《數據庫應用（Access 2010）》第1章 認識Access 2010

第1章

認識Access2010認識Access2010數據庫的基本概念

Access2010的啟動和退出

Access2010的用戶界面數據庫及數據庫對象的基本概念使用Access2010幫助系統(tǒng)任務1理解數據庫的基本概念1．數據：描述客觀事物特征的抽象化符號，既包括數字、字母、文字及其他特殊字符組成的文本形式的數據，還包括圖形、圖像、聲音等形式的數據，實際上，凡是能夠由計算機處理的對象都可以稱為數據。2．數據庫：存儲在計算機存儲設備上、結構化的相關數據的集合。數據庫不僅包含描述事物的具體數據，而且反映了相關事物之間的關系。在Access數據庫中，數據以二維表的形式存放，表中的數據相互之間均有一定的聯(lián)系。3．數據庫管理系統(tǒng)：對數據庫進行管理的軟件，主要作用是統(tǒng)一管理、統(tǒng)一控制數據庫的建立、使用和維護。在微機環(huán)境中，目前較流行的數據庫引擎有：Informix，Sybase，微軟的SQLServer，IBM的DB2，Oracle和微軟的Access等，目前常用的只有后4個，它們成為該領域的主要競爭者。任務1理解數據庫的基本概念4．數據庫系統(tǒng)：一種引入了數據庫技術的計算機系統(tǒng)。數據庫系統(tǒng)由計算機的軟硬件組成，它主要解決以下3個問題：

有效組織數據（重點是對數據進行合理設計，便于計算機存儲）；將數據輸入到計算機中進行處理；根據用戶的要求將處理后的數據從計算機中提取出來，最終滿足用戶使用計算機合理處理和利用數據的目的。數據庫系統(tǒng)由5部分組成：①計算機硬件系統(tǒng)。②數據庫。③數據庫管理系統(tǒng)及相關軟件。④數據庫管理員。⑤用戶。任務1理解數據庫的基本概念5．數據模型：指數據庫中數據與數據之間的關系，它是數據庫系統(tǒng)中一個關鍵的概念。數據模型不同，相應的數據庫系統(tǒng)就完全不同，任何一種數據庫系統(tǒng)都是基于某種模型的。常用的數據模型有層次模型、網狀模型和關系模型3種。（1）層次模型用樹形結構表示數據及其聯(lián)系的數據模型稱為層次模型。樹是由結點和連線組成的，結點表示數據集，連線表示數據之間的關系。通常將表示“一”的數據放在上方，稱為父結點；將表示“多”的數據放在下方，稱為子結點。樹的最高位只有一個結點，稱為根結點。層次模型的重要特征是，僅有一個無父結點的根結點，而根結點以外的其他結點向上僅有一個父結點，向下有一個或若干個子結點。層次模型表示從根結點到子結點的“一對多”關系。任務1理解數據庫的基本概念5．數據模型：（2）網狀模型用網狀結構表示數據及其聯(lián)系的數據模型稱為網狀模型。網狀模型是層次模型的擴展，其重要特征是：至少有一個結點無父結點，網狀模型的結點間可以任意發(fā)生聯(lián)系，能夠表示任意復雜的聯(lián)系，如數據間的縱向關系與橫向關系，網狀結構可以表示“多對多”的關系。但正因為其在概念上、結構上均較為復雜，所以操作不太方便。任務1理解數據庫的基本概念5．數據模型：（3）關系模型在日常生活中遇到的許多數據都可以用二維表表示，既簡單又直觀。由行和列構成的二維表在數據庫理論中稱為關系。用關系表示的數據模型稱為關系模型。在關系模型中，實體與實體之間的聯(lián)系都是用關系表示的，每一個關系就是一個二維表，即二維表中既可以存放實體本身的數據，也可存實體間的聯(lián)系。任務1理解數據庫的基本概念6．關系數據庫按照關系模型建立的數據庫稱為關系數據庫。關系數據庫中的所有數據均組織成一個個二維表，這些表之間的聯(lián)系也用二維表表示。（1）數據元素：關系數據庫中最基本的數據單位。（2）字段：二維表中的一列稱為一個字段，每一個字段均有一個唯一的名字（稱為字段名）。（3）記錄：二維表中的每一行稱為一個記錄，每一個記錄具有一個唯一的編號（稱為記錄號）。每個記錄中不同字段的數據可能具有不同的數據類型，但所有記錄的相同字段的數據類型一定是相同的。任務1理解數據庫的基本概念6．關系數據庫（4）數據表：具有相同字段的所有記錄的集合稱為數據表，一個數據庫往往由若干個數據表組成，每一個數據表都有一個唯一的名字（稱為數據表名）。任務2啟動和退出Access20101．啟動Access2010（1）通過“開始”菜單啟動選擇“開始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeAccess2010”菜單命令，即打開了Access2010程序。任務2啟動和退出Access20101．啟動Access2010。（2）通過“開始”菜單中的Access2010選項啟動如果在“開始”菜單中加入了Access2010選項，直接單擊“開始”菜單中的“MicrosoftOfficeAccess2010”選項圖標，即可啟動Access2010。（3）通過桌面快捷方式啟動如果在桌面上創(chuàng)建了Access2010的快捷方式，可以通過快捷方式啟動。操作方法為：在桌面上雙擊Access2010的快捷方式圖標，即可啟動Access2010，進入用戶界面。任務2啟動和退出Access20102．退出Access2010退出Access2010通常有5種方法：①單擊Access2010用戶界面主窗口的“關閉”按鈕。②雙擊Access2010標題欄左面的控制菜單圖標。③單擊Access2010的控制菜單圖標，在彈出的下拉菜單中單擊“關閉”命令。④在菜單欄中單擊“文件”→“退出”菜單命令。⑤直接按<Alt+F4>鍵。任務3認識Access2010的用戶界面任務3認識Access2010的用戶界面1．標題欄標題欄在Access主窗口的最上面，上面依次顯示著“控制菜單”圖標、窗口的標題“MicrosoftAccess”和控制按鈕。2．功能區(qū)功能區(qū)主要實現了原來的菜單欄和工具欄的功能，并提供了Access2010中的主要命令界面。功能區(qū)的主要優(yōu)勢之一是，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務或入口點集中在一個地方。功能區(qū)由包含各類命令的命令選項卡組成。在Access2010中，主要的命令選項卡包括“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數據”、“數據庫工具”。每個選項卡都包含多組相關命令，這些命令展現了其他一些新的用戶界面UI組件。任務3認識Access2010的用戶界面2．功能區(qū)功能區(qū)上提供的命令還反映了當前活動對象。例如，如果已在數據表視圖中打開了一個表，并單擊“創(chuàng)建”選項卡上的“窗體”，那么在“窗體”組中，Access將根據活動表創(chuàng)建窗體。這時會自動出現設計功能選項卡，只有在“設計”視圖中打開對象的情況下，“設計”選項卡才會出現。任務3認識Access2010的用戶界面3．選擇命令選項卡（1）執(zhí)行命令：啟動Access，單擊與命令對應的選項卡。選項卡和可用命令會隨著所執(zhí)行的操作而有所變化，單擊表示命令的控件，即可執(zhí)行該命令。也可以使用鍵盤輸入快捷按鍵來執(zhí)行命令。（2）上下文命令選項卡除標準命令選項卡之外，Access2010還有上下文命令選項卡。根據上下文的不同，標準命令選項卡旁邊可能會出現一個或多個上下文命令選項卡。例如，當打開一個新數據庫時，還沒有創(chuàng)建表，則只顯示“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數據”、“數據庫工具”等選項卡命令，當創(chuàng)建一個表時，會多出“字段”、“表”兩個選項卡。任務3認識Access2010的用戶界面3．選擇命令選項卡（2）上下文命令選項卡①命令名稱的右側帶有三角符號。將光標指向該命令或單擊該命令時將打開相應的子菜單。②命令名稱顯示為淺灰色。說明當前狀態(tài)下該命令無效，只有進行了其他操作之后該命令才能使用。任務3認識Access2010的用戶界面3．選擇命令選項卡（3）樣式庫功能區(qū)還使用一種名為“樣式庫”的控件。樣式庫控件的設計目的是為了使用戶將注意力集中在獲取所要的結果上。樣式庫控件不僅顯示命令，還顯示使用這些命令的結果。其意圖是提供一種可視方式，便于用戶瀏覽和查看可以執(zhí)行的操作，并關注操作結果，而不只是關注命令本身。任務3認識Access2010的用戶界面3．選擇命令選項卡（4）隱藏功能區(qū)有時為了將更多的空間作為工作區(qū)，需將功能區(qū)選項命令組折疊起來，若要隱藏功能區(qū)，可雙擊活動命令選項卡名稱，如：雙擊“創(chuàng)建”等選項卡標簽名即可。任務3認識Access2010的用戶界面4．Backstage區(qū)Backstage視圖是Access2010中的新功能，占據功能區(qū)上的“文件”選項卡，并包含很多以前出現在Access早期版本的“文件”菜單中的命令。Backstage視圖還可包含適用于整個數據庫文件的其他命令。在打開Access但未打開數據庫時，可以看到Backstage視圖。任務3認識Access2010的用戶界面5．導航窗格導航窗格可幫助用戶歸類數據庫對象，并且是打開或更改數據庫對象設計的主要方式。導航窗格取代了早期Access版本中的數據庫窗口。任務3認識Access2010的用戶界面6．打開數據庫對象在導航窗格中，雙擊對象即可打開對象；在導航窗格中，選擇對象，然后按Enter鍵或在導航窗格中右擊對象，然后選擇“打開”命令也可以打開對象。7．顯示與隱藏導航窗格導航窗格默認為在打開數據庫時出現，因此默認情況下，通過設置程序選項可以關閉導航窗格。按快捷鍵F11可以折疊導航窗格。8．顯示與隱藏狀態(tài)欄繼續(xù)保留此標準UI元素是為了查找狀態(tài)消息、屬性提示、進度指示等。在Access2010中，狀態(tài)欄也具有兩項標準功能：視圖/窗口切換和縮放。任務4認識Access2010的導航窗格及操作對象1．標題欄

標題欄顯示數據庫的名稱和文件格式。任務4認識Access2010的導航窗格及操作對象2．下拉列表菜單下拉列表列出了操作數據庫對象中的一些瀏覽與顯示方式。在瀏覽類別中可以按不同的分類顯示對象，在篩選類別中，可以按不同的組來篩選顯示的對象。任務4認識Access2010的導航窗格及操作對象3．對象快捷菜單在導航窗格中，在每個數據表對象上右擊均會出現一個快捷菜單，在該快捷菜單中可以完成對對象的操作。以表為例，在數據表上右擊出現的快捷菜單。4．對象列表窗口對象列表窗口上半部分顯示的是新建對象的快捷方式列表，使用快捷方式可以方便高效地創(chuàng)建數據庫對象，不同的數據庫對象其列表不一樣。對象列表窗口的下半部分顯示所選對象的列表。任務5認識Access2010的數據庫對象1．表表是Access2010存儲數據的地方，是數據庫的核心和基礎，其他數據庫對象的操作都是在表的基礎上進行的。數據庫可以包含許多表，每個表用于存儲有關不同主題的信息。每個表可以包含許多不同數據類型（例如文本、數字、日期和超鏈接）的字段。任務5認識Access2010的數據庫對象2．查詢在Access2010中，使用查詢可以按照不同的方式查看、分析和更改數據，因此查詢是Access2010數據庫的一個重要對象，通過查詢可以篩選出需要的記錄，構成一個新的數據集合，而查詢的結果又可以作為數據庫中其他對象的數據來源。通過查詢，可以查找和檢索滿足指定條件的數據，包括多個表中的數據。也可以使用查詢同時更新或刪除多條記錄，以及對數據執(zhí)行預定義或自定義的計算。任務5認識Access2010的數據庫對象3．窗體窗體是數據庫和用戶之間的主要接口，使用窗體可以方便地以更豐富多彩的形式來輸入數據、編輯數據、查詢數據、篩選數據和顯示數據。在一個完善的數據庫應用系統(tǒng)中，用戶都是通過窗體對數據庫中的數據進行各種操作的，而不是直接對表、查詢等進行操作。任務5認識Access2010的數據庫對象4．報表

在許多情況下，數據庫操作的結果是要打印輸出的。利用報表對象可以將數據庫中需要的數據提取出來進行分析、整理和計算，并將數據以格式化的方式發(fā)送至打印機。用戶不僅能夠以格式化的形式顯示數據、輸出數據，還可以利用報表對數據進行排序、分組、求和及求平均等統(tǒng)計計算。任務5認識Access2010的數據庫對象5．頁

：頁也稱為數據訪問頁，使用它可以查看和處理來自Internet的數據，也可以將數據庫中的數據發(fā)布到Internet上。使用數據訪問頁既可以在網絡上靜態(tài)地查看數據，還可以通過網絡對數據進行輸入、修改等操作。6．宏

：宏并不直接處理數據庫中的數據，而是一個組織其他5個對象（表、查詢、窗體、報表和頁）的工具，是指一個或多個操作的集合。例如，可以建立一個宏，通過宏可以打開某個窗體，打印某份報表等。宏可以包含一個或多個宏命令，也可以是由幾個宏組成的宏組。7．模塊：模塊是用VBA（VisualBasicforApplication）語言編寫的程序段，用來完成利用宏處理仍然很難實現的操作。它與報表、窗體等對象相結合，可以開發(fā)出高質量、高水平的數據庫應用系統(tǒng)。任務6常用Access2010選項設置首先單擊“文件”選項卡，然后單擊“選項”命令。任務6常用Access2010選項設置1．“常規(guī)”選項：包括“用戶界面選項”、“創(chuàng)建數據庫”、“對MicrosoftOffice進行個性化設置”3個選項區(qū)域。（1）用戶界面選項在“屏幕提示樣式”下拉列表框中有3個選項供選擇，下面分別說明。①“在屏幕提示中顯示功能說明”，打開屏幕提示和高級屏幕提示。②“不在屏幕提示中顯示功能說明”，關閉高級屏幕提示，仍可看到屏幕提示。③“不顯示屏幕提示”，關閉屏幕提示和高級屏幕提示。④“在屏幕提示中顯示快捷鍵”，在屏幕中顯示快捷鍵。任務6常用Access2010選項設置1．“常規(guī)”選項（2）創(chuàng)建數據庫在“創(chuàng)建數據庫”選項區(qū)域中可以設置或者更改創(chuàng)建新數據庫時Access使用的文件格式，還可以設置或者更改用于存儲新的數據庫和文件的默認文件夾。（3）對MicrosoftOffice進行個性化設置“對MicrosoftOffice進行個性化設置”選項區(qū)域中，可以對用戶名、縮寫和語言設置等選項進行更改設定。任務6常用Access2010選項設置2．“當前數據庫”選項設置（1）應用程序選項在“應用程序選項”選項區(qū)域中可以設置應用程序的標題、圖標以及使用Access特殊鍵等屬性。①“應用程序標題”：在此輸入的內容將顯示在標題欄上。②“應用程序圖標”：在此瀏覽計算機上尋找圖標文件（.Ico，.Cur）或者位圖（.BMP）等文件可將此文件圖案設置為程序圖標顯示在Windows的任務欄中。選中“用作窗體和報表圖標”復選框，該圖標可顯示在當前打開的數據庫窗體和報表的選項卡標簽中。任務6常用Access2010選項設置2．“當前數據庫”選項設置（1）應用程序選項③“顯示窗體”：設置啟動數據庫時自動打開的窗體。④“顯示狀態(tài)欄”：可在Access工作區(qū)的底部顯示和隱藏狀態(tài)欄。⑤“文檔窗口選項”：可以設置窗口的顯示形式，即重疊窗口和選項卡式文檔。⑥“使用Access特殊鍵”：該選項可以啟用下列快捷鍵。<F11>：顯示或者隱藏導航窗格。<Ctrl+G>：在VisualBasic編輯器中顯示相應的窗口。<Alt+F11>：啟動VisualBasic編輯器。<Ctrl+Break>：使用Access2010項目時停止從服務器上檢索記錄。任務6常用Access2010選項設置2．“當前數據庫”選項設置（1）應用程序選項⑦“關閉時壓縮”：指在關閉數據庫時自動進行壓縮和修復數據庫操作。⑧“保存時從文件屬性中刪除個人信息”：可以在保存文件時自動地將個人信息從文件屬性中刪除。⑨“在窗體上使用應用了Windows主題的控件”：可以在窗體和報表控件上使用Windows主題，但是只有使用標準主題之外的Windows主題時才能應用該設置。⑩“啟用布局視圖”：可以顯示Access狀態(tài)欄上的“布局視圖”按鈕，或者在右鍵單擊對象選項卡標簽出現的快捷菜單中出現“布局視圖”菜單項。任務6常用Access2010選項設置2．“當前數據庫”選項設置（1）應用程序選項“為數據表視圖中的表啟用設計更改”：將允許用戶在使用數據表視圖時更改表設計。“檢查截斷的數字字段”：如果要顯示的數據長度大于列寬，該數字將顯示為####，否則在列中將只看到數據的一部分。“圖片屬性存儲格式”：設置Access是以源圖像格式保存還是以BMP位圖格式保存文件。任務6常用Access2010選項設置2．“當前數據庫”選項設置（2）導航選項①“顯示導航窗格”：可以設置隱藏或顯示導航窗格。②“導航選項”：打開“導航選項”對話框，這里可以更改導航窗格中顯示的類別和組。任務6常用Access2010選項設置2．“當前數據庫”選項設置（3）功能區(qū)和工具欄選項①“功能區(qū)名稱”：從中選擇自定義功能區(qū)的名稱。②“快捷菜單欄”：設置快捷菜單中的默認菜單欄。③“允許全部菜單”：設置在打開的菜單中顯示全部命令。④“允許默認快捷菜單”：控制右鍵單擊導航窗格中的數據庫對象以及窗體、報表等控件時是否出現快捷菜單。任務6常用Access2010選項設置3．“數據表”設置“數據表”選項卡包含“網格線和單元格效果”和“默認字體”選項區(qū)域。（1）網格線和單元格效果：”默認網格線顯示方式”，在數據表、查詢及報表設計視圖中設置網格線的顯示方式，使其具有水平、垂直或具有立體感效果。（2）默認字體：用于設置所有新數據表或者查詢結果集的文本的字號、字體格式等。

任務6常用Access2010選項設置4．“對象設計器”設置（1）表設計視圖用于設置數據表中字段的默認類型，例如“文本”型；默認文本字段大小，最大值255；默認數字字段大小等。在“導入/創(chuàng)建時自動索引”項中，可設置外部文件導入字段或者將字段添加到表時自動索引名稱