有效會議的召開課件

做記錄6做好詳細會議記錄有時還需做錄音備份6六段秘書做記錄6做好詳細有時還需做錄音備份69七段秘書

發(fā)記錄7發(fā)給與會人員將會議記錄7七段秘書發(fā)記錄7發(fā)給與會人員將會議記錄710八段秘書

定責任8將會議確定的任務(wù)，一一落實到責任人定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時向總經(jīng)理匯報向主管方向邁進…八段秘書定責任8將會議確定的任務(wù)，一一落實到責任人定11九段秘書9把上述過程做成標準化的“會議”流程，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系下一個行政主管就是你做流程你九段秘書9把上述過程做成標準化的“會議”流程，下一個行政主管12123456789結(jié)論基本完成出色完成超額完成新手成手高手注重內(nèi)容[過程]注重結(jié)果[績效]9只有可[復制]的結(jié)果才是[好]結(jié)果九段秘書，九種結(jié)果123456789結(jié)論基本完成出色完成超額完成新手成手高手注13開會是商界中最昂貴的一種交流活動會議的成本時間成本（金錢成本）直接成本效率損失成本開會是商界中最昂貴的一種交流活動會議的成本時間成本（金錢成本14無效會議的表現(xiàn)開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。浪費時間效果欠佳勞而無功原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確無效會議的表現(xiàn)開會前沒有通知與會者相關(guān)會議主持人缺乏影響力、15有效會議的管理技巧會前準備會中控制會后評估有效會議的管理技巧會前準備會中控制會后評估161、會前準備會議的目的是什么？有沒有必要通過開會來達到上述目的？AB會議的計劃是什么？D誰應(yīng)該參加會議？C有沒有開會的替代物存在？可能會有什么意想不到的問題發(fā)生？會議預期的結(jié)果是什么？被邀請參會者之間有什么關(guān)系？會前要問的問題1、會前準備會議的目的是什么？有沒有必要通過開會AB會議的計17

制定一個POP:目的、結(jié)果、計劃1目的應(yīng)該說明為什么開會：“會議的目的是為了……”2結(jié)果使會議有了中心議題，它預期會上將會共享哪些信息、將會做出什么決定以及采取什么行動。3計劃指實際的會議議程：領(lǐng)導人、會議內(nèi)容、共享信息、會議過程以及會議時間和地點。制定一個POP:目的、結(jié)果、計劃1目的應(yīng)該說明為什么開會：181.將演示和討論分開來。2.只有在演示過程中允許澄清問題。3.向與會者提出需要深入思考的問題：你同意/不同意哪些觀點如何改進提議提出了哪些新問題1.解釋會議的重要性。2.給出足夠的準備時間。3.給出清楚的指示（如閱讀、分析等）4.強調(diào)要在會前完成。5.只布置那些你確定會上要用到的任務(wù)。6.計劃好在會上運用這些已完成任務(wù)的過程。會前任務(wù)1.將演示和討論分開來。1.解釋會議的重要性。會前任務(wù)19基調(diào)簽到后的交流階段價值非凡，為整個會議奠定了……積極推動5分鐘非正式談話時間兩人一組討論預定議題所有與會者交流業(yè)務(wù)關(guān)注點和好消息所有人必須參加爭論應(yīng)對事不對人制定程序規(guī)定參會者在會上如何表現(xiàn)，使會議始終重點突出按時開始和結(jié)束一次只有一個話題保密性對會議進行評估基調(diào)簽到后的交流階段價值非凡，為整個會議奠定了……積極推動520活頁掛圖使會議重點突出，保持會議過程的可視性和人情味！活頁掛圖滿足期望滿足期望如果可能，將參會者說的話都記下來。讓不同的人來充當書記員。保持所有的信息都可視化（用掛圖）。當加入自己的想法時，要與小組商量。詮釋別人想法時要征得人家同意。劃出并利用特定區(qū)域。用不同的顏色。打印出來的圖表要清晰?；铐搾靾D使會議重點突出，活頁掛圖滿足期望滿足期望如果可能，將212、會中控制不同類型的會議，流程也不盡相同。會議流程2、會中控制不同類型的會議，流程也不盡相同。會議流程22提建議：“……怎么樣”幫助性行為建設(shè)性：“將張三的想法建立在……”尋找信息：“請描述……”尋求不同方案：“李四，你認為怎么樣？”提建議：“……怎么樣”幫助性行為建設(shè)性：“將張三的想法建立在23提供信息：“這是我的報告……”幫助性行為不同意見：“我不同意李四的意見，因為……”給出意見：“我認為……”總結(jié)：“概括一下這個問題”提供信息：“這是我的報告……”幫助性行為不同意見：“我不同意24嘗試理解：“我聽到你說……”幫助性行為鼓勵：“說說關(guān)于這個問題的更多想法……”嘗試達成共識：“有多少人同意”協(xié)調(diào)：“我們同意什么”嘗試理解：“我聽到你說……”幫助性行為鼓勵：“說說關(guān)于這個問25檢查表現(xiàn)：“我們團結(jié)的程度如何”幫助性行為消除緊張：“之所以幽默是因為……”設(shè)定標準：“我們需要做出決定，通過……”詮釋：“我聽到你說的是……”檢查表現(xiàn)：“我們團結(jié)的程度如何”幫助性行為消除緊張：“之所以26常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功27處理糾紛1234承認人的情感不可能被真正排除在會議之外，所以應(yīng)讓其公開表達。首先要理解別人，然后再尋求別人的理解。再次集中討論最初的主題或目標保持中立，尊重人們表達情感的權(quán)利，并鼓勵他們表達出來。處理糾紛1234承認人的情感不可能被真正排除在會議之外，所以28處理感情可以遵循的方式回到原先討論的議題或目標上遵守沉默規(guī)則會間休息沉默的頭腦風暴確認有爭議的領(lǐng)域、共識以及消除分歧的辦法小組討論、互通信息充分交流彼此的關(guān)注點處理感情可以遵循的方式回到原先討論的議題或目標上遵守沉默規(guī)則29如何

對付違規(guī)行為問題出現(xiàn)以前就制定規(guī)則，并不時提到它們。對抗違規(guī)行為。認同幫助性行為。對屢次違規(guī)的人進行單獨談話。對違規(guī)行為有大家認同的反對方式。希望所有參會者都對會議進程負起責任。利用非語言交流手段。如何

對付違規(guī)行為問題出現(xiàn)以前就制定規(guī)則，并不時提到它們。認30解決爭議的辦法認識到爭議是團隊工作中自然而然不可避免的一個方面相互同意決議是人們想看到的結(jié)果領(lǐng)會對方的觀點從認識問題轉(zhuǎn)移到解決問題就一個問題提出幾個方案傾聽解決爭議的辦法認識到爭議是團隊工作中自然而然不可避免的一個方31共識的達成共識=協(xié)議+支持共識就是對經(jīng)小組同意作出的決策或?qū)⒉扇〉男袆颖硎局С值囊环N心理狀態(tài)。達成共識的方法我已聽到并理解你的立場你已聽到并理解我的立場決定并沒有犧牲我的價值觀和道德我能支持被提議的決定運用達成的共識來決定團隊職能在項目及項目執(zhí)行要點方面達成協(xié)議。共識的達成共識=協(xié)議+支持共識就是對經(jīng)小組同意作出的決策或?qū)?2采取行動。會議最后要處理特定區(qū)域內(nèi)記錄的問題。審視會議結(jié)果、所作的決定及采取的行動。突出下次會議日程中的議題評論部分公開的談話、書面調(diào)查及二者的結(jié)合。3、會后評估反思與評估采取行動。審視會議結(jié)果、突出下次評論部分公開3、會后評估反思33謝謝大家!謝謝大家!34演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！3515897579537sir1018@163.com首席咨詢佘敬原有效會議的召開智航咨詢·方法論系列課程ir1018@163.com首席咨詢36段秘書從說起段秘書從說起37總經(jīng)理通知秘書安排次日上午九點開一個會議什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？一到九段秘書給出了不同的答案123456789引子總經(jīng)理通知秘書安排次日上午九點開一個會議什么是任務(wù)？什么是結(jié)38發(fā)通知1——只接受任務(wù)，叫做什么就做什么EmailPhoneBoard滿足部分期望1一段秘書發(fā)會議通知，然后準備相關(guān)會議用品，并參加會議發(fā)通知1——只接受任務(wù)，叫做什么就做什么EmailPhone39二段秘書2確認下明天的會議好的2發(fā)通知后，再打電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到落實到人抓落實二段秘書2確認下明天的會議好的2落實到人抓落實40三段秘書3會前30分鐘提醒與會者參會，對臨時不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，以便臨時調(diào)整3重檢查三段秘書3會前30分鐘提醒與會者參會，對臨時不能參加會議的人41四段秘書4四段秘書才基本算是稱職！1會議室大門貼上會議時間2預約投影，保證資源到位3會前測試投影儀、電腦等設(shè)備顯示是否正常勤準備滿足期望滿足期望四段秘書4四段秘書才基本算是稱職！1會議室大門貼上會議時間242喜歡五段秘書5了解會議的性質(zhì)及議題將相關(guān)資料發(fā)給與會者這樣的秘書比較討上級細準備喜歡五段秘書5了解會議的性質(zhì)及議題將相關(guān)資料發(fā)給與會者這樣的43六段秘書

做記錄6做好詳細會議記錄有時還需做錄音備份6六段秘書做記錄6做好詳細有時還需做錄音備份644七段秘書

發(fā)記錄7發(fā)給與會人員將會議記錄7七段秘書發(fā)記錄7發(fā)給與會人員將會議記錄745八段秘書

定責任8將會議確定的任務(wù)，一一落實到責任人定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時向總經(jīng)理匯報向主管方向邁進…八段秘書定責任8將會議確定的任務(wù)，一一落實到責任人定46九段秘書9把上述過程做成標準化的“會議”流程，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系下一個行政主管就是你做流程你九段秘書9把上述過程做成標準化的“會議”流程，下一個行政主管47123456789結(jié)論基本完成出色完成超額完成新手成手高手注重內(nèi)容[過程]注重結(jié)果[績效]9只有可[復制]的結(jié)果才是[好]結(jié)果九段秘書，九種結(jié)果123456789結(jié)論基本完成出色完成超額完成新手成手高手注48開會是商界中最昂貴的一種交流活動會議的成本時間成本（金錢成本）直接成本效率損失成本開會是商界中最昂貴的一種交流活動會議的成本時間成本（金錢成本49無效會議的表現(xiàn)開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。浪費時間效果欠佳勞而無功原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確無效會議的表現(xiàn)開會前沒有通知與會者相關(guān)會議主持人缺乏影響力、50有效會議的管理技巧會前準備會中控制會后評估有效會議的管理技巧會前準備會中控制會后評估511、會前準備會議的目的是什么？有沒有必要通過開會來達到上述目的？AB會議的計劃是什么？D誰應(yīng)該參加會議？C有沒有開會的替代物存在？可能會有什么意想不到的問題發(fā)生？會議預期的結(jié)果是什么？被邀請參會者之間有什么關(guān)系？會前要問的問題1、會前準備會議的目的是什么？有沒有必要通過開會AB會議的計52

制定一個POP:目的、結(jié)果、計劃1目的應(yīng)該說明為什么開會：“會議的目的是為了……”2結(jié)果使會議有了中心議題，它預期會上將會共享哪些信息、將會做出什么決定以及采取什么行動。3計劃指實際的會議議程：領(lǐng)導人、會議內(nèi)容、共享信息、會議過程以及會議時間和地點。制定一個POP:目的、結(jié)果、計劃1目的應(yīng)該說明為什么開會：531.將演示和討論分開來。2.只有在演示過程中允許澄清問題。3.向與會者提出需要深入思考的問題：你同意/不同意哪些觀點如何改進提議提出了哪些新問題1.解釋會議的重要性。2.給出足夠的準備時間。3.給出清楚的指示（如閱讀、分析等）4.強調(diào)要在會前完成。5.只布置那些你確定會上要用到的任務(wù)。6.計劃好在會上運用這些已完成任務(wù)的過程。會前任務(wù)1.將演示和討論分開來。1.解釋會議的重要性。會前任務(wù)54基調(diào)簽到后的交流階段價值非凡，為整個會議奠定了……積極推動5分鐘非正式談話時間兩人一組討論預定議題所有與會者交流業(yè)務(wù)關(guān)注點和好消息所有人必須參加爭論應(yīng)對事不對人制定程序規(guī)定參會者在會上如何表現(xiàn)，使會議始終重點突出按時開始和結(jié)束一次只有一個話題保密性對會議進行評估基調(diào)簽到后的交流階段價值非凡，為整個會議奠定了……積極推動555活頁掛圖使會議重點突出，保持會議過程的可視性和人情味！活頁掛圖滿足期望滿足期望如果可能，將參會者說的話都記下來。讓不同的人來充當書記員。保持所有的信息都可視化（用掛圖）。當加入自己的想法時，要與小組商量。詮釋別人想法時要征得人家同意。劃出并利用特定區(qū)域。用不同的顏色。打印出來的圖表要清晰?；铐搾靾D使會議重點突出，活頁掛圖滿足期望滿足期望如果可能，將562、會中控制不同類型的會議，流程也不盡相同。會議流程2、會中控制不同類型的會議，流程也不盡相同。會議流程57提建議：“……怎么樣”幫助性行為建設(shè)性：“將張三的想法建立在……”尋找信息：“請描述……”尋求不同方案：“李四，你認為怎么樣？”提建議：“……怎么樣”幫助性行為建設(shè)性：“將張三的想法建立在58提供信息：“這是我的報告……”幫助性行為不同意見：“我不同意李四的意見，因為……”給出意見：“我認為……”總結(jié)：“概括一下這個問題”提供信息：“這是我的報告……”幫助性行為不同意見：“我不同意59嘗試理解：“我聽到你說……”幫助性行為鼓勵：“說說關(guān)于這個問題的更多想法……”嘗試達成共識：“有多少人同意”協(xié)調(diào)：“我們同意什么”嘗試理解：“我聽到你說……”幫助性行為鼓勵：“說說關(guān)于這個問60檢查表現(xiàn)：“我們團結(jié)的程度如何”幫助性行為消除緊張：“之所以幽默是因為……”設(shè)定標準：“我們需要做出決定，通過……”詮釋：“我聽到你說的是……”檢查表現(xiàn)：“我們團結(jié)的程度如何”幫助性行為消除緊張：“之所以61常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功62處理糾紛1234承認人的情感不可能被真正排除在會議之外，所以應(yīng)讓其公開表達。首先要理解別人，然后再尋求別人的理解。再次集中討論最初的主題或目標保持中立，