綠都檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

工程檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：LD-GC-ZY009版號(hào)：A/0頁(yè)碼：第10頁(yè)共10頁(yè)EvaluationWarning:ThedocumentwascreatedwithSpire.Docfor.NET.工程檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人制度概況目的加強(qiáng)建設(shè)工程文件件的歸檔整理理工作，建立立完整準(zhǔn)確的的工程檔案，順利通過(guò)檔案驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，并保障后期物業(yè)管理和項(xiàng)目后評(píng)估的檔案使用。適用范圍適用于建設(shè)工程文文件的歸檔整整理以及建設(shè)設(shè)工程檔案的的驗(yàn)收。定義建設(shè)工程檔案：在在工程建設(shè)活活動(dòng)中直接形形成的具有歸歸檔保存價(jià)值值的文字、圖圖表、聲像等等各種形式的的歷史記錄，也也可簡(jiǎn)稱(chēng)工程程檔案。主導(dǎo)及參與部門(mén)城市公司項(xiàng)目部部門(mén)流程中承擔(dān)職責(zé)城市公司項(xiàng)目部//本部工程管管理部城市公公司綜合部負(fù)責(zé)施工過(guò)程的工工程文件檔案案管理；負(fù)責(zé)代表建設(shè)單位位收集和匯總總勘察、設(shè)計(jì)計(jì)、施工、監(jiān)監(jiān)理等單位立立卷歸檔的工工程檔案；負(fù)責(zé)組織工程檔案案驗(yàn)收；負(fù)責(zé)工程檔案移交交檔案館。工作程序1施工過(guò)程城市公司項(xiàng)目部文件檔案分類(lèi)2.1.1A冊(cè)：公司管理規(guī)范工程管理控制文件一套城市公司項(xiàng)目部職責(zé)及人員架構(gòu)表2.1.2B冊(cè)：合同文件施工合同文件監(jiān)理合同文件材料采購(gòu)合同文件合同登記匯總表施工合同月報(bào)2.1.3C冊(cè)：公司內(nèi)部來(lái)往文件發(fā)文：送公司報(bào)告發(fā)文：發(fā)合約采購(gòu)部文發(fā)文：發(fā)設(shè)計(jì)、研發(fā)部文發(fā)文：發(fā)預(yù)算管理部文收文：合約采購(gòu)部來(lái)文收文：設(shè)計(jì)、研發(fā)部來(lái)文收文：預(yù)算管理部來(lái)文2.1.4D冊(cè)：監(jiān)理公司往來(lái)文件《監(jiān)理人員登記表》及證明資料監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理細(xì)則監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要監(jiān)理備忘錄及專(zhuān)題報(bào)告監(jiān)理月報(bào)及審核意見(jiàn)發(fā)監(jiān)理單位文件2.1.5E冊(cè)：與施工單位來(lái)往文件施工組織設(shè)計(jì)施工方案工程聯(lián)系單報(bào)告及函件2.1.6F冊(cè)：設(shè)計(jì)變更和工程簽證設(shè)計(jì)變更工程簽證2.1.7G冊(cè)：計(jì)劃管理總進(jìn)度控制計(jì)劃及評(píng)審記錄施工圖紙交付計(jì)劃承包單位進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃甲供材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃資金使用計(jì)劃總進(jìn)度計(jì)劃（施工單位）月計(jì)劃（施工單位）周計(jì)劃（施工單位）2.1.8H冊(cè)：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)工程管理指導(dǎo)書(shū)技術(shù)交底記錄2.1.9Ｉ冊(cè)：材料設(shè)備管理封樣登記一覽表收（調(diào)）料單設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄2.1.10J冊(cè)：進(jìn)度款支付工程進(jìn)度款審批單物資進(jìn)度款審批單扣款通知單獎(jiǎng)/罰款通知單（J4）2.1.11K冊(cè)：會(huì)議紀(jì)要公司工程檢查例會(huì)紀(jì)要現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要甲方召集專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要城市公司項(xiàng)目部?jī)?nèi)部會(huì)議紀(jì)要2.2城市公司項(xiàng)目部文件索引目錄2.2.1城市公司項(xiàng)目部文件按上述方法進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)文件夾須有《文件卷目總索引表》、《文件卷索引表》、《文件目錄表》此三級(jí)索引表，以便對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢索；2.2.2《文件卷目總索引表》列明歸檔文件各卷目編號(hào)及名稱(chēng)，貼于文件夾外，以便于檢索；2.2.3《文件卷索引表》列明本卷歸檔文件的分類(lèi)及名目；2.2.4《文件目錄表》作為質(zhì)量記錄、文件的最終目錄，在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄，須列明文件的編號(hào)、主題及歸檔時(shí)間。2.3城市公司項(xiàng)目部文件夾標(biāo)簽2.3.1文件須以文件夾分類(lèi)存放，文件夾側(cè)面以標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)；2.3.2標(biāo)簽上須標(biāo)明項(xiàng)目名稱(chēng)、卷目名稱(chēng)及卷目編號(hào)；2.3.3各文件夾按卷目編號(hào)進(jìn)行排放。2.4城市公司項(xiàng)目部移交公司文件2.4.1工程完工后在城市公司項(xiàng)目部撤消時(shí)，城市公司項(xiàng)目部需將上述十二冊(cè)內(nèi)容移交城市公司綜合部公司綜合管理部。2.5工程竣工后文件歸檔基本要求2.5.1在工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中，城市公司項(xiàng)目部代表建設(shè)單位，組織公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)履行下列職責(zé)：在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔；負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；城市公司項(xiàng)目部在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；2.5.2城市公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)督促勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。2.5.3城市公司項(xiàng)目部、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)督促總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。2.5.4城市公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)接城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，城市公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)交付工程檔案至城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，獲取工程檔案認(rèn)可文件。2.6歸檔文件的質(zhì)量要求2.6.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2.6.2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.6.3工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。2.6.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.6.5工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm*210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.6.6工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。2.6.7所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章示例如下：竣工圖章尺寸為：50mm*80mm.竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。2.6.8利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。2.6.9不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm*210mm），圖標(biāo)欄露在外面。2.7工程文件的歸檔2.7.1歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。文件材料的質(zhì)量符合要求。歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。2.7.2歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行?？辈?、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。2.7.3勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，城市公司項(xiàng)目部、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后移交城市公司項(xiàng)目部。2.7.4工程檔案不少于三套，兩套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）。2.7.5城市公司項(xiàng)目部接收勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位移交的檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。2.8工程檔案的驗(yàn)收與移交2.8.1列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，城市公司項(xiàng)目部在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。2.8.2城市公司綜合部交在城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收前，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；文件的形成，來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、