檔案管理制度(行政管理制度之二)

檔案治理制度第一章總則第一條為了更好地貫徹落實國家有關檔案工作的法規(guī)、政策和規(guī)定，標準檔案的治理，確保檔案的完整與安全，加強本公司檔案工作業(yè)務建設，提高檔案治理水平，特制定本制度其次條公司檔案室負責公司文件檔案資料的收集、整理、立卷、保存、借閱、銷毀工作。第三條行政治理中心負責公司文件檔案資料治理的監(jiān)視、檢查、指導工作。其次章歸檔范圍第四條行政類文件資料1、公司的規(guī)章制度、標準標準、規(guī)定方法及會議記錄、紀要、會議決議、打算等；2、公司經(jīng)營治理文件、經(jīng)營打算書、進展規(guī)劃、總經(jīng)理辦公會議紀要、決議、重要崗位人事任免以及公司重要的客戶資料等資料；3、公司發(fā)出的報告、指示、打算、通知、通報、紀要、領導講話稿、月、季、年度報表等；4、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、銀行開戶許可證、組織機構代碼證、社會保險登記證、稅務登記證、批準證書、資質證書、土地使用證、房屋產(chǎn)權證、企業(yè)章程、合同、協(xié)議等資料原件，〔駐外機構可供給相關復印件；5、公司資質、工商、稅務年檢資料、質量體系年審、企業(yè)資金、法人、股東、股權、經(jīng)營范圍等變更事項所涉及的相關資料；6、公司主管部門、上級機關來文，包括上級對公司的報告、請示、申請的批復文件等；7、公司工程投資前期市場調研、投資分析、工程建議書、可行性報告、立項報告等；8、公司對外宣傳廣告、籌劃方案、設計樣稿、印刷品、光盤、攝、錄像帶、各種榮譽證書以及企業(yè)的歷史沿革、大事記、重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等文件資料；第五條工程設計類文件資料1、工程造價、工程材料設備選購、工程承包、分包合同〔協(xié)議；2、工程招標文件、中標通知書、工程預、決算及審計報告等資料；3、工程施工方案、圖紙、合同及政府關于市政設施使用的相關文件資料；4、工程報告、批復、開工報告及施工許可證、工程計劃、工程會議紀要、工程施工統(tǒng)計記錄等資料；5、工程安全、工程監(jiān)理、工程質量等施工現(xiàn)場治理文件資料；6、工程設計方案、設計合同〔托付書、設計交底、圖〔施工變更聯(lián)系單等資料；7、工程竣工驗收〔含分項驗收〕資料。第六條財務類文件資料1、財務會計賬冊、報表、財務印鑒模板等資料；2、財務分析報告、資金打算表、財務審計報告等資料；3、借貸合同、銀行帳號、授信文件、企業(yè)擔保等文件資料；4、企業(yè)注冊、工程投資等驗資報告、企業(yè)資信證明等文件資料；5、各級財政、稅務部門來文及相關財務稅收政策的收集保管；第七條人事類文件資料1、在職員工花名冊；2、員工人事檔案〔含照片、登記表、簡歷、學歷、學位、職稱、身份證等復印件、上崗證、入職手續(xù)、安康檢查表等；3、勞動合同〔含試用、實習、社會保險記錄等資料；4、人事任免、工作異動記錄、嘉獎處分打算等資料；5、員工在職培訓、學習記錄、職稱、任職資格變動記錄、企業(yè)對員工的工作考評結果等資料；第八條其他在企業(yè)保密制度中規(guī)定的保密范圍內的文件資料及信息〔包括電子文件及相關資料；第九條公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等第三章檔案的治理第十條檔案的分類。檔案分為文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、特種載體檔案。第十一條檔案編目。檔案室應編制室藏全部檔案的案卷名目、卷內文件名目。第十二條 檔案統(tǒng)計。建立檔案統(tǒng)計工作，編制檔案根本狀況統(tǒng)計表對檔案數(shù)量檔案借閱人次檔案利用效果、檔案編研狀況進展統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確無誤。第十三條 檔案室的治理。配備特地庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護工作。第十四條 檔案存放應有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。第十五條比照片、膠片、磁帶等特別載體的檔案必需配備特制的設備進展治理。第十六條定期對檔案保管狀況進展檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案準時進展修補和復制。第十七條建立全宗卷，以積存存儲學校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。第十八條檔案治理現(xiàn)代化應納入辦公自動化系統(tǒng)，同步進展，以提高科學治理水平和效勞效率。第十九條歸檔要求：1、歸檔的資料必需齊全完整，文件材料必需是原件。2、應歸檔的文件材料必需字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍及紅墨水等書寫材料。3、歸檔的文件必需保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，并進展科學的分類、立卷、編目。4、案卷題名應精準反映卷內資料的內容。5、資料歸檔必需辦理移交手續(xù)。其次十條文件材料的歸檔時間1、各中心或部門的文件資料，應當在每年6月底和12月底前，將前半年的資料歸檔。2、會計檔案在會計年度終了后，由財會部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。3、設備檔案在設備開箱時必需會同檔案人員進展技術資料核對登記，與安裝調試記錄等文件材料一并整理歸檔。其次十一條文件材料的歸檔份數(shù)1、各類文件材料一般歸檔一式一份。2、重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。3、檔案室應對文件材料的形成，積存，整理和歸檔工作進展指導，監(jiān)視和檢查。第四章檔案的保管其次十二條檔案室應做好檔案的保管工作，維護檔案的完整與安全。其次十三條存放檔案必需有專用柜架。在排列上架時，應依據(jù)類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于治理、查找和利用。其次十四條存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號挨次排列在專用柜內。其次十五條保管質量，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案進展修復，覺察問題準時處理。其次十六條使用明火。其次十七條必需嚴格檢查、消毒，檔案柜內應放置防霉、防蟲藥物。其次十八條借出檔案應在規(guī)定時間內歸還。第五章檔案的借閱其次十九條公司的全部工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。第三十條公司員工因工作需要〔查〕借閱檔案時，應填寫《檔案〔查〕借閱申請表》，經(jīng)本中心或部門領導審批〔查閱手續(xù)。第三十一條在〔查〕借閱檔案時，應做到以下幾點：1、按規(guī)定辦理〔查〕借閱手續(xù)，定期歸還；2、應當疼惜檔案，不得遺失；3、所〔查〕借閱的檔案，不得隨便折疊和拆散，嚴禁隨意更改和涂寫；4〔查〕借閱和歸還檔案時，檔案治理員清點檔案，做好《檔案〔查〕借閱登記表》。5取相應措施，必要時，應追究當事者相應責任。6、借閱者在歸還檔案時必需填寫檔案利用效果記錄。7覽的檔案文件前方可辦理調離或離職手續(xù)。8、外單位人員〔查〕借閱公司檔案時，應持所在單位的介紹信和本人有效證件，行政治理中心審批同意后，方可進展〔查〕借閱，并辦理相關手續(xù)。第六章檔案的鑒定和銷毀第三十二條檔案鑒定。1、依據(jù)上級檔案部門的有關規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會計檔案保管期限為永久和定期兩種。2、對公司有長遠利用價值并能反映公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。3、但凡在肯定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。4、但凡介于三種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。5、檔案鑒定工作分兩次進展：歸檔前對文件材料價值進展鑒定；歸檔后對保管期滿的檔案進展鑒定，準時銷毀失去保存價值的檔案，鑒定工作應定期進展。6、檔案鑒定工作由鑒定小組負責進展，鑒定小組由公司領導、行政治理中心領導、檔案治理員和有關業(yè)務治理人員組成。7、檔案通過鑒定，要求到達劃定保管期限準確，保管單位質量到達標準規(guī)定，鑒定中覺察檔案不準確、不完整，應準時責成有關部門和人員負責修改補充。第三十三條檔案銷毀1、檔案的銷毀應經(jīng)過嚴格鑒定，把確定已失去價值的檔案剔出。2、檔案的剔出，不得只看案卷標題，應直接翻閱做出甄別。3、鑒定小組應列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報告，經(jīng)鑒定小組審批后，報行政治理中心審批，公司總裁批準同意后，方可銷毀。4、檔案銷毀時，需由三人執(zhí)行，檔案銷毀現(xiàn)場應有二人以上監(jiān)視，嚴禁私自銷毀檔案。在銷毀過程中主觀失密或對公司造成損失的，將依據(jù)國家和公司有關規(guī)定進展處理。5、凡經(jīng)總裁批準同意銷毀的檔案，應做好銷毀檔案造冊登記，監(jiān)銷人員應在清冊上簽字，與鑒定報告一并由檔案室永久保存。銷毀后要在清單上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。6、已銷毀的檔案應準時在相應的案卷名目、卷內名目等檢索工具上注明“銷毀”字樣。第七章檔案工作崗位職責第三十四條 檔案治理員的職責1并對公司形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一治理。2、努力學習檔案理論，不斷提高專業(yè)水平和工作力量，主動向領導請示匯報，爭取領導和各職能部門的支持。3、歸檔材料要做到準確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質量符合要求。4、充分發(fā)揮檔案的作用，認真編制、完善檢索工具，做到查閱快速準確。5、做好檔案統(tǒng)計工作，對庫存案卷心中有數(shù)，出入有據(jù)。6、定期進展檔案鑒定工作，嚴格遵守檔案銷毀制度，對超過保管期限和重復文件要銷毀的應造清冊，經(jīng)公司領導批準后，簽字見證，方可銷毀。7、嚴格遵守保密制度，確保檔案的安全，不擅自擴大檔案的利用范圍。8、制定各項檔案治理制度，制訂公司檔案工作打算和長遠規(guī)劃。9、堅持做好檔案室的防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉、防污染“八防”工作，措施落實，覺察問題準時匯報處理。10、對公司內部各中心或部門檔案工作進展培訓、監(jiān)視和指導。11、加強檔案保密工作，嚴格遵守保密制度。第三十五條檔案工作分管領導職責1、組織貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和上級有關檔案工作的規(guī)定、要求。2、組織制定本公司檔案工作的長期和短期目標、任務，并加以貫徹落實。3、組織召開本公司檔案工作會議，聽取匯報，爭論部署工作，準時幫助解決存在的問題，同時向公司領導匯報并提出建議。4、組織檔案治理人員開展業(yè)務學習，提高本公司檔案治理水平。5、組織開展對檔案工作的監(jiān)