高效能人士的時間管理

高效能人士的時間管理

主講人：何欣

一、時間管理的目標：本末兼顧茫盲忙

許多的電話在響，許多的事要備忘。許多的門與抽屜，開了又關，關了又開，如此的慌張。我來來往往，我匆匆忙忙，從一個方向到另一個方向。忙忙忙，忙忙忙，忙是為了自己的理想，還是為了不讓別人失望？盲盲盲，盲盲盲，盲得已經(jīng)沒有主張，盲得已經(jīng)失去方向。忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清歡喜和憂傷，忙得沒有時間痛哭一場！《忙與盲》1.我的生活中有多少事是前一個“忙”，多少是后一個“盲”？2.我來參加時間管理培訓的目的是什么？時間管理的終極目標：統(tǒng)合綜效身體健康知識教育精神追求社交生活家庭生活事業(yè)生涯經(jīng)濟條件人生萬花筒健康人生意義與價值事業(yè)成就家庭與社會交際平衡生活生活的平衡模型何謂“成功”確立適合自己的人生目標并為此行動在實現(xiàn)目標的過程中，采取正確的方法并行之有效成功效能效率做正確的事正確地做事成功的最大障礙：效率殺手

短片：人的一生

生命之旅

0-2020-4040-6060-801/4

1/41/41/4國人平均壽命：男72女76

黃金

白銀關于時間的理論沒能專心工作的大部分（時間）全部時間的

80%專心工作（的時間）全部時間的

20%全部業(yè)務的

20%80%的時間內(nèi)完成的工作量=80%一天的利用情況一天的工作量上午8:20，王娟到達辦公室。她很高興自己可以到得這么早，這是完全有必要的，因為她的臺面上積壓了很多文件。她開始過濾郵件。當她讀過第一條后，發(fā)現(xiàn)這個問題必須要等到上司來才能處理。她把它放在一邊，開始讀下一條。這條消息與她上司正在進行的一個項目有關，她得將有關的信息歸檔。所以她下樓復印，復印件歸檔在該客戶的文檔中，原件放在上司的桌上。

當她繼續(xù)閱讀時，發(fā)現(xiàn)了一個有關海外留學的廣告，這一直是她心中的夢想。她仔細的閱讀，好象自己已經(jīng)在通往美國的飛機上。當她被嘈雜聲打斷時，發(fā)現(xiàn)已將近9點，同事都來上班了。

她把剩下的郵件推向桌角，拿起一份客戶報告，她答應上司明天交給他，盡管估計要花兩天的時間才可以完成。當她打開文件時，李玲和張麗走過她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟覺得5分鐘沒什么問題，李玲和張麗激動地談著昨天晚上看的電影。在不知不覺中，十五分鐘過去了，王娟趕緊回到自己桌旁。

當她坐下來時，電話響了，是她的上司劉墻讓她出席上午十點的會議，負責記錄。這件事很重要，王娟看了一下手表，沒時間準備報告了，所以她將文件放在一邊，發(fā)誓這是午餐后的第一件事。

下午并沒有好多少。幾個來訪者，幾個電話，幾封信，一天就這樣過去了。明天要交的報告沒有進展。她看了一下表，6：30了，如果今晚不能和丈夫一起吃晚飯，他會很失望的，因為今天是他們的結(jié)婚紀念日，她決定不了是繼續(xù)工作，還是回家。她不禁奇怪，李玲和張麗怎么有時間晚上去看電影。

王娟的問題是什么？是什么浪費了她的時間？你可以給王娟什么建議？案例：辦公室里的故事抓住“效率殺手”在下班回家的路上突然想起今天還有一項工作沒有完成？給對方打電話，放下電話后突然意識到該說的事沒說？看到記在某張紙上的電話卻不知是誰的，然后把電話打過去，聽到對方自報姓名后…？認為計劃總趕不上變化？給對方遞名片時，突然意識到僅剩的兩張名片上還記著別人的聯(lián)系信息？你是否曾－記不清把信息記錄在哪里了?別人說你的桌子太亂？想做一件事，比如健身或談戀愛、與家人聚在一起等，卻一直都沒開始或找不到時間做？別人答應你一件事，過了期限后你才想起來？忘記了某個約定后，只好以“編故事”來應對（謊稱自己生了病或加班）？你是否曾－抓住“效率殺手”回答了幾個“是”0個：太棒了！請多多分享你的經(jīng)驗。1-3個：你的時間管理很棒，但還有提高的余地。4-7個：日子過得還不錯，但你滿足嗎？8-10個：恭喜你！你參加培訓是來對了。效率殺手技術因素環(huán)境因素組織因素自身因素？？缺乏計劃性時間觀念不強追求完美不愿委托或授權

管理制度不健全溝通不暢文山會海

突發(fā)事件多應酬多同事時間觀念不強缺乏科學的時間管理方法和有效的時間管理工具戰(zhàn)勝效率殺手：時間管理的正確心態(tài)目標明確，并且是寫下來的心中大概清楚目標，但無條理很少有目標，甚至完全沒有目標

碌碌無為自己把握成功。偶爾小成，或看運氣頂尖的3％的人10％的人其余的人1、明確的目標目標夢想資源能力目標：由夢想牽引2、說“NO”你活得被動嗎？只回答是只回答不

你喜歡別人順手交給你的無聊任務你要取悅所有人

你要承擔很大的壓力

你要做無意義的事情你希望有更多時間嗎？你希望有自己的生活嗎？你希望別人尊重你嗎？你希望獨立安排做事的先后順序嗎？1你希望有更多時間嗎？你希望有自己的生活嗎？你希望別人尊重你嗎？你希望獨立安排做事的先后順序嗎？只回答是只回答不

你喜歡別人順手交給你的無聊任務你要取悅所有人

你要承擔很大的壓力

你要做無意義的事情2鋸條效應：不會說不的人優(yōu)雅地說“不”

表示理解

表示感謝

提出建議

作出妥協(xié)

拒絕部分請求退一步1.你的朋友要你陪他/她逛街，可你累極了，實在不想去，又不想讓朋友失望。情景模擬2.你的部門同事要出差了，部門領導不在，于是這位同事想把他手頭的事交給你。你很忙，可你和他關系不錯。3.你的一位大客戶是位異性，他/她多次約你單獨深夜去酒吧。你是一位已婚人士，實在不想因此而破壞了家庭，可又擔心因此丟掉一些生意的機會。

二、時間管理的原則：要事第一大石頭和小細沙這個游戲說明了什么？先忙瑣事，難成大事要事第一，游刃有余大石頭和小細沙假設現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來

六天的日程，面前是這六天要做的事情

你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡,好友的Party將從13:00開始你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點以前），估計要花1小時。明晚8點有個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關系明晚有一場演唱會將從19:00到23:00你在圖書館借的書明天到期外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計劃書之前把它復印一份明天下午14點到16點有一個會議你欠某人200元錢--他明天也將參加那個會議你明天早上從9點到11點要聽一場講座請先完成下面這個小練習每天上班時間為8點-18點（含往來交通時間，中午有1小時休息）你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個澡你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時你身上只有5塊錢，需要取錢大家明天晚上聚餐18:00開始你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時你收到一個好朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且只能用業(yè)余時間你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有下個星期二，你要參加一次業(yè)務考試優(yōu)先矩陣重要，非緊急重要，緊急重要程度M1M2M3M4非重要，非緊急非重要，緊急緊急程度高低高低事務四分類重要程度M1M2M3M4緊急程度不速之客某些突發(fā)事件某些會議/電話/郵件同事的某些要求人生規(guī)劃建立人際關系發(fā)掘新機會健身、休閑全面能力培養(yǎng)業(yè)務壓力影響工作的病患快到期的項目危機事件某些電話/郵件浪費時間之事過度的應酬不良嗜好老板來電、通知1、你覺得名片樣式太老土了，想重新設計新的名片。2、你剛接到一份會議邀請函。看過議程后，你發(fā)現(xiàn)對它沒興趣，而且主題跟工作也不相關。3、你剛收到一封稅務局來信。信的內(nèi)容是，稅務局至今未收到你的個人報稅單，將開始計算滯納金。4、你的另一半希望你能抽出時間，陪她（他）去一個你們最喜歡的地方。重要緊急重要緊急重要緊急重要緊急×√√√××√×重要還是緊急？偏重各類事務的結(jié)果重要程度M1M2M3M4緊急程度壓力筋疲力盡危機處理忙于收拾殘局有遠見平衡紀律自制少有危機全無責任感工作不保依賴他人或社會機構維生缺乏長遠的目標和規(guī)劃忙而無功效能低下計劃管理M1M1M2M3M4

重要緊急：一定要減少(常規(guī))

設定期限（deadline)平時必須首先關注M2M2遲早會變得緊急（救火隊員）M1M2M3M4

重要緊急：利用人際關系

委托授權計劃管理M3優(yōu)雅的說“不”M1M2M3M4

重要緊急：盡力去放棄積習難改、有求必應

計劃管理M4M1M2M3M4

重要緊急：需要最為重視設定時間表

計劃管理M2成功秘訣要事第一自檢：事務四分類重要程度M1M2M3M4緊急程度？？？？對我的時間進行梳理重要，非緊急重要，緊急重要程度M1M2M3M4非重要，非緊急非重要，緊急緊急程度盡量避免擴大M1盡量減少M3事情多投資時間在M2盡量避免M4事情優(yōu)先計劃管理總覽生活和工作的優(yōu)先順序把主要精力和時間花在M2從而減少那些M1把M3合理地委托或授權杜絕M4侵占你寶貴的生命事關重大者不可受制于細枝末節(jié)-哥德