有效會議管理

會計學(xué)1有效會議管理你喜歡開會嗎？你討厭開會嗎？為什么？結(jié)合你參加的會議談?wù)勛约旱目捶?。?頁/共60頁1、開了幾個會？2、為會議花掉多少時間？3、因為開會達成幾項共識？4、因為開會完成幾個結(jié)論？5、因為開會耽誤多少工作？算算看，你一月內(nèi)總共第2頁/共60頁你如何看待“文山會?！爆F(xiàn)象？第3頁/共60頁為什么要開會？第4頁/共60頁第一部分：會議概述

第5頁/共60頁一、會議的意義二、會議的目的三、會議的種類四、會議的頻率五、會議的成本第6頁/共60頁1．會議是一個集思廣益的渠道

圖1-1 集思廣益圖

會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

一、會議的意義第7頁/共60頁2、會議顯示一個組織或一個部門的存在

會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。第8頁/共60頁3、會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。第9頁/共60頁二、會議的目的1、開展有效的溝通；2、咨詢傳達；3、監(jiān)督員工的工作進展情況；4、達成協(xié)議，解決問題；5、決策和資源共享；6、開發(fā)創(chuàng)意；7、激勵員工的士氣。第10頁/共60頁三、會議種類

按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類團體會議一對一會議

面對面會議電話會議視頻會議宣布人事安排、講解政策的會議當(dāng)眾表揚或批評別人的會議臨時處理突發(fā)事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議第11頁/共60頁四、會議的頻率1.固定的部門會議第12頁/共60頁2.全體會議第13頁/共60頁3.處理突發(fā)事件的會議第14頁/共60頁4.一對一會議第15頁/共60頁五、會議成本的計算1、會議的時間成本

時間成本=參加會議人數(shù)*（與會者的準(zhǔn)備時間+與會者路途時間+紀(jì)要整理時間+其他時間）注意：

如果時間成本不太直觀，則轉(zhuǎn)換為金錢成本。2、直接的會議成本

直接成本=會議設(shè)施費用+場地費+文件準(zhǔn)備費等3、效率損失成本

不能及時解決生產(chǎn)存在的問題帶來的影響等。第16頁/共60頁第二部分：會議效率不高的原因第17頁/共60頁一、原因及預(yù)防二、高效會議的八大特征三、會議規(guī)范第18頁/共60頁一、會議效率不高的原因

會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。第19頁/共60頁二、高效會議的八大特征

1、只有必要時才召集開會；2、要經(jīng)過好好的籌備；3、擬定和告知了會議議程；4、嚴(yán)格遵守時間（準(zhǔn)時結(jié)束的前提是準(zhǔn)時開始）；5、一切都是按部就班；6、請了最有經(jīng)驗的人出席；7、結(jié)束時作出了評論和歸納總結(jié)；8、記錄了決定、建議和負責(zé)人。第20頁/共60頁三、會議規(guī)范1、時間安排第21頁/共60頁2、會議本身有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。出席討論和政策的會議人數(shù)以5-7人最佳。出席會議超過20人，只能通報情況或布置工作，更多的人只適合于報告或信息溝通（比如例會）所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)收到會議紀(jì)要（備忘）。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。第22頁/共60頁3、固定會議的流程規(guī)范

固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心會議的開始，具體包括：闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。第23頁/共60頁第三部分：會議的準(zhǔn)備工作第24頁/共60頁一、是否需要開會二、準(zhǔn)備工作的作用三、5W1H四、準(zhǔn)備工作核對單五、支持人的準(zhǔn)備工作第25頁/共60頁一、是否需要開會

1、無需開會的“五個如果”

如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）第26頁/共60頁2、必須開會的“五個如果”

如果必須把信息同時傳達給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表揚或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)第27頁/共60頁請你回答下列問題：

一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A、一對一批評□ B、開會當(dāng)眾批評□ C、寫檢查處罰□(2)你為什么這么做？

第28頁/共60頁二、準(zhǔn)備工作的作用

當(dāng)你確定有必要召開會議時，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。第29頁/共60頁三、5W1Hwhy:會議的目的what:討論的話題who：參加的人員（提前確認(rèn)是否出席）when：開始時間及結(jié)束時間where：會議地點how：會議規(guī)則，規(guī)章制度第30頁/共60頁

1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料四、準(zhǔn)備工作核對單第31頁/共60頁第四部分：成功會議的五種策略第32頁/共60頁一、如何做開場白二、如何分配發(fā)言時間三、如何掌握議事進度四、如何達成決議—決策方式五、如何圓滿結(jié)束會議第33頁/共60頁一、如何做開場白1、定義：3－5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。2、內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。3、開場白程序：概觀會議進行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見。第34頁/共60頁二、如何分配發(fā)言時間

主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%，要盡量保證每個人發(fā)言機會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。第35頁/共60頁三、如何掌握議事進度1、語言方式能說者，如需5分鐘則給其3分鐘發(fā)言時間；將能說的人從一個問題帶到另一個問題；將這個能說者讓過去。2、非語言方式眼神轉(zhuǎn)向別人；你說的很好，手勢下壓；下筆，合上筆記本；短暫的沉默。第36頁/共60頁四、如何達成決議—決策方式1、彼德·德魯克決議法：用足夠多的時間檢視困難所在，并使參會者達成共識；列舉或圖示各提案并開始討論；客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭；估計各提案之獲益律；估計有無采集更多參考資料的需要；征求反對意見；以中立角度檢視正反意見；尋求與會者對各題案之認(rèn)同；對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)；確認(rèn)議事結(jié)果；組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。第37頁/共60頁2、4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策第38頁/共60頁1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負責(zé)時。不宜使用：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。2．少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。3．共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。4．無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當(dāng)一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。

第39頁/共60頁五、如何圓滿結(jié)束會議

1、預(yù)留5-7分鐘作總結(jié)

2、確定工作分配妥當(dāng)

3、準(zhǔn)時結(jié)束會議第40頁/共60頁第五部分：主持人技巧第41頁/共60頁一、聆聽二、說話的技巧第42頁/共60頁一、聆聽1．傾聽的禮節(jié)

首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。第43頁/共60頁某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。談話內(nèi)容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。員工甲說：差80000元。經(jīng)理乙說：啊......員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題？第44頁/共60頁2．“傾聽”小總結(jié)

如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使會談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會議主持中游刃有余。

第45頁/共60頁二、說話的技巧1、展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。2、探詢。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”3、評論。與會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進行了。第46頁/共60頁4、建立。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進一步，第二個問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢？”5、就程序提出建議。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時間。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據(jù)實際情況說：“好，這個程序我們現(xiàn)在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”。第47頁/共60頁6、排除與引進。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關(guān)在門外，即將其排除”?！芭懦钡木唧w方法是：“您這個觀點太好了，那么您對下一個問題怎么看？”或是“你這個問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機會。這其二“把別人帶進來”就是所謂的“引進”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。

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7、測試?yán)斫馇闆r。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說“您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。8、總結(jié)。在測試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”。

第49頁/共60頁第六部分：主持人與參會者的守則與責(zé)任第50頁/共60頁一、主持人的守則與責(zé)任二、參會者的守則與責(zé)任第51頁/共60頁一、主持人的守則與責(zé)任

1、營造和諧氣氛

2、按照議程進行

3、正確討論總結(jié)內(nèi)容

4、引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言

5、幫助參會者理清不假思索的想法

6、尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況

7、減少與議題無關(guān)的爭辯和討論

8、保證