演示稿內(nèi)審實務

《船舶安全管理體系內(nèi)部審核》

中國船級社福州分社

2010年1月

《船舶安全管理體系內(nèi)部審核》

*審核的概念一、安全管理體系內(nèi)部審核二、內(nèi)部審核的準備三、公司內(nèi)部審核的實施四、船舶現(xiàn)場審核五、審核的跟蹤和監(jiān)督六、內(nèi)部審核員

審核的概念審核:為獲得證據(jù)并對其進行客觀地評價,以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核準則—用作依據(jù)的一組方針、程序或要求。審核證據(jù)—經(jīng)驗證的事實陳述或與審核有關(guān)的其他信息的記錄。審核發(fā)現(xiàn)—將收集到的審核證據(jù)對照審核準則進行評價的結(jié)果。審核結(jié)論

—審核組考慮了審核目標和所有發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結(jié)果。審核的概念第一方審核 第一方審核是指組織自身進行審核，以證實其管理能使體系有效地工作。第一方審核的理由:─安全保證標準的要求─管理所用的控制機制─在外部機構(gòu)發(fā)現(xiàn)不符合之前糾正它們─可以使管理成為改進工作的最有用和最強大的工具。

為了達到上述目的，內(nèi)部安全管理體系審核應采取同外部機構(gòu)進行審核時極為相似的方式（建議）。審核的概念審核過程的各階段工作審核準備主要包括下列活動：

—編制審核計劃

—對SMS文件并進行審查

—準備審核檢查表

—召開審前準備會，明確審核分工和職責一、安全管理體系內(nèi)部審核1、安全管理體系審核為了確定安全管理體系活動及其有關(guān)結(jié)果是否符合ISM規(guī)則和體系文件的要求，安全管理體系文件中的各項規(guī)定是否得到有效的貫徹和執(zhí)行并適合于達到安全和防污染目標的系統(tǒng)的、獨立的檢查

2、內(nèi)部審核

由本公司的內(nèi)審員或由公司聘請的經(jīng)過培訓的適任人員對本公司岸基部門和船舶的安全管理體系實施的審核。一、安全管理體系內(nèi)部審核3.外部審核由主管機關(guān)或主管機關(guān)認可的機構(gòu)(如船級社)對公司/船舶的安全管理體系所實施的審核.

包括:*初次審核*DOC年度審核*SMC中間審核*換證審核*附加審核*臨時審核內(nèi)部審核和外部審核的區(qū)別(見附表)一、安全管理體系內(nèi)部審核4.內(nèi)部審核的目的*使公司SMS滿足ISM規(guī)則或其它約定文件的要求;*作為一個重要的管理手段;*為外部審核做準備;*作為一種自我改進的機制.一、安全管理體系內(nèi)部審核5.內(nèi)部審核的依據(jù)*ISM規(guī)則*公司安全管理手冊*公司程序文件/操作文件*船旗國政府/主管機關(guān)相關(guān)的法律、法規(guī)*適用的公約、規(guī)范等一、安全管理體系內(nèi)部審核6.內(nèi)部審核的特征系統(tǒng)性獨立性符合性有效性適合性一、安全管理體系內(nèi)部審核7.內(nèi)部審核的策劃*領(lǐng)導重視是做好內(nèi)審的關(guān)鍵*指定人員要親自抓內(nèi)審工作*內(nèi)審的具體工作需要一個職能部門來管理*要組建一枝合格的內(nèi)部審核員隊伍*內(nèi)審需要一套正規(guī)的程序一、安全管理體系內(nèi)部審核8.內(nèi)部審核的步驟*確定任務*審核準備*現(xiàn)場審核*編寫審核報告*跟蹤和驗證

二、內(nèi)部審核的準備內(nèi)審準備工作

1.制定審核計劃

2.組建內(nèi)部審核組

3.調(diào)閱相關(guān)文件

4.編制內(nèi)審檢查表

5.通知受審核部門并約定具體時間二、內(nèi)部審核的準備1.制定審核計劃

*年度審核工作計劃內(nèi)部安全管理體系審核一般應編制一份年度計劃，確定每月對哪幾個部門/要素或船舶進行審核，逐月展開，盡量覆蓋所有的部門和船舶.年度審核工作計劃應由最高領(lǐng)導層批準實施。附:審核工作計劃舉例二、內(nèi)部審核的準備*內(nèi)部審核計劃的內(nèi)容

--審核目的和范圍

--審核依據(jù)

--審核員的工作分配

--時間、地點和受審核的部門

--審核報告審核計劃通常由審核組長負責編制，指定人員審核批準。審核計劃應制定得靈活使之能夠根據(jù)審核過程中得到的信息加以修改和更有效地利用資源。附:審核計劃舉例二、內(nèi)部審核的準備2.組建內(nèi)部審核組*在進行內(nèi)審前，指定人員應指定審核組長和審核員組成審核組*對審核組的要求審核組長要有資格、對被審部門業(yè)務熟悉又無直接的責任關(guān)系、具有審核經(jīng)驗、組織能力強審核員也要有資格、對被審部門無直接的責任關(guān)系且了解該部門業(yè)務、具有協(xié)調(diào)能力又能被受審核部門接受*內(nèi)審組以2-3人為宜

*分配任務,明確分工二、內(nèi)部審核的準備3.調(diào)閱相關(guān)文件*與受審核部門的職責有關(guān)的公司文件*上次內(nèi)審報告及不合格的情況*近期報告的事故、險情、PSC檢查等*公司新生效的SMS文件和其他文件*對該部門工作有影響的且近期已生效或即將生效的公約、規(guī)范等二、內(nèi)部審核的準備4.編制內(nèi)審檢查表*審核表的作用

--明確與審核目標有關(guān)的樣本

--促使現(xiàn)場審核規(guī)范化

--保持審核目標和審核進度

--減少重復和不必要的工作量

--樹立專業(yè)化的審核員形象

--作為內(nèi)審記錄存檔二、內(nèi)部審核的準備*檢查表的設計

--對照ISM規(guī)則和公司體系文件要求

--突出受審核部門的主要職能

--選擇典型的安全和防污染活動

--注意抽樣的代表性

--具有可操性并在時間上留有余地二、內(nèi)部審核的準備*檢查表的使用

--注意場景切忌照本宣科

--要把檢查表的提示轉(zhuǎn)化為自己的語言

--要把觀察到的問題簡要記錄在檢查表上

--要光明正大,不要怕受審核方看到你的檢查表以及在上面的記錄二、內(nèi)部審核的準備5.通知受審核部門并約定具體時間在開始審核前召開內(nèi)審組預備會*審核組成員互相溝通、熟悉*確認是否有回避的需要*明確分工,必要時調(diào)整*提前進入角色*檢查審核準備工作情況*宣布應該注意的事項三、公司內(nèi)部審核的實施審核步驟—首次會議，組長主持—審核實施，按審核日程安排進行—審核組內(nèi)部會議，交流審核發(fā)現(xiàn)，確定不符合—記錄審核發(fā)現(xiàn)，開列不符合報告—匯總分析并對受審核方體系的符合性進行評價—末次會議，宣布審核結(jié)果---編寫審核報告三、公司內(nèi)部審核的實施1.首次會議的內(nèi)容雙方人員介紹重申審核目的和范圍確認審核計劃、澄清不明確的內(nèi)容簡要說明審核方法和程序確定需要的聯(lián)絡人員三、公司內(nèi)部審核的實施2.審核實施A審核組長應控制審核全過程

(1)控制審核計劃，不宜隨意改動。

(2)控制審核進度，使審核有序進行。

(3)控制氣氛;(4)控制客觀性；

(5)控制審核結(jié)果。三、公司內(nèi)部審核的實施B、要相信樣本C、選擇樣本要有代表性，應由審核員隨機抽樣。D、要使用檢查表E、要從問題的各種表現(xiàn)形式去找客觀證據(jù)。F、與被審方負責人共同確認事實三、公司內(nèi)部審核的實施G審核的路徑和方法(1)自上而下和自下而上的方法(2)正向和逆向的審核方法(3)按要素審核和按部門審核的方法三、公司內(nèi)部審核的實施H審核技巧少講、多看、多問、多聽選擇正確的對象提問正確地提出問題封閉式問題和開啟式問題相結(jié)合提問與索看相結(jié)合注意觀察易被遺忘的角落創(chuàng)造一個良好的審核氣氛三、公司內(nèi)部審核的實施3.審核組內(nèi)部會議現(xiàn)場審核是審核員按照審核計劃分部門尋找客觀證據(jù)的過程,各部門審核完成后審核組成員應匯聚起來在審核組范圍內(nèi)就審核發(fā)現(xiàn)進行交流,匯總審核發(fā)現(xiàn),確定對被審核部門的總體印象,決定是否開具不合格并擬就審核結(jié)論三、公司內(nèi)部審核的實施4.記錄審核發(fā)現(xiàn)，開列不符合報告

在審核中如發(fā)現(xiàn)不合格項，就應編寫不合格記錄,但對擬開列的不合格審核員應注意要有有力的審核發(fā)現(xiàn)來支持并保存好審核記錄，以作為開列不符合項的證據(jù)三、公司內(nèi)部審核的實施A不合格的定義和類型不合格-----指表明不滿足ISM規(guī)則要求的有客觀證據(jù)的觀察結(jié)果。嚴重不合格-----對人身或船舶安全構(gòu)成嚴重威脅或?qū)Νh(huán)境構(gòu)成嚴重危險，要求立即采取糾正措施的不合格。此外，嚴重不合格還包括對ISM規(guī)則的要求缺乏有效和系統(tǒng)的實施。三、公司內(nèi)部審核的實施B不合格的分類:(1)系統(tǒng)性不合格安全管理體系文件與有關(guān)的法律、法規(guī)、公約等的要求不符或文件的規(guī)定與實際運作相矛盾。

(2)實施性不合格未按文件的規(guī)定實施，即文件雖然有規(guī)定，但不按規(guī)定去做。

(3)效果性不合格文件是符合要求的，也實施了，但實施不夠認真或某些偶發(fā)原因而導致效果未能達到規(guī)定的要求三、公司內(nèi)部審核的實施

C.不合格的判定原則

(1)以安全管理手冊、程序文件和操作文件為依據(jù)，以ISM規(guī)則為準繩，在不合格陳述中，應能闡述不合格事實不符合手冊、程序文件的哪一條規(guī)定，進而指出不符合ISM規(guī)則的哪一條款。

(2)就近不就遠在判定不符合ISM規(guī)則的哪一條款時，應就近不就遠，例如:如果發(fā)現(xiàn)與船舶和設備等有關(guān)的損壞、不足、故障、缺陷未予報告，則應判其不符合ISM規(guī)則的10.2.2款，而不應判其不符合ISM規(guī)則的9.1款。

(3)超出ISM規(guī)則強制要求而不滿足公司規(guī)定的目標和要求的不合格的判定。三、公司內(nèi)部審核的實施

D觀察項如果審核組認為有些存在的問題雖構(gòu)不上不合格，但又認為有必要提出來要求被審方加以改進和完善，這時，可以寫成書面的觀察報告，以觀察項的形式提交被審方。三、公司內(nèi)部審核的實施

E不合格記錄的內(nèi)容和格式不合格記錄應有下述內(nèi)容:(1)受審部門及負責人的姓名；

(2)審核員姓名；

(3)不符合條款；

(4)不合格事實陳述；

(5)不合格類型；

(6)建議采取的糾正措施及完成日期；

(7)糾正措施完成情況及驗證。三、公司內(nèi)部審核的實施5、審核結(jié)果的匯總分析和評價在末次會議前，審核組內(nèi)部將若干不合格，記錄按規(guī)則條款匯總填寫不合格匯總表，找出不合格存在的重點部門和主要要素以便對審核發(fā)表結(jié)論性意見，對受審部門的安全管理工作給予一個總體評價，便于受審方找以改進和完善安全管理體系和實施糾正措施的主次方向。━━考慮到公司部門審核一般多按部門審核的路線進行，該匯總表所顯示的是每個部門不合格分布情況以及哪些要素發(fā)現(xiàn)的不合格的數(shù)量，從而找出安全管理體系的薄弱環(huán)節(jié)?？偨Y(jié)部門的安全管理體系運行取得的成績和存在的不足，對成績加以肯定，并指出存在的問題，以便安全管理體系不斷地得到改進。匯總表的格式三、公司內(nèi)部審核的實施6、末次會議現(xiàn)場審核的上述工作完成后，召開末次會議。末次會議由審核組長主持，參加者應簽到。末次會議應有記錄并保存歸檔。三、公司內(nèi)部審核的實施在末次會議上，審核組長應說明不合格的數(shù)量和分類，并按重要程度依次宣讀這些不合格記錄，并要求部門負責人確認不合格事實(在不合格記錄上簽字)和盡快提出糾正措施計劃。為了避免在末次會議上審核組與受審部門對不合格爭論不休，應在會前及時溝通。如爭論確實難于協(xié)調(diào)，只能提請指定人員解決。在末次會議上審核組長還應就受審部門在確保體系的有效運行，實現(xiàn)安全管理目標的有效性方面提出審核結(jié)論。該結(jié)論應概括地總結(jié)部門在體系運行中的成績和存在的不足之處。末次會議結(jié)束后，現(xiàn)場審核就告完成。三、公司內(nèi)部審核的實施7、編寫審核報告和資料歸檔審核報告是說明審核結(jié)果的正式文件，應由審核組長親自或在審核組長指導下編寫。審核報告應如實地反映審核情況，審核報告應有審核組長簽名。

---審核報告應包括的內(nèi)容:三、公司內(nèi)部審核的實施(1)審核的目的和范圍。如果是按預定的年度計劃進行的例行內(nèi)審，則目的一欄可簡單地寫明“例行審核”，如為特殊情況下的附加審核則應詳述目的、范圍；

(2)審核組成員和受審部門名稱；

(3)審核的依據(jù)；如規(guī)則、管理手冊等；

(4)審核的日期；

(5)不合格情況(全部不合格記錄作為附件附在審核報告后)；

(6)安全管理體系運行的有效性的結(jié)論性意見；

(7)審核報告的發(fā)放；內(nèi)審報告應經(jīng)指定人員批準后發(fā)至有關(guān)的領(lǐng)導和部門三、公司內(nèi)部審核的實施--審核歸檔至此，內(nèi)部審核的現(xiàn)場審核已結(jié)束，為形成內(nèi)審的完整記錄，應將內(nèi)審中形成的所有文件統(tǒng)一整理并歸檔保存，其中應包括:(1)內(nèi)審計劃表

(2)審核日程表，現(xiàn)場審核會議簽到表

(3)內(nèi)審檢查表及支持性背景材料

(4)不合格記錄

(5)不合格匯總表

(6)內(nèi)部審核報告

(7)實施糾正措施及驗證報告

(8)港口國投拆報告(副本)，安全管理體系變化情況報告(如有時)(9)保持觀察項目(如有時四、船舶現(xiàn)場審核船舶現(xiàn)場審核與公司現(xiàn)場審核的方法和步驟是一樣的，審核前也需編寫審核計劃、編制檢查表、應有獨立的審核報告，應選擇有船上工作經(jīng)歷的內(nèi)審員。現(xiàn)場審核時應關(guān)注船舶的現(xiàn)狀（包括應急設備）、船員對其崗位職責范圍內(nèi)的操作（包括設備操作）熟悉情況、應變部署情況等。內(nèi)審時發(fā)生的各種記錄在船上也應保存一份五、審核的跟蹤及監(jiān)督一、糾正措施及其驗證

1、糾正措施的提出審核組在審核中發(fā)現(xiàn)不合格項時，除要求受審部門負責人確認不合格事實外，還要求他們分析造成不合格的原因，有的放矢地提出糾正措施。五、審核的跟蹤及監(jiān)督2、糾正措施的認可受審部門負責人提出的糾正措施應經(jīng)過審核組的認可。經(jīng)過認可的糾正措施如牽涉到多個部門需要時，指定人員還需加以協(xié)調(diào)，經(jīng)認可后的糾正措施正式成立，即糾正措施建議變?yōu)檎降拇胧┯媱?。五、審核的跟蹤及監(jiān)督3、糾正措施的實施內(nèi)審對糾正措施計劃的實施期限一般為15天，也有些單位規(guī)定的期限長一些，一般情況下，糾正措施完成的期限為15-30天，具體的期限可由審核組長根據(jù)糾正措施實施的難易程度靈活掌握。五、審核的跟蹤及監(jiān)督4、糾正措施的跟蹤和驗證

(1)糾正措施跟蹤的作用在內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不合格，審核組會對這些不合格提出糾正措施的要求，并要求受審方制訂糾正措施計劃，并加以實施，審核組還應對不合格的糾正措施進行跟蹤，其作用在于:五、審核的跟蹤及監(jiān)督其作用在于:A、使受審方對已產(chǎn)生的不合格進行清理和總結(jié)，為過去出現(xiàn)的問題劃上句號，防止后續(xù)的安全和防污染活動受到其影響。

B、通過糾正措施的跟蹤，使被審方重視糾正措施的實施，促使受審方認真分析原因，從而避免再發(fā)生類似的不合格，進而促進SMS的有效運行。五、審核的跟蹤及監(jiān)督⑵糾正措施的驗證審核組應對糾正措施實施情況進行跟蹤，即關(guān)心和過問糾正措施完成情況，糾正措施完成后，審核員應對糾正措施完成情況進行驗證五、審核的跟蹤及監(jiān)督驗證內(nèi)容包括:A糾正措施是否按規(guī)定日期完成?B糾正措施中的各項措施是否都完成?C完成后的效果如何?D實施情況是否有記錄可查，記錄是否按規(guī)定編號并妥為保存?E如引起程序修改，是否按文件控制程序進行?五、審核的跟蹤及監(jiān)督如果某些效果要更長時間才能體現(xiàn)，可留作問題待下一次例行審核時再檢查。經(jīng)審核員驗證并認為措施計劃確已完成后，在不合格記錄驗證欄中簽字，這項不合格就算得到了糾正。五、審核的跟蹤及監(jiān)督二匯總分析糾正措施計劃完成情況內(nèi)審結(jié)果應體現(xiàn)在不合格的糾正上，所以對不合格糾正完成情況的統(tǒng)計分析也很重要。從中可以看出各部門的負責人及最高領(lǐng)導層對糾正措施的態(tài)度。五、審核的跟蹤及監(jiān)督三內(nèi)部審核年度總結(jié)報告年度審核工作計劃（包括跟蹤和監(jiān)督）完成后，指定人員應就工作計劃完成的情況作出一份總結(jié)性報告上報總經(jīng)理，并作為公司管理評審的一項輸入。

五、審核的跟蹤及監(jiān)督總結(jié)報告的內(nèi)容：編制工作計劃的簡要介紹；何時開始本年度的第一個內(nèi)審，何時結(jié)束最后一個內(nèi)審；內(nèi)審不合格匯總表及其說明；統(tǒng)計分析公司在哪些方面存在什么問題；哪個部門或哪些船舶存在什么問題；為解決這些問題建議采取什么措施；是否需要對公司SMS進行改進；下一年度內(nèi)部審核的構(gòu)想。至此一個完整的公司內(nèi)審才能劃上一個句號。六、內(nèi)部審核員1、內(nèi)審員的基本要求受過正規(guī)的教育，具有大專以上的學歷；具有持證高級船員的經(jīng)歷或航運公司管理的經(jīng)歷；能夠正確執(zhí)行有關(guān)審核的程序，熟悉相應的公約、法規(guī)、規(guī)則、指南和標準；具有較強的組織管理和綜合評價能力；實事求是、堅持原則、遵守保密原則；受過安全管理體系審核的培訓并得到公司最高管理者的聘