」

◎重申重要處：「讓我們再確認一下……」表示支持：「我認為這項建議很不錯……」

◎換人發(fā)言：「好，謝謝您，王副理。那么陳副理，您認為呢？」主席應帶動討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場中立，化解沖突。你不能不知道◎主席的工作

◎協調會議前后的爭議點

◎做出適合議程的決議

◎提供相關的信息給與會人員

◎協助記錄員正確記錄討論內容

◎參與討論

◎確定會議記錄的分發(fā)

◎必要時主宰一切小秘訣

開會中，為避免扼殺創(chuàng)意詞句，請不要使用以下詞語：「這個行不通！」「以后你就曉得！」「以前曾經做過了！」「別開玩笑了！」很多好創(chuàng)意往往是剛來公司不久的同仁所提出的。開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享自己的想法與感受。小秘訣

開會的時候，要把會前準備的意見充分表達，不要在開會時，才思考問題。萬一你必須先離開時，請求先行發(fā)言，千萬不要有備而來，卻默默離開，那種感覺會讓你難過一陣子。你可以更好

「開放空間會議」的觀念，打破傳統的會議形態(tài)及心理藩籬：

◎與會者一律平等，沒有倫理及規(guī)則要遵守

◎場地陳設盡量簡單，不阻擋彼此視線，需有大片墻或白板張貼海報

◎程序有彈性，就像咖啡時間一樣輕松自在

◎只要任何人覺得發(fā)言者的話太冗長或偏離主題，就可以站在一張畫了腳印的海報前，叫對方閉嘴會議務必達成決議，決議之事指派專人負責提出行動計劃。當一場會議的結果是安排更多的會議時，這通常都顯示該場會議遭遇了難題。會議紀錄要忠實和完整，三天內分發(fā)給每位與會者及相關人士。小秘訣

如果能在會議結束之前，將議定的會議紀錄立即影印分發(fā)給與會的每一個人，可以當場確認討論的內容。會議紀錄應包括將進行的活動事項、各事項的負責人、預計完成的時間等，以便事后容易追蹤。追蹤會后各項決議的行動及結果。小秘訣

會議給人的感覺常是檢討性、質詢性、報告性的，改變其內容與形式往往效果卓著。利用餐點、